W wyniku zmiany obowiązującego u nas regulaminu wynagradzania w bieżącym roku zmienił się termin wypłaty premii rocznej, przysługującej pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowniczych, podlegającej uwzględnieniu przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku. Dotychczas premia roczna była wypłacana niezwłocznie po zakończeniu roku, w styczniu następnego roku, natomiast od bieżącego roku jest wypłacana w marcu. W jaki sposób powinniśmy ustalić podstawę wymiaru zasiłku pracownikowi objętemu wskazaną zmianą, który zachorował w styczniu br. i tym samym nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego w sytuacji, gdy premia roczna nie została jeszcze wypłacona i będzie to miało miejsce dopiero w marcu?
Aldona Salamon, specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych / Dziennik Gazeta Prawna
ODPOWIEDŹ
Premie za okresy roczne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłków, czyli takie, które są pomniejszane za okres ich pobierania, dolicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 42 ust. 3 w związku z art. 41 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; dalej: ustawa zasiłkowa).
Termin wypłaty
W praktyce często zdarza się, że ze względu na przyjęty termin wypłaty składnika rocznego nie jest możliwe jego uwzględnienie w kwocie wypłaconej za miniony rok, ponieważ składnik ten nie został jeszcze wypłacony. Sposób postępowania w opisanej sytuacji ustawodawca uregulował w art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej. Z przepisu tego wynika, że jeżeli premia roczna uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku nie została wypłacona do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się premię roczną w wysokości wypłaconej za okres poprzedni, czyli za rok wcześniejszy.
Przy czym wypłata premii rocznej, po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku w takim przypadku, nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy. Dodać należy, że zgodnie z wykładnią wskazanej regulacji prezentowaną przez ZUS za okres poprzedni przyjąć należy premię roczną wówczas, gdy za miniony rok premia ta przysługuje, lecz nie została wypłacona do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków. Gdyby premia za miniony rok nie przysługiwała, to wówczas podstawę wymiaru zasiłku należałoby ustalić bez tego składnika wynagrodzenia.
Kryteria przyznania
Ponieważ wypłata składnika wynagrodzenia, jakim jest premia, obwarowana jest z reguły spełnieniem kryteriów jej przyznania, pojawia się wątpliwość, jak postąpić w sytuacji, kiedy po zakończeniu roku, na początku kolejnego, np. w styczniu, pracownik choruje, a nie jest jeszcze możliwe ustalenie, czy premia roczna za miniony rok przysługuje. Ponieważ w takiej sytuacji nie mamy pewności czy premia za miniony rok pracownikowi, przysługuje (czy spełnił kryteria jej przyznania), to nie możemy zastosować regulacji z art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej, a tym samym nie możemy przyjąć premii rocznej za rok poprzedni. Jeżeli bowiem okaże się, że premia za miniony rok nie przysługuje, to podstawa wymiaru zasiłku powinna być ustalona bez tego składnika wynagrodzenia. Aby nie doszło do zawyżenia podstawy wymiaru zasiłku, rekomendowanym rozwiązaniem w takich okolicznościach jest ustalenie podstawy wymiaru zasiłku bez premii rocznej, a po jej wypłaceniu – przeliczenie podstawy wymiaru i wypłacenie wyrównania.
PRZYKŁAD
Sposób wyliczenia świadczenia
Odnosząc się do sytuacji opisanej w problemie, przyjmijmy założenie, że pracownik, który zachorował w styczniu br., jest zatrudniony w spółce od 1 marca 2013 r. Oprócz płacy zasadniczej, określonej w stałej miesięcznej wysokości i wspomnianej premii rocznej, pracownik otrzymuje dodatek stażowy wypłacany w pełnej wysokości za okresy absencji chorobowych. Ponadto w jednym z miesięcy uwzględnianego okresu otrzymał jednorazową nagrodę, przyznaną mu przez pracodawcę na podstawie indywidualnej oceny jego pracy. Z analizy poziomu realizacji celów określonych dla pracownika za miniony 2014 r. wynika, że premia roczna za ten rok pracownikowi przysługuje i zgodnie z regulaminem wynagradzania zostanie wypłacona w marcu. Za 12 miesięcy poprzedzających styczeń br. pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z załączoną kartoteką.

Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi w styczniu wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres od stycznia do grudnia 2014 r. Ustalając to wynagrodzenie, pracodawca powinien uwzględnić wynagrodzenie zasadnicze, po uzupełnieniu wynagrodzenia za maj 2014 r., ponieważ w maju pracownik nie przepracował pełnego miesiąca z powodu choroby, a jednocześnie, co wynika z załączonej kartoteki, przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Ponadto pracodawca powinien uwzględnić nagrodę wypłaconą w lipcu 2014 r., doliczając ją do wynagrodzenia za lipiec.
Zgodnie bowiem z wykładnią ZUS, prezentowaną w poradniku dotyczącym świadczeń z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby i macierzyństwa, dostępnym na stronie www.zus.pl, „nie można uznać, że pracownik zachowuje prawo do składnika wynagrodzenia (za okres absencji chorobowej), jeżeli wypłacanym składnikiem jest nagroda/premia uznaniowa, przyznawana na podstawie oceny pracy pracownika, niezwiązana z żadnym okresem świadczenia pracy”.
Skoro nie można uznać, że pracownik zachowuje prawo do omawianej nagrody za okresy niezdolności do pracy, to tym samym nie można jej pominąć przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku. Tego typu składnik uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym został on wypłacony w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Pracodawca nie powinien natomiast uwzględniać dodatku stażowego. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie są bowiem uwzględniane składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku, zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku (art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Takim właśnie składnikiem w omawianej sytuacji jest dodatek stażowy. Ustalone według powyższych zasad przeciętne miesięczne wynagrodzenie wynosi 3631,37 zł.
● [(4200 zł – 13,71 proc.) + (4200 zł – 13,71 proc.) + (4200 zł – 13,71 proc.) + (4200 zł – 13,71 proc.) + (4200 zł – 13,71 proc.) + (5200 zł – 13,71 proc.) + (4200 zł – 13,71 proc.) + (4200 zł – 13,71 proc.) + (4200 zł – 13,71 proc.) + (3900 zł – 13,71 proc.) + (3900 zł – 13,71 proc.) + (3900 zł – 13,71 proc.)] : 12 = 3631,37 zł

Do tak ustalonego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracodawca powinien doliczyć odpowiednią kwotę premii rocznej, wypłaconej pracownikowi za 2013 r. Ponieważ premia roczna za 2014 r. pracownikowi przysługuje, lecz nie została wypłacona do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków, przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należnego w styczniu, pracodawca powinien uwzględnić premię za okres poprzedni, czyli za 2013 r. Nie może jej jednak doliczyć w wysokości 1/12 wypłaconej za 2013 r. kwoty, ponieważ nie pracował 12 miesięcy w 2013 r. (został zatrudniony od 1 marca 2013 r.). W takiej sytuacji, jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, premia za okres roczny powinna być uwzględniona proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w roku, z którego podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku. Jako że pracownik został zatrudniony od 1 marca 2013 r., do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy doliczyć 1/10 premii wypłaconej za 2013 r., a więc kwotę 845,64 zł.
● [(9800 zł – 13,71 proc.) = 8456,42 zł] : 10 = 845,64 zł
Podstawa wymiaru świadczenia chorobowego wyniesie zatem 4477,01 zł, a kwota wynagrodzenia chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy (80 proc.) 119,39 zł;
● 3631,37 zł + 845,64 zł = 4477,01 zł
● 4477,01 zł x 80 proc. = 3581,61 zł
● 3581,61 zł : 30 = 119,39 zł
Podstawa prawna
Art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 3 i 5, art. 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).