Pracownik wystąpił o udzielenie urlopu bezpłatnego w wymiarze sześciu miesięcy. Jestem skłonny przychylić się do tego, ale maksymalnie do trzech miesięcy. Czy wniosek pracownika jest dla mnie wiążący? Czy odmowa udzielenia urlopu w całości nie spowoduje zarzutu dyskryminacji?
Zgodnie z art. 174 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca na pisemny wniosek pracownika może mu udzielić bezpłatnego urlopu, ale również ma prawo odmówić udzielenia zgody. Jest to jego arbitralna i swobodna decyzja, na którą obowiązujące przepisy prawa pracy nie mają wpływu. Natomiast pracownik, aby móc skorzystać z bezpłatnego urlopu, musi uzyskać zgodę pracodawcy. Inaczej mówiąc, do skutecznego udzielenia urlopu bezpłatnego wymagane są zgodne oświadczenia woli stron stosunku pracy, tj. pracodawcy i pracownika. Podobnie jak w przypadku porozumienia stron brak konsensu będzie oznaczał niemożność skorzystania z tego uprawnienia.
O charakterze umowy
W judykaturze podkreśla się, że udzielenie urlopu bezpłatnego jest w istocie umową o urlop bezpłatny, bo obie strony muszą złożyć zgodne oświadczenia woli. Mają one swobodę w wyrażeniu swojej woli. Jedynie pracodawca – tak jak w przypadku innych zachowań wobec pracownika – jest ograniczony ogólnymi zasadami prawa pracy, w szczególności równego traktowania pracowników i ich niedyskryminacji (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 12 sierpnia 2004 r., sygn. akt III PK 42/04).
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 21 października 2003 r., sygn. akt I PK 559/02, wniosek pracownika o urlop bezpłatny powinien wskazywać czas trwania urlopu, co z jednej strony oznacza, że pracodawca bez uzgodnienia z pracownikiem nie może mu udzielić urlopu w czasie innym niż określony w jego pisemnym wniosku, zaś z drugiej, że do pracodawcy należy decyzja, czy udzieli urlopu w wymiarze oznaczonym przez pracownika, czy też w wymiarze krótszym. Zważywszy więc na to, że udzielenie urlopu bezpłatnego nie jest obowiązkiem pracodawcy, a jedynie jego prawem, oraz że pracodawca nie jest związany wnioskiem dotyczącym czasu trwania urlopu, pracownika obciąża powinność upewnienia się, czy urlop został mu w ogóle udzielony oraz w jakim wymiarze, a w związku z tym, od kiedy może zaprzestać świadczenia pracy oraz kiedy powinien się zgłosić w zakładzie pracy w związku z zakończeniem urlopu.
Przywołany wyrok zapadł na tle następującego stanu faktycznego: pracodawca rozwiązał umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. z tej przyczyny, że pracownica nie uzyskała zgody na urlop bezpłatny, o którego udzielenie zwróciła się w formie pisemnej i w terminie w nim oznaczonym jako dzień rozpoczęcia urlopu bezpłatnego nie stawiła się do pracy. W czasie poprzedzającym rozwiązanie umowy o pracę pracownica korzystała kilkakrotnie z urlopów bezpłatnych. Pracownica złożyła wniosek o urlop bezpłatny, podając czasokres jego trwania. Pracodawca na wniosku wyraził częściową zgodę, ale z własnej inicjatywy skracając czas trwania urlopu. SN uznał zachowanie pracodawcy polegające na rozwiązaniu umowy ze skutkiem natychmiastowym za nienaruszające przepisów prawa.
SN w uzasadnieniu powołał się na wyrok SN z 15 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 306/00, (OSNAPiUS 2002 nr 24, poz. 591), według którego złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów i rozpoczęcie tego urlopu bez akceptacji pracodawcy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. SN uzasadnił podobieństwo tym, że z punktu widzenia obowiązków pracowniczych określonych w art. 100 par. 2 pkt 1 i 2 k.p. taka sama jest bowiem sytuacja pracownika, który składa wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów i nie czekając na decyzję pracodawcy przestaje stawiać się do pracy, jak sytuacja pracownika, który składa wniosek o urlop bezpłatny ze wskazaniem czasu jego trwania i nie mając pewności co do decyzji pracodawcy, zgłasza się do pracy w czasie ocenionym przez siebie jako właściwy. Również wykorzystanie przez pracownika (będącego członkiem spółdzielni) przysługujących mu dni wolnych od pracy bez uzgodnienia z pracodawcą Sąd Najwyższy uznał za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (por. wyrok z 11 stycznia 1985 r., sygn. akt I PR 118/84, OSNCP 1985 nr 10, poz. 156).
Wniosek nie jest wiążący
Należy więc uznać, że wniosek pracownika o udzielenie urlopu bezpłatnego nie ma charakteru wiążącego dla pracodawcy. Pracodawca nie wyrażając zgody, nie ma również obowiązku uzasadniania swojego stanowiska. Nieudzielenie urlopu bezpłatnego – nawet bezzasadne – nie będzie rodziło również odpowiedzialności wykroczeniowej w związku z brakiem penalizacji takiego zachowania przez k.p. Oczywiście nie zmienia to faktu, że pracownik zawsze może podnieść zarzut dyskryminacji, który wystarczy tylko uprawdopodobnić, aby ciężar dowodu spoczął na pracodawcy. To więc pracodawca musi udowodnić, że nie zastosował kryteriów dyskryminacyjnych w tej sytuacji.
Należy także pamiętać, że urlop bezpłatny jest czymś wyjątkowym w relacjach między pracodawca a pracownikiem, ponieważ istotą stosunku pracy jest wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, w zamian za co pracownikowi przysługuje ekwiwalent w postaci wynagrodzenia za pracę. A okres urlopu bezpłatnego oznacza zawieszenie stosunku pracy. Pracownik nie wykonuje pracy i nie otrzymuje w zamian wynagrodzenia za pracę. W związku z tym szczególnym charakterem urlopu bezpłatnego pracodawca może odmówić zgody na niego, ponieważ nawiązując stosunek pracy, pracownik zobowiązał się do wykonywania pracy na rzecz podmiotu zatrudniającego, a składając wniosek, ogranicza swoje zobowiązanie wobec pracodawcy. A to prowadzi do wniosku, że pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego.
!Z uwagi na szczególny charakter urlopu bezpłatnego pracodawca może odmówić zgody na niego, ponieważ nawiązując stosunek pracy, pracownik zobowiązał się do wykonywania pracy na rzecz podmiotu zatrudniającego, a składając wniosek, ogranicza swoje zobowiązanie wobec pracodawcy.
Podstawa prawna
• art. 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
