Pracownik zatrudniony w dziale zaopatrzenia korzysta ze służbowego auta, przede wszystkim realizując potrzeby zakładu. Niekiedy jednak, za zgodą pracodawcy, bierze auto na weekend lub urlop albo jedzie nim do domu.
Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń / Dziennik Gazeta Prawna
Pracodawca nie sprawdza dokładnie, czy to jest tylko dojazd na parking przy miejscu zamieszkania, czy po drodze załatwia on także inne sprawy. Dotychczas przychód z tytułu użytku do celów prywatnych był wyceniany w wysokości 100–150 zł miesięcznie, w zależności od tego, jak często pracownik zgłaszał potrzebę w tym zakresie i odhaczał w specjalnym raporcie „pożyczenie” auta. Jak po zmianie przepisów stosować wycenę, czy ustanowiony ryczałt oznacza również wliczenie paliwa? Zazwyczaj pracownik tankuje pojazd np. w weekendy, gdy nim dysponuje
ODPOWIEDŹ
Od 1 stycznia 2015 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące sposobu wyceny świadczenia dla pracownika polegającego na udostępnieniu mu przez pracodawcę samochodu firmowego do celów prywatnych. Rzeczywiście nowe rozwiązanie w tym zakresie wydaje się prostsze niż dotychczasowa wycena według cen rynkowych. Jednak gdy wnikliwiej przyjrzeć się problemowi, nasuwają się pytania, na które ustawodawca nie dał jasnej odpowiedzi.
Chodzi np. o to, co zawierają stawki kwotowe przychodu, a przede wszystkim czy obejmują także paliwo oraz inne bieżące koszty eksploatacyjne. Wydaje się, że ryczałt przychodowy nie obejmuje kosztów paliwa, a jedynie odzwierciedla pieniężną wartość samej usługi udostępnienia pojazdu. Jeśli tak jest, to bieżące koszty, które ewentualnie ponosiłby pracodawca, należy potraktować odrębnie jako dodatkowy przychód, co znowu rodzi kolejny problem z formalnym rozliczeniem takiego świadczenia.
Uproszczona metoda
Od nowego roku pracodawcy, którzy udostępniają podwładnym samochody służbowe nie tylko na użytek firmy, lecz także po godzinach pracy czy w dni wolne, będą wyliczać im przychód z tego tytułu metodą uproszczoną.
Na wstępie należy wyjaśnić, że również do końca 2014 roku korzystanie ze służbowego pojazdu w celach osobistych stanowiło przychód ze stosunku pracy, z nieodpłatnych świadczeń (częściowo odpłatnych), który podlega wycenie. Jednak ze względu na to, że w praktyce ta wycena – według cen rynkowych – była trudna do oszacowania i czasochłonna, ustawodawca zdecydował się na wydzielenie tego rodzaju przychodu z pozostałych i określenie dla niego specjalnej taksacji. Różnica jest taka, że wartość świadczenia nie jest zróżnicowana w zależności od rodzaju auta i jego parametrów ani od cenników wypożyczalni tego typu aut znajdujących się na obszarze działalności pracodawcy, lecz określono ją z góry, w formie ryczałtu. Jedynym wyznacznikiem jest pojemność silnika pojazdu. Zatem wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustalono w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;
2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
Te dwie kwoty przychodu określono w stosunku miesięcznym, czyli w przypadku gdy pracownik przez cały miesiąc, we wszystkie dni jeździ również pozasłużbowo.
O tym, że stawka ryczałtowa przychodu nie obejmuje paliwa, wskazuje ustawowe sformułowanie, że chodzi o świadczenie z tytułu „wykorzystywania samochodu”. Oznacza to, że te 250 lub 400 zł to stawka za samo udostępnienie auta pracownikowi. Zazwyczaj jest tak, że paliwo zużywane na swoje potrzeby kupuje pracownik. Jeśli tak, to przychodem danego miesiąca jest tylko stawka ustawowa.
Jednak zdarza się, że pracodawca nie tylko zezwala na jazdy prywatne, lecz także finansuje choćby częściowo również przeznaczane na to paliwo. Strony uzgadniają np. limit kilometrów na cele osobiste i paliwo w tym limicie płaci pracodawca. Dopiero po jego przekroczeniu koszty obciążają pracownika. Wtedy oprócz kwoty 250/400 zł przychodem pracownika będzie również wartość paliwa zakupionego przez pracodawcę. Jeżeli jednak pracodawca nie wyznacza limitu kilometrów, to problematyczne może być wymierzenie, ile paliwa pracownik wyjeździł, załatwiając sprawy osobiste. Należałoby np. dokładnie zapisywać stan baku w chwili wyjazdu w celu prywatnym, odnotowywać liczbę przejechanych kilometrów. W praktyce oznacza to kolejną biurokrację. Wątpliwe jest precyzyjne ustalenie całej wartości takiego paliwa. Nietrudno ustalić jego cenę, trudniej poziom zużycia. Najprostsze byłoby więc pełne finansowanie paliwa przez pracownika.
Szczegóły w polityce
Zasady korzystania i używania pojazdu do celów prywatnych powinny być więc określone w wewnętrznych aktach, np. oddzielnym regulaminie czy umowie cywilnej między użyczającym a korzystającym. Tam jest miejsce na ukształtowanie polityki samochodowej w firmie, w tym czy w ogóle możliwe jest przeznaczanie pojazdu do celów prywatnych (pracodawca może przecież tego zabronić), a jeżeli tak, to kiedy i w jakim zakresie, kto płaci za benzynę czy gaz, gdzie jest miejsce garażowania samochodu, a także jaką pracownik powinien dodatkowo prowadzić dokumentację do bieżących rozliczeń, np. ewidencje przebiegu, oświadczenia. Takie dane pozwolą np. ustalić wysokość przychodu, gdy pracownik korzystał z auta prywatnie tylko przez część miesiąca.
W przeliczeniu na jeden dzień
Nowa regulacja pozwala bowiem wyznaczyć kwotę przychodu przypadającą na każdy dzień korzystania z firmowego auta. W przeliczeniu na jeden dzień wartość przychodu wynosi więc odpowiednio 8,33 zł i 13,33 zł (250 : 30 i 400 : 30). Stawka dzienna jest niezależna od tego, przez jaki czas w danym dniu pracownik załatwiał sprawy pozasłużbowe – czy np. tylko pojechał na siłownię czy jeździł w wiele miejsc aż do wieczora. Taka stawka obowiązuje oczywiście nie tylko w dniach roboczych, lecz także jest naliczana, gdy pracownik korzystał z auta w dni wolne od pracy czy w czasie urlopu.
Zdarza się, że pracodawca – w trosce o przekazane mienie w postaci samochodu – w ramach zobligowania pracownika do dbania o jego bezpieczeństwo wskazuje miejsce zamieszkania pracownika jako adres postoju auta po godzinach pracy. W ramach odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone pracownik musi je chronić i o nie dbać. Wynika to z art. 124 par. 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.). Jeżeli więc w świetle wewnętrznych regulacji obowiązujących u pracodawcy pracownik zobowiązany jest w szczególności do właściwego zabezpieczenia samochodu służbowego oraz jego parkowania w miejscu utrudniającym lub uniemożliwiającym jego uszkodzenie albo kradzież, to nie uzyskuje przychodu z nieodpłatnego świadczenia. Przejazdy na trasie dom–praca stanowią bowiem realizację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 31 stycznia 2014 r., nr ILPB2/415-1072/13-2/WM).
Świadczenie częściowo odpłatne
Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością ustaloną w wysokości 250 i 400 zł (albo 1/30 z tych kwot za każdy dzień korzystania) a odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Oznacza to, że jeżeli pracownik umówił się z pracodawcą na częściową odpłatność za użyczenie samochodu, np. 120 zł, to tylko reszta z kwoty zryczałtowanej wartości świadczenia jest jego przychodem (odpowiednio 130 lub 280 zł).
Co z ZUS i PIT
Wartość samochodowego świadczenia jest opodatkowanym przychodem u pracownika i podlega rozliczeniu z podatku w formie zaliczki na zasadach ogólnych, czyli tak jak inne przychody z etatu.
Stanowi również podstawę wymiaru składek na ZUS, choć można spotkać się z poglądem, według którego omawiane nieodpłatne świadczenie może pozostać zwolnione, o ile samochód został przekazany do prywatnego użytku na podstawie układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub innych przepisów o wynagradzaniu. Za podstawę zwolnienia przyjmuje się par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zgodnie z którym podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Faktem jest, że samochód jest środkiem lokomocji, a w przepisach nie uściślono, o jakie środki chodzi. Jednak ZUS, wydając indywidualne interpretacje, nie uznaje tej argumentacji i uważa, że bezpłatne używanie samochodów służbowych do celów prywatnych przez pracowników nie jest nabyciem artykułu, przedmiotu ani usługi, a jedynie polega na bezpłatnym korzystaniu z rzeczy będącej własnością pracodawcy (interpretacje indywidualne oddziału ZUS w Gdańsku: z 29 maja 2013 r., znak: DI/100000/451/659/2013, z 30 lipca 2014 r., znak: DI/100000/43/812/2014). Ponadto przez przejazdy środkami lokomocji ZUS rozumie korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z transportu organizowanego przez pracodawcę (np. zakładowy bus).
PRZYKŁAD
Na podstawie oświadczenia
Załóżmy, że pracownik zatrudniony w dziale marketingu na podstawie umowy cywilnej zawartej z pracodawcą wykorzystuje firmowy samochód o pojemności 1,8 l zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Pracodawca finansuje tylko przejazdy służbowe, koszty paliwa na prywatny użytek ponosi pracownik. Oprócz tego płaci pracodawcy comiesięczną stałą kwotę w wysokości 120 zł z tytułu użytkowania pojazdu pozasłużbowo. Samochód pozostaje w dyspozycji pracownika również w czasie urlopu wypoczynkowego. Co miesiąc pracownik jest obowiązany wypisać oświadczenie, przez ile dni w miesiącu korzystał z auta prywatnie. Z oświadczenia wynika, że w styczniu z auta w celach osobistych korzystał przez 15 dni, w tym przez 5 dni w czasie urlopu na ferie zimowe. Świadczenie za styczeń należy wyliczyć w następujący sposób:
1/30 z 400 zł = 13,33 zł x 15 dni = 199,95 zł – wysokość świadczenia za 20 dni korzystania z auta
199,95 zł – 120 zł = 79,95 zł – wysokość świadczenia będącego przychodem pracownika w styczniu
Wynagrodzenie pracownika wynosi 4800 zł (podstawowe koszty uzysku, złożony PIT-2).
Lista płac na styczeń 2015 roku

Podsumowanie
● Stawka ryczałtu jest uzależniona tylko od mocy silnika pojazdu, a nie od innych parametrów i nie obejmuje kosztów paliwa, a jedynie stanowi „cenę” udostępnienia pojazdu do celów prywatnych.
● Koszt paliwa finansowanego przez pracodawcę jest odrębnym przychodem, wycenianym według ceny zakupu.
● Przychód pracownika wynosi 1/30 danej stawki za każdy dzień korzystania z firmowego auta w miesiącu.
Podstawa prawna
Art. 3 pkt 2 ustawy z 7 listopada 2014 r. o ułatwianiu wykonywania działalności gospodarczej (Dz.U. poz. 1662).
Art. 11 ust. 2a i 3, art. 12 i 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).