Pracownik pracujący zdalnie z obcego kraju lub przebywający na wakacjach poza Polską – a nawet poza Unią Europejską – również może zachorować lub ulec wypadkowi. To oczywiste, a jednak w praktyce jest źródłem wielu wątpliwości – tak wśród pracowników, jak i pracodawców.
Zasady postępowania z zagranicznymi zwolnieniami lekarskimi są w pewnym stopniu odmienne od tych rządzących zwolnieniami z polskich placówek. Dlatego istotne jest, aby obie strony stosunku pracy wiedziały, jakie wymogi powinny spełniać, pod jakimi warunkami pracownik jest uprawniony do otrzymania wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, a także czy jest możliwe skontrolowanie chorego pracownika.
Elektronicznie? Nie w tym przypadku
W przypadku polskich zwolnień dokumentem uprawniającym pracownika do wynagrodzenia z powodu choroby jest elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) lub wydruk odpowiedniego formularza z systemu PUE ZUS. Jeśli według zaleceń lekarskich pracownik nie powinien wykonywać swoich obowiązków, zwolnienie od pracy oraz wynagrodzenie chorobowe zasadniczo przysługują również, kiedy pracownik otrzymał stosowny dokument za granicą.
Ani w Unii Europejskiej, ani w państwach poza nią nie funkcjonuje jednak żaden zintegrowany system, który pozwoliłby na wgląd do takich zagranicznych zwolnień lekarskich lub na automatyczne uzyskanie prawa do wynagrodzenia lub zasiłku na tej podstawie. Konieczne jest więc przedłożenie odpowiednich dokumentów w formie papierowej. Jedynie na tej podstawie można usprawiedliwić nieobecność w pracy oraz ewentualnie otrzymać wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy.
Usprawiedliwienie nieobecności w pracy
Zgodnie z przepisami prawa pracy nieobecność pracownika z powodu choroby ma usprawiedliwiony charakter. Zaświadczenie lekarskie – czy to polskie, czy zagraniczne – jest jedynym dowodem, którym pracownik może potwierdzić taką niezdolność i usprawiedliwić swoją nieobecność. Od czasu wprowadzenia w polskim systemie elektronicznych zwolnień lekarskich pracownicy nie mają już obowiązku dostarczenia pracodawcy zaświadczenia w określonym terminie.
Inaczej jest w przypadku zwolnień zagranicznych, które nie są dostępne w PUE i muszą zostać dostarczone w oryginale.
Datą powstania niezdolności do pracy jest dzień określony w zwolnieniu lekarskim jako termin pojawienia się choroby. Zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy może zostać wystawione z datą wcześniejszą, maksymalnie do trzech dni wstecz (z pewnymi wyjątkami, np. w przypadku zwolnień psychiatrycznych). Warto mieć to na uwadze w przypadku zagranicznych zaświadczeń, ponieważ lekarze w innych krajach mogą wystawiać zwolnienia według lokalnych, odmiennych procedur.
Polskie przepisy odpowiadają na pytanie dotyczące postępowania w przypadku zwolnień zagranicznych odbiegających od krajowych reguł. Z tego powodu dokument, który stwierdza niezdolność do pracy z powodów innych niż w przypadku diagnoz psychiatrycznych na więcej niż trzy dni wstecz, powinien zostać potraktowany zgodnie z tymi regułami. Jedynym możliwym rozwiązaniem wydaje się przyjęcie dozwolonego przez polskie prawo terminu ważności takiego zwolnienia, tj. uznanie go od daty nie wcześniejszej niż trzy dni poprzedzające wystawienie dokumentu.
W obu przypadkach na pracowniku ciąży obowiązek informacyjny względem pracodawcy. Powinien on niezwłocznie poinformować pracodawcę o związanej z chorobą niezdolności do pracy. Przepisy nie wymagają określonej formy takiego powiadomienia, ale można doprecyzować ją w przepisach wewnętrznych zakładu, np. w regulaminie pracy. Informacji o chorobie pracownika mogą udzielić również rodzina lub osoby bliskie. W sytuacjach nagłych, np. w razie wypadku, pracodawcę należy poinformować o niezdolności do pracy w terminie dwóch dni od ustania okoliczności, które uniemożliwiały przekazanie takiej informacji wcześniej.
W związku z tym, że zwolnienie lekarskie z zagranicznej placówki nie może automatycznie pojawić się w PUE, aby potwierdzić niezdolność do pracy, chory pracownik powinien przedstawić pracodawcy odpowiednie dokumenty w formie papierowej. Warunki, jakie powinno spełniać takie zagraniczne zaświadczenie, zależą od tego, czy zostało ono wystawione w państwie UE, czy państwie trzecim.
Kontrola pracownika za granicą
Do zadań pracodawcy należy kontrola formalna zaświadczenia lekarskiego polegająca na zweryfikowaniu, czy nie zostało ono sfałszowane i czy zostało wystawione zgodnie z przepisami i we właściwym trybie. Każdy pracodawca może też samodzielnie zweryfikować, czy pracownik korzysta ze zwolnienia chorobowego zgodnie z jego przeznaczeniem – tym bardziej że za czas choroby pracownika wypłaca mu wynagrodzenie z własnych środków. Jeśli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 20 osób, może również skontrolować prawidłowość korzystania ze zwolnień przez te osoby, którym wypłaca zasiłki chorobowe lub opiekuńcze.
Każdy pracodawca w przypadku uzasadnionych wątpliwości może też zwrócić się do ZUS z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli. Choć przepisy nie ograniczają obszaru dokonywania kontroli wyłącznie do miejsca zamieszkania pracownika, to w praktyce zweryfikowanie, czy zwolnienie lekarskie jest uzasadnione lub czy pracownik świadczący pracę z innego kraju nie wykorzystuje go w inny sposób (np. na czas wolny lub pracę dla innego podmiotu), może być trudne. W imieniu pracodawcy kontroli może dokonać również wyznaczona przez niego osoba lub podmiot, który do jej przeprowadzenia upoważni. Z tego powodu spółki, które zatrudniają tzw. cyfrowych nomadów i samodzielnie prowadzą kontrole, mogą zabezpieczyć swoje interesy poprzez wdrożenie odpowiednich polityk w zakresie ich prowadzenia. Przygotowując takie wewnętrzne regulacje lub reguły postępowania, należy jednak pamiętać, że procedury kontrolne nie mogą nadmiernie ingerować w prywatność pracownika oraz muszą być zgodne z zasadami prawa pracy.
Pracownicy powinni liczyć się z tym, że także ZUS może z własnej inicjatywy, a nie tylko na wniosek pracodawcy, zwrócić się do odpowiednich instytucji w innych krajach wspólnotowych z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli osoby, która przebywa za granicą i pobiera polski zasiłek. W przypadku państw trzecich kwestię kontroli mogą regulować umowy międzynarodowe pomiędzy właściwymi instytucjami.
Jeżeli kontrola wykaże, że pracownik nie korzysta ze zwolnienia zgodnie z obowiązującymi zasadami, ZUS może podjąć decyzję o odmowie wypłaty świadczeń. Jeśli pracodawca lub upoważniony przez niego podmiot stwierdzi, że pracownik na zwolnieniu lekarskim wykonywał pracę zarobkową lub w inny sposób wykorzystywał to zwolnienie niezgodnie z jego celem, należy sporządzić protokół zgodnie z ministerialnym wzorem. Pracodawca może też wyciągnąć wobec takiej osoby konsekwencje dyscyplinarne.
Zasiłek chorobowy – czy przysługuje?
Niezależnie od tego, czy niezdolność pracownika do wykonywania obowiązków z powodu choroby została stwierdzona przez lekarza w Polsce, czy za granicą, zasadniczo będzie mu przysługiwało prawo do zasiłku chorobowego na zasadach ogólnych, najczęściej w wysokości 80 proc. wynagrodzenia.
W przypadku zwolnień zagranicznych, na podstawie których ma zostać wypłacony zasiłek chorobowy, konieczne jest jednak niezwłoczne dostarczenie zaświadczenia lekarskiego nie tylko pracodawcy celem usprawiedliwienia nieobecności w pracy, lecz także Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Zupełnie inaczej niż w przypadku polskich zwolnień kształtuje się jednak strona formalna takiego zaświadczenia.
Forma dokumentów z Unii i spoza UE
Zwolnienie lekarskie i inne dokumenty niezbędne do wypłaty zasiłku chorobowego w formie papierowej pracownik może złożyć w dowolnej placówce ZUS lub wysłać listem poleconym. Może też złożyć je w formie dokumentu elektronicznego przez system PUE ZUS.
Zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza powinno zawierać następujące elementy: nazwę zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, początkową i końcową datę niezdolności do pracy, datę wystawienia i podpis lekarza.
Należy zwrócić uwagę, czy żaden z tych punktów nie został przez lekarza pominięty. Braki formalne powodują, że pracodawca lub ZUS mogą odmówić uznania takiego dokumentu.
W pewnych sytuacjach konieczne jest dołączenie do zaświadczenia jego wersji, przetłumaczonej przez tłumacza przysięgłego, w języku polskim. Obowiązku tego nie ma jedynie w przypadku, gdy zaświadczenie lekarskie zostało wystawione na terytorium i w języku urzędowym państw członkowskich: Unii Europejskiej oraz Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej, stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Polska.©℗
Niezależnie od tego, czy niezdolność pracownika do pracy z powodu choroby została stwierdzona przez lekarza w Polsce, czy za granicą, przysługuje mu prawo do zasiłku chorobowego na zasadach ogólnych