W ostatnich 12 miesiącach nie brakowało zmian w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Nowe przepisy zawsze budzą wątpliwości, a w początkowym okresie ich obowiązywania jedynym źródłem wykładni są albo ich projektodawcy, albo organ je stosujący. I chociaż takie interpretacje są tylko wskazówką, a nie źródłem prawa, to jednak warto je poznać, bo z dużym prawdopodobieństwem sądy je potwierdzą.
rozwiń ›
W przepisach ubezpieczeniowych wiele zamieszania wprowadziła nowelizacja przepisów ubezpieczeniowych, która m.in. zmieniła zasady obliczania okresu zasiłkowego, co jest prawdziwą rewolucją i dla płatników, i dla ubezpieczonych. Z kolei Polski Ład objął ubezpieczeniem zdrowotnym m.in. prokurentów, ale przez kilka tygodni od wejścia w życie tych przepisów eksperci nie byli co do tego zgodni. Problematyczna okazała się także nowelizacja przepisów o czasie pracy kierowców, które implementowały przepisy unijnej dyrektywy. Pojawiły się również pytania o dopuszczalną pracę w niedziele, której warunki zostały w tym roku zaostrzone.
Pytania rodzą się nie tylko co do nowych przepisów. Niekiedy wciąż nie wszystko jest jasne w prawie obowiązującym już od jakiegoś czasu. Tak jest ze skomplikowanymi zasadami obliczania czasu pracy pracowników, w szczególności należnego im odpoczynku dobowego i tygodniowego. Ponadto ciągle nie odpowiedziano na wszystkie pytania dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej i urlopów wypoczynkowych. Niekiedy w przepisach nic się nie zmienia, ale źródłem wątpliwości staje się wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, którego wykładnia powinna wpływać na stosowanie prawa w Polsce. W 2021 r. TSUE wydał np. wyrok, w którym stwierdził, że nie można różnicować wysokości wynagrodzenia ze względu na położenie placówki u sieciowego pracodawcy. Czy Państwowa Inspekcja Pracy będzie z tego powodu nakładać sankcje na pracodawców?
O odpowiedzi na te i inne pytania w swoim czasie zwróciliśmy się do m.in. do resortu pracy, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Państwowej Inspekcji Pracy oraz innych instytucji, które wyjaśniły nam problematyczne zagadnienia. Dziś zbiorczo prezentujemy te stanowiska.
JŚ
ŚWIADCZENIA CHOROBOWE
Jak ustalać okres zasiłkowy na nowych zasadach
1 stycznia 2022 r. weszła w życie część przepisów dużej nowelizacji (ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw; Dz.U. poz. 1621), która zmieniła kilka podstawowych ustaw ubezpieczeniowych, w tym ustawę o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Wpłynęła ona znacząco na sytuację ubezpieczonych. Przede wszystkim zmieniła zasadę obliczania okresu zasiłkowego. Od 1 stycznia 2022 r., jeśli przerwa między niezdolnościami do pracy nie przekraczała 60 dni, to są one zliczane do jednego okresu zasiłkowego, nawet gdy były spowodowane różnymi chorobami. Pojawiły się wątpliwości, jak ustalać okres zasiłkowy według nowych zasad, szczególnie w okresie przejściowym. Nie do końca było również wiadomo, w jakich przypadkach w nowym stanie prawnym będzie można ubiegać się świadczenie rehabilitacyjne. Wątpliwości wywoływał także okres przejściowy, podczas którego ubezpieczony przebywał w szpitalu. Nowelizacja zwiększa bowiem stawkę zasiłku za okres pobytu w szpitalu z 70 proc. do 80 proc. podstawy wymiaru.
Stanowisko ZUS z 10 listopada 2021 r. wyjaśniło te wątpliwości.
Stanowisko ZUS z 10 listopada 2021 r. w sprawie zmian w ustawie zasiłkowej od 2022 r.
DGP: Jak w świetle ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw ustalać okres zasiłkowy i wysokość świadczeń w poniższych przypadkach:
PRZYPADEK 1. Pracownik przebywał na zwolnieniach lekarskich od pracy z powodu tej samej choroby od 1 do 18 lipca 2021 r., od 31 sierpnia do 25 września 2021 r., od 15 października do 28 grudnia 2021 r. Okresy tych niezdolności zostały wliczone do jednego okresu zasiłkowego zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy zmieniającej. Pracownik ponownie stał się niezdolny do pracy od 20 lutego 2022 r. do 31 maja 2022 r. Które okresy niezdolności do pracy podlegają zaliczeniu do jednego okresu zasiłkowego?
ZUS: Zgodnie z art. 9 ustawy zasiłkowej w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r. do okresu zasiłkowego wlicza się nieprzerwane okresy niezdolności do pracy oraz okresy poprzednich niezdolności do pracy, jeżeli przerwa między ustaniem poprzedniej a powstaniem ponownej niezdolności do pracy nie przekraczała 60 dni.
W opisanym przypadku pracownik do 28 grudnia 2021 r. wykorzystał 119 dni okresu zasiłkowego. Niezdolność do pracy od 20 lutego 2022 r. powstała po przerwie w orzekaniu niezdolności do pracy, która nie przekroczyła 60 dni. Zatem do jednego okresu zasiłkowego powinny być wliczone okresy niezdolności do pracy wykorzystane do 28 grudnia 2021 r. i od 20 lutego 2022 r. Okres zasiłkowy (182 dni) upłynie 23 kwietnia 2022 r. Do tego dnia pracownik będzie miał prawo do zasiłku chorobowego. Pracownik będzie mógł wystąpić z wnioskiem o świadczenie rehabilitacyjne lub o rentę z tytułu niezdolności do pracy ‒ w zależności od rokowań co do odzyskania zdolności do pracy.
Świadczenie rehabilitacyjne przysługuje ubezpieczonemu, który wyczerpał okres zasiłkowy, ale jest nadal niezdolny do pracy, a dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy. O okolicznościach uzasadniających przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego orzeka lekarz orzecznik ZUS.
PRZYPADEK 2: Pracownik był niezdolny do pracy od 1 sierpnia 2021 r. do 5 grudnia 2021 r. Ponownie stał się niezdolny do pracy od 30 grudnia 2021 r. do 15 stycznia 2022 r. z powodu innej choroby. Według przepisów obowiązujących do 31 grudnia 2021 r. okresy tych niezdolności do pracy nie podlegają zliczeniu do jednego okresu zasiłkowego. Pracownik ponownie zachorował od 28 lutego 2022 r. do 30 kwietnia 2022 r. Czy do okresu zasiłkowego należy zaliczyć wyłącznie niezdolności do pracy od 30 grudnia 2021 r. do 15 stycznia 2022 r. i od 28 lutego 2022 r. do 30 kwietnia 2022 r.?
ZUS: Do okresu zasiłkowego należy wliczyć okresy niezdolności do pracy od 30 grudnia 2021 r. do 15 stycznia 2022 r. oraz od 28 lutego do 30 kwietnia 2022 r.
PRZYPADEK 3. Pracownik wyczerpał okres zasiłkowy 20 stycznia 2022 r., wrócił do pracy i 18 marca 2022 r. uległ wypadkowi przy pracy. Czy przysługuje mu zasiłek chorobowy, czy świadczenie rehabilitacyjne?
ZUS: Ponieważ pracownik wykorzystał 20 stycznia 2022 r. maksymalny okres zasiłkowy oraz przerwa w niezdolności do pracy nie przekracza 60 dni, nie ma prawa do zasiłku chorobowego od 18 marca 2022 r. Pracownik będzie mógł wystąpić z wnioskiem o świadczenie rehabilitacyjne. O okolicznościach uzasadniających przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego orzeka lekarz orzecznik ZUS.
PRZYPADEK 4: Pracownik wyczerpał okres zasiłkowy 182 dni, wrócił do pracy i pracuje. Po upływie 40 dni trafia na kwarantannę. Czy może wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne?
ZUS: Tak, pracownik może wystąpić z wnioskiem o świadczenie rehabilitacyjne. O okolicznościach uzasadniających przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego orzeka lekarz orzecznik ZUS.
PRZYPADEK 5. Pracownik wyczerpał okres zasiłkowy 182 dni i po 30 dniach jest chory, ma zwolnienie lekarskie na dwa dni. Czy może wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne?
ZUS: Pracownik może wystąpić z wnioskiem o świadczenie rehabilitacyjne. Przy rozpatrywaniu wniosku o świadczenie rehabilitacyjne lekarz orzecznik ZUS oceni, czy zachodzą okoliczności uzasadniające przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego.
PRZYPADEK 6. Jaka powinna być wysokość zasiłku za pobyt w szpitalu w poniższych przypadkach, w zależności od dni pobytu w szpitalu? Zakładamy, że pracownik wykorzystał dni wynagrodzenia chorobowego i przysługuje mu zasiłek chorobowy, pracodawca jest uprawniony do wypłaty zasiłków chorobowych swoim pracownikom:
a) pobyt w szpitalu w okresie 27 grudnia 2021 r. - 10 stycznia 2022 r.: czy pracodawca powinien wypłacić za okres od 27 do 31 grudnia 2021 r. zasiłek w wysokości 70 proc. podstawy wymiaru, a za okres od 1 do 10 stycznia 2022 r. - 80 proc., mimo ciągłości zwolnienia?
ZUS: Zgodnie z art. 21 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1621) zasiłki oraz świadczenie rehabilitacyjne, do których prawo powstało przed 1 stycznia 2022 r., wypłaca się w wysokości, na zasadach i w trybie określonych w przepisach ustawy zmienianej w art. 4, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2022 r., za cały okres nieprzerwanej niezdolności do pracy.
W związku z tym, że niezdolność do pracy powstała przed 1 stycznia 2022 r. i trwa nieprzerwanie do 10 stycznia 2022 r., zasiłek chorobowy za cały okres powinien być wypłacony według zasad obowiązujących przed 1 stycznia 2022 r. Zatem zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu od 1 do 10 stycznia 2022 r. powinien być przyznany w wysokości 70 proc. podstawy wymiaru zasiłku.
b) pobyt w szpitalu w dniach od 16 do 31 grudnia 2021 r. oraz od 2 do 31 stycznia 2022 r. - w grudniu podstawa wymiaru 70 proc.; w styczniu zaś podstawa wymiaru 80 proc.? Wystąpiła przerwa okresu zasiłkowego w święto (1 stycznia).
ZUS: Za okres pobytu w szpitalu od 16 do 31 grudnia 2021 r. zasiłek chorobowy przysługuje w wysokości 70 proc. podstawy wymiaru zasiłku. Natomiast za okres pobytu w szpitalu od 2 do 31 stycznia 2022 r. zasiłek chorobowy przysługuje w wysokości 80 proc. podstawy wymiaru zasiłku, ponieważ prawo do zasiłku za ten okres powstało po 31 grudnia 2021 r. (po przerwie przypadającej na 1 stycznia 2022 r.).
Wypalenie zawodowe nie może być podstawą zwolnienia lekarskiego
Pod koniec 2021 r. media obiegła sensacyjna wiadomość, że od 1 stycznia 2022 r. lekarze będą mogli stwierdzać niezdolność do pracy z powodu wypalenia zawodowego. Zaniepokoili się tym pracodawcy, bo taka przyczyna zwolnienia lekarskiego byłaby praktycznie nieweryfikowalna przez ZUS, a co za tym idzie, mogłaby wzrosnąć liczba absencji chorobowych. Przy bliższej analizie rzekomych zmian okazało się jednak, że Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) jedynie zmienia opis czynników chorobotwórczych, ale nie tworzy nowej jednostki chorobowej. Polskie przepisy także się nie zmieniły i wypalenie zawodowe nie zyskało statusu choroby mogącej być podstawą do wystawienia zaświadczenia lekarskiego („Wypalenie zawodowe nie może być przyczyną nieobecności w pracy”, dodatek Ubezpieczenia i Świadczenia z 2 grudnia 2021 r., DGP nr 233). DGP zapytało ZUS o zdanie na ten temat, jednak nie uzyskaliśmy jednoznacznej odpowiedzi.
Stanowisko ZUS z 30 listopada 2022 r. w sprawie uznawania wypalenia zawodowego za przyczynę niezdolności do pracy
DGP: Czy wypalenie zawodowe będzie mogło być od 1 stycznia 2022 r. podstawą do wystawienia przez lekarza zaświadczenia o niezdolności do pracy, czy też (wbrew doniesieniom medialnym) nie będzie to możliwe, bo wypalenie zawodowe nadal nie będzie uznawane za chorobę?
ZUS: Decyzję w tej sprawie podejmuje Ministerstwo Zdrowia. Dla ZUS jest to sprawa wtórna. Jeśli dojdzie bowiem do sytuacji, w której lekarz będzie mógł wystawić zwolnienie na „wypalenie zawodowe”, będzie ono polegało takiej samej weryfikacji jak inne zaświadczenia.
Przeliczanie podstawy zasiłku chorobowego w okresie przejściowym
Nowelizacja ustawy zasiłkowej z 24 czerwca 2021 r. zmieniła zasady przeliczania podstawy wymiaru zasiłku. Zgodnie z art. 43 w brzmieniu obowiązującym do końca 2021 r. podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe. Od 1 stycznia 2022 r. przerwa skutkująca przeliczeniem została skrócona do jednego miesiąca. Wątpliwości płatników dotyczyły w szczególności przeliczenia podstawy w okresie przejściowym. Zasady przeliczania ZUS wyjaśnił w stanowisku z 13 stycznia 2022 r.
Stanowisko ZUS z 13 stycznia 2022 r. w sprawie zasad przeliczania podstawy wymiaru zasiłku
DGP: Jak obliczać podstawę wymiaru zasiłku w związku ze zmianą brzmienia art. 43 ustawy zasiłkowej:
• pracownik był chory 15‒20 listopada 2021 r., a ponownie zachorował 5 stycznia 2022 r. ‒ czy podstawa zasiłku powinna być przeliczana na nowo?
• pracownik był chory 18‒20 grudnia 2021 r., a załóżmy, że ponownie zachoruje w marcu 2022 r. ‒ czy podstawa zasiłku powinna być przeliczana na nowo?
ZUS: Na mocy art. 4 pkt 9 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa zmieniająca) od 1 stycznia uległ zmianie art. 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Zgodnie z nowym brzmieniem art. 43 ustawy zasiłkowej podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy. Oznacza to, że przerwa, od której uzależnione jest ponowne ustalenie podstawy wymiaru zasiłków z trzech miesięcy kalendarzowych, została skrócona do miesiąca kalendarzowego.
W przedstawionych przypadkach prawo do zasiłku chorobowego powstało po wejściu w życie przepisów ustawy zmieniającej, tj. 5 stycznia 2022 r. oraz w marcu 2022 r., zatem podstawa wymiaru zasiłku powinna być ustalona na podstawie art. 43 ustawy zasiłkowej w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r. (przepis przejściowy, tj. art. 21 ustawy zmieniającej nie będzie miał w tym przypadku zastosowania).
Z przykładów wynika, że między niezdolnościami przypadającymi od 15 do 20 listopada 2021 r., przy ponownym zachorowaniu od 5 stycznia 2022 r. (pierwszy przypadek), oraz od 18 do 20 grudnia 2021 r., przy ponownym zachorowaniu w marcu 2022 r. (drugi przypadek), występuje przynajmniej miesięczna (kalendarzowa) przerwa. Oznacza to, że podstawę wymiaru zasiłków należy ustalić na nowo.
POLSKI ŁAD
Prokurent podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu
Wejście w życie Polskiego Ładu, tj. ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2105), przyniosło prawdziwą rewolucję w podatkach oraz zasadach obliczania składki zdrowotnej. Od 1 stycznia 2022 r. na podstawie art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1079) objęte ubezpieczeniem zdrowotnym zostały osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie. Szczególnie problematyczne okazało się określenie, czy ubezpieczeniu temu podlegają prokurenci. Po wielu wątpliwościach, które dotyczyły m.in. tego, czy prokurenta się powołuje, Ministerstwo Zdrowia zajęło stanowisko, z którego wynika, że prokurent powinien być zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z tym aktualne jest stanowisko ZUS z 21 grudnia 2021 r. wydane dla DGP.
Stanowisko ZUS z 21 grudnia 2021 r. w sprawie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu przez prokurentów
DGP: Czy od 1 stycznia 2022 r. składka na ubezpieczenie zdrowotne powinna być opłacana także za prokurenta spółki?
ZUS: Odpowiedź na to pytanie jest twierdząca, jeśli prokurent został powołany przez podmiot, który wypłaca mu z tego tytułu wynagrodzenie.
Składka zdrowotna także za członka gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych
Objęcie ubezpieczeniem zdrowotnym osób, które zostały powołane do pełnienia funkcji i pobierają z tego tytułu wynagrodzenie, spowodowało także wątpliwości, czy ubezpieczeniem tym należy objąć także członków gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych. Początkowo uważano, że członkowie takich komisji podlegają temu ubezpieczeniu. Później ZUS dokonał jednak rozróżnienia sytuacji różnych kategorii osób powołanych ze względu na kategorię przychodu, jaki osiągają - w oparciu o przepisy podatkowe i stanowiska organów podatkowych. Z interpretacji tej wynikało, że członkowie gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych nie podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu. Następnie jednak zajęło stanowisko Ministerstwo Zdrowia, które nie dokonywało już rozróżnienia podatkowego. Skutkowało to zmianą stanowiska ZUS w sprawie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu przez te osoby. Obecnie aktualne jest stanowisko ZUS z 24 lutego 2022 r.
Stanowisko ZUS z 24 lutego 2022 r. w sprawie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu przez członków gminnych komisji rozwiązywania problemów antyalkoholowych
Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Ministerstwa Zdrowia obowiązkowi składkowemu w myśl art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych podlegają osoby spełniające łącznie następujące przesłanki:
• zostały powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania w ścisłym tego słowa znaczeniu, tj. z wyłączeniem osób wybranych do pełnienia funkcji w organach podmiotów prywatnoprawnych lub publicznoprawnych, oraz
• uzyskują z tytułu powołania wynagrodzenie, podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym, niezależnie od źródła przychodu.
ZUS zamieścił na swojej stronie internetowej aktualne stanowisko Ministerstwa Zdrowia z 18 lutego 2022 r. zawierające wykładnię przepisów ustawy zdrowotnej w zakresie osób powołanych do pełnienia funkcji.
Zaktualizowane zostały materiały informacyjne w tym zakresie, m.in. poradnik „Polski Ład. Co zmienia się w przepisach dotyczących rozliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne od 1 stycznia 2022 r.” oraz odpowiedzi na pytania zawarte w FAQ zamieszczonych na stronie zus.pl.
Zatem, jeśli członkowie gminnych komisji alkoholowych, wynagradzani z tego tytułu, przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta:
• zostali powołani przed wejściem w życie przepisów Polskiego Ładu - powinni być zgłoszeni do tego ubezpieczenia od 1 stycznia 2022 r.;
• zostaną powołani na bieżąco - zgłoszenia dokonuje się w terminie 7 dni od dnia powołania.
OBOWIĄZKI PRACODAWCY I PŁATNIKA SKŁADEK
Pracodawca może elastycznie podzielić akta osobowe
Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Przepisy stanowią, że dokumentacja musi być podzielona na określone części. Pojawia się pytanie, czy i ile pracodawca może wydzielić podczęści tematycznych pozwalających na łatwiejsze uporządkowanie dokumentów. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 29 czerwca 2021 r. wyjaśnia, w jakim zakresie pracodawca ma w tym przypadku swobodę działania.
Stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 29 czerwca 2021 r. w sprawie podziału akt osobowych na podczęści
Szczegółowy sposób prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wskazuje ono, że akta osobowe powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika oraz obligatoryjnie podzielone na części: A, B, C i D (par. 2 i 3 rozporządzenia).
Zgodnie z par. 4 tego rozporządzenia oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być również przechowywane w porządku chronologicznym (tj. ułożone według dat kolejno następujących po sobie) oraz ponumerowane. Każda z części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Przy czym oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, mogą być przechowywane w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne (tzw. podczęści); w takim przypadku obowiązek przechowywania w porządku chronologicznym, numerowania oraz tworzenia wykazu oświadczeń i dokumentów należy odnosić do każdej z wydzielonych części (podczęści).
Z kolei dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów również dotyczy każdej z tych części.
Jak już zaznaczono wyżej, akta osobowe są prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Zatem podział części akt osobowych poszczególnych pracowników na wydzielone tematycznie podczęści, w tym liczba tych podczęści u różnych pracowników zatrudnionych u tego samego pracodawcy, nie muszą być takie same. Istotne jest jedynie, aby akta osobowe każdego pracownika były prowadzone, uporządkowane i przechowywane zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia.
Wydzielenie powiązanych ze sobą tematycznie części (podczęści) akt osobowych w ramach np. części B tych akt może być, w opinii resortu, dokonane nie tylko podczas zakładania akt osobowych dla danego pracownika, ale również może dotyczyć istniejących już (prowadzonych) akt osobowych.
Ograniczony termin na korektę tylko niektórych dokumentów
Nowelizacja z 24 czerwca 2021 r. dokonała wielu zmian w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Jedną z nich było dodanie od 1 stycznia 2022 r. art. 48d, zgodnie z którym deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik składek nie może złożyć po upływie pięciu lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie. Pojawiły się pytania, czy ograniczenie to należy również stosować do dokumentów typu ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń), ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń). ZUS odpowiedział na nie 21 grudnia 2022 r.
Stanowisko ZUS z 21 grudnia 2022 r. w sprawie ograniczenia terminu składania dokumentów korygujących
DGP: Czy w związku z wejściem w życiem art. 48d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnicy po upływie pięciu lat nie będą mogli także złożyć skorygowanych innych dokumentów, takich jak np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA itd.?
ZUS: Artykuł 48d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie dotyczy dokumentów zgłoszeniowych ZUS ZUA i ZUS ZWUA.
Gdy praca na etacie niewykonywana, pracodawca nie płaci składek za zlecenie
Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych za pracownika w rozumieniu tej ustawy uważa się także m.in. osobę wykonującą pracę na podstawie umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem pracy stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. W takiej sytuacji pracodawca odprowadza składki także z wynagrodzenia z umowy cywilnoprawnej, mimo że (formalnie) nie jest stroną tej umowy. Z przepisów nie wynika jednak wprost, jaki jest status osoby, która w takiej sytuacji nie wykonuje umowy o pracę, np. z powody urlopu bezpłatnego lub wychowawczego, ale nadal wykonuje umowę cywilnoprawną. ZUS w stanowisku z 15 kwietnia 2022 r. przedstawił wykładnię w tej sprawie.
Stanowisko ZUS z 15 kwietnia 2022 r. w sprawie zastosowania art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
DGP: Pracownik wykonuje umowę zlecenia na rzecz zewnętrznej firmy, ale de facto wykonuje ją na rzecz pracodawcy, co skutkuje zastosowaniem art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i opłacaniem przez pracodawcę także składek od wynagrodzenia z umowy zlecenie.
Czy w sytuacji, gdy pracownik rozpocznie korzystanie z:
‒ urlopu bezpłatnego u pracodawcy,
‒ urlopu macierzyńskiego u pracodawcy,
‒ urlopu wychowawczego o pracodawcy,
art. 8 ust. 2a nadal będzie miał zastosowanie i pracodawca będzie zobowiązany opłacać składki od wynagrodzenia ze zlecenia (zakładając, że zlecenie nadal będzie wykonywane)?
ZUS: Osoba, która w trakcie trwania stosunku pracy wykonuje umowę zlecenia na rzecz pracodawcy, a pracownik przebywa na:
• urlopie bezpłatnym - nie podlega ubezpieczeniom jako pracownik (zawieszone są jego prawa i obowiązki pracownicze), zatem powinna być zgłoszona w tym okresie jako zleceniobiorca;
• urlopie macierzyńskim i pobiera z tego tytułu zasiłek - podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako osoba pobierająca zasiłek macierzyński, a nie podlega jako pracownik; w związku z tym powinna zostać zgłoszona do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego jako zleceniobiorca, a na jej wniosek może być zgłoszona do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych jako zleceniobiorca (wtedy powstaje również konieczność zgłoszenia do obowiązkowego ubezpieczenia wypadkowego);
• urlopie wychowawczym ‒ podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym jako osoba przebywająca na tym urlopie, pod warunkiem że nie posiada innego tytułu do tych ubezpieczeń; czyli w sytuacji wykonywania umowy zlecenia powinna zostać zgłoszona do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz wypadkowego, a także zdrowotnego jako zleceniobiorca, na jego wniosek może być zgłoszona do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.
CZAS PRACY
Jak obliczać odpoczynek dyżurującej osobie pracującej zadaniowo
Zgodnie z art. 149 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655) w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Przepis nie odpowiada jednak na pytanie, jak postępować w razie dyżuru takich osób.
Z przepisów nie wynika również, w jaki sposób ewidencjonować absencje, które mogą być zarówno godzinowe, jak i dziennie (np. opieka nad dzieckiem).
Na wątpliwości te odpowiedział resort pracy w stanowisku z 17 sierpnia 2021 r.
Stanowisko Ministerstwa Rozwoju i Technologii z 17 sierpnia 2021 r. w sprawie ewidencji czasu pracy
Zgodnie z art. 149 par. 1 kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Przedmiotem ewidencji czasu pracy jest czas pracy mieszczący się zarówno w ustalonym rozkładzie czasu pracy, jak i w godzinach nadliczbowych.
Szczegółowo zakres informacji, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy, określa par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W myśl tego przepisu pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującą m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi ewidencja czasu pracy zawierająca informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W związku z powyższym, jeżeli określona usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy obejmuje cały dzień lub dni (tak jak ma to miejsce w przypadku zwolnień lekarskich od pracy - vide art. 92 kodeksu pracy), to w takich samych jednostkach, tj. dniach, powinien być odzwierciedlony wymiar tej nieobecności w jego ewidencji czasu pracy.
Przy czym należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 130 par. 3 kodeksu pracy wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu zawsze o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy (w tym spowodowanej chorobą pracownika), przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności (dniu lub dniach), zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Należy podkreślić, że w stosunku do pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Dotyczy to także godzin ich pracy przypadających w porze nocnej.
Nie podlegają również ewidencjonowaniu godziny dyżuru pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, w czasie których pracownicy ci wykonywali pracę; godziny takie są bowiem zaliczane do ich czasu pracy/godzin pracy. Ewidencjonowaniu podlegają natomiast godziny dyżuru takich pracowników, w czasie których nie wykonywali oni pracy (por. treść art. 1515 par. 2 kodeksu pracy, w myśl którego czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy).
Jeżeli zatem np. pracownik objęty zadaniowym systemem czasu pracy wykonywał pracę w trakcie połowy czasu trwania dyżuru, to te godziny dyżuru są zaliczane do jego czasu pracy i jako takie nie podlegają ewidencjonowaniu. Natomiast pozostały czas/godziny dyżuru, w których pracownik nie wykonywał pracy, nie są czasem pracy i ich liczba podlega ewidencjonowaniu na zasadach ogólnych określonych w par. 6 ust. 1 pkt lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Przedstawiając powyższe, warto również zauważyć, że fakt, iż treść art. 149 par. 2 kodeksu pracy nie zobowiązuje pracodawcy do ewidencjonowania godzin pracy pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy, nie wyklucza możliwości ewidencjonowania godzin pracy takich pracowników. Decyzja w tym zakresie należy jednak do pracodawcy.
Krótszy odpoczynek dobowy możliwy tylko w trzech przypadkach
Właściwe określenie długości odpoczynku tygodniowego i dobowego wciąż sprawia pracodawcom kłopoty, a przepisy, jak to bywa, nie dają odpowiedzi na wszystkie pytania. Nie do końca wiadomo, czy odpoczynek tygodniowy należy rozumieć jako odpowiednią liczbę godzin czasu wolnego gwarantowanego pracownikowi, czy też powinien on jeszcze przypadać w dniu wolnym od pracy. Pojawiły się także wątpliwości, czy można polecić pracownikowi pracę w nadgodzinach, które przypadałyby w czasie jego odpoczynku tygodniowego.
Resort pracy przedstawił wykładnię w stanowisku z 7 października 2021 r.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 7 października 2021 r. w sprawie odpoczynku tygodniowego
DGP: Czy określony w art. 133 kodeksu pracy odpoczynek tygodniowy należy rozumieć jako odpowiednią liczbę godzin czasu wolnego gwarantowanego pracownikowi, czy też powinien on jeszcze przypadać w dniu wolnym od pracy?
MRIPS: Celem regulacji kodeksu pracy dotyczącej tygodniowego okresu odpoczynku jest zagwarantowanie pracownikowi regularnych okresów odpoczynku przypadających w stałych odstępach czasu. W zakresie tego odpoczynku przepis art. 133 kodeksu pracy gwarantuje pracownikom określoną jego częstotliwość (tj. raz na tydzień, przez który należy rozumieć siedmiodniowy odcinek/okres czasu obejmujący dni kalendarzowe, poczynając od godziny 0.00 pierwszego dnia okresu rozliczeniowego) oraz długość (tj. nieprzerwanych 35 godzin obejmujących co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego).
Zasadą jest również, że tygodniowy okres odpoczynku (a ściślej zasadnicza jego część obejmująca 24 godziny) powinien przypadać w niedzielę, która zgodnie z art. 133 par. 3 k.p. obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 6.00 w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Natomiast w przypadkach dozwolonej pracy w niedzielę odpoczynek, o którym mowa wyżej, może przypadać w innym dniu niż niedziela (art. 133 par. 4 k.p.).
DGP: Jak należy ocenić sytuację, gdy pracownik ma polecaną pracę w nadgodzinach w dniu lub dniach, w których powinien mieć zapewniony odpoczynek tygodniowy. Czy jest to dopuszczalne?
MRIPS: Jak już zaznaczono wyżej, pracownikowi w każdym tygodniu przysługuje prawo do co najmniej 35-godzinnego, nieprzerwalnego odpoczynku obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 133 par. 1 k.p.).
Krótszy wymiar wspomnianego wyżej odpoczynku (obejmujący jednak nie mniej niż 24 godziny) dotyczy generalnie tylko:
• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• przypadków konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii oraz
• przypadków zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy (art. 133 par. 2 w zw. z art. 132 par. 2 k.p.).
W pozostałych przypadkach niezapewnienie pracownikowi minimalnego, 35-godzinnego, nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, także jeżeli następuje to w wyniku polecenia pracownikowi wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych przypadających w czasie, który powinien być dla niego czasem odpoczynku, stanowi naruszenie przepisów o czasie pracy, zagrożone karą grzywny (art. 281 par. 1 pkt 5 k.p.).
Praca w niedziele w placówkach handlowych
1 lutego 2022 r. weszły w życie przepisy zaostrzające warunki dopuszczalności handlu w niedziele. Powodem ich wprowadzenia było zbyt częste wykorzystywanie wyjątku, który pozwalał na otwarcie placówki, jeśli były w niej świadczone usługi pocztowe. Zgodnie z nowymi przepisami sklep mógł być czynny cały weekend, jeśli działalność pocztowa generowała co najmniej 40 proc. przychodu ze sprzedaży detalicznej. Stanowisko w sprawie nowych przepisów zajął Główny Inspektorat Pracy.
Stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z 26 października 2021 r. w sprawie dopuszczalności wykonywania pracy w placówkach handlowych w niedziele
Obecnie obowiązujące przepisy zezwalają na świadczenie przez pracowników pracy we wszystkich placówkach handlowych w niedziele przy wykonywaniu czynności związanych z handlem (art. 15i ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przewiduje bowiem, iż w związku z wystąpieniem COVID-19 w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 30 dni następujących po ich odwołaniu zakaz, o którym mowa w art. 5 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni, nie obowiązuje w niedziele w zakresie wykonywania czynności związanych z handlem, polegających na rozładowywaniu, przyjmowaniu i ekspozycji towarów pierwszej potrzeby oraz powierzania pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania takich czynności, zwolnienie z zakazu, o którym mowa, nie obowiązuje w niedziele, w które przypada święto).
Ponadto - jak wynika z przepisów ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni - placówki handlowe mogą korzystać z licznych wyłączeń spod określonych ustawą zakazów, co powoduje, że powierzanie pracy także w handlu jest zgodne z prawem.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 7 ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni zakaz handlu oraz wykonywania czynności związanych z handlem, jak również zakaz powierzania pracownikowi lub zatrudnionemu wykonywania pracy w handlu oraz wykonywania czynności związanych z handlem nie obowiązują w placówkach pocztowych w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. ‒ Prawo pocztowe.
Stosownie do art. 3 ustawy - Prawo pocztowe placówką pocztową jest jednostka organizacyjna operatora pocztowego lub agenta pocztowego, w której można zawrzeć umowę o świadczenie usługi pocztowej lub która doręcza adresatom przesyłki pocztowe lub kwoty pieniężne określone w przekazach pocztowych albo inne wyodrębnione i oznaczone przez operatora pocztowego miejsce, w którym można zawrzeć umowę o świadczenie usługi pocztowej lub odebrać przesyłkę pocztową lub kwotę pieniężną określoną w przekazie pocztowym.
Rozstrzygnięcia sądowe zapadłe w sprawach o wykroczenie prowadzonych na skutek wniosków złożonych przez inspektorów pracy jednoznacznie uznają sklepy doręczające przesyłki pocztowe na podstawie umów z operatorami pocztowymi za placówki pocztowe. Przesądza to zatem o możliwości prowadzenia przez wskazane sklepy działalności handlowej w niedziele i święta objęte tzw. zakazem handlu.
Na problem ten inspekcja zwracała uwagę wielokrotnie, także w sprawozdaniach Głównego Inspektora Pracy z działalności Państwowej Inspekcji Pracy.
Zatem powierzanie pracownikom lub zatrudnionym pracy w handlu oraz wykonywanie czynności związanych z handlem w placówkach handlowych w niedziele jest dopuszczalne w wyżej opisanych przypadkach. Powierzenie pracownikom pracy w niedziele powinno odbywać się z poszanowaniem przepisów dotyczących czasu pracy określonych w kodeksie pracy.
14 października 2021 r. została uchwalona ustawa o zmianie ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (Dz.U. poz. 1891), której celem jest wyeliminowanie nieprawidłowego stosowania zawartych w ustawie wyłączeń pozwalających na prowadzenie handlu i wykonywanie czynności związanych z handlem w niedziele i święta.
Zmiany przewidują m.in. uzależnienie dopuszczalności handlu w niedziele w placówkach pocztowych od kryterium przeważającej działalności (handel oraz wykonywanie czynności związanych z handlem będą dozwolone w placówkach pocztowych w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy - Prawo pocztowe, w których przeważająca działalność polega na świadczeniu usług pocztowych, o których mowa w art. 2 ust. 1 tej ustawy). Jednocześnie zmianie ulegnie definicja pojęcia „przeważająca działalność”, które ma oznaczać rodzaj przeważającej działalności wskazany we wniosku o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, o którym mowa w ustawie z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 955 i 1641), jeżeli działalność ta jest wykonywana w danej placówce handlowej i stanowi co najmniej 40 proc. miesięcznego przychodu ze sprzedaży detalicznej w rozumieniu ustawy z 6 lipca 2016 r. o podatku od sprzedaży detalicznej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1293). Na placówki handlowe, które zamierzają skorzystać z wyłączeń opartych na kryterium przeważającej działalności, nałożono obowiązek prowadzenia ewidencji miesięcznego przychodu ze sprzedaży (minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia ewidencji, wzór tej ewidencji oraz szczegółową treść wpisów w tej ewidencji, biorąc pod uwagę konieczność zapewnienia prawidłowego prowadzenia ewidencji oraz przejrzystości, kompletności i dostępności zawartych w niej danych).
Inspektorom pracy przyznano w toku postępowania kontrolnego prawo do żądania od przedsiębiorcy przedłożenia ww. ewidencji.
Znowelizowane przepisy przewidują także sankcję za nieprowadzenie ewidencji miesięcznego przychodu placówki, jak również za prowadzenie tejże ewidencji w sposób niezgodny z przepisami.
Ustawa wejdzie w życie 1 lutego 2022 r.
Zgoda lekarza może zmienić czas pracy niepełnosprawnego
Osoby niepełnosprawne objęte są szczególnymi regulacjami dotyczącymi czasu pracy. Nie mogą one np. pracować w nadgodzinach oraz w nocy. Niektórych z tych ograniczeń nie stosuje się, gdy na wniosek osoby zatrudnionej lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę. Pojawia się zatem pytanie, czy możliwe jest wyłączenie ograniczeń dotyczących pracowników niepełnosprawnych i stosowanie do nich ogólnych reguł czasu pracy wynikających z kodeksu pracy. Na te wątpliwości odpowiedział resort pracy.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 3 listopada 2021 r. w sprawie czasu pracy pracowników niepełnosprawnych
DGP: 1) Czy na podstawie art. 16 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu pracowników niepełnosprawnych możliwe jest zezwolenie przez lekarza na pracę w systemie równoważnym i planowanie rozkładów czasu pracy po 12 godzin?
2) Czy niestosowanie zakazów z art. 15 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu pracowników niepełnosprawnych oznacza, że pracowników takich obowiązuje przeciętna tygodniowa norma czasu pracy? Czy norma tygodniowa pozostaje „sztywna”?
MRIPS: Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 573) czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Natomiast czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (art. 15 ust. 2).
Przywołane normy wskazują maksymalny wymiar czasu pracy osoby niepełnosprawnej i mają charakter sztywny. Pracodawca ma obowiązek jednoczesnego zachowania obu norm: dobowej i tygodniowej w odniesieniu do pracowników niepełnosprawnych.
Ponadto na mocy art. 15 ust. 3 ustawy o rehabilitacji (…) osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych.
Norm, o których mowa w art. 15 ustawy o rehabilitacji (…), zgodnie z art. 16 tej ustawy, nie stosuje się:
• do osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz
• gdy na wniosek osoby zatrudnionej lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę.
Oznacza to, że uzyskanie przez osobę niepełnosprawną zaświadczenia, o którym mowa w art. 16 ustawy o rehabilitacji (…), wyłącza co do zasady w całości przepisy art. 15 tej ustawy, w związku z czym osoba niepełnosprawna, w zakresie czasu pracy, traktowana jest jak pracownik pełnosprawny i w stosunku do niej mają zastosowanie przede wszystkim przepisy kodeksu pracy.
Obowiązujące przepisy nie określają wzoru ani treści zaświadczenia wydawanego na podstawie art. 16 ustawy o rehabilitacji (…). O treści tego zaświadczenia decyduje więc lekarz medycyny pracy, a w przypadku jego braku lekarz sprawujący opiekę nad daną osobą.
Należy uznać takie zaświadczenie za wiążące, zgodnie z jego treścią.
Zatem, odpowiadając na pytanie 1: pracownik niepełnosprawny może pracować w dwunastogodzinnym systemie pracy, gdy jest zatrudniony przy pilnowaniu lub gdy na jego wniosek lekarz wyrazi na to zgodę.
Jeśli pracownik niepełnosprawny pracuje przy pilnowaniu lub gdy na jego wniosek lekarz w całości wyłączy stosowanie w stosunku do niego art. 15 ustawy o rehabilitacji (…), to pracownik ten, w zakresie czasu pracy, traktowany jest jak pracownik pełnosprawny.
Jeśli chodzi o pracowników niepełnosprawnych, to - jak wspomniano powyżej - co do zasady muszą być wobec nich przestrzegane dobowe i tygodniowe normy czasu pracy, nie mogą pracować w nadgodzinach i w porze nocnej, ale jeśli pracują przy pilnowaniu lub gdy lekarz na ich wniosek wyłączy w stosunku do nich stosowanie art. 15 ustawy o rehabilitacji (…), stosuje się do nich wówczas w zakresie czasu pracy przepisy kodeksu pracy.
Jak planować dyżury pracownikom
Planowanie dyżurów to wyzwanie dla każdej firmy, której pracownicy pracują w tym systemie. Trzeba pamiętać, że nie mogą one naruszać podstawowej gwarancji wynikającej z przepisów o czasie pracy, tj. nieprzerwanych okresów odpoczynków dobowego i tygodniowego. Pojawiające się wątpliwości dotyczące m.in. tego, czy czas niewykonywania pracy w trakcie dyżuru należy wliczyć do czasu pracy, wyjaśnił resort pracy w stanowisku z 6 grudnia 2021 r.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 6 grudnia 2021 r. w sprawie planowania dyżurów pracownikom
Na podstawie art. 1515 par. 1 kodeksu pracy pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy wynikającej z umowy o pracę w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (dyżur). Czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy (art. 1515 par. 2 k.p.). Oznacza to, że pełnienie dyżuru odbywa się poza normalnymi godzinami pracy (poza rozkładowym czasem pracy), a w jego trakcie pracownik pozostaje w gotowości do świadczenia pracy. Istotą dyżuru pracowniczego jest zatem to, że zarówno pracodawca, jak i pracownik, któremu pracodawca polecił sprawowanie dyżuru, powinni liczyć się z tym, że w trakcie dyżuru może powstać konieczność wykonywania przez pracownika pracy.
W konsekwencji czasu dyżuru, podczas którego pracownik nie wykonuje pracy, nie wlicza się do czasu pracy (nie jest on czasem pracy) ‒ art. 1515 par. 2 k.p. Jeżeli jednak podczas dyżuru pracownik będzie świadczył pracę, to czas świadczenia pracy jest czasem pracy. Stosownie bowiem do treści art. 128 par. 1 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Jeśli czas takiej pracy przekroczy obowiązujące tego pracownika normy czasu pracy, to praca taka będzie stanowić pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia normy dobowej lub normy średniotygodniowej. W świetle bowiem art. 151 par. 1 k.p. praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.
Należy przy tym zauważyć, że określone grupy pracowników nie mogą świadczyć pracy w godzinach nadliczbowych, nawet gdyby pracownicy ci wyrazili na to zgodę (zakaz bezwzględny). Należą do nich, między innymi, pracownice w ciąży (art. 178 par. 1 k.p.). Oznacza to, że pracownik objęty zakazem pracy w godzinach nadliczbowych, wykonujący dyżur (w rozumieniu art. 1515 par. 1 k.p.), który przypada poza jego rozkładowym czasem pracy, nie może wykonywać pracy w czasie dyżuru, gdy potrzeba świadczenia przez niego pracy powstanie w czasie jego dyżuru. Praca taka mogłaby przekroczyć obowiązujące go normy czasu pracy i wówczas stanowiłaby niedozwoloną pracę w godzinach nadliczbowych (art. 151 par. 1 k.p.).
Na podstawie art. 1515 par. 2 zd. 2 k.p. czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133. Przepis ten określa granice czasowe dyżuru, bo czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika do gwarantowanego nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 k.p.) i tygodniowego (art. 133 k.p.). Oznacza to, że przy wyznaczaniu pracownikowi godzin dyżuru pracodawca powinien uwzględniać, iż oprócz godzin pracy w okresie doby pracowniczej pracownikowi przysługuje minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Zatem, przykładowo, dla pracownika objętego podstawowym systemem czasu pracy, którego obowiązuje ośmiogodzinna norma czasu pracy i który pracuje w ośmiogodzinnym rozkładzie czasu pracy, na pełnienie dyżuru pozostaje pięć godzin (24-godzinna doba pracownicza minus 8 godzin rozkładowego czasu pracy, minus 5 godzin dyżuru = 11 godzin obligatoryjnego, minimalnego odpoczynku dobowego).
W dniu dla pracownika rozkładowo wolnym od pracy czas dyżuru nie może przekraczać 13 godzin, gdyż w tej dobie pracowniczej (wolnej rozkładowo od pracy) pracodawca ma obowiązek zagwarantować pracownikowi co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego.
Jeśli, przykładowo, pracownik ma wykonywać pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy od godz. 8.00 do godz. 16.00, to w dniu wolnym rozkładowo od pracy bezpośrednio poprzedzającym ten dzień pracodawca może polecić dyżur w wymiarze 8 godzin przypadających od północy do godz. 8.00, jeśli nie naruszy to prawa pracownika do obligatoryjnego, minimalnego odpoczynku dobowego i tygodniowego.
Należy jednak przy tym zauważyć, dla przykładu, że jeżeli w stałym rozkładzie czasu pracy (czyli przewidującym rozpoczęcie pracy od godz. 8.00) w dniu bezpośrednio poprzedzającym wyżej wymieniony dzień rozkładowo wolny od pracy pracownik wykonywał pracę, zgodnie z obowiązującym go rozkładem w wymiarze 8 godzin lub faktycznie w wymiarze 8 godzin (czyli w sytuacji, gdy jego rozkład czasu pracy w tym dniu nie przewidywał pracy lub przewidywał w niższym wymiarze), to jego doba pracownicza rozpoczęła się o godz. 8.00 w tym dniu i zakończyła z upływem godziny 8.00 następnego dnia. W obrębie tej doby pracowniczej wraz z zakończeniem jego ośmiogodzinnej dniówki roboczej, czyli z upływem godz. 16.00, może być temu pracownikowi wyznaczony dyżur w wymiarze nie wyższym niż 5 kolejnych godzin, a nie później niż o godz. 21.00 powinien rozpocząć się nieprzerwany odpoczynek dobowy w tej dobie pracowniczej trwający 11 godzin, czyli do godz. 8.00 następnego dnia, a zatem do upływu tej doby pracowniczej.
Przy takim rozkładzie czasu pracy wyznaczenie dyżuru od północy do godz. 8.00 następnego dnia, ale w obrębie tej samej doby pracowniczej, naruszyłoby w sposób niedozwolony prawo pracownika do odpoczynku dobowego, o którym mowa w art. 132 k.p., oraz mogłoby być uznane jako zastosowanie, również w sposób niedozwolony, quasi-przerywanego czasu pracy, bez spełnienia przez pracodawcę przesłanek zastosowania tego (tj. przerywanego) systemu czasu pracy ‒ gdyby w ramach takiego dyżuru pracownik wykonał/wykonywał pracę, w całości lub w części przypadającą na ten niedozwolony dyżur.
Odnośnie do kwestii możliwości zaplanowania, zgodnego z przepisami kodeksu pracy, dyżuru w wolną od pracy niedzielę informujemy, że czas pełnienia dyżuru nie może naruszać prawa pracownika także do odpoczynku tygodniowego, o którym mowa w art. 133 k.p. Na podstawie bowiem art. 133 par. 1 k.p. pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w niedzielę. Niedziela obejmuje 24 kolejne godziny, poczynając od godziny 6.00 w tym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina (art. 133 par. 3 k.p.).
Czas dyżuru, jakkolwiek nie jest czasem pracy (jeżeli w czasie jego trwania pracownik nie wykonywał pracy), to również nie jest dla pracownika odpoczynkiem czy wypoczynkiem, dlatego nie może on przypadać także na okres odpoczynku tygodniowego, gdyż powodowałoby to naruszenie prawa pracownika do odpoczynku tygodniowego (art. 133 k.p.).
Udzielenie odpowiedzi na pytanie dotyczące dopuszczalności polecenia dyżuru przypadającego w ściśle określonym przedziale czasowym (np. od północy do godz. 8.00) wymagałoby ustalenia okoliczności faktycznych związanych z organizacją czasu pracy przewidzianą u danego pracodawcy, w tym obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy oraz jego faktycznego czasu pracy (co wykracza poza zakres MRiPS).
Należy przy tym dodać, że konieczność zagwarantowania pracownikowi nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego nie dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (art. 1515 par. 4 k.p.).
Przedstawiając powyższe, informujemy, że Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej nie jest uprawnione do dokonywania obowiązującej wykładni przepisów prawa, a poglądy prawne ministerstwa nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, organów kontrolnych oraz sądów.
WYNAGRODZENIA I URLOPY
Urlopy krótsze niż 14 dni bez grzywny dla pracodawcy
Zgodnie z art. 162 kodeksu pracy urlop na wniosek pracownika może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Niektórzy interpretowali przepis w ten sposób, że pracodawca ma obowiązek, nawet wbrew pracownikowi, wysłać go na urlop przynajmniej 14-dniowy, a gdyby tego nie zrobił, groziłaby mu grzywna. Większość pracowników chciałaby przynajmniej raz w roku udać się na dwutygodniowy wypoczynek, jednak są osoby, które wolą więcej, ale krótszych urlopów. W takim przypadku pracodawca musiałby działać wbrew ich woli, bo inaczej spotkałyby go sankcje. W wypowiedzi przesłanej do DGP 30 lipca 2021 r. w sprawie ostateczne stanowisko zajął Główny Inspektorat Pracy.
Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 30 lipca 2021 r. w sprawie udzielania pracownikom urlopów trwających krócej niż 14 dni
W odniesieniu do stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy przedstawionego w publikacji „Urlop krótszy niż 14 dni? Spokojnie, grzywny i tak za to nie będzie” w Dzienniku Gazecie Prawnej z 29 lipca br., które znalazło się w piśmie wewnętrznym adresowanym do rzecznika prasowego Głównego Inspektoratu Pracy od Departamentu Prawnego tejże instytucji z 19 lipca 2021 r. w sprawie dotyczącej podziału urlopu wypoczynkowego na części (UNP: GIP-21-38446), niniejszym Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy modyfikuje zawarte w przedmiotowym piśmie sformułowanie, że „nieudzielenie pracownikowi co najmniej jednej części wypoczynku obejmującej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych stanowi wykroczenie z art. 282 par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy” poprzez wskazanie, że „wykroczenie z art. 282 par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy stanowi nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiaru tego urlopu”. Podkreślenia wymaga fakt, że zgodnie ze stanowiskiem prezentowanym w literaturze prawniczej i akceptowanym przez Państwową Inspekcję Pracy „nadmierne rozdrobnienie urlopu udzielanego na wniosek pracownika nie stanowi wykroczenia przeciwko jego prawom”, jest jednak sprzeczne z treścią art. 162 Kodeksu pracy, który wprost wskazuje, iż „(…) co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych”.
Podsumowując, nieudzielenie pracownikowi co najmniej jednej części wypoczynku obejmującej co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
Sposób dokumentowania urlopu dla działacza antykomunistycznego nie do końca określony
Ustawa z 20 marca 2015 r. o działaczach opozycji antykomunistycznej oraz osobach represjonowanych z powodów politycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1255) przyznaje od 30 maja 2021 r. osobom o statusie działacza opozycji antykomunistycznej lub osoby represjonowanej z powodów politycznych dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze pięciu dni roboczych (art. 12a). Na gruncie tego przepisu pojawił się jednak problem czysto praktyczny - w jaki sposób udokumentować ten status w dokumentacji pracowniczej? Czy mając na uwadze przepisy o ochronie danych osobowych, można po prostu skopiować decyzję w tej sprawie i włączyć ją do akt osobowych? W tej sprawie stanowisko zajął Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 18 czerwca 2021 r. w sprawie dokumentowania uprawnień do dodatkowego urlopu działaczy opozycji antykomunistycznej
DGP: Czy w przypadku pracownika mającego status działacza opozycji antykomunistycznej lub osoby represjonowanej z powodów politycznych, który występuje do pracodawcy o udzielenie mu dodatkowego urlopu na podstawie nowych przepisów obowiązujących od 30 maja 2021 r., możliwe jest skopiowanie do akt osobowych decyzji administracyjnej przyznającej taki status jako potwierdzenia możliwości korzystania z dodatkowego uprawnienia pracowniczego? Czy też możliwe jest jedynie zażądanie okazania decyzji do wglądu służbom kadrowym pracodawcy?
UODO: Kwestia ta jest uregulowana w ustawie z 20 marca 2015 r. o działaczach opozycji antykomunistycznej oraz osobach represjonowanych z powodów politycznych. 30 maja 2021 r. zaczął obowiązywać art. 12a tej ustawy przyznający osobie uprawnionej dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze pięciu dni roboczych w roku kalendarzowym. Szczegółowe kwestie związane z udzielaniem tego urlopu, np. w jaki sposób udokumentować status takiej osoby, nie zostały wprost uregulowane. Jednak zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nim pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego (par. 6). Z przepisów dotyczących prowadzenia akt pracowniczych nie wynika, aby stanowiły one o kopiowaniu określonych aktów, np. decyzji, i włączaniu ich do akt pracowniczych. Są to zatem przepisy, na podstawie których pracodawca, jako administrator danych, musi ocenić, czy zakres danych gromadzonych przez niego w dokumentacji pracowniczej nie wykracza poza cel tego przetwarzania. Musi przestrzegać, aby dane były adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (minimalizacja danych) ‒ art. 5 ust. 1 lit. c RODO.
Zróżnicowanie wynagrodzeń ze względu na położenie sklepu pod znakiem zapytania
Zdaniem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wyrażonym w wyroku z 3 czerwca 2021 r. (sygn. C-624/19) pracodawca nie może różnicować pensji pracowników np. sieci handlowej tylko ze względu na położenie danej placówki. Chyba że udowodni, że lokalizacja wpływa także na świadczoną pracę. W Polsce również do takiego zróżnicowania dochodzi, szczególnie w sieciach marketów, które poza dużymi miastami oferują niższe stawki.
DGP zadało więc Głównemu Inspektoratowi Pracy pytanie, czy inspekcja bada zasadność zróżnicowania wynagrodzenia pracowników ze względu na lokalizację placówki. GIP swoją odpowiedź zawarło w stanowisku z 20 września 2021 r.
Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 20 września 2021 r. w sprawie różnicowania wynagrodzeń pracowników
Artykuł 112 kodeksu pracy wyraża zasadę równych praw pracowników z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, w tym prawa do równej płacy za równą pracę, ze szczególnym podkreśleniem równych praw pracowników bez względu na płeć. Do kategorii podmiotów objętych tym przepisem należą więc pracownicy charakteryzujący się wspólną cechą istotną (relewantną), jaką jest jednakowe pełnienie takich samych obowiązków. Wynika z tego, po pierwsze ‒ że dopuszczalne jest różnicowanie praw pracowników, którzy bądź pełnią inne obowiązki, bądź takie same, ale niejednakowo, oraz po drugie ‒ iż sytuacja prawna pracowników może być różnicowana ze względu na odmienności wynikające z ich cech osobistych (predyspozycji) i różnic w wykonywaniu pracy (dyferencjacja); wyrok Sądu Najwyższego z 2 października 2012 r., sygn. akt II PK 82/12.
Z punktu widzenia pracownika, który oczekuje równego traktowania, istotne jest ustalenie, że wykonuje te same obowiązki tak samo jak inny pracownik. Jak wyjaśniał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 29 listopada 2012 r., sygn. akt II PK 112/12, w doktrynie prawa pracy i w orzecznictwie SN przyjmuje się, że prace jednakowe to prace takie same pod względem rodzaju, kwalifikacji koniecznych do ich wykonywania, warunków, w jakich są świadczone, a także ‒ ilości i jakości. Zwykle do stanowiska pracy przypisany jest rodzaj pracy wymagający określonych kwalifikacji. W istocie zatem stanowisko pracy może stanowić kryterium porównawcze w ramach ustalania „jednakowej pracy”, ale nie jest ono wyłączne. Prace tożsame pod względem rodzaju i kwalifikacji wymaganych do ich wykonywania na tych samych stanowiskach pracy funkcjonujących u danego pracodawcy mogą różnić się co do ilości i jakości, a wówczas nie są pracami jednakowymi w rozumieniu art. 183c par. 1 k.p. ‒ ilość i jakość świadczonej pracy są w świetle art. 78 par. 1 k.p. podstawowymi kryteriami oceny pracy na potrzeby ustalania wysokości wynagrodzenia. Stanowią one dopuszczalne przesłanki różnicowania wynagrodzenia w myśl art. 3 ust. 3 Konwencji nr 100 Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącej jednakowego wynagrodzenia dla pracujących mężczyzn i kobiet za pracę jednakowej wartości, przyjętej w Genewie 29 czerwca 1951 r. (Dz.U. z 1955 r. nr 38, poz. 238).
Zważywszy na to, że w myśl art. 183c par. 1 k.p. pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości, w przypadku, gdy pracodawca różnicuje wynagrodzenie osób pracujących na tym samym stanowisku (np. kasjera), z takim samym zakresem obowiązków pracowniczych, w tym samym wymiarze czasu pracy, wyłącznie na podstawie miejsca wykonywania pracy (lokalizacji sklepu), wówczas wyraźnie abstrahuje od cech osobistych i różnic w wykonywaniu pracy, z których to wynikłe odmienności między pracownikami można uznać ‒ w świetle art. 112 k.p. ‒ za uzasadniające różnicowanie ich sytuacji prawnej.
Nakaz respektowania zasady równych praw pracowników jednakowo wypełniających takie same obowiązki adresowany jest do pracodawcy. Jeśli zatem poszczególne sklepy nie mają statusu pracodawcy (w tym nie są uprawnione do samodzielnego zawierania porozumień zbiorowych oraz kształtowania zasad wynagradzania i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą), który to status przysługuje np. spółce, mamy do czynienia z jednym pracodawcą, a nie grupą „pracodawców obejmujących swoją działalnością różne obszary i kręgi odbiorców posiadających zróżnicowaną specyfikę, natężenie pracy, zasoby kadrowe, metody zarządzania, kondycję finansową oraz samodzielność w kształtowaniu uprawnień pracowniczych, w tym prowadzeniu rokowań z działającymi u nich organizacjami związkowymi” (wyrok SN z 15 listopada 2013 r., sygn. akt III PK 20/13). Powyższe potwierdza wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 3 czerwca 2021 r. w sprawie C-624/19, w którym TSUE wyjaśnił, że sytuacja, w której warunki wynagradzania pracowników różnej płci wykonujących taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości mogą zostać przypisane jedynemu źródłu, wchodzi w zakres art. 157 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz że praca i wynagrodzenie tych pracowników mogą być porównane na podstawie tego artykułu, nawet jeżeli wykonują oni swoją pracę w różnych zakładach. W związku z tym należy stwierdzić, że na art. 157 TFUE można powołać się przed sądami krajowymi w sporze opartym na świadczeniu pracy takiej samej wartości wykonywanej przez pracowników różnej płci mających tego samego pracodawcę i w różnych zakładach tego pracodawcy, jeżeli pracodawca ten stanowi takie jedyne źródło.
Wydaje się zatem, że różnicując wynagrodzenie osób zajmujących to samo stanowisko (np. kasjerów) wyłącznie na podstawie miejsca wykonywania obowiązków (lokalizacji sklepu), pracodawca może narazić się na zarzut naruszenia nakazu równego traktowania w zatrudnieniu, bo „zróżnicowanie praw pracowniczych nie ma w tym przypadku oparcia w odrębnościach związanych z obowiązkami ciążącymi na danych osobach, sposobem ich wypełniania lub też kwalifikacjami” (wyrok SN z 5 października 2007 r., sygn. akt II PK 14/07).
Wymiar urlopu po przyjęciu dzieci na wychowanie zależy od ich wieku
Kodeks pracy przyznaje pracownikowi, który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza (z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej), prawa bardzo podobne do tych, z których mogą skorzystać rodzice biologiczni po urodzeniu się dziecka. Mają prawo do urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, którego długość jest uzależniona od liczby przyjętych dzieci, ale z zastrzeżeniem, że do ukończenia przez dziecko siódmego roku życia. Z przepisów nie wynika jednak wprost, w jakim wymiarze liczyć te urlopy, jeśli jedno z dzieci kończy siedem lat właśnie w trakcie takiego urlopu. Szczegółowej wykładni przepisów kodeksu pracy w tym zakresie dokonał resort pracy w stanowisku z 29 listopada 2021 r.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 29 listopada 2021 r. w sprawie uprawnień rodzicielskich rodziców adopcyjnych
Na podstawie art. 183 par. 1 kodeksu pracy pracownik, który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej, ma prawo do urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego w wymiarze 31 tygodni - w przypadku jednoczesnego przyjęcia dwojga dzieci. Urlop ten przysługuje nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko siódmego roku życia (w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego ‒ nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia). Z racji wieku dziecka nie zawsze zatem możliwe jest wykorzystanie urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego w pełnym, określonym wyżej wymiarze. Pracownik może bowiem skorzystać z tego urlopu do ukończenia przez dziecko siódmego (10.) roku życia, czyli do końca dnia bezpośrednio poprzedzającego dzień, w którym dziecko kończy siódmy (10.) rok życia (art. 112 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 k.p.). Od godz. 0.00 w dniu, w którym dziecko kończy siódmy (10.) rok życia, urlop ten pracownikowi już nie przysługuje.
W związku z powyższym, jeżeli w trakcie korzystania z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego jedno z dwojga przyjętych na wychowanie dzieci kończy np. siódmy rok życia, to wymiar przysługującego pracownikowi urlopu ulega zmniejszeniu do wymiaru urlopu przysługującego dla mniejszej liczby dzieci przyjętych na wychowanie (tj. do wymiaru 20 tygodni). W sytuacji, gdyby pracownik do dnia ukończenia przez dziecko siódmego roku życia wykorzystał już urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego w tym zmniejszonym wymiarze (tj. 20 tygodni) lub wyższym od niego, to urlop uległby z tym dniem zakończeniu.
Pogląd taki można wywieść (na zasadzie analogii) z regulacji zawartej w art. 183 par. 2 k.p. W myśl tego przepisu do urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego i urlopu rodzicielskiego stosuje się odpowiednio art. 1801 par. 2 k.p. Zgodnie ze zdaniem drugim tego przepisu pracownicy, która urodziła więcej niż jedno dziecko przy jednym porodzie, przysługuje urlop macierzyński w wymiarze stosownym do liczby dzieci pozostałych przy życiu, nie krócej jednak niż przez okres siedmiu dni od dnia zgonu dziecka. Zatem w przypadku urodzenia dwojga dzieci przy jednym porodzie przysługuje urlop macierzyński w wymiarze 31 tygodni (art. 180 par. 1 pkt 2 k.p.) i urlop rodzicielski w wymiarze 34 tygodni (art.1821a par. 1 pkt 2 k.p.). Natomiast w razie zgonu jednego z dzieci urlop macierzyński i urlop rodzicielski ulegają skróceniu do wymiaru przysługującego z tytułu urodzenia jednego dziecka (art. 180 par. 1 pkt 1 i art. 1821a par. 1 pkt 1 k.p.).
Zgodnie z art. 183 par. 4 k.p. pracownik, który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej, ma prawo do urlopu rodzicielskiego przysługującego po wykorzystaniu urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego albo zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, w wymiarze 34 tygodni ‒ w przypadku jednoczesnego przyjęcia dwojga dzieci.
Przy czym należy zaznaczyć, że na podstawie art. 183 par. 5 k.p. do urlopu rodzicielskiego stosuje się odpowiednio przepis art. 1821c par. 1 k.p., zgodnie z którym urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo w częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy szósty rok życia.
W opinii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej w przypadku udzielenia pracownikowi urlopu rodzicielskiego z tytułu przyjęcia na wychowanie dwojga dzieci, gdy w danym roku kalendarzowym w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego jedno z dzieci kończy szósty rok życia, pracownikowi przysługuje urlop rodzicielski tylko do końca tego roku; przy czym jego wymiar ulega skróceniu do wymiaru 32 tygodni ‒ stosownie do liczby przyjętych na wychowanie dzieci, które nie ukończyły jeszcze tego wieku (tj. jednego dziecka). Jeżeli natomiast np. dwójka dzieci przyjętych na wychowanie kończy sześć lat w tej samej dacie (tak jak ma to miejsce np. w przypadku bliźniąt), to z tą datą wygasa prawo pracownika do urlopu rodzicielskiego na przyjęte na wychowanie dzieci. Taka opinia znajduje oparcie w literalnym brzmieniu tego ostatniego przepisu.
Przedstawiając powyższe, jednocześnie informujemy, że poglądy prawne Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej nie są wiążące dla stron stosunku pracy, inspektorów pracy oraz sądów.
Wcześniejsza wypłata wynagrodzenia zawsze możliwa
Wejście w życie Polskiego Ładu wywołało zamieszanie nie tylko ze względu na samą zmianę zasad opodatkowania, lecz także dlatego, że ustawa ta była tak niejasna, iż działy kadrowe nie wiedziały, jak pracowników rozliczać. Aby przynajmniej na początku zaoszczędzić sobie kłopotów, niektórzy pracodawcy zdecydowali o wypłacie wynagrodzeń normalnie wypłacanych w styczniu już w grudniu 2021 r. Oznaczało to, że do tych wypłat zostaną zastosowane jeszcze stare przepisy, co w przypadku niektórych pracowników (mniej zarabiających) oznaczało, że otrzymają kwotę niższą niż otrzymaliby, gdyby wynagrodzenie zostało im wypłacone w styczniu. Pojawiła się zatem wątpliwość, czy nie naruszy to praw pracownika, a w konsekwencji - nie będzie podlegało grzywnie jako wykroczenie. Główny Inspektorat Pracy, zajmując w tej sprawie stanowisko z 15 listopada 2021 r., wykluczył taką możliwość.
Co prawda stanowisko to obecnie nie ma bezpośredniego zastosowania, ale może być przydatne w przyszłych sytuacjach tego rodzaju. Wypływa bowiem z niego ważna informacja - termin wypłaty wynagrodzenia jest terminem końcowym, którego pracodawca nie może przekroczyć, ale wynagrodzenie może zostać wypłacone dużo wcześniej. Nie podlega to sankcjom, niezależnie od tego, jakie miało skutki dla pracownika.
Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 15 listopada 2021 r. w sprawie wypłaty wynagrodzenia za grudzień 2021 r. przed 1 stycznia 2022 r.
W myśl art. 86 par.1 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w terminie określonym w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. „Innymi przepisami prawa pracy” są przede wszystkim układy zbiorowe pracy, ustawy i regulamin wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o terminie wypłaty wynagrodzenia (art. 29 par. 3 k.p.). Termin wypłaty wynagrodzenia może być również ustalony w umowie o pracę.
Zgodnie z przepisem art. 85 par. 1 k.p. wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (art. 85 par. 2 k.p.).
Terminowa wypłata wynagrodzenia jest obowiązkiem pracodawcy (art. 94 pkt 5 k.p.), a uchybienie temu obowiązkowi stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny (art. 282 par. 1 pkt 1 k.p., „kto wbrew obowiązkowi nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę (…) podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.”).
Z punktu widzenia prawa pracy dopuszczalna jest wypłata wynagrodzenia w terminie poprzedzającym termin określony w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy jako termin wypłaty wynagrodzenia za pracę (wykroczenie, o którym mowa w art. 282 par. 1 pkt 1 k.p. popełnia m.in. ten, kto wypłaca wynagrodzenie po ustalonym terminie). Kwestia ewentualnych skutków finansowych na gruncie prawa podatkowego wynikających z dokonania wypłaty w terminie wcześniejszym niż ustalony wykracza poza zakres właściwości Państwowej Inspekcji Pracy.
PRACOWNICZE PLANY KAPITAŁOWE
Srodki z ppk można wypłacać co miesiąc
Oszczędzanie w ramach pracowniczych planów kapitałowych wprowadzonych ustawą o pracowniczych planach kapitałowych nie zdobyło, przynajmniej na razie, popularności, na jaką liczyli twórcy ustawy. Przypomnijmy, że środki przekazywane na PPK są finansowane przez uczestnika i podmiot zatrudniający z niewielkim udziałem Funduszu Pracy. Zgodnie z ogólną zasadą można je wypłacić w całości po ukończeniu 60. roku życia albo w razie wystąpienia szczególnych okoliczności wymienionych w ustawie. Wycofanie oszczędności w innych okolicznościach powoduje nie tylko potrącenie ich części, lecz także obowiązek ich zwrotu na rachunek PPK, z którego zostały wypłacone. Co ważne jednak - brak zwrotu nie niesie za sobą sankcji. Dlatego część ekspertów zwróciła uwagę, że teoretycznie uczestnik PPK może wypłacać pieniądze nawet co miesiąc, co i tak pozwoli na całkiem spory zysk. Zapytaliśmy Polski Fundusz Rozwoju, czy w związku z tym zamierza załatać tę lukę w prawie i zmienić przepisy. PFR odpowiedział w stanowisku z 2 sierpnia 2021 r.
Stanowisko Polskiego Funduszu Rozwoju z 2 sierpnia 2021 r. w sprawie wcześniejszych wypłat z PPK
Z możliwości wcześniejszego zwrotu środków w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych skorzystało do tej pory 24 tys. z ok. 2,3 mln uczestników PPK. W ramach tej liczby mamy kilka typów zwrotów - m.in. na skutek śmierci, rozwodu i zwykły zwrot z potrąceniem części składek. Biorąc pod uwagę statystycznie liczby zgonów i rozwodów, możemy założyć, że przeważająca większość z tej grupy to po prostu zwykłe zwroty.
PPK to program skierowany do pracowników, którego celem jest budowanie bezpieczeństwa finansowego po zakończeniu aktywności zawodowej. Dlatego długoterminowe oszczędzanie - co najmniej do 60. roku życia - opłaca się najbardziej i jest premiowane m.in. dopłatami państwa. Jednocześnie jest to program dobrowolny i elastyczny, pozwalający na wcześniejszy, korzystny zwrot środków bez rezygnacji z dalszego oszczędzania, ale także na wypłatę bez potrąceń w przypadku choroby czy wkładu własnego przy kredycie hipotecznym. Zaufanie do nowego programu, nieznanego dotychczas w Polsce, wymaga czasu, a korzystanie z możliwości zwrotu środków jest elementem testowania, poznawania możliwości i założeń PPK. Jak pokazuje jednak przykład krajów, które wprowadziły podobne programy, uczestnicy stopniowo powinni dostrzegać nie tylko doraźne, ale przede wszystkim długoterminowe korzyści z oszczędzania. Tym bardziej że prognozy dotyczące wysokości naszych przyszłych emerytur nie są optymistyczne, a oszczędzanie w PPK po prostu się opłaca.
PFR nie planuje w tej chwili żadnych zasadniczych zmian w zakresie konstrukcji programu PPK.
PRACA KIEROWCÓW
Kierowca wyjeżdzający za granicę bez diety także za odcinek krajowy
Duża nowelizacja ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412; ost.zm. Dz.U. 2022 r. poz. 209), która w 2022 r. wprowadzała w niej zmiany etapowo, została wymuszona przez unijny pakiet mobilności. Przede wszystkim uległa zmianie definicja podróży służbowej w ten sposób, że nie obejmuje ona już kierowców wykonujących przewozy w transporcie międzynarodowym. A to oznacza, że nie należy im wypłacać także diet za podróż służbową.
Z przepisów nie wynika jednak, jak traktować odcinek między miejscowością w Polsce będącą początkiem podróży a granicą polską i czy należy za niego wypłacić kierowcy dietę krajową. Na wątpliwości te odpowiedział resort infrastruktury w stanowisku z 12 kwietnia 2022 r.
Stanowisko Ministerstwa Infrastruktury z 12 kwietnia 2022 r. dotyczące podróży służbowych kierowców
DGP: Czy po zmianach wprowadzonych od 2 lutego 2022 r. kierowcom wykonującym zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych należy wypłacać diety krajowe za przejazdy z bazy do granicy Polski? Czy też kierowcy tacy nie mają prawa także do diet krajowych, gdyż zadanie służbowe w ramach przewozu międzynarodowego zaczyna się od wyjazdu z bazy firmy transportowej?
MI: Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców kierowcy wykonującemu krajowe przewozy drogowe w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego ustalane na zasadach określonych w przepisach kodeksu pracy.
Kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu kodeksu pracy.
Zgodnie z definicją przewozu międzynarodowego przywołaną w rozporządzeniach Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1072/20092 oraz nr 1073/20093 oraz zgodnie z praktyką służb kontrolnych każdy przejazd, który ma związek z przewozem zagranicznym, traktowany jest jako przewóz międzynarodowy, podczas którego muszą być spełnione wszystkie warunki wykonywania takiego przewozu, np. w zakresie posiadania w pojeździe i okazywania do kontroli odpowiedniego wypisu z licencji wspólnotowej.