Nowe przepisy wprowadzają na stałe pewne rozwiązania stosowane już przez urzędy w praktyce. Są także szansą na większą elektronizację, którą niedługo będą objęte procedury zatrudniania obcokrajowców.
29 lipca weszło w życie rozporządzenie dotyczące wydawania zezwoleń na pracę (w tym na pracę sezonową), oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi oraz tzw. informacji starosty. Nowy akt porządkuje zasady związane ze składaniem wniosków, w tym wprowadza na stałe niektóre rozwiązania, które urzędy stosowały już wcześniej.
Rozporządzenie nie zmienia samych kryteriów wydawania zezwoleń na pracę lub oświadczeń, bo są one regulowane w akcie prawnym wyższego rzędu, tj. ustawie z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 690; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1561). Należy jednak zwrócić uwagę na zmiany, które zaszły w formularzach wniosków oraz dokumentach, jakie należy do nich załączyć. Brak dostosowania do nowych reguł może spowolnić lub wręcz uniemożliwić uzyskanie np. zezwolenia na pracę dla cudzoziemca.
W niektórych aspektach nowe rozporządzenie upraszcza procesy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców, wprowadzając pewne korekty np. w liście wymaganych dokumentów. W szczególności ciekawą zmianą jest dopuszczenie ograniczenia przedstawiania oryginałów dokumentów w postępowaniach. Przyjęcie się zmian w podejściu do rozpatrywania spraw będzie jednak zależeć od nowej praktyki urzędów.
Elementy rozporządzenia służące zwiększeniu elektronizacji procedur mogą się przysłużyć przeprowadzeniu przez urzędy swoistej próby generalnej przed przyjęciem nowej ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców. Jest ona planowana jeszcze na obecny rok, a jedną z wprowadzanych zmian ma być określenie kompleksowo zasad elektronicznej obsługi procesów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców.
Zmiany wynikającego z nowego rozporządzenia nie dotyczą wydawania cudzoziemcom wiz, zezwoleń na pobyt ani powierzania pracy obywatelom Ukrainy na podstawie powiadomienia regulowanego w tzw. spec ustawie ukraińskiej.
Problemy z aktualizacją
Rozporządzenie nie wprowadza rewolucji w sposobach składania wniosków, forma papierowa bowiem pozostała. W przeciwieństwie do np. wniosków o świadczenie 500+, które obecnie są w pełni zelektronizowane, forma papierowa i elektroniczna będą wciąż funkcjonowały równolegle w sprawach zezwoleń na pracę. W przypadku procedury elektronicznej obecnie jedyną dopuszczalną drogą złożenia wniosku jest wysłanie go poprzez portal Praca.gov.pl, obsługujący różne sprawy związane z zatrudnieniem cudzoziemców. Wcześniej dopuszczalne było posłużenie się np. skrzynką odbiorczą organu w ramach ePUAP, utrudniało to jednak rejestrację wniosków przez urzędy.
Ze względu na krótki czas między publikacją rozporządzenia a jego wejściem w życie portal nie został w pełni dostosowany do zmian. Odpowiednich prac wciąż nie zakończono do momentu przygotowania niniejszego tekstu do druku. Opóźnienie powoduje np. brak możliwości złożenia elektronicznie wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę. Zakończenie prac technicznych jest planowane do końca sierpnia.
Problemy techniczne z początkowego okresu obowiązywania rozporządzenia mogą powracać także w kolejnych miesiącach. Przykładem może być wzywanie pracodawców przez urzędy do przesłania wypełnionego na nowo wniosku o wydanie zezwolenia na pracę, ponieważ formularz dostępny na Praca.gov.pl nie odpowiadał w pełni wzorowi z nowego rozporządzenia. Złożenie wniosku na innym formularzu niż obowiązujący stanowi bowiem brak formalny wniosku.
Pozostaje mieć nadzieję, że w przypadku kolejnych zmian formularzy, które mogą wynikać ze wspomnianego wcześniej planowanego przyjęcia nowej ustawy o zatrudnieniu cudzoziemców, zmiany techniczne na portalu Praca.gov.pl zostaną wprowadzone już od pierwszego dnia obowiązywania nowych przepisów. Sytuacja, w której działającemu w dobrej wierze pracodawcy nie udostępnia się na oficjalnym portalu aktualnych wzorów wniosków, nie pogłębia zaufania do organów państwowych.
Ograniczenie papierologii
Pozytywną zmianą jest dopuszczenie posługiwania się przez pracodawców kopiami dokumentów jako załącznikami do wniosku. W przypadku złożenia wniosku w formie papierowej oznacza to możliwość użycia kopii dokumentu, która nie została poświadczona za zgodność z oryginałem. Poświadczenia za zgodność może dokonać np. pracownik urzędu (po okazaniu do wglądu oryginału) lub profesjonalny pełnomocnik będący np. radcą prawnym lub adwokatem. W przypadku formy elektronicznej kopie dokumentów będą przedstawiane w postaci skanów załączonych do wniosku składanego przez portal Praca.gov.pl.
W obu wypadkach urzędy zachowują jednak możliwość zażądania okazania oryginału dokumentu, z którego sporządzono kopię. Podobne rozwiązanie było zawarte w poprzednim rozporządzeniu w stosunku do wniosków składanych elektronicznie. Niestety w naszej praktyce żądanie oryginałów było raczej regułą niż wyjątkiem w przypadku elektronicznych wniosków. Mamy nadzieję, że wydanie nowego rozporządzenia będzie impulsem dla urzędów do żądania przedstawienia oryginałów dokumentów wyłącznie w przypadkach, gdy złożona kopia budzi uzasadnione wątpliwości albo wymuszają to wprost przepisy. W ten sposób pracodawcy, którzy nie korzystają z usług adwokatów lub radców prawnych, uniknęliby konieczności sporządzania kopii notarialnych albo osobistych wizyt w urzędzie w celu okazania dokumentów urzędnikowi, który poświadczy zgodność kopii z oryginałem.
Kłopotliwe oświadczenia o niekaralności
Nieprzyjemnym zaskoczeniem dla pracodawców chcących uzyskać zezwolenie na pracę mogą być zmiany dotyczące oświadczeń o niekaralności, które należy dołączyć do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę (lub przedłużenie zezwolenia na pracę) albo wniosku o zarejestrowanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Podpisując to oświadczenie, pracodawca potwierdza, że nie był karany (w przypadku spółek – nie były karane osoby działające w imieniu pracodawcy) za określone czyny związane z nieprawidłowościami przy zatrudnieniu cudzoziemców albo z naruszeniem niektórych praw pracowniczych. Dokument jest podpisywany pod rygorem odpowiedzialności karnej. Wzór oświadczenia (a właściwie oświadczeń, ponieważ inny wzór obowiązuje dla zezwoleń na pracę, a inny dla spraw oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi) uległ zmianie. Dostosowano w ten sposób treść tego dokumentu do brzmienia odpowiednich przepisów ustawy o promocji zatrudnienia.
Istotną zmianą jest też wprowadzenie do rozporządzenia wymogu stanowiącego, że oświadczenie musi odpowiadać stanowi aktualnemu na moment złożenia wniosku, ale też jednocześnie nie może być podpisane wcześniej niż 30 dni przed złożeniem wniosku. Zasadę 30 dni stosowały już wcześniej w praktyce niektóre urzędy. Wprowadzenie jednak jej na stałe do rozporządzenia ogranicza możliwość elastyczniejszego podejścia do rozpatrywania spraw. W przypadku gdy oświadczenie o niekaralności zostało podpisane np. na 32 dni przed złożeniem wniosku, w obecnym stanie prawnym urząd nie ma już możliwości zaakceptowania takiego oświadczenia.
Jednocześnie oświadczenie o niekaralności nie zostało uwzględnione w rozporządzeniu jako dokument, który może zostać złożony w kopii. Oznacza to zachowanie stanu wcześniejszego. Dla zachowania wymogu przedstawienia oryginału (na podstawie przepisów kodeksu cywilnego) jest dopuszczalne podpisanie oświadczenia elektronicznie, jeżeli pracodawca dysponuje profilem zaufanym lub posługuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie nie może jednocześnie zostać podpisane przez pełnomocnika – wzór oświadczenia został uzupełniony w tym zakresie o odpowiednie pouczenie. Choć kwestia możliwości podpisania tego dokumentu przez pełnomocnika budziła wątpliwości, to naszym zdaniem pouczenie potwierdza tylko prawidłowy sposób interpretacji przepisów, jaki już wcześniej był zresztą stosowany przez urzędy.
Nowe rozporządzenie nie wprowadza zatem ułatwień w zakresie oświadczeń o niekaralności składanych wraz z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę lub rejestrację oświadczenia. Konieczność przedstawienia tych dokumentów w oryginale w dalszym ciągu może być problemem np. dla pracodawców będących spółkami, których wszyscy członkowie zarządu przebywają głównie za granicą. Dodatkowym utrudnieniem w porównaniu z wcześniejszym rozporządzeniem jest natomiast wprowadzenie wymogu, że oświadczenie nie może być starsze niż 30 dni.
Urealnienie testu rynku pracy
W większości przypadków w celu uzyskania zezwolenia na pracę pracodawca powinien przedstawić tzw. informację starosty. Jest to dokument potwierdzający, że wśród zarejestrowanych w urzędzie pracy bezrobotnych nie ma kandydatów, którzy mogliby wykonywać pracę, która ma zostać powierzona cudzoziemcowi. Uzyskanie tego dokumentu spowalnia łączny czas potrzebny na uzyskanie zezwolenia na pracę. Test rynku pracy zajmuje kilka tygodni, w czasie których właściwy urząd pracy bada możliwość skierowania kandydatów spośród bezrobotnych i dopiero po jego zakończeniu wydaje informację o braku możliwości zapewnienie kandydatów na lokalnym rynku pracy. Dzięki nowemu rozporządzeniu ten proces może ulec skróceniu. Urząd nie będzie musiał kierować do pracodawcy bezrobotnych, którzy nie wyrażą zainteresowania ofertą pracy. Jednocześnie bezrobotni nie utracą statusu bezrobotnego z tego powodu. Powinno to z jednej strony przyspieszyć proces, a z drugiej – zmniejszyć obciążenie pracodawców związane z przeprowadzaniem rozmów z kandydatami kierowanych przez urząd pracy – do pracodawcy będą się zgłaszali wyłącznie bezrobotni faktycznie zainteresowani ofertą.
Informacja starosty wydawana po zakończeniu testu rynku pracy otrzymuje obecnie unikatowy numer i jest rejestrowana w centralnym rejestrze. Służy to realizacji zasady wprowadzonej w nowym rozporządzeniu, że ta sama informacja starosty może być przedstawiona tylko raz w celu uzyskania zezwolenia na pracę. Doprecyzowanie wprowadzono w wyniku postulatów zgłaszanych przez urzędy wojewódzkie. Urzędnicy spotykali się z wielokrotnym przedstawianiem tej samej informacji starosty, ponieważ z oryginału informacji sporządzano poświadczone kopie. Należy zauważyć, że informacja starosty jest i była wydawana w liczbie egzemplarzy odpowiadającej deklarowanej liczbie stanowisk pracy, jakie pracodawca zapewnia w ramach danej oferty pracy.
Jednocześnie nadawanie informacji starosty unikatowego numeru ograniczy przypadki, w których będzie ona musiała być złożona w oryginale. We wcześniejszym rozporządzeniu zasadą było przedstawianie informacji starosty w oryginale przy ubieganiu się o zezwolenie na pracę. Obecnie, zgodnie z uzasadnieniem projektu rozporządzenia, zamysłem ministerstwa jest, by wystarczające było podanie numeru informacji starosty we wniosku o wydanie zezwolenia na pracę (wzór wniosku został uzupełniony o odpowiednie pole). W ten sposób urząd rozpatrujący sprawę zezwolenia na pracę będzie miał możliwość weryfikacji informacji starosty w centralnej ewidencji, bez dostarczania jej oryginału. Jednocześnie wojewoda zachował jednak prawo do zażądania przedstawienia mu oryginalnego dokumentu.
Nowe rozporządzenie doprecyzowało możliwość odmowy przyjęcia oferty pracy i w konsekwencji również brak wydania informacji starosty, jeśli pracodawca został ukarany za naruszenie przepisów prawa pracy (ewentualnie postępowanie w tej sprawie jest w toku) lub oferta pracy została sformułowana w sposób dyskryminujący. W takim przypadku urząd pracy wyda odmowę na piśmie.
Zmiany te należy ocenić jednak pozytywnie. Brak uzyskania informacji starosty jest przeszkodą dla uzyskania zezwolenia na pracę. Ograniczenie możliwości uzyskiwania zezwoleń przez pracodawców stosujących złe praktyki na rynku pracy premiuje jednocześnie w pewien sposób podmioty, które przestrzegają przepisów i zasad współżycia społecznego.
Informacje starosty wydane na starych zasadach, jeszcze bez unikatowego numeru rejestracyjnego, mogą być na podstawie przepisów przejściowych w dalszym ciągu używane w celu uzyskania zezwolenia na pracę. Warunkiem jest, by informacja nie została wydana wcześniej niż 180 dni, a w niektórych wypadkach 90 dni, przed złożeniem wniosku o zezwolenie na pracę.
Nowe wzory
Niewielkie zmiany dotknęły same wzory wniosków o wydanie zezwolenia na pracę. W ich przypadku zmiany są w większości kosmetyczne, polegają np. na zmianie układu wniosku. Jedyną z ważniejszych zmian było wprowadzenie wspomnianej wyżej informacji o numerze informacji starosty, która ma zostać użyta w celu uzyskania zezwolenia na pracę.
Znacznie większe zmiany dostrzegą pracodawcy ubiegający się o przedłużenie już wydanego zezwolenia na pracę. W praktyce ta procedura dotyczy częściej pracowników delegowanych niż zatrudnionych przez polskich pracodawców. W przypadku wniosku o wydanie przedłużenia zezwolenia na pracę w znaczny sposób wzrosła liczba informacji, jakie należy umieścić we wniosku. W ten sposób wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę, zamiast tak jak w poprzednim rozporządzeniu ograniczać się głównie do wskazania warunków zatrudnienia cudzoziemca, które uległy zmianie, obecnie wymaga wpisania informacji analogicznych jak przy ubieganiu się o zezwolenie na pracę po raz pierwszy.
Inną zaskakującą zmianą jest dodanie we wzorze oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi dodatkowego pola, które zawiera opis podstawowych obowiązków na stanowisku pracy cudzoziemca. Wprowadzenie tej dodatkowej informacji jest niezrozumiałe, ponieważ takiej możliwości nie przewiduje ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, którą rozporządzenie ma wykonywać. Ustawa precyzyjnie określa (w art. 88z ust. 1) elementy, które pracodawca musi zawrzeć w oświadczeniu, nie ma wśród nich wskazania zakresu obowiązków cudzoziemca.
Jednocześnie dodanie informacji o zakresie obowiązków do wzoru oświadczenia może skłaniać organy kontrolne do twierdzenia, że cudzoziemiec wykonuje nielegalnie pracę, jeżeli jego obowiązki uległy choćby minimalnej zmianie (w stosunku do zakresu, jaki został wskazany przy rejestracji oświadczenia). Nie współgra to z celem wprowadzenia procedury oświadczeniowej, jakim było uproszczenie zatrudniania cudzoziemców z określonych krajów, uważanych za pożądane kierunki migracji do Polski (np. Białoruś).
Wprowadzenie wbrew ustawie do wzoru oświadczenia informacji o zakresie obowiązków cudzoziemca wydaje się raczej osłabieniem atrakcyjności uproszczonego trybu zatrudniania cudzoziemców. Innymi tego przejawami było np. nałożenie w 2018 r. na pracodawców obowiązków notyfikacyjnych o podjęciu (względnie braku podjęcia) pracy przez cudzoziemca czy tegoroczna podwyżka opłat za rejestrację oświadczenia z 30 zł do 100 zł.
Każdy wniosek traktujemy odrębnie
Pewne zmiany zastosowano wobec dokumentów innych niż opisane wyżej oświadczenia o niekaralności, jakie trzeba dołączyć do wniosków. Ze względu na liczbę zmian omawiamy tylko te naj korzystniejsze lub przeciwnie – na które należy szczególnie uważać.
Ze względów ochrony danych osobowych zlikwidowano wymóg przedstawiania kopii dowodu osobistego pracodawcy wraz z wnioskiem o wydanie zezwolenia lub oświadczenia w przypadku, jeżeli pracodawca jest osobą fizyczną. Z kolei w stosunku do cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, ograniczono liczbę kopii stron paszportu. Obecnie należy przedstawić jedynie kopie stron zawierających dane identyfikacyjne, podczas gdy w poprzednim stanie prawnym należało złożyć kopię wszystkich wypełnionych stron paszportu cudzoziemca. W przypadku osób częściej podróżujących wymagało to przedstawienia kopii wielu stron z pieczątkami wjazdu do poszczególnych krajów i wyjazdu z nich.
Niekorzystna zmiana dotyczy natomiast składania przez tego samego pracodawcę kilku wniosków o wydanie zezwolenia na pracę, jednocześnie dla całej grupy cudzoziemców. Poprzednio możliwe było w takim wypadku dołączenie niektórych dokumentów tylko w jednej kopii zamiast powielania dla każdego z wniosków oddzielnie. Było to wygodne dla pracodawców, w szczególności przy ubieganiu się o zezwolenia na pracę np. dla grupy cudzoziemców, którzy mieli wspólnie pracować w ramach dużego projektu w Polsce. Obecnie do każdego wniosku należy oddzielnie przedstawić pełen pakiet dokumentów. Może to być uciążliwe w przypadku składania wniosków o wydanie zezwoleń na pracę np. dla 30 cudzoziemców jednocześnie.
Doprecyzowaniu uległy zasady dołączania dowodu wpłaty za wydanie zezwolenia na pracę (lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi). Obecnie opłata powinna wskazywać cudzoziemca, dla którego uzyskiwane jest zezwolenie/oświadczenie. Ma to na celu zapobieganie próbom posługiwania się wielokrotnie dowodem tej samej wpłaty, co również było problemem zgłaszanym przez urzędy.
Z kolei pracodawcy ubiegający się o przedłużenie zezwolenia na pracę dla pracowników delegowanych nie muszą przedstawiać umowy między podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a cudzoziemcem (będącej podstawą wcześniejszego wykonywania pracy zgodnie z zezwoleniem na pracę) ani dokumentów potwierdzających opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli były wymagane w związku z wykonywaniem pracy przez cudzoziemca. Ten wymóg zachowano wyłącznie dla przedłużeń zezwoleń typu A (tj. dla cudzoziemców, którzy wykonują pracę w ramach zatrudnienia przez polskie podmioty). Ograniczona w ten sposób zostaje liczba dokumentów, które należy przesłać z zagranicy w celu ubiegania się o przedłużenie zezwolenia na pracę dla pracownika delegowanego do Polski przez pracodawcę zagranicznego.
Złożone przed 29 lipca 2022 r.
W nowym rozporządzeniu nie zdecydowano się na zastosowanie nowych, zmienionych zasad do wniosków będących już wcześniej w toku. Wnioski złożone przed wejściem w życie nowego rozporządzenia (to znaczy przed 29 lipca br.) są dalej rozpatrywane na podstawie przepisów dotychczasowych. Dotyczy to także wniosków, które były dotknięte brakami formalnymi. W przypadku uzupełnienia braków wniosku w terminie (nawet jeśli nastąpiło to już po 29 lipca) wniosek jest traktowany jako złożony kompletnie w dacie jego pierwotnego złożenia. Umożliwia to traktowanie takich wniosków jako złożonych jeszcze przed wejściem w życie nowego rozporządzenia.
Stosowanie przepisów poprzedniego rozporządzenia do wniosków sprzed 29 lipca oznacza, że do wniosków będących w toku w momencie wejścia w życie nowego rozporządzenia obowiązują np. wcześniejsze wzory oświadczeń o niekaralności, do których jednocześnie nie stosuje się omawianej wcześniej zasady 30 dni. Ponadto inny jest zakres dokumentów, które powinny być załączone do wniosku. Nie jest konieczne uzupełnianie wcześniej złożonych wniosków o dokumenty wymagane na nowych zasadach. Jest to szczególnie korzystne dla pracodawców, którzy składali wnioski o zezwolenia na pracę dla całej grupy cudzoziemców jednocześnie, jeśli wnioski wciąż pozostają w toku po ich złożeniu przed 29 lipca. W takim wypadku pracodawca nie musi złożyć wielokrotnie pakietu tych samych dokumentów do poszczególnych wniosków – wystarczy jeden pakiet określonych załączników. Tymczasem nowe wnioski muszą w każdym wypadku zawierać pełen pakiet załączników, nawet jeśli pracodawca ubiega się o zezwolenia dla całej grupy cudzoziemców.
Dualizm zasad wydawania zezwoleń na pracę (tj. odmienne zasady dla wniosków sprzed 29 lipca i tych późniejszych) utrzyma się przez kilka kolejnych miesięcy, zanim urzędy wojewódzkie nie rozpatrzą wszystkich wniosków o wydanie zezwoleń złożonych przed wejściem nowego rozporządzenia w życie.
Podstawa prawna
• rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 18 lipca 2022 r. w sprawie zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (Dz.U. poz. 1558)
