- Przechowywanie danych po zakończeniu rekrutacji jest uzasadnione interesem kandydatów i pracodawcy - zauważają Dominika Dörre-Kolasa i Michalina Kaczmarczyk, radcy prawni w kancelarii Raczkowski.
WSA uchylił decyzję prezesa UODO w sprawie upomnienia pracodawcy za nieusunięcie danych osobowych kandydata do pracy po zakończeniu rekrutacji. Jak uzasadniono to orzeczenie w ustnych motywach, bo pisemne nie zostało jeszcze sporządzone?
DDK: Sąd stwierdził, że prezes UODO nieprawidłowo zinterpretował prawnie usprawiedliwiony cel administratora, czyli pracodawcy, a także nie wziął pod uwagę interesów innych osób biorących udział w rekrutacji. Podzielił stanowisko przedstawione przez pracodawcę, w którym zostało podkreślone, że zatrudniający jest wręcz obowiązany przechowywać dane z procesów rekrutacyjnych. WSA uznał, że argumenty zawarte w skardze są przekonujące i zostanie to uszczegółowione w pisemnym uzasadnieniu. Tym samym została podważona prezentowana przez UODO wykładnia, że pracodawca ma usuwać dane osobowe kandydatów zaraz po zakończeniu rekrutacji, co organ utożsamia wyłącznie z zatrudnieniem nowego pracownika.
Jakie argumenty zostały przedstawione w skardze na decyzję prezesa UODO?
DDK: Podważone zostało twierdzenie organu nadzorczego, że nie wiadomo, jakie ewentualne roszczenia mogą uzasadniać przechowywanie danych po zakończeniu rekrutacji oraz jaki jest termin ich przedawnienia. Zgodnie z art. 183d kodeksu pracy osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu - a więc nie tylko pracownik, lecz także kandydat do zatrudnienia - ma prawo do odszkodowania. To na pracodawcy ciąży udowodnienie, że zasada równego traktowania nie została naruszona, czyli że przy wyborze nowego pracownika w ramach procesu rekrutacji kierował się obiektywnymi kryteriami. Aby móc przeprowadzić taki dowód (czy w konkretnej sprawie doszło do dyskryminacji), niezbędne jest porównanie kwalifikacji i cech kandydatów, którzy przeszli do następnego etapu rekrutacji. Pracodawca musi więc dysponować danymi zarówno osoby podnoszącej zarzut dyskryminacji, jak i pozostałych kandydatów, z którymi ją porównywał.
MK: Wbrew twierdzeniom UODO da się też jednoznacznie ustalić termin przedawnienia ewentualnych roszczeń kandydatów, który wyznacza granicę przechowywania ich danych. Artykuł 291 k.p. stanowi, że roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat. Zgodnie z poglądami utrwalonymi w orzecznictwie i doktrynie termin ten dotyczy też zarzutów dotyczących nierównego traktowania i dyskryminacji na etapie rekrutacji. W omawianej sprawie pracodawca przyjął jednolity, trzyletni okres przechowywania danych. Nie dotyczy to oczywiście kandydatów, którzy wyrazili zgodę na udział w kolejnych, przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez firmę.
Te argumenty uzasadniają przechowywanie danych osobowych kandydatów po zakończeniu rekrutacji nawet bez ich zgody?
MK: Pamiętajmy o art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wprowadza on klauzulę ogólną, zgodnie z którą przetwarzanie danych bez zgody osoby, której one dotyczą, jest dopuszczalne, jeśli są spełnione dwa warunki. Po pierwsze musi być ono niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, a po drugie - nie zachodzą sytuacje, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów ma dobro lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą. Interes administratora, czyli pracodawcy, polega oczywiście na ochronie przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu nierównego traktowania w nawiązaniu stosunku pracy. Nie upada on przy tym w momencie wystąpienia przez kandydata z żądaniem usunięcia jego danych. Pozostali kandydaci mogą bowiem podnosić, że to oni byli dyskryminowani w toku rekrutacji, np. z uwagi na płeć lub wiek. Z tych powodów pracodawca musi zatem dysponować danymi wszystkich kandydatów, by być w stanie wykazać, że kierował się obiektywnymi kryteriami zarówno przy wyborze osób zakwalifikowanych do kolejnych etapów, jak i przy zatrudnieniu wybranego kandydata.
DDK: Należy również podkreślić, że przeciwdziałanie dyskryminacji jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy wynikającym z kodeksu pracy. Jego realizacja nie może zostać ograniczona wyłącznie do rozpatrywania skarg. Pracodawcy powinni bowiem podejmować działania o charakterze prewencyjnym (podobnie jest w przypadku mobbingu), w ramach których będzie się mieścić nadzór nad procesami rekrutacyjnymi przez wyrywkowe sprawdzenie obiektywności w wyborze kandydatów do poszczególnych etapów rekrutacji. Usuwanie danych kandydatów niezwłocznie po zakończeniu naboru uniemożliwiłoby realizację obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji, bo zatrudniający nie miałby możliwości nadzoru nad transparentnością procesów rekrutacji.
Istotne znaczenie ma też zabezpieczenie praw przysługujących kandydatom.
MK: Przechowywanie danych jest też uzasadnione z uwagi na interes stron trzecich. W przypadku zarzutu np. dyskryminacji ze względu na wiek kandydat będzie chciał udowodnić, że osoby starsze nie były dopuszczane do kolejnych etapów rekrutacji mimo posiadania odpowiednich kwalifikacji, wykształcenia, doświadczenia. Jeśli pracodawca usunąłby wszystkie dane po zakończeniu rekrutacji, niemożliwe byłoby ustalenie kryteriów, na podstawie których zdecydował o odrzuceniu osób starszych. Kandydaci zostaliby pozbawieni środków dowodowych w zainicjowanych przez siebie postępowaniach. Sąd zwrócił na to uwagę, podkreślając, że wykładnia UODO nie uwzględniała praw innych osób. A w przypadku rekrutacji kandydat jest oceniany z perspektywy zarówno wertykalnej - czyli na podstawie swoich kwalifikacji, umiejętności, cech - jak i horyzontalnej, czyli w porównaniu z innymi osobami ubiegającymi się o to samo stanowisko.
DDK: Usuwając dane kandydata zaraz po zakończeniu procesu rekrutacji, co może nastąpić znacznie wcześniej niż z chwilą zatrudnienia innego pracownika, praktycznie uniemożliwia się takiej osobie realizację jej prawa do uzyskania informacji, dlaczego została odrzucona. W konsekwencji nie tylko uniemożliwia to ewentualne uprawdopodobnienie dyskryminacji z uwagi na nieznajomość przyczyn wykluczenia z udziału w procesie, np. już na jego wstępnym etapie, lecz także pozbawia taką osobę możliwości wyeliminowania tego przeciwwskazania do zatrudnienia, co mogłoby dać jej szansę podjęcia pracy w przyszłości. Na zagadnienie to należy zatem patrzeć znacznie szerzej niż tylko przez pryzmat obrony pracodawcy przed roszczeniami. ©℗
Rozmawiał Łukasz Guza