Umowy o pracę rzadko zawierają odpowiednie postanowienia dotyczące utworów, które mogą powstać w trakcie wykonywania obowiązków. A to błąd, który osłabia pozycję pracodawcy w razie sporu

O odpowiednich regulacjach powinni pamiętać szczególnie ci pracodawcy, których pracownicy tworzą utwory istotne z punktu widzenia prowadzonej działalności. Opieranie się na zasadach ogólnych przewidujących przeniesienia autorskich praw majątkowych z pracowników twórców na pracodawców może okazać się niewystarczające.

Pierwszeństwo uzgodnieniom stron

Zasada ogólna wynika z art. 12 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1062; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655; dalej: ustawa). Zgodnie z tym przepisem pracodawca, którego pracownik stworzył utwór w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, nabywa z chwilą przyjęcia utworu autorskie prawa majątkowe w granicach wynikających z celu umowy o pracę i zgodnego zamiaru stron. Strony umowy o pracę mogą przy tym wprowadzić odmienne uregulowania odpowiadające ich oczekiwaniom co do takiej regulacji i, co ważne, ustawa daje przy tym pierwszeństwo uzgodnieniom stron. Dopiero w przypadku braku takich uzgodnień obowiązuje zasada ogólna wyrażona w art. 12. W ten sposób ustawodawca mobilizuje pracodawcę i pracownika do uregulowania, na zasadzie swobody stron, wszelkich kwestii przenoszenia majątkowych praw autorskich wszędzie tam, gdzie w ramach swoich obowiązków pracowniczych pracownicy wykonują działalność twórczą. Jednocześnie zasada wyrażona w art. 12 wskazuje na prymat interesów ekonomicznych pracodawcy w zakresie eksploatacji praw autorskich do utworów.
Należy też pamiętać, że zasada ogólna obejmuje swoim zakresem jedynie pracodawców i pracowników, a więc podmioty, które zawarły umowę o pracę. Nie ma oczywiście znaczenia, czy jest to umowa na okres próbny, czas określony (w tym na zastępstwo) czy czas nieokreślony. Regulacja ta nie ma jednak zastosowania dla wszelkich innych przypadków wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych takich jak umowa zlecenie, umowa o dzieło lub kontrakt menedżerski. Nie będzie miała również zastosowania w relacjach b2b. Brak analogicznej regulacji w przypadku takich umów oznacza, że strony muszą uregulować kwestie przeniesienia majątkowych praw autorskich w umowie, inaczej prawa te pozostają przy twórcy, ze wszystkimi tego konsekwencjami.

W ramach etatu

Z punktu widzenia pracowniczych praw autorskich kluczowe jest powstanie utworu w rozumieniu ustawy. Tylko wtedy może bowiem dojść do powstania autorskich praw majątkowych (jak również osobistych) i ich przeniesienia na pracodawcę. Aby utwór był utworem pracowniczym, konieczne jest jeszcze, aby jego stworzenie należało do obowiązków pracownika. Nie wystarczy samo związanie stron umową o pracę. Obowiązek tworzenia utworów powinien wynikać z umowy o pracę, zakresu obowiązków lub opisu stanowiska pracy albo z innych aktów wewnętrznych pracodawcy, takich jak regulaminy własności intelektualnej lub regulaminy prac, lub układy zbiorowe pracy, o ile wskazują one na obowiązki pracowników. Takie obowiązki mogą też wynikać z niepotwierdzonej pisemnie praktyki pracodawcy i pracowników związanej z codziennym wykonywaniem obowiązków pracowniczych czy z poleceń służbowych, o ile tylko zostały one wydane w granicach rzeczywistych obowiązków pracownika twórcy. Niezależnie od sposobu uregulowania tej kwestii konieczne jest zachowanie należytej staranności w zakresie precyzyjnego i jednoznacznego określenia zakresu obowiązków pracownika. Pozwoli to uniknąć przyszłych wątpliwości lub problemów w zakresie przeniesienia majątkowych praw autorskich do utworów.
Dla oceny statusu utworu nie ma natomiast znaczenia własność urządzeń, narzędzi lub materiałów wykorzystywanych przy tworzeniu utworów. Może to być zarówno własność pracodawcy, jak i pracownika. Podobnie należy oceniać to, czy utwór powstał w miejscu i w czasie pracy. Na marginesie warto zauważyć, że wykonywanie utworów po czasie pracy może wstępnie wskazywać, że tworzenie utworów nie należy do obowiązków pracownika, inaczej taki czas byłby uznany przez pracodawcę za czas pracy i odpowiednio rozliczony. W konsekwencji dla uznania utworu za utwór pracowniczy nie jest wystarczające istnienie związku organizacyjnego, czasowego czy miejscowego pomiędzy tworzeniem utworu a samym utworem. Kluczowe jest ustalenie, czy dane aktywności pracownika, w wyniku których powstał utwór, mieściły się w zakresie jego obowiązków pracowniczych i czy jest to objęte zgodą zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Stąd jednak przewaga pisemnych źródeł obowiązków (umowa o pracę, opis stanowiska pracy itp.) nad niespisaną praktyką stron stosunku pracy. Tym samym, aby ocenić, czy doszło do przeniesienia majątkowych praw autorskich, za każdym razem należy sprawdzić, czy wykonanie utworu należało do zakresu obowiązków pracownika. [przykład]

przykład

Dodatkowe czynności
W trakcie urlopu pracownika zatrudnionego na stanowisku grafika pojawia się pilna potrzeba przygotowania autorskich materiałów graficznych dla klienta. Do zadania zgłasza się asystentka, która co prawda dotychczas nie wykonywała takich zadań w firmie, ale ma doświadczenie graficzne z poprzedniego miejsca pracy. Asystentka została zwolniona z dotychczasowych zadań i w czasie pracy, wykorzystując oprogramowanie pracodawcy, wykonała projekt dla klienta. Zadanie udało się zrealizować o czasie, a klient jest bardzo zadowolony. Komu przysługują autorskie prawa majątkowe do wykonanych utworów?
Jako że utwory nie powstały w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych, a asystentka i firma nie zawarły odrębnego porozumienia w tym zakresie, to prawa te nadal będą przysługiwały asystentce, a nie pracodawcy. Nie zmienia tej oceny to, że asystentka podjęła się wykonania utworów z własnej inicjatywy w czasie pracy i z wykorzystaniem sprzętu pracodawcy. ©℗
Regulacja art. 12 ustawy obejmuje wyłącznie majątkowe prawa autorskie. Drugą grupą praw autorskich przysługujących twórcy są tzw. osobiste prawa autorskie. Są one niezbywalne i zawsze będą przysługiwały pracownikowi. Strony mogą jednak przewidzieć ograniczenia w korzystaniu z tych praw przez pracownika twórcę lub wręcz ich niewykonywanie. Takie regulacje mogą mieć na celu zapewnienie pracodawcy pełnej swobody w korzystaniu z powstałych utworów.

Oświadczenie o przyjęciu

Samo stworzenie utworu nie jest jeszcze wystarczające do nabycia majątkowych praw autorskich. Konieczne jest jeszcze bowiem przyjęcie utworu przez pracodawcę, co wymaga złożenia przez niego stosownego oświadczenia. Jego forma nie jest uregulowana w przepisach, dlatego może mieć charakter dowolny, byleby wynikał z niej zamiar pracodawcy przyjęcia utworu od pracownika twórcy. Takie oświadczenie może przyjąć nawet formę dorozumianej akceptacji przyjęcia utworu poprzez rozpoczęcie korzystania z utworu. Ze względu na dynamikę relacji pracowniczych w praktyce taki właśnie sposób przyjęcia utworu pracowniczego jest dominujący, a składanie formalnych, pisemnych oświadczeń jest stosunkowo rzadkie. Z drugiej strony stworzenie rejestru utworów i zasad jego prowadzenia pozwoli uniknąć wątpliwości co do powstania utworu i jego przyjęcia przez pracodawcę. Stąd też takie rozwiązanie jest sugerowane w zakresie regulacji pracowniczych praw autorskich, szczególnie wobec możliwości korzystania z 50-proc. kosztów uzyskania przychodu (więcej - C2).
Przyjmowanie utworów nie musi być zatem sformalizowanym procesem. Dotyczy to również kwestii osoby uprawnionej do takich działań w imieniu pracodawcy. Nie jest więc konieczne udzielanie osobie przyjmującej utwory dodatkowego pełnomocnictwa. Wystarczy, aby taka osoba działała w tym zakresie w ramach swoich obowiązków wynikających czy to z umowy o pracę (opisu stanowiska), czy praktyki pracodawcy. Jednak w umowie o pracę albo w regulacjach wewnętrznych akceptowanych przez pracowników warto uregulować kwestie związane z obowiązkiem dostarczenia utworów przez pracowników twórców, a także wskazać potencjalne konsekwencje naruszenia tego obowiązku przez pracownika oraz ustalić sposób przyjęcia utworu przez pracodawcę. W praktyce procedura przyjmowania utworów nie może być jednak zbyt sformalizowana ani skomplikowana, bo grozi to niezgłaszaniem utworów do przyjęcia, co w określonych okolicznościach może wywoływać negatywne konsekwencje dla pracodawcy w zakresie dysponowania prawami majątkowymi do powstałych utworów.©℗
Jakie elementy powinny się znaleźć w umowie z pracownikiem
W umowie warto określić:
1) zakres obowiązków, w ramach których pracownik będzie wykonywał utwory;
2) pola eksploatacji utworów;
3) sposób wykonywania osobistych praw autorskich przez pracownika;
4) możliwość korzystania z praw zależnych przez pracodawcę;
5) wynagrodzenie. ©℗
Zwykły podpis elektroniczny nie wystarczy
Kwestią często pomijaną przy regulacjach dotyczących praw autorskich jest zachowanie wymogu formy pisemnej. Zgodnie bowiem z art. 53 ww. ustawy umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Dla zawarcia skutecznej umowy wymagany jest zatem albo własnoręczny podpis (tzw. mokry), albo kwalifikowany podpis elektroniczny - i to z obu stron stosunku pracy. Często się o tym zapomina, szczególnie w okresie pracy zdalnej.
Inny problem pojawia się w sytuacji, gdy pracownik już wykonuje zdalnie swoją pracę, ale strony nie dopełniły jeszcze formalności i umowa regulująca przeniesienie majątkowych praw autorskich jeszcze nie obowiązuje. O ile w przypadku pracowników nadal możemy powoływać się na postanowienia art. 12 ustawy, o tyle w przypadku wykonywania pracy na podstawie innych umów, a także w relacji b2b, do takiego skutku w postaci przeniesienia praw majątkowych autorskich nie dojdzie, dopóki umowa nie zostanie podpisana. Przy czym przyjmuje się obecnie, że wymogiem pisemności są objęte przede wszystkim postanowienia istotne z punktu widzenia przeniesienia praw, tj. takie, bez którego przynajmniej jedna ze stron nie zawarłaby danej czynności prawnej.
Z ostrożności wszelkie kwestie związane z przeniesieniem praw majątkowych autorskich - takie jak moment przeniesienia i przyjęcia utworu, wynagrodzenie itp. - powinny być jednak uregulowane w dokumencie podpisywanym albo podpisem mokrym lub kwalifikowanym elektronicznym. Niestety, w dobie umów o pracę coraz częściej podpisywanych w formie elektronicznej dochowanie formy pisemnej w aspekcie praw autorskich staje się często prawdziwym wyzwaniem.

Pola eksploatacji

Co do zasady odbiorca utworu może z niego korzystać na ustalonych z twórcą polach eksploatacji. Pola eksploatacji powinny wynikać z umowy o przeniesieniu praw autorskich, przy czym umowa może dotyczyć tylko tych pól eksploatacji, które są znane w chwili jej zawarcia. Przy stosowaniu zasady ogólnej wynikającej z art. 12 ustawy nie ma wymogu, aby w treści umowy o pracę (albo w innym dokumencie) określić pola eksploatacji do utworu pracowniczego. Niemniej warto takie postanowienia wprowadzić, dbając o zachowanie wymogu formy pisemnej. Ich brak powoduje bowiem, że każdorazowo należy określić zakres eksploatacji, odwołując się do kryteriów wynikających z art. 12 ustawy, tj. celu umowy o pracę i zgodnej woli stron, która może być trudna do wykazania w przypadku powstania sporu z pracownikiem. Literalne brzmienie art. 12 ustawy nie pozwala przyjąć, że pracodawca automatycznie uzyskuje uprawnienie do korzystania z utworu na wszystkich polach eksploatacji znanych w momencie zawarcia umowy o pracę. W związku z czym należy przyjąć, że rozszerzenie pól eksploatacji ponad cel umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności przy jednoczesnej konieczności zapłacenia wynagrodzenia pracownikowi. Jeżeli pola eksploatacji zostaną określone w umowie o pracę, to pracodawca nie musi ponosić żadnych dodatkowych kosztów związanych z korzystaniem z utworów. Skoro bowiem pracownik tworzy utwory w ramach swoich obowiązków pracowniczych, to wynagrodzenie z tytułu wykonywanej pracy pokrywa również wynagrodzenie z tytułu nabycia przez pracodawcę majątkowych praw autorskich. Oczywiście strony mogą tę kwestię również uregulować inaczej.

O czym trzeba pamiętać

Tworzenie utworów i przenoszenie autorskich praw majątkowych ma również przełożenie na sytuację podatkową pracownika twórcy. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1265) koszty uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i praw pokrewnych lub rozporządzania przez nich tymi prawami wynoszą 50 proc. uzyskanego przychodu. W wyniku stosowania tych kosztów zmniejsza się zaliczka na podatek dochodowy pracownika, a wysokość wynagrodzenia netto wzrasta. Kluczowa jest jednak kwestia należytego uregulowania procesu tworzenia utworów i ich przejmowania przez pracodawcę.
Należy pamiętać, że pracownik twórca mimo przeniesienia majątkowych praw autorskich na pracodawcę na podstawie art. 12 ww. ustawy zachowuje prawa zależne do utworu, tj. prawa do rozporządzania i korzystania z opracowania utworu (art. 2 ust. 2 ustawy). W konsekwencji w przypadku braku stosownych regulacji w tym zakresie w umowie z pracownikiem prawa te nadal będą przysługiwały pracownikowi. Taka sytuacja może być niekorzystna dla pracodawcy.
Uregulowanie kwestii majątkowych praw autorskich między pracodawcą a pracownikiem zabezpiecza interesy pracodawcy, a także ogranicza dodatkowe obciążenia finansowe po jego stronie. Jest to szczególnie istotne w przypadku tych stanowisk pracy, na których powstają istotne z punktu widzenia pracodawcy i jego działalności utwory. ©℗
poleca