Wydłużony do 10 lat okres jej przechowywania będzie liczony inaczej niż niż dla innych pracowników, a ze względu na to, że przepisy wejdą w życie w trakcie miesiąca, stanie się to utrudnione. Kłopoty mogą być też z zakresem zastosowania uproszczonej ewidencji. A to wszystko już od najbliższej niedzieli

Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN
Nowe rozwiązania wynikające z unijnego pakietu mobilności wymusiły także zmiany w przepisach krajowych. W ustawie z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412; ost.zm Dz.U. z 2022 r. poz. 209; dalej: ustawa) są one wprowadzane etapami, począwszy od lutego 2022 r. Ostatnia ich część wejdzie w życie 29 maja i dotyczy zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców.
Jeden wygląd
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 25 ust. 1 ustawy pracodawca będzie prowadził ewidencję dla każdego kierowcy do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Przepis ten jest wiernym odwzorowaniem art. 149 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655; dalej: k.p.) i nie budzi większych wątpliwości, wskazując jednocześnie, że ewidencja ma umożliwić naliczenie pensji kierowcy, a więc powinny się w niej znaleźć co do zasady wszystkie dane to umożliwiające. Cel ten nie do końca zostanie jednak zrealizowany przez ustawodawcę, bo w nowym przepisie nie ujęto odpowiednio wszystkich elementów wpływających na wynagrodzenie kierowców, co dotyczy zwłaszcza problematyki dyżurów oraz godzin ponadwymiarowych pracowników niepełnoetatowych. Zgodnie z art. 25 ust. 5 ustawy ewidencja będzie mogła być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej, co także stanowi zbliżenie regulacji szczególnej dotyczącej kierowców do zasad kodeksowych.
Obecnie art. 25 ust. 1 ustawy przewiduje pięć form, w jakich pracodawca zatrudniający kierowcę może prowadzić ewidencję czasu pracy, a więc jest wybór co do jej postaci i można nie przerabiać danych z tachografu, uznając, że np. wykresówki z tachografu analogowego lub dane elektroniczne sczytane z tachografu cyfrowego i karty kierowcy stanowią ewidencję. Od 29 maja zgodnie z art. 25 ust. 2 ustawy ewidencja musi już obligatoryjnie obejmować następujące dane:
  • liczbę przepracowanych godzin i godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach,
  • liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbę godzin nadliczbowych,
  • dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,
  • rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
  • rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Powyższe informacje mają wynikać z analizy materiału źródłowego, czyli danych zarejestrowanych przez tachografy lub przez kierowców, np. w wypełnianych przez nich kartach drogowych. Argument taki wynika z zawartego na końcu tego przepisu sformułowania „z uwzględnieniem” i zawartej pod nim listy źródeł danych, do których zaliczono: zapisy na wykresówkach, wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności (np. karty drogowe) oraz rejestry opracowane na podstawie trzech pierwszych kategorii spośród ww. dokumentów. Czyli dotychczasowe samodzielne formy ewidencji czasu pracy przekształcono w źródła danych, które mają następnie zostać przetworzone w ewidencję zbliżoną bardzo do wynikającej z przepisów rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369).
Powielony błąd
Odnosząc się do nowych obligatoryjnych danych, jakie musi zawierać ewidencja czasu pracy kierowcy, należy stwierdzić, że w odniesieniu do godzin pracy powinno być dokonane ich rozliczenie z podziałem na:
  • godziny pracy wynikające z rozkładu czasu pracy (planowane),
  • godziny pracy w nocy oraz
  • godziny nadliczbowe.
Podział taki ma przełożenie na wynagrodzenie kierowcy, bo za pracę w nocy i nadgodziny przysługują zgodnie z kodeksem pracy dodatkowe składniki wynagrodzenia, w przypadku kierowców wypłacane najczęściej w postaci ryczałtów za nadgodziny i pracę w nocy.
Niestety w tym zakresie powielono błąd, który został popełniony w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej, bo wśród danych obligatoryjnych nie ujęto godzin ponadwymiarowych, które występują w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy i nie są nadgodzinami. W praktyce są to godziny dodatkowej pracy przypadające pomiędzy czasem pracy zaplanowanym na dany dzień, np. 4‒6 godzin, a ośmiogodzinną normą dobową czasu pracy. Powyżej normy dobowej przypadają bowiem nadgodziny dobowe. W przypadku nadgodzin także z przepisu nie wynika obowiązek ich podziału na kategorie.
Tymczasem powinny zostać wyodrębnione ich trzy rodzaje:
  • nadgodziny dobowe z dodatkiem 100 proc.,
  • nadgodziny dobowe z dodatkiem 50 proc.,
  • nadgodziny średniotygodniowe z dodatkiem 100 proc.
Ponadto w przypadku kierowców zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy konieczne jest wyodrębnienie kolejnych dwóch kolumn na:
  • godziny ponadwymiarowe – płatne stawką godzinową bez dodatku,
  • godziny ponadwymiarowe z dodatkiem – płatne na podstawie postanowień umownych ustalonych z takimi kierowcami, które powinny przewidywać limit godzin ponadwymiarowych (art. 151 par. 5 k.p.), którego przekroczenie uprawnia do dodatku w wysokości dodatku za nadgodziny.
Biorąc pod uwagę cel prowadzenia ewidencji czasu pracy – a więc naliczenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą ‒ za niewystarczające należy uznać wykazanie po prostu liczby nadgodzin bez podziału na kategorie. Z innej jednak strony brak takiego szczegółowego rozbicia danych w ewidencji nie może być uznany za wykroczenie z art. 281 pkt 5 k.p., gdyż nie wynikają to z przepisu ustawowego. Wydaje się więc, że powyższa problematyka nie powinna wykraczać poza wnioski w wystąpieniu inspektora pracy, skierowanym po kontroli do pracodawcy.
Kategorie dni wolnych
Nowością jest także konieczność wyodrębnienia w ewidencji czasu pracy dni wolnych od pracy, które powinny zostać podzielone minimalnie na trzy kategorie:
  • niedziele i święta oraz dni wolne udzielone w zamian za pracę w niedziele i święta – co można ująć jako jeden lub więcej punktów w zależności od decyzji pracodawcy, z płacowego punktu widzenia praca w niedzielę i praca w święto wolne od pracy jest bowiem równoważna i w obydwu przypadkach przysługuje dodatek 100 proc. do wynagrodzenia;
  • dni wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy – wynikając z zasady kodeksowej, że praca jest wykonywana przez średnio pięć dni na tydzień, często są to soboty, ale słowo „sobota” nie jest terminem wykorzystanym w kodeksie pracy i ustawie o czasie pracy kierowców, a więc może to być każdy dzień tygodnia od poniedziałku do soboty, który wyznaczy pracodawca jako dzień wolny od pracy z tego tytułu;
  • dni wolne harmonogramowo – rekompensujące dłuższą pracę w innych dniach roboczych w przypadku zatrudnienia w równoważnym systemie czasu pracy, który jest bardzo powszechnie stosowany w przypadku zatrudnienia kierowców.
W tym zakresie przepisy dotyczące czasu pracy kierowców oraz wynikające z kodeksu pracy nie wprowadzają żadnych wymagań co do symboli, które pracodawca może stosować dowolnie. Ważne jest jednak, aby ewidencja zawierała odpowiednią legendę i żeby była ona czytelna dla służb kontrolnych.
Dwa rodzaje dyżurów
W przypadku kierowców należy pamiętać, że istnieją dwa rodzaje dyżurów, które warto odróżnić od siebie w ewidencji czasu pracy. Są one bowiem inaczej wynagradzane, gdyż kierowca otrzymuje za nie albo stawkę godzinową wynikającą z jego kategorii zaszeregowania, albo minimum 50 proc. takiej stawki, co wynika odpowiednio z art. 9 ust. 5 i ust. 6 ustawy. W tym zakresie w nowym art. 25 ust. 2 ustawy przewidziano niestety tylko obowiązek zawarcia w ewidencji czasu pracy informacji o liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu. Pierwsze trzy informacje będą wynikały z analizy danych z tachografu, a pełnienie dyżurów domowych przez kierowców w zasadzie nie ma miejsca, a więc będzie to dodatkowa adnotacja, którą pracodawca musiałby ująć w ewidencji, gdyby taki dyżur wystąpił w praktyce. W powyższym zakresie nie będzie więc problemu z ujęciem nowych danych w ewidencji czasu pracy, bo wynikają one i tak z raportów z programów analizujących dane zarejestrowane przez tachograf i były już wcześniej ujmowane na kartach ewidencji czasu pracy tworzonych w takich systemach informatycznych. Niestety nowy przepis nie przewiduje podziału dyżuru na dwie kategorie, a więc jego treść jest nieprawidłowa, gdyż proste przeniesienie rozwiązania dotyczącego ogółu pracowników tym razem nie jest wystarczające. W przypadku kodeksu pracy różnice płacowe wynikają z miejsca pełnienia dyżuru, które dzieli się na zakładowe i domowe, i stąd konieczność wskazania miejsca pracy w ewidencji. U kierowców jest jednak inna zasada podziału na dyżury z dodatkiem 50-proc. i 100-proc., której nie ujęto w nowej wersji przepisu, co należy uznać za błąd. ©℗
Ostatnia nowość dotycząca ewidencji czasu pracy dotyczy rejestrowania nieobecności i w tym przypadku wymagane są dwie informacje: rodzaj oraz wymiar absencji. Nie będzie zatem wystarczające wskazanie symbolu UW – jako urlop wypoczynkowy lub ZLA – w przypadku choroby kierowcy.

Przykład 1

Nieobecności w pracy
Kierowca w ciągu tygodnia pracy skorzystał z urlopu na żądanie (UŻ) i zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14 (OP) w dniach, gdy miał zaplanowaną pracę odpowiednio przez 12 godzin oraz 8 godzin. W takim przypadku w dni, kiedy te absencje miały miejsce, w ewidencji czasu pracy powinny się pojawić informacje takie jak:
• UŻ – 12 godzin,
• OP – 8 godzin.
W przypadku absencji rozliczanych dziennie, jak np. zwolnienia lekarskie, zwolnienia lekarskie na opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny oraz urlopy związane z rodzicielstwem, możliwe jest ujmowanie nieobecności w ujęciu dziennym, a nie godzinowym. Godzinowy wymiar absencji powinien być stosowany w tych przypadkach, gdy dana nieobecność może mieć wymiar godzinowy i gdy wynagrodzenie z tego tytułu liczymy za każdą godzinę absencji, jak w przypadku urlopów wypoczynkowych.
W ewidencji nie może być żadnej wolnej rubryki, a więc gdy miesiąc kalendarzowy ma 31 dni, to w każdym z nich musi znaleźć się stosowana adnotacja albo obejmująca godziny pracy, albo dzień wolny od pracy albo symbol odpowiedniej absencji w pracy. Braki danych w ewidencji mogą zostać uznane przez Państwową Inspekcję Pracy za jej nierzetelne prowadzenie, co grozi pracodawcy mandatem za wykroczenie polegające na niewłaściwym prowadzeniu ewidencji czasu pracy.
Przed zmianami w art. 25 ustawy duży wybór co do wyglądu ewidencji czasu pracy kierowców mieli tak naprawdę pracodawcy, którzy posiadają pojazdy wyposażone w tachografy, bo trzy z pięciu form ewidencji odwoływały się do danych zarejestrowanych przez tachograf, a więc były niemożliwe do zastosowania wobec innych kierowców. W przypadku kierowców małych pojazdów pozostawały do wyboru tylko dwie opcje – karty drogowe i ewidencja stanowiąca rejestr danych, czyli tak naprawdę zbliżona do nowego obligatoryjnego wyglądu ewidencji, jaki będzie obowiązywał od 29 maja 2022 r. Większość pracodawców prowadzi już w praktyce ewidencję zbliżoną do nowych wymagań, a więc w takim przypadku nowelizacja nie oznacza konieczności wprowadzenia zmian, o ile w kartach ewidencji są ujęte wszystkie dane wymienione w nowym art. 25 ust. 2 ustawy.
Wyjątki analogiczne
Oceniając zakres zastosowania uproszczonej ewidencji, wynikającej z art. 25 ust. 3 ustawy, należy stwierdzić, że również w tym przypadku zastosowano analogię do kodeksu pracy, w którym takie rozwiązanie wynika z art. 149 par. 2 k.p. Uproszczona ewidencja to ewidencja bez godzin, ale zawierająca inne dane wynikające z art. 25 ust. 2 ustawy. Można ją zastosować do kierowców zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy oraz otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy. W transporcie towarowym mogłaby ona zostać powszechnie zastosowana, gdyż w zasadzie każdy kierowca wykonujący takie przewozy otrzymuje ryczałt za nadgodziny i pracę w nocy. Nie będzie to jednak działaniem opłacalnym, gdyż dla celów płacowych i tak trzeba będzie dokonać analizy danych zarejestrowanych przez tachograf, a ponadto wiąże się z tym dodatkowy obowiązek w postaci prowadzenia ewidencji nieobecności w pracy.
Biorąc pod uwagę nowy zakres danych wymaganych w ewidencji czasu pracy, za dane dotyczące godzin pracy można uznać liczbę przepracowanych godzin, godziny nocne oraz nadgodziny. Pozostałe dane, czyli dotyczące dni wolnych od pracy, absencji oraz dyżurów, nie mają związku z godzinami pracy, a więc powinny zostać ujęte także w uproszczonej karcie ewidencji czasu pracy. Powinna ona zatem zawierać oznaczenie dni roboczych bez godzin pracy oraz dni wolnych i wszystkich nieobecności w pracy oraz dyżurów. Niekonsekwentne jest przy tym niewyłączenie z tej ewidencji dyżurów, które powinny być w niej ujmowane godzinowo, co oznacza w praktyce konieczność dokonania analizy danych z tachografu, jeśli takowy był stosowany w danym przewozie.
Do kierowców, dla których prowadzona jest uproszczona ewidencja czasu pracy, ograniczono także w art. 25 ust. 4 ustawy obowiązek prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności w pracy. Zmiana ta ma dwa skutki, z których jeden z pewnością należy ocenić pozytywnie, bo od 29 maja 2022 r. nie będzie już powszechnego obowiązku prowadzenia odrębnej ewidencji nieobecności, ale jednocześnie ograniczenie zastosowania tego przepisu tylko do kierowców z uproszczoną ewidencją czasu pracy jest niezrozumiałe. Jak już bowiem wykazano powyżej, nieobecności w pracy są jedną z obligatoryjnych danych także w uproszczonej ewidencji czasu pracy, a więc w przypadku takich kierowców będą one dwukrotnie ewidencjonowane w różnych dokumentach.
W odniesieniu do powyższego obowiązku należałoby więc postulować jego usunięcie i całkowitą likwidację odrębnej ewidencji nieobecności, bo od 29 maja 2022 r. nieobecności stały się już koniecznym elementem składowym każdej ewidencji czasu pracy kierowców – zarówno pełnej, jak i uproszczonej. Prowadzenie ewidencji nieobecności nie ma więc sensu i nie daje żadnej nowej wiedzy pracodawcy lub służbom kontrolnym, powielając jedynie dane wynikające z innego dokumentu. Jest to niepotrzebny obowiązek nałożony na pracodawców. Na szczęście już nie na wszystkich, ale tylko na tych, którzy zastosują uproszczoną ewidencję czasu pracy.
Ujednolicenie zasad
Ważną zmianą wprowadzoną od 29 maja 2022 r. jest także wydłużenie okresu przechowywania ewidencji, który do tej pory wynosił trzy lata od końca okresu nią objętego. Teraz będzie to aż 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Zmiana ta jest niezrozumiała, bo nie ma związku ze zmianą terminów na dochodzenie roszczeń pracowniczych, które – zgodnie z art. 291 k.p. ‒ nadal będą się przedawniały po trzech latach. Zatem przechowywanie ewidencji po tej dacie będzie po prostu sztuką dla sztuki. Zmiana prawdopodobnie miała wyrównać okresy przechowywania ewidencji ogółu pracowników oraz kierowców. W 2019 r. wprowadzono bowiem zmiany w kodeksie pracy, które spowodowały zmianę okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w całości i obecnie nie jest to już 50 lat, a 10 lat dla pracowników, których stosunki pracy zostały nawiązane, począwszy od 1 stycznia 2019 r. Jednak rozszerzenie tej zasady na ewidencję czasu pracy kierowców nie wydaje się uzasadnione, zwłaszcza gdy porówna się sposoby liczenia 10-letniego okresu przechowywania wynikającego z kodeksu pracy oraz z ustawy. W pierwszym przypadku okres ten liczy się bowiem od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy pracownika, a w przypadku ustawy 10 lat przechowywania ewidencji liczy się od końca okresu objętego taką ewidencją, czyli w praktyce od końca każdego miesiąca, gdyż w przypadku kierowców nie spotyka się raczej ewidencji obejmujących dłuższe okresy.

Przykład 2

Jak obliczać
Pracodawca zwolnił w drugim półroczu 2022 r. trzech kierowców, a więc ich dokumentację pracowniczą będzie przechowywał przez okres 10 lat liczony od 31 grudnia 2022 r., który upłynie 31 grudnia 2032 r. i będzie liczony identycznie dla wszystkich kierowców bez względu na to, w jakim miesiącu 2022 r. zostali zwolnieni. Następnie styczeń 2033 r. będzie miesiącem, kiedy kierowcy będą mogli odebrać całość dokumentacji pracowniczej, a więc pracodawca będzie mógł ją zniszczyć najwcześniej w lutym 2033 r. i będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji pracowniczej. Z kolei ewidencje czasu pracy powinny być niszczone miesięcznie, począwszy od czerwca 2032 r., kiedy to upłynie okres 10 lat przechowywania liczony od końca okresu objętego pierwszą kartą ewidencji, którą dotknęła zmiana, a więc dotyczącej maja 2022 r., i w kolejnych miesiącach 2032 r. powinny być niszczone ewidencje za następne miesiące 2022 r.
Powyższy przykład pokazuje, jak skomplikowane stanie się przechowywanie dokumentacji kierowców, a niestety nie do końca da się uprościć te zasady, gdyż za zbyt długie przechowywanie dokumentów pracodawca naraża się na kary pieniężne z RODO, wynikające z przetwarzania danych bez podstawy prawnej. Nie można więc przyjąć, że w sytuacji wynikającej z powyższego przykładu ewidencje czasu pracy zostaną zniszczone razem z ogólną dokumentacją czasu pracy, która jest przechowywana dłużej. Działanie takie naraża bowiem pracodawcę na ryzyko kar finansowych w przypadku kontroli z Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Ponadto należy pamiętać, że 10-letni okres przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców liczony jest także w trakcie trwającego stosunku pracy, a nie tylko po jego zakończeniu, co będzie miało znaczenie, gdy kierowca będzie długo pracował w jednej firmie.

Przykład 3

Niszczenie co miesiąc
Kierowca pracował u pracodawcy od czerwca 2022 r. do końca 2030 r., a więc jego akta osobowe i inna dokumentacja pracownicza będą przechowywane 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, czyli od 31 grudnia 2030 r. do 31 grudnia 2040 r. Jednak ewidencje czasu pracy będą musiały być niszczone co miesiąc, począwszy od lipca 2032 r., gdyż wtedy upływa 10-letni okres przechowywania ewidencji czasu pracy dotyczącej czerwca 2022 r.
Kolejny problem w odniesieniu do tej zmiany to brak przepisów przejściowych, co oznacza, że zmiana wchodzi w życie 29 maja 2022 r. i od tej daty ewidencje kierowców mamy przechowywać 10 lat. Jednak trzymając się ogólnej zasady, że prawo nie działa wstecz, ewidencje za wcześniejsze okresy przechowujemy nadal przez okres trzech lat, zgodnie z poprzednim brzmieniem przepisów. Problematyczny jest jednak maj 2022 r., gdyż zmiany weszły w życie w trakcie miesiąca, ale już częściowo go objęły, a zatem należy przyjąć, że ostatnią kartą ewidencji przechowywaną przez okres trzech lat będzie jednak karta ewidencji czasu pracy za kwiecień 2022 r., a ewidencja za maj 2022 r. będzie już przechowywana przez okres 10 lat, zgodnie z nowym brzmieniem przepisu, gdyż ujmuje częściowo dane dotyczące okresu po nowelizacji art. 25 ustawy.

Przykład 4

Kłopotliwy maj 2022 r.
Kierowca pracował w firmie od 1 stycznia 2022 r. do 31 lipca 2022 r., a więc jego ewidencje czasu pracy należy podzielić na dwie części obejmujące następujące okresy:
• styczeń–kwiecień 2022 r. – i te będą przechowywane przez trzy lata po zakończeniu okresu, jaki obejmowały, a więc powinny zostać zniszczone w kolejnych miesiącach 2025 r.;
• maj–lipiec 2022 r. – i te będą przechowywane już przez 10 lat, a więc zostaną zniszczone dopiero w 2032 r.
Zatem w latach 2026‒2031 pracodawca nie będzie miał ewidencji do zniszczenia, gdyż następuje zmiana w sposobie liczenia okresu przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców.
Powyższe stanowisko oznacza w praktyce, że jeszcze przez trzy lata będą niszczone ewidencje za okresy sprzed wejścia w życie zmian w ustawie, a potem będzie długa przerwa w ich niszczeniu do czasu, aż minie 10 lat od pierwszego miesiąca po wejściu w życie zmian w ewidencji, czyli maja 2022 r.

Przykład 5

Na starych zasadach
Kierowca pracował u pracodawcy od stycznia do kwietnia 2022 r., a więc przed wprowadzeniem zmian w okresie przechowywania ewidencji czasu pracy. Jego ewidencje będą przechowywane według starych zasad, czyli przez trzy lata po zakończeniu okresu objętego daną kartą ewidencji czasu pracy. Ewidencja za styczeń 2022 r. powinna zostać zniszczona w lutym 2025 r., ewidencja za luty 2022 r. w marcu 2025 r., ewidencja za marzec 2022 r. w kwietniu 2025 r., a ewidencja za kwiecień 2022 r. w maju 2025 r.
Sytuacja jeszcze bardziej się komplikuje, gdy kierowca odejdzie z pracy w maju 2022 r., ale przed 29 maja, czyli przed wejściem w życie zmian. W takim bowiem przypadku ewidencja za maj będzie nadal przechowywana według starych przepisów, czyli przez trzy lata od końca okresu nią objętego, a nie 10 lat od końca okresu nią objętego.
Ewidencje kierowców zwolnionych z pracy w maju 2022 r. należy podzielić na dwie grupy:
  • kierowców, których stosunek pracy zakończył się w okresie 1–28 maja, dla których ewidencje czasu pracy należy przechowywać według starych zasad, czyli przez trzy lata,
  • kierowców, których stosunek pracy zakończył się w okresie 29–31 maja, dla których okres przechowywania ewidencji wydłużył się do 10 lat w związku z wejściem w życie zmian w okresie przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców.
Problematyczne jest jeszcze to, że ustawa zmienia okres przechowywania tylko jednego dokumentu, a nie całości dokumentacji kierowców czy chociażby całości dokumentacji czasu pracy kierowców. To oznacza, że w pozostałym zakresie przechowywanie dokumentacji będzie odbywało się na ogólnych zasadach wynikających z kodeksu pracy. [ramka] ©℗
Zasady przechowywania innych dokumentów
Słuszne wydaje się przyjęcie ogólnej zasady, że pozostała dokumentacja (poza kartą ewidencji czasu pracy) związana z czasem pracy kierowców będzie przechowywana zgodnie z regułami dotyczącymi ogółu pracowników:
• oświadczenia o dodatkowym zatrudnieniu oraz imienne informacje o obowią- zujących przepisach z zakresu czasu pracy kierowców będą przechowywane w aktach osobowych, a więc zgodnie z okresem ich przechowywania, który wy- nosi 50 lub 10 lat w zależności od daty nawiązania stosunku pracy z kierowcą;
• listy obecności i harmonogramy czasu pracy, gdyby były prowadzone, będą przechowywane przez okres trzech lat, liczonych zgodnie z art. 291 k.p.;
• indywidualne wnioski związane z czasem pracy (np. odbiory nadgodzin) oraz wnioski urlopowe będą przechowywane przez okres trzech lub 10 lat w zależności od tego, czy stosunek pracy został nawiązany przed 2019 r., czy począwszy od 1 stycznia 2019 r. ©℗