Projektowane przepisy sugerują, że koszty wykonywania zadań z domu trzeba uzgadniać odrębnie z każdym zatrudnionym. Zdaniem ekspertów można jednak ustalić średnią kwotę dla ogółu pracujących
Według zapowiedzi przedstawicieli rządu przepisy wprowadzające na stałe możliwość pracy zdalnej mają wejść w życie jesienią tego roku (projekt w najbliższym czasie ma trafić pod obrady Rady Ministrów). Już teraz planowane rozwiązania wywołują jednak wiele wątpliwości, w tym w zakresie zwrotu kosztów, jakie zatrudnieni ponoszą w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych w domu (w tym energii elektrycznej, internetu). Wszystko przez przepis, zgodnie z którym wysokość ryczałtu, jaki wypłacą z tego tytułu pracodawcy, ma odpowiadać „przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną”. Czy to oznacza, że firma powinna prosić każdego pracownika o udokumentowanie kosztów ponoszonych w związku z wykonywaniem obowiązków z domu i oszacować na tej podstawie każdemu indywidualny ryczałt (bo przecież każdy zatrudniony płaci inne rachunki np. za prąd i internet)? Takie pytania zadają pracodawcy.
- Przepisy powinny jednoznacznie wskazywać, że można ustalić jedną, średnią kwotę dla ogółu pracowników lub poszczególnych grup zawodowych, np. w regulaminie pracy zdalnej, bo inne koszty może ponosić np. informatyk, a inne pracownik biurowy. Jeśli wysokość ryczałtu trzeba byłoby ustalać odrębnie dla każdego zatrudnionego, to część firm - w szczególności dużych - może ograniczać pracę zdalną z uwagi na przesadne obciążenia administracyjne. Poprzestaną na okazjonalnej pracy zdalnej, którą będzie można świadczyć przez 24 dni w roku przy zmniejszonych obowiązkach - wskazuje Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy Konfederacji Lewiatan.
Realne zagrożenie
Obawy pracodawców są uzasadnione także ze względu na projektowany art. 6725 k.p. Zgodnie z nim wypłata ryczałtu z tytułu pokrycia kosztów pracy zdalnej nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.). Jakie konsekwencje miałoby to w przypadku, gdy np. pracodawca ustaliłby uogólniony ryczałt na poziomie 70 zł dla wszystkich pracujących zdalnie, a okazałoby się, że np. faktyczne koszty Kowalskiego to tylko 30 zł? Urząd skarbowy lub ZUS mogłyby przecież pytać, na jakiej podstawie firma ustaliła wysokość świadczenia i kwestionować je (np. sugerując, że wyższa kwota ma w praktyce charakter nieobciążonego daninami bonusa). W tym kontekście trudno się dziwić, że pracodawcy zastanawiają się, czy i w jakim zakresie będą mogli zaokrąglać koszty zatrudnionych związane z pracą zdalną.
- Moim zdaniem można ustalać wysokość rekompensaty indywidualnie z każdym pracownikiem, ale dopuszczalne będzie też ustalenie zbiorcze, według zasad obowiązujących w danej firmie. Rozumiem obawy pracodawców, ale trzeba racjonalnie interpretować omawiane przepisy. Pamiętajmy, że chodzi o ryczałt, który - ze swej natury - polega na uśrednieniu kosztów - wskazuje prof. Monika Gładoch, radca prawny z kancelarii M. Gładoch Specjaliści Prawa Pracy.
Obliczanie ekwiwalentu wywoływało problemy także w przypadku telepracy. To właśnie z powodu niejasnych wymogów i obciążeń ta forma wykonywania obowiązków nie cieszy się zainteresowaniem. Zdaniem ekspertów podobnie może się stać z pracą zdalną, jeśli nowe przepisy też będą skomplikowane.
- W tym kontekście warto przypomnieć, że pracownikowi należy się ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Jest on wypłacany zatrudnionym w takiej samej kwocie, choć przecież koszty ponoszone przez poszczególne osoby mogą się różnić, w zależności np. od cen energii. W przypadku ryczałtu przy pracy zdalnej też trzeba będzie przyjąć uśrednioną kwotę, którą należy ustalić na podstawie jak najbardziej obiektywnych kryteriów - wskazuje Alina Giżejowska, radca prawny i partner w kancelarii A. Sobczyk i Współpracownicy.
Wskazuje, że pracodawca powinien sprawdzić np. ceny usług telekomunikacyjnych i energii oraz oszacować koszt tej ostatniej, biorąc pod uwagę narzędzia, jakie będą służyły do wykonywania pracy. Na tej podstawie należy przyjąć przeciętną wysokość świadczenia.
- Moim zdaniem takie rozwiązanie powinno być zaakceptowane w razie kontroli skarbowej, przy czym firmy muszą się pilnować, aby nie zawyżać kwoty - dodaje mec. Giżejowska.
Gdyby pracodawca musiał odrębnie ustalać wysokość ryczałtu z każdym zatrudnionym, to konieczne byłoby zgromadzenie znaczącej liczby dokumentów (potwierdzających każdorazowo ceny energii, podłączenia do sieci itp.). Byłby to biurokratyczny obowiązek.
- Pamiętajmy, że po to się przewiduje formę ryczałtu, aby ułatwić wypłatę danego świadczenia. Nie mam wątpliwości, że można ustalić jedną kwotę dla osób pracujących w podobnych warunkach. W przeciwnym razie trzeba byłoby liczyć się z zarzutami np. dyskryminacji - wskazuje Grzegorz Orłowski, radca prawny z kancelarii Orłowski Patulski Walczak.
Co z internetem?
Omawiane przepisy są szczególnie niejasne w zakresie rekompensaty wydatków na internet. Projekt przewiduje, że pracodawca ma pokryć koszty energii elektrycznej oraz „usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”. Takie wyodrębnienie do celów służbowych nie jest łatwe, skoro z sieci w domu korzysta nie tylko pracownik wykonujący obowiązki na odległość, lecz także jego domownicy, a internet jest dostępny przez cały czas, a nie tylko w godzinach pracy podwładnego. Jak więc pracodawca ma ustalać, jaki udział/koszt dostępu do internetu jest związany z pracą zdalną i będzie rekompensowany (w kontekście ewentualnego wymogu, aby indywidualizować rekompensaty dla pracujących zdalnie, a jednocześnie pamiętać o możliwym zakwestionowaniu wysokości świadczeń w razie kontroli skarbowej)?
- Firma nie będzie płacić całego rachunku za internet w domu pracownika. Powinna rekompensować tylko odpowiednią, proporcjonalną część kosztów dostępu, czyli np. jedną trzecią, skoro dobowa norma pracy wynosi osiem godzin - podsumowuje mec. Orłowski.
