Wykonujący przewozy międzynarodowe za granicą będą traktowani tak, jak gdyby tam pracowali, a nie przebywali w podróży służbowej. Ponadto firmy transportowe czekają zmiany w prowadzeniu ewidencji czasu pracy, a te wykonujące usługi publiczne także w liczeniu przerw dla zatrudnionych.

Łukasz Prasołek, były pracownik PIP i SN, specjalista z zakresu czasu pracy i czasu pracy kierowców
Unijny pakiet mobilności wymusił zmiany dotyczące czasu pracy kierowców, który w Polsce reguluje ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412; ost.zm. Dz.U. 2022 r. poz. 209; dalej: u.c.p.k.). Nowe regulacje zawarte są w ustawie z 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 209; dalej: ustawa nowelizująca). Zmodyfikowane przepisy wchodzą w życie aż w trzech różnych terminach (art. 17 ustawy nowelizującej):
  • 2 lutego 2022 r. ‒ tylko zmiany związane z podróżami służbowymi i sposobem ustalania wynagrodzenia kierowców, co wymusza unijny pakiet mobilności;
  • po upływie miesiąca od dnia ogłoszenia ustawy, czyli od 1 marca 2022 r. ‒ większość zmian wynikających z nowelizacji;
  • po upływie czterech miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli od 29 maja 2022 r. - zmiany dotyczące zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Podatki i składki
Zmianie uległa sama definicja podróży służbowej kierowcy, wynikająca z art. 2 pkt 7 u.c.p.k., którą ograniczono jedynie do zadań służbowych wykonywanych w ramach krajowych przewozów drogowych, polegających na wykonaniu na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość, w której jest siedziba, filia, oddział czy inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę. Podróżą służbową jest także wyjazd poza powyżej wymienione miejscowości w celu wykonywania przewozu drogowego.
Konsekwencją tej modyfikacji jest także nowa treść art. 21a u.c.p.k., zgodnie z którym kierowcy wykonującemu krajowe przewozy drogowe w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w art. 775 par. 3-5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162; dalej: k.p.).
W odniesieniu natomiast do kierowców zatrudnionych w przewozach międzynarodowych wprowadzono nowy przepis - art. 21b u.c.p.k., zgodnie z którym kierowcy ci, wykonując zadania służbowe w ramach przewozów międzynarodowych, nie są w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 par. 3-5 k.p., a nie są również w podróży służbowej w nowym rozumieniu wynikającym z ustawy o czasie pracy kierowców. Ponadto przyjęto, że do kierowców tych należy zastosować specjalne zasady w zakresie ustalania podstawy wymiaru PIT i składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. W zakresie podatkowym ustawa nakazuje traktować kierowców jak osoby zatrudnione w kraju i przebywające czasowo za granicą, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 138). Natomiast w zakresie składek ZUS należy do kierowców stosować przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105) dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie z opodatkowania dotyczy części przychodów osób przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku pracy za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku pracy w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety, określonej w przepisach dotyczących podróży służbowych w sferze budżetowej.
W odniesieniu do składek ZUS należy przyjąć, że zastosowanie znajdzie wyłączenie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe wynikające z par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949). Zgodnie z nim wyłączona z podstawy oskładkowania jest część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (5922 zł), zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach dotyczących podróży służbowych w sferze budżetowej. Tak ustalony miesięczny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od przeciętnego wynagrodzenia wynoszącego w tym roku 5922 zł.
W obydwu przypadkach odesłanie dotyczy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167; dalej: rozporządzenie MPPiS), a więc wysokości diet ustalamy na jego podstawie. Różnica polega na tym, że w przypadku podstawy składek ZUS jest dolna granica określająca podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych, która w tym roku wynosi 5922 zł, a w przypadku opodatkowania nie ma takiej granicy.

Przykład 1

Minimalna podstawa
Kierowca będzie wykonywał w drugiej połowie lutego 2022 r. przewóz zagraniczny, przebywając przez pięć dni na terenie Niemiec, w przypadku których dieta zgodnie z rozporządzeniem MPiPS wynosi 49 euro. Oznacza to w praktyce, że od podstawy składek ZUS możemy odjąć równowartość w złotówkach kwoty 49 euro razy 5 dni, ale nie schodząc poniżej kwoty 5922 zł brutto. Natomiast od podstawy opodatkowania możemy odjąć 30 proc. z 49 euro pomnożone przez 5 dni pobytu w Niemczech i w tym przypadku nie ma dolnej granicy podstawy opodatkowania narzuconej przepisami.
Powyższy przykład pokazuje bardzo prosty przypadek, który będzie miał miejsce rzadko w praktyce, bo przewozy międzynarodowe polegają najczęściej na wykonywaniu zadań w kilku państwach, co jest znacznym utrudnieniem w rozliczaniu wynagrodzeń kierowców od 2 lutego 2022 r., bo nie wiadomo, jak rozliczać proporcjonalnie diety. Ze względu na brak precyzyjnego przepisu i kilka różnych możliwości zastosowania go w praktyce temu zagadnieniu w przyszłości warto poświęcić oddzielny artykuł. Niezbędne przy tym wydaje się wystąpienie do Ministerstwa Finansów i ZUS o interpretację nowych zasad ustalania podstawy wymiaru opodatkowania czy składek ZUS.
Tylko jedna postać ewidencji
Całkowicie na nowo został napisany art. 25 u.c.p.k. dotyczący ewidencji czasu pracy, ale te zmiany wejdą w życie dopiero 29 maja. Nie zmieniło się jednak główne założenie, zgodnie z którym dla każdego kierowcy prowadzi się ewidencję do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ponadto kierowca, aby sprawdzić proces naliczania wynagrodzeń, ma prawo skontrolować swoją ewidencję, którą pracodawca ma obowiązek mu udostępnić na jego wniosek. Kluczowa zmiana polega jednak na tym, że nie będzie już możliwości wyboru formy ewidencji czasu pracy i przyjęcia, że ewidencją są również same wykresówki czy dane elektroniczne pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego. Po zmianach ewidencja ma jedną postać i musi to być rejestr stworzony na podstawie danych źródłowych z uwzględnieniem:
1) zapisów na wykresówkach,
2) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
3) plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
4) innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
5) rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-3.©℗
Więcej o pakiecie mobilności już w najbliższy piątek w Poradniku Gazeta Prawna nr 24 z 4‒6 lutego 2022 r.
Analizując nowy zakres danych wymaganych w ewidencji czasu pracy kierowców, należy stwierdzić, że różni się on w porównaniu z ogólnymi wymaganiami wynikającymi z par. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) w zasadzie tylko jednym elementem dotyczącym rubryki związanej z czasem pracy pracowników młodocianych. Ewidencja po zmianach powinna zatem zawierać informacje o:
  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbie godzin nadliczbowych,
  • dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
W porównaniu z poprzednią wersją przepisu utrzymano z kolei zasadę, że w przypadku kierowców zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w nocy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Ponadto doprecyzowano, że tylko pracodawcy, których dotyczy powyższy przypadek, zobowiązani są do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji nieobecności pracownika w pracy z podziałem na rodzaj i wymiar. Zatem indywidualna karta ewidencji nieobecności przestanie być dokumentem o powszechnym stosowaniu, gdyż dotyczyła będzie tylko niektórych kategorii kierowców.
Ważną zmianą jest także wielokrotne wydłużenie okresu przechowywania ewidencji, który do tej pory wynosił trzy lata od końca okresu nią objętego, a po zmianach wynosił będzie 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego. Wydaje się, że zmiana przepisów miała spowodować wyrównanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej i ewidencji czasu pracy kierowców, ale została przeprowadzona nieudolnie. Po pierwsze, w kodeksie pracy zasada przechowywania dokumentacji wprowadzona od 1 stycznia 2019 r. wskazuje na przechowywanie jej przez cały okres zatrudnienia oraz następnie 10 lat, które, co ważne, jest liczone od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Natomiast w ustawie o czasie pracy kierowców wprowadzono 10-letni okres przechowywania liczony po zakończeniu okresu objętego ewidencją, a ta zasadniczo obejmuje okres tylko miesiąca.

Przykład 2

Specjalne zasady
Pracodawca posiadający duży dział transportu zatrudnia kilkudziesięciu kierowców i magazynierów.
Okres przechowywania np. ewidencji miesięcznej za wrzesień 2022 r. będzie liczony:
• dla kierowcy ‒ 10 lat od 1 października 2022 r., bez względu na to, czy kierowca będzie nadal pracował i kiedy odejdzie z pracy;
• dla magazyniera okres ten będzie zależał od daty rozwiązania stosunku pracy ‒ gdy pracownik odszedł z pracy z końcem stycznia 2023 r., okres przechowywania to 10 lat liczone od 31 grudnia 2023 r.
Porównując powyższe metody liczenia terminów 10-letniego przechowywania, należy stwierdzić, że w kodeksie pracy jest jeden okres na przechowywanie dokumentacji z całego okresu zatrudnienia. Odwołując się więc do przykładu 2, wszystkie ewidencje czasu pracy magazyniera przechowuje się tyle samo i będą one zniszczone w jednej dacie, o ile pracownik ich nie odbierze w terminie miesiąca po okresie przechowywania. W przypadku kierowców ustanie stosunku pracy nie ma żadnego znaczenia i 10-letnie okresy zatrudnienia będą liczone odrębnie dla każdej ewidencji czasu pracy, co będzie oznaczało, że gdy minie 10 lat od wejścia w życie ustawy, to co miesiąc służby kadrowe pracodawcy powinny niszczyć grupowo ewidencję wszystkich kierowców za ten miesiąc, w stosunku do którego właśnie minęło 10 lat przechowywania.
Kolejny problem w odniesieniu do tej zmiany to brak przepisów przejściowych, co oznacza, że zmiana wchodzi w życie 29 maja 2022 r. i od tej daty ewidencje kierowców mamy przechowywać 10 lat, ale trzymając się ogólnej zasady, że prawo nie działa wstecz, ewidencje za wcześniejsze okresy przechowujemy nadal przez okres trzech lat, zgodnie z poprzednim brzmieniem przepisów. Nie można bowiem od pracodawców wymagać niemożliwego i nagle oczekiwać przechowywania ewidencji przez okres dłuższy, niż wynikał ze wcześniejszego stanu prawnego. Powyższe stanowisko oznacza, że jeszcze przez trzy lata będą niszczone ewidencje za okresy sprzed wejścia w życie zmiany w ustawie, a potem będzie długa przerwa w ich niszczeniu do czasu, aż minie 10 lat od pierwszego miesiąca po wejściu w życie zmian w ewidencji.
Problematyczne jest jednak jeszcze to, że ustawa zmienia okres przechowywania konkretnego dokumentu, a nie całości dokumentacji kierowców czy chociaż całości dokumentacji czasu pracy kierowców, co oznacza, że w pozostałym zakresie przechowywanie dokumentacji będzie odbywało się na ogólnych zasadach wynikających z kodeksu pracy.

Przykład 3

Dokumentacja nadgodzin
Kierowcy pracują w nadgodzinach i część z nich odbierają w postaci czasu wolnego od pracy na podstawie swoich pisemnych wniosków, a ponadto kierowcy będący ojcami dzieci w wieku do czterech lat złożyli zgody na pracę w nadgodzinach. Te dokumenty pracodawca będzie musiał przechowywać na zasadach wynikających z kodeksu pracy, a więc przez 10 lat liczonych od końca roku, w którym ustanie stosunek pracy z kierowcą.
Oznacza to w praktyce, że archiwizując dokumentację czasu pracy, warto ją od razu dzielić na ewidencję czasu pracy i inne dokumenty dotyczące czasu pracy ze względu na dwa różne okresy przechowywania.
Reguły te stosuje się także odpowiednio w odniesieniu do kierowców samozatrudnionych (przez których w ustawie rozumie się również zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych), na podstawie odwołania dodanego w art. 26d ust. 3 u.c.p.k. Odwołanie do całości art. 25 u.c.p.k., a nie jak dotychczas tylko do jego ust. 1 - który określał jedynie pięć dopuszczalnych form ewidencji - jest wątpliwe. Po pierwsze bowiem większości innych ustępów tego przepisu nie da się w ogóle zastosować, ponieważ w przypadku kierowców samozatrudnionych nie można mówić o zadaniowym czasie pracy, nadgodzinach, pracy w nocy, absencjach itp. Po drugie zaś zmieniła się również sama forma ewidencji z ust. 1. Obecnie jest to tylko jedna postać - przetworzona karta czasu pracy na podstawie przepisów źródłowych. Wydaje się zatem, że ewidencja samozatrudnionych powinna mieć inną formę niż pracowników, gdzie po wprowadzonych zmianach nie będzie można już uznać, że są nią przechowywane przez przedsiębiorcę wykonującego samodzielnie przewozy wykresówki czy dane pobrane z karty kierowcy i tachografu. W przypadku samozatrudnionych tworzenie takiego rejestru będzie jednak sztuką dla sztuki, bo nie będzie to dokument służący dalej do jakichś celów, w przeciwieństwie do kierowców etatowych, w przypadku których konieczne jest na jej podstawie naliczenie wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Odwołanie powyższe nie obejmie także zmian dotyczących okresu przechowywania ewidencji, gdyż ta kwestia jest odrębnie uregulowana w art. 26e u.c.p.k., a więc nadal będzie obowiązywał dwuletni okres przechowywania od zakończenia okresu nią objętego.
Inne zmiany
Kolejna zmiana od 1 marca 2022 r. obejmuje przerwy w komunikacji miejskiej (art. 31b u.c.p.k.), w przypadku których nie zmieniła się zasadnicza długość przerw w prowadzeniu pojazdu, ale całkowicie przebudowano zasady ich wykorzystywania oraz rozliczania (piszemy od tym szczegółowo na s. C3).
Cztery zmiany wprowadzone w art. 21, 22, 26 27 u.c.p.k. należy uznać za wyjaśnienie wątpliwości w dotychczasowych przepisach lub dostosowanie ich do przepisów prawa międzynarodowego. W przypadku art. 21 ustawy zmiana polega jedynie na tym, że ograniczenie w zakresie 10-godzinnego czasu pracy dla kierowców wykonujących pracę w nocy zostało odniesione nie do doby pracowniczej, jak było dotychczas, ale liczyć je należy pomiędzy dwoma kolejnymi okresami dziennego odpoczynku albo dziennego i tygodniowego okresu odpoczynku.
W przypadku art. 22 zmiana jest typowo porządkująca, gdyż odwołanie do art. 2 umowy europejskiej dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (AETR), sporządzonej w Genewie 1 lipca 1970 r. (Dz.U. z 1999 r. nr 94, poz. 1086: dalej: umowa AETR) rozszerzono na cały ust. 2, a dotychczas było to odwołanie do ust. 2 lit. b. Zmiana ta jest konsekwencją zmian wprowadzonych w umowie AETR polegających na usunięciu lit. a w ust. 2 w dotychczasowym brzmieniu i zmianie struktury redakcyjnej tego przepisu, gdzie obecnie cały ust. 2, a nie tylko jego lit. b obejmuje wyłączenia przewozów ze stosowania przepisów umowy. Dzięki temu wyrównano sytuację w przewozach unijnych i wykonywanych poza UE, przyjmując, że części przepisów ustawy nie stosuje się do przewozów wyłączonych z obowiązku stosowania rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniającego rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylającego rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85 (Dz.Urz. UE z 2006 r. L 102, s. 1) oraz umowy AETR. Dotyczy to:
  • ograniczenia tygodniowego czasu pracy do 60 godzin (art. 12 ust. 2 i 3 u.c.p.k.),
  • 30/45 minutowych przerw w czasie pracy (art. 13 u.c.p.k.),
  • ograniczenia czasu pracy do 10 godzin w przypadku wykonywania pracy w nocy (art. 21 u.c.p.k.),
  • obowiązku składania oświadczeń o dodatkowym zatrudnieniu (art. 24 pkt 2 u.c.p.k.).
Doprecyzowano także przepis, zgodnie z którym warunki wynagradzania kierowców nie mogą być uzależnione od kilometrówki lub frachtu, czyli art. 26 u.c.p.k. Do warunków dołożono jeszcze „szybkość dostawy”, a ponadto dodano ust. 2 rozszerzający zastosowanie tych przepisów na kierowców samozatrudnionych.
WAŻNE Ewidencja czasu pracy kierowców może mieć tylko jedną postać (a nie jedną z pięciu do wyboru, jak dotychczas), a mianowicie rejestru, w którym powinny być zawarte dane analogiczne jak w przypadku ewidencji ogółu pracowników. I podobnie jak w przypadku ogólnych zasad może mieć ona formę papierową lub elektroniczną.
W art. 27 ust. 1 u.c.p.k. rozstrzygnięto z kolei jednoznacznie, jak zapłacić za czas dyżuru wynikający z zaliczenia na poczet dyżuru przerw w prowadzeniu pojazdu. W starym brzmieniu przepis wskazywał bowiem jedynie, że okresy takich przerw zaliczamy do czasu dyżuru, nie rozstrzygając, czy chodzi o dyżur z art. 9 ust. 5 czy 6 u.c.p.k., a to ma znaczenie finansowe, gdyż w pierwszym przypadku za godzinę dyżuru wypłaca się stawkę godzinową z wynagrodzenia zasadniczego, a w drugim 50 proc. takiej stawki. W nowelizacji dodano, że zastosowanie w tym przypadku znajdzie art. 9 ust. 6 u.c.p.k., co jest słusznym rozwiązaniem i taka była też dotychczas praktyka przewoźników i standardowe rozwiązanie przyjęte w systemach informatycznych służących do rozliczania czasu pracy kierowców.