Firmy mogą przyznawać np. świadczenia finansowe dla zatrudnionych z Ukrainy lub dni wolne na wolontariat w związku z trwającą wojną. Ale powinny uważać na kryteria wypłat i weryfikację aktywności społecznej podwładnych.
Coraz więcej firm decyduje się na wypłatę dodatków dla pracowników z Ukrainy w związku z możliwymi skutkami wojny. Ułatwia to np. sprowadzenie do Polski rodziny lub przekazywanie wsparcia tym bliskim, którzy nie ewakuowali się pomimo działań wojennych. Jednym z pierwszych tego typu przedsiębiorstw była sieć Biedronka, która przyznała wszystkim zatrudnionym na etatach Ukraińcom (ponad 1,8 tys. osób) bezzwrotne wsparcie finansowe w wysokości 1 tys. zł. Część pracodawców umożliwia też podwładnym (bez względu na narodowość) korzystanie z dnia wolnego na wolontariat, traktując ten czas jako płatną, usprawiedliwioną nieobecność w pracy.
Takie działania są jak najbardziej dozwolone, ale pracodawcy wypłacający wsparcie finansowe muszą prawidłowo określać kryteria jego udzielenia, aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji. Z kolei ci udzielający dnia wolnego nie powinni nadmiernie weryfikować tego, czy zatrudniony rzeczywiście spędził ten czas np. na pomaganiu uchodźcom (z uwagi na ograniczenia wynikające z RODO).
Uwaga na obywatelstwo
W przypadku świadczeń finansowych teoretycznie najprostszym kryterium wypłat wydaje się posiadanie ukraińskiego obywatelstwa. W praktyce zastosowanie tylko takiego wyznacznika może być ryzykowne dla firm.
- Pracodawca musi być w stanie wykazać, że kierował się obiektywnymi powodami uzasadniającymi przyznanie świadczenia. Oczywiście powinien określić kryterium pobierania wsparcia. Mam wątpliwości, czy może być nim jedynie obywatelstwo ukraińskie. Niektóre osoby go nie posiadają, a mają rodzinę w Ukrainie. Chodzi np. o sytuację, gdy małżonek pracownika pochodzi z tego kraju i ma tam bliskich. W takiej sytuacji zatrudniony nie otrzymałby wsparcia, nawet jeśli np. jego teściowie przybyli już do Polski i wzrosły koszty utrzymania rodziny - wskazuje dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski.
Podkreśla, że brak świadczeń dla osób, które sprowadziły bliskich, a nie mają obywatelstwa ukraińskiego, będzie dla nich dyskryminujący, bo znajdują się w takiej samej sytuacji faktycznej jak sprowadzający rodzinę obywatele Ukrainy.
- Trzeba uzasadnić, z jakiego tytułu przyznawane jest świadczenie. Moim zdaniem nie powinno być ono udzielane jedynie z powodu obywatelstwa i trwającej wojny, ale też ze względów społecznych, czyli np. konieczności sprowadzenia członków rodziny do Polski lub kierowania wsparcia dla bliskich pozostających w Ukrainie - dodaje mec. Dörre-Kolasa.
Lepszym rozwiązaniem jest więc zastosowanie szerszego kryterium. - Czyli wskazanie, że pomoc przysługuje np. pracownikom, których dotyczą skutki działań wojennych trwających w innych państwach. Unikałabym wprost wskazywania jedynie konkretnego obywatelstwa - wskazuje dr Magdalena Zwolińska, adwokat i partner w kancelarii NGL Legal.
Problematyczne w tym względzie może być też posiłkowanie się rozwiązaniami przyjętymi początkowo w przypadku pomocy publicznej dla uchodźców (na podstawie specustawy). Jeśli pracodawca przewidziałby, że świadczenie przysługuje jedynie dla zatrudnionych, których bliscy przybyli do Polski, począwszy od 24 lutego 2022 r. (początek szerokiej inwazji Rosji na Ukrainę), to ze wsparcia nie mógłby skorzystać zatrudniony, który ściągnął rodzinę nieco wcześniej, gdy groźba ogólnokrajowej wojny była już realna.
Społeczna aktywność
W związku z wojną w Ukrainie i napływem uchodźców wielu pracodawców oferuje też zatrudnionym możliwość skorzystania z dnia wolnego na wolontariat. W tej kwestii istotne jest to, czy i w jakim zakresie firma może weryfikować aktywność społeczną podwładnego.
- Pracodawca może np. przygotować pakiet działań na rzecz pomocy Ukrainie, a zatrudnieni decydują, w których z tych aktywności biorą udział. Wówczas muszą liczyć się z tym, że jeśli np. chcą skorzystać z dnia wolnego na wolontariat, powinni przekazać pewien zakres danych potwierdzających ich aktywność społeczną. Nie chodzi o wysyłanie zdjęć z miejsc świadczenia pomocy, ale np. pozyskiwanie oświadczeń od zatrudnionego o rodzaju aktywności i jej formie, ewentualnie potwierdzenie np. przez koordynatora wolontariatu, jeśli jest on świadczony w ramach organizacji pozarządowej - wskazuje mec. Dörre-Kolasa.
Wiele zależy w tej kwestii od samej firmy.
- Jeśli pracownik miałby skorzystać z dnia na wolontariat jednorazowo, to w praktyce najmniej problematycznym rozwiązaniem jest po prostu udzielenie wolnego bez weryfikowania aktywności zatrudnionego, tzn. czy rzeczywiście uczestniczył on w działaniach pomocowych. Pamiętajmy, że formy wsparcia są różne, nie wszyscy realizują je w sposób ułatwiający udokumentowanie, robią to np. w formie samodzielnego zakupu i dowozu artykułów medycznych, spożywczych, ubrań itp. - wskazuje mec. Zwolińska.
Początkowo pomoc ze strony pracodawcy miała charakter spontaniczny, niesformalizowany.
- Jeśli była potrzebna zgoda np. na dzień wolny, to po prostu była przyznawana. Trudno wyobrazić sobie, w jaki sposób taka aktywność miałaby być dokumentowana, poza samym oświadczeniem pracownika lub - ewentualnie - organizacji pozarządowej, z którą współpracuje zatrudniony. Nie wiadomo nawet, w jaki sposób takie dokumenty miałyby być przechowywane. W praktyce kwestie te są rozwiązywane w firmach w formule porozumienia pracodawcy z pracownikiem - wskazuje Adam Kraszewski, radca prawny i partner w kancelarii GESSEL.
Podkreśla, że firmy muszą jednak uważać na stosowanie konkretnych rozwiązań pomocowych, np. preferencji w zatrudnieniu, czyli np. zamieszczanie ofert pracy typu „zatrudnię chętnie Ukraińców”. - Automatycznie pojawia się wówczas pytanie, czy mniej chętnie przyjmie do pracy osoby o innej narodowości? Jest jasne, że intencje są słuszne, ale firma nie może wprowadzać kryteriów dyskryminujących - dodaje mec. Kraszewski.
Pracodawcy powinni więc unikać uproszczeń językowych i dbać o prawidłowe sformułowania ofert (czyli np. zatrudnię pracowników, „w tym z Ukrainy” lub „w szczególności cudzoziemców”).
