Ze świątecznych kart upominkowych dostają one opłaty manipulacyjne. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby nie to, że finansuje je ZFŚS
Jeden z czytelników dostał na święta od pracodawcy kartę upominkową. Miał na niej do dyspozycji ponad 2 tys. zł. Środki te były w całości sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Z karty można było skorzystać w dwojaki sposób – płacąc nią w oznaczonych sklepach lub wypłacając gotówkę z bankomatu. Pracownik skorzystał z drugiej możliwości. Jednak najpierw okazało się, że nie może wypłacić z bankomatu jednorazowo całej kwoty, a następnie – że przy każdej wypłacie z karty została pobrana opłata w wysokości ok. 30 zł. Były to koszty manipulacyjne przekazywane na rzecz wystawcy kart, z którym pracodawca podpisał umowę. – Zatem koszty używania karty (przy wypłatach w bankomacie) pokrywa fundusz socjalny. Przecież to pieniądze pracownicze i jak sama nazwa wskazuje – przeznaczone na działalność socjalną, a nie opłaty między firmami – tłumaczy czytelnik. Jego zdaniem te ostatnie pracodawca powinien pokryć ze środków obrotowych.
Co na to kadrowe...
Tak jednak nie jest (przynajmniej w części przypadków), co potwierdzili zapytani przez nas pracownicy działów kadr. W uszczuplaniu środków z ZFŚS nie widzą nic złego i powołują się na regulamin korzystania z karty przedpłaconej, w którym są zapisy o opłacie pobieranej przy wypłacie z bankomatu. Przykładowo firma zewnętrzna zastrzega w regulaminie, że wypłata gotówki z bankomatu konkretnego banku skutkuje pobraniem opłaty w wysokości 3 proc. wartości środków wypłacanych z bankomatów, ale nie mniej niż 6 zł. Ponadto kadrowe zwracają uwagę, że pracodawca przekazuje określoną (po uwzględnieniu kryteriów socjalnych) pulę z ZFŚS pracownikowi i to już od niego zależy, w jaki sposób wykorzysta środki zgromadzone na karcie. Pracodawca nie jest przecież w stanie ustalić ani zweryfikować, jak dana osoba będzie wydatkowała przekazaną kwotę.
...wystawcy kart...
Skontaktowaliśmy się także z jedną z firm, która na podstawie umowy z pracodawcą wystawia tego typu karty dla pracowników. Uzyskaliśmy informację, że sposób rozliczeń wszelkich prowizji oraz opłat manipulacyjnych leży po stronie pracodawcy. W przypadku naszego czytelnika oznacza to, że jego pracodawca postanowił pokryć koszty ze środków ZFŚS.
...i prawnicy
A co na to prawnicy? Jak się okazało, eksperci mają rozbieżne stanowiska. Zdaniem Sławomira Parucha, radcy prawnego z kancelarii Raczkowski Paruch, taka praktyka jest niezgodna z prawem. – Środki z ZFŚS nie mogą być przeznaczane na opłaty manipulacyjne, gdyż zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.; dalej: ustawa o ZFŚS) można je przeznaczać wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej zdefiniowanej w art. 2 ustawy. Ponadto ich wypłatę oraz wysokość uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, w konsekwencji czego mają one ściśle zindywidualizowany (uzależniony od sytuacji socjalnej konkretnej osoby) charakter i nie jest dopuszczalne, aby pracownicy musieli się dzielić wysokością przyznanego świadczenia – wyjaśnia mec. Paruch. Dodaje także, że art. 10 ustawy zobowiązuje pracodawcę do administrowania funduszem, co oznacza m.in. zapewnienie obsługi technicznej i finansowej. Zatem wydatki związane z prowadzeniem i obsługą karty upominkowej w żadnym razie nie powinny obciążać pracowników. Należy je zaliczać do kosztów działalności pracodawcy związanych z administrowaniem funduszem świadczeń socjalnych.
Jego zdaniem problem ten można łatwo rozwiązać. Wystarczy w umowie zawieranej z firmą zewnętrzną, wystawiającą tego typu karty, rozdzielić kwotę netto, jaką pracownik wypłaca z bankomatu (X), od kwoty przeznaczonej na opłaty manipulacyjne (Y). Kwota X powinna być finansowana z ZFŚS, natomiast kwota Y ze środków własnych pracodawcy, bo nie jest to wartość świadczenia socjalnego przekazywanego pracownikowi.
Zdaniem Patrycji Zawirskiej, radcy prawnego kierującego departamentem prawa pracy w Kancelarii K&L Gates, praktyka pobierania opłat manipulacyjnych ze środków ZFŚS jest niejasna i może budzić wątpliwości. Pracodawca faktycznie musi zapewnić obsługę techniczno-organizacyjną funduszu, czyli nim administrować. Wymóg ten należy jednak interpretować zgodnie z obowiązkami nałożonymi przez samego ustawodawcę. Administrowanie oznacza konieczność utworzenia funduszu, stworzenie ram jego funkcjonowania i zapewnienie jego bieżącej obsługi technicznej, kadrowej i finansowej. W chwili wydania karty przedpłaconej jest to już jednak indywidualne świadczenie przyznane pracownikowi, a nie ogólnie pojmowane środki funduszu. Jeżeli warunki, na których zapewniono korzystanie z kart przedpłaconych, nie odbiegają od rynkowych, a pracownik ma przy tym m.in. możliwość skorzystania z karty z uniknięciem opłat manipulacyjnych, to o żadnym wykroczeniu przeciwko ustawie mowy być nie może. Zwraca także uwagę na to, że problem jest bardziej teoretyczny niż praktyczny, ponieważ świadczenia z ZFŚS mają charakter bezroszczeniowy. A to oznacza, że nawet gdyby uznać, iż pracownikowi w sposób niezgodny z ustawą zostaje pomniejszona pula środków przy wypłacie z bankomatu, to jednak nie ma on możliwości domagania się od pracodawcy ich zwrotu. Mogłyby to ewentualnie zrobić związki zawodowe.
Niektórzy eksperci mają jeszcze odmienne stanowisko. W ocenie Katarzyny Dulewicz, radcy prawnego i partnera w kancelarii CMS Cameron McKenna, środki z ZFŚS powinny być w całości wykorzystane na działalność socjalną w zakładzie pracy. Nie oznacza to jednak, że w całości powinny trafić do kieszeni pracowników. – Koszty związane z obsługą programów socjalnych mogą być finansowane ze środków funduszu. Taka sytuacja ma miejsce np. w przypadku organizowania pikników firmowych czy imprez integracyjnych, gdy środki funduszu są często przelewane na konto organizatora imprezy – uzasadnia mec. Dulewicz.
Dodaje także, że takie działanie trudno uznać za dyskryminację pracowników wypłacających gotówkę z bankomatu. Każdy z zatrudnionych może samodzielnie wybrać formę wykorzystania środków z karty przedpłaconej. Co więcej, wypłata środków powiązana z pobraniem opłaty manipulacyjnej nie jest formą odgórnie narzuconą przez pracodawcę. Dlatego jeżeli pracownik, mając możliwość zapłaty kartą bezpośrednio w kasie, decyduje się na wypłatę środków, powinien liczyć się z konsekwencjami w postaci pobrania przez wystawcę karty opłaty manipulacyjnej. Pracodawca zobowiązany jest jednak udostępnić pracownikom regulamin korzystania z karty, aby wszyscy zatrudnieni wiedzieli, jakie operacje wiążą się z dodatkowymi opłatami.
Z kolei zdaniem Izabeli Zawackiej, radcy prawnego w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy, wszystko zależy od treści regulaminu wydatkowania środków z ZFŚS i tego, jaki jest przewidziany sposób wypłaty świadczeń. – Jeżeli regulamin dopuszcza możliwość przekazywania świadczeń na karty płatnicze, które przewidują określone opłaty manipulacyjne, to takie wydatkowanie środków jest zgodne z przepisami – wyjaśnia mec. Zawacka.
Poglądu tego nie podziela resort pracy (patrz stanowisko w ramce).
Ważne kryteria
● Przyznanie pracownikom kart przedpłaconych powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników (art. 8 ustawy o ZFŚS).
● W wypadku gdy pracodawca przekaże wszystkim pracownikom karty o jednakowej wartości, naraża się na zarzut nieprawidłowego gospodarowania środkami funduszu socjalnego, a ZUS może kwestionować takie świadczenie i zakwalifikować je jako premię podlegającą opodatkowaniu i ozusowaniu na zasadach ogólnych.
● W każdym przypadku należy rzetelnie badać sytuację socjalną pracowników, domagając się przedstawienia stosownych informacji i dokumentów, bo te mogą posłużyć jako dowód na wypadek sporu sądowego.
Stanowisko Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej
Przeznaczenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa art. 1 ust. 1 ustawy z 4 maca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.). Fundusz jest przeznaczony m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, której zakres obejmuje m.in. udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS). Szczegółowe zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, w tym zasady finansowania i udzielania różnych form pomocy materialnej (w tym także np. w formie środków zdeponowanych na karcie płatniczej), określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Mając na względzie powyższe, środki funduszu przeznacza się na konkretne regulaminowe świadczenia przyznawane osobom uprawnionym. Natomiast przepisy ustawy o funduszu nie zawierają regulacji o pokrywaniu z funduszu także opłat związanych z administrowaniem funduszem, w tym finansowaniem kosztów związanych z udostępnianiem świadczeń. Na podstawie art. 10 omawianej ustawy środkami funduszu administruje pracodawca.
