Planowana nowelizacja kodeksu pracy daje możliwość skorzystania z okresu przejściowego tylko pracodawcom stosującym obecnie telepracę. Pozostali powinni już teraz zacząć przygotowywać się do nowych przepisów, bo vacatio legis będzie bardzo krótkie

Nowelizacja kodeksu pracy dotycząca pracy zdalnej jest aktualnie rozpatrywana w Sejmie (druk sejmowy nr 2335, dalej: projekt) i wejdzie w życie prawdopodobnie po wakacjach. Jednak pracodawcy powinni znacznie wcześniej zacząć przygotowywać się wdrożenia nowych przepisów, bo będzie się to wiązało z przygotowaniem nowych dokumentów, a tych nie będzie mało. Będzie ich minimum 12. [ramka]. Konieczne będzie także dostosowanie pulpitów pracowniczych do elektronicznego składania wniosków związanych z pracą zdalną.

Nowe dokumenty

Wejście w życie projektowanych przepisów spowoduje, że u pracodawców pojawią się następujące nowe dokumenty:
• porozumienie/regulamin pracy zdalnej,
• wniosek pracownika o zastosowanie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia,
• oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych lub technicznych do pracy zdalnej,
• uzgodnienie wprowadzenia pracy zdalnej (aneks do umowy o pracę wprowadzający pracę zdalną),
• aktualizacja informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia,
• oświadczenie pracownika, że jego stanowisko pracy zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
• aktualizacja oceny ryzyka związanego z pracą zdalną,
informacja określająca zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją określającą zasady bhp przy pracy zdalnej,
• potwierdzenie zapoznania się z zasadami ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej,
• wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej,
• wniosek o pracę zdalną okazjonalną. ©℗
Pośpiech jest wskazany ze względu na krótkie vacatio legis nowelizacji, które tuż przed złożeniem projektu do Sejmu zostało określone na 14 dni, licząc od jej publikacji w Dzienniku Ustaw.

Hybrydowa czy okazjonalna

Zakres koniecznych działań pracodawcy będzie uzależniony m.in. od tego, czy w danej firmie wystarczające jest wprowadzenie wykonywanej zdalnie tzw. pracy okazjonalnej, której limit projekt obecnie zakreśla na 24 dni rocznie. Na to pytanie będzie musiał odpowiedzieć sobie pracodawca. Powyżej tego limitu będzie mowa bowiem o pracy hybrydowej, która będzie wymagała już wdrożenia i spełnienia wielu dodatkowych warunków, podobnie jak praca zdalna świadczona przez pracownika w pełnym wymiarze.
Zgodnie z proponowanym art. 6733 k.p. praca okazjonalna ma być rozwiązaniem uproszczonym, w przypadku którego:
  • nie trzeba wprowadzać porozumienia/regulaminu pracy zdalnej;
  • nie aneksujemy umów o pracę pracownikom;
  • nie musimy aktualizować informacji o warunkach zatrudnienia z art. 29 par. 3 k.p.;
  • nie ma obowiązku zwrotu kosztów za prąd lub internet;
  • nie trzeba przeprowadzić szkoleń okresowych bhp pracowników administracyjno-biurowych, którzy będą korzystali z takiej pracy (obowiązek ich odbycia przywraca ustawa przy pracy zdalnej częściowej lub całkowitej).
Praca taka może być wykonywana po prostu na podstawie wniosków pracownika, które mogą mieć również postać elektroniczną.
24 dni takiej pracy rocznie (pojawiają się postulaty o zwiększenie limitu do 36 lub 52 dni) to średnio zaledwie po dwa dni na miesiąc. Jeśli więc firma dotychczas pozwalała na większą liczbę dni pracy zdalnej, to może to być rozwiązanie niewystarczające dla załogi. Jeśli praca okazjonalna to za mało, bo już dziś pracownicy pracują w trybie np. 3 + 2, tj. trzy dni pracy zdalnej oraz dwa dni pracy biurowej, to pracodawca nie ma wyjścia i musi dokonać pełnego wdrożenia. Wprowadzenie pracy hybrydowej i pracy zdalnej wyłącznie świadczonej w miejscu wskazanym przez pracownika niczym nie różni i jest tak samo czasochłonne.
Przekroczenie limitu dni pracy okazjonalnej w trakcie roku oznacza, że pracownik wykonuje już pracę hybrydową, a więc wszystkie powyższe wyjątki niestety od tego dnia przestają obowiązywać. Pracodawca więc czym prędzej powinien wdrożyć odpowiednie zasady wykonywania pracy zdalnej, a co najważniejsze – w pierwszej kolejności powinno się odbyć szkolenie bhp okresowe dla takiej osoby, jeśli nie ma ważnego szkolenia, bo trzeba pamiętać, że dopuszczenie pracownika do pracy bez ważnego szkolenia bhp jest naruszeniem przepisów bhp, stanowiącym wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Wydaje się, że w takim przypadku należy przyjąć, że dotychczasowa praca zdalna była okazjonalna i przekroczenie jej limitu tego nie zmienia. Dopiero zatem od 25. dnia pracy zdalnej w danym roku kalendarzowym rozpoczyna się praca hybrydowa. Zatem nie jest konieczne wstecznie zwracanie kosztów za prąd lub internet, ale już od tego dnia przez wszystkie kolejne dni pracy zdalnej będzie taki obowiązek.
Jeśli praca zdalna ma być w firmie powszechnie stosowana, to jej wdrożenie będzie wymagało uzgodnienia porozumienia ze związkami zawodowymi lub wydania regulaminu, który zostanie skonsultowany z przedstawicielami pracowników (nowy art. 6720 k.p.). I tutaj w przypadku mniejszych firm trzeba zweryfikować, czy posiadamy przedstawicieli załogi, a jeśli nie, to warto czym prędzej zająć się ich wyborem, aby po ogłoszeniu ustawy w Dzienniku Ustaw od razu usiąść do negocjacji. W tym celu będzie potrzebny projekt regulaminu, który powinien opracować pracodawca. Firmy już dziś mogą nad projektem takiego regulaminu pracować w pewnym zakresie dotyczącym np. zasad kontroli wykonywania pracy, zakresu spełnienia warunków bhp w miejscu pracy zdalnej, kwoty ryczałtów wypłacanych pracownikom.
!Przekroczenie przez pracownika limitu dni pracy okazjonalnej w trakcie roku oznacza, że od 25. dnia wykonuje on już pracę hybrydową, co powoduje konieczność wdrożenia zasad dotyczących pracy zdalnej.

Można zyskać na czasie

Można jednak się spodziewać, że krótkie vacatio legis nie pozwoli większości firm na wdrożenie pracy zdalnej zgodnie z nowymi przepisami do czasu ich wejścia w życie. Na szczęście w projekcie znajduje się art. 6719 par. 3 k.p., który w okresie obowiązywania m.in. stanu zagrożenia epidemicznego pozwala pracodawcom jednostronnie polecać pracownikom pracę zdalną. Jest to rozwiązanie, które zastąpi pracę zdalną wynikającą z art. 3 specustawy covidowej (ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655), a przy okazji pozwoli pracodawcom zyskać na czasie. Nic bowiem nie wskazuje na to, że w wakacje zostanie uchylony także stan zagrożenia epidemicznego. Zatem jeśli pracodawca zaraz po wejściu w życie ustawy nie będzie gotowy na wdrożenie pracy zdalnej, to i tak na początek będzie mógł skorzystać z nowego rozwiązania epidemicznego, a po zakończeniu pracy nad przepisami wewnętrznymi wprowadzić porozumienie (regulamin) dotyczący pracy zdalnej. [przykład 1] ©℗

przykład 1

Na podstawie polecenia
Zakładając, że ustawa wdrażająca pracę zdalną wejdzie w życie 20 września, pracodawca będzie mógł tego dnia wydać pracownikom polecenia pracy zdalnej, powołując się na nowy przepis kodeksu pracy. Polecenie te można odwołać z jednodniowym wyprzedzeniem, ale ich dopuszczalność zależy od okresu, przez jaki będzie dalej obowiązywał stan zagrożenia epidemicznego. Zakładając, że zostałby on zniesiony z końcem października 2022 r., pracodawca zyskałby prawie 1,5 miesiąca na wdrożenie przepisów o pracy zdalnej. ©℗

Więcej czasu dla telepracowników

W najlepszej sytuacji będą pracodawcy, którzy już dzisiaj mają wdrożoną telepracę w rozumieniu kodeksu pracy i nie korzystają z pracy zdalnej w rozumieniu specustawy covidowej. W projekcie znalazł się bowiem dla nich specjalny przepis przejściowy. Zgodnie z art. 18 projektu warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 676 par. 1–4 k.p., w brzmieniu dotychczasowym, mogą być stosowane nie dłużej niż do upływu sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. Analogiczna sytuacja dotyczy pracy świadczonej w formie telepracy na podstawie wniosku pracownika.
W terminie „warunki stosowania telepracy” mieszczą się również koszty zwracane pracownikom za prąd lub internet, a kodeks pracy w przepisach dotyczących telepracy nie przewidywał takiego obciążenia dla pracodawcy. Zatem w interesie firm posiadających telepracę jest zastąpienie jej pracą zdalną jak najpóźniej, czyli nawet dopiero w 2023 r., kiedy minie sześć miesięcy od wejścia w życie ustawy.
W przypadki takich pracowników kolejnym ułatwieniem już po wdrożeniu pracy zdalnej będzie możliwość składania wniosków wynikających z przepisów prawa pracy w postaci elektronicznej zamiast na piśmie. Wynika to z zawartego w projekcie art. 6732 k.p., zgodnie z którym w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu pracy lub innych ustaw albo aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. [przykład 2]

przykład 2

Wnioski także elektronicznie
Pracownicy działu IT w spółce pracowali od 2020 r. w formie telepracy i spółka rekrutowała kolejne osoby do tego działu, przyjmując takie założenie. Wdrożenie pracy zdalnej zamiast telepracy na tych stanowiskach spowoduje, że wreszcie pracownicy tacy zgodnie z prawem będą mogli złożyć elektronicznie wnioski o odbiory nadgodzin lub wyjścia prywatne, dla których przepisy kodeksu pracy wciąż wymagają formy pisemnej. Wyjątek nie dotyczy jednak innych dziedzin prawa niż prawo pracy, a więc np. rezygnacja z PPK będzie musiała być nadal składana na piśmie. ©℗

Dostosowanie pulpitów pracowniczych

Wszystkie wdrażane w tym roku nowelizacje dopuszczają składanie przez pracowników wielu nowych wniosków lub dokumentów w postaci elektronicznej i w tym zakresie również projekt dotyczący pracy zdalnej daje taką możliwość w kilku przypadkach. Warto więc zawczasu o tym pomyśleć i dostosować do tego narzędzia informatyczne wykorzystywane w tym zakresie, aby wnioski takie nie musiały być wysyłane e-mailowo.
Z projektu wynika, że elektroniczną postać będą mogły mieć następujące dokumenty:
  • wniosek pracownika o zastosowanie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia,
  • uzgodnienie wprowadzające pracę zdalną (czyli w praktyce aneks do umowy o pracę),
  • oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych lub technicznych do pracy zdalnej, w przypadku gdy będzie ona wykonywana na polecenie pracodawcy,
  • odmowa pracodawcy zastosowania pracy zdalnej dla pracowników z grup uprzywilejowanych, np. kobieta w ciąży,
  • uzupełnienie informacji o warunkach zatrudnienia,
  • wniosek o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej,
  • zapoznanie się z procedurami ochrony danych,
  • potwierdzenie odbycia szkolenia wstępnego bhp,
  • zapoznanie się z oceną ryzyka i informacją bhp,
  • oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
  • wniosek o pracę zdalną okazjonalną.
Powyższe dokumenty należy podzielić na dwie kategorie główne: wnioski składane przez pracowników oraz oświadczenia składane przez pracowników o zapoznaniu się z dokumentami wewnętrznymi pracodawcy lub o spełnianiu określonych wymagań. W pierwszym przypadku powinny zostać rozbudowane pulpity pracownicze, za pośrednictwem których pracownicy składają wnioski np. urlopowe i dotyczące innych absencji. W drugim przypadku z kolei warto się zastanowić nad jakąś formą platformy elektronicznej, na której zostaną umieszczone dokumenty związane z pracą zdalną i gdzie pracownik będzie mógł się z nimi zapoznać, a w systemie informatycznym zostanie odnotowane potwierdzenie zapoznania się z danym dokumentem. Na takiej platformie pracownik mógłby jednocześnie złożyć oświadczenia wymagane prawem co do organizacji stanowiska pracy zdalnej.

Zadania dla działu bhp

Ponadto, już dziś warto zlecić działowi bhp przygotowanie ocen ryzyka i szkolenia okresowe pracowników. Dużym bowiem wyzwaniem organizacyjnym przy pracy zdalnej będzie również kwestia bhp. Na pierwsze miejsce wysuwa się konieczność odbycia szkoleń okresowych przez pracowników administracyjno-biurowych, które – co do zasady – nie są obligatoryjne od kilku lat, ale będą wymagane, jeśli pracownik będzie wykonywał pracę zdalną co najmniej hybrydową. W wielu firmach ze względu na koszty takie szkolenia nie były przeprowadzane, a więc teraz konieczne będzie jednorazowe przeszkolenie wielu osób, a czasem wręcz całej załogi. Proces takich szkoleń już można zacząć organizować, bo może się okazać on czasochłonny, a dopuszczenie do pracy bez szkolenia stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Druga kwestia to aktualizacja ocen ryzyka zawodowego w związku z pracą zdalną oraz opracowanie ogólnej informacji o warunkach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Nad tymi dokumentami już także można pracować, aby w momencie wejścia w życie przepisów być gotowym na zapoznawanie z nimi pracowników i zbieranie oświadczeń potwierdzających wypełnienie tego obowiązku.