Zgodnie z zasadą wynikającą z art. 29 par. 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.) umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Przy czym ustawodawca nie zdefiniował w k.p. pojęcia „potwierdzenia zawartej umowy”. Potwierdzenie samej umowy o pracę (a nie jej warunków) nie musi obejmować jej warunków. „Potwierdzić” znaczy zaś tyle, co stwierdzić lub poświadczyć prawdziwość, wiarygodność albo istnienie czegoś (Słownik języka polskiego PWN; https://sjp.pwn.pl/sjp).
Niezachowanie formy pisemnej nie czyni umowy o pracę nieważną (wyrok SN z 20 września 1977 r., sygn. akt I PR 67/77). W doktrynie nie budzi także wątpliwości, że zawarcie umowy o pracę w formie elektronicznej jest równoznaczne z dokonaniem tej czynności prawnej w formie pisemnej (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak). Ponadto w judykaturze dominuje pogląd, że do zawarcia umowy o pracę może dojść w sposób dorozumiany i niezachowanie formy pisemnej nie powoduje jej nieważności (np. wyrok SN z 4 listopada 2009 r., sygn. akt I PK 105/09). Natomiast w wyroku z 25 lutego 2009 r., sygn. akt II PK 176/08, SN stwierdził, że z zawartego w art. 29 par. 2 zd. 2 k.p. sformułowania można wywieść wniosek, że w przypadku niepotwierdzenia przez pracodawcę na piśmie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków pracownikowi będzie służyć roszczenie o ustalenie na podstawie art. 189 kodeksu postępowania cywilnego. Potwierdzenie nie jest przy tym oświadczeniem woli i nie tworzy nowego stanu prawnego. Jest to oświadczenie wiedzy pracodawcy twierdzącego, że warunki umowy są takie jak w potwierdzeniu. Niedopełnienie obowiązku niedotrzymania wymagań formy pisemnej przez pracodawcę nie wywiera ujemnych skutków prawnych w sferze stosunku pracy (Kodeks pracy. Komentarz, prof. dr hab. Andrzej Marian Świątkowski).