Jego zastosowanie ma taki sam skutek jak złożenie podpisu własnoręcznie. Nie można jednak zapominać o warunkach technicznych jego prawidłowego użycia.
Nicole Gerwat, LL.M., radca prawny w kancelarii Raczkowski
W dobie pandemii pracodawcy i pracownicy starają się ograniczać do minimum bezpośrednie kontakty. Jednym ze sposobów na to jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (qualified electronic signature, dalej: QES) i wymiana wszelkiej korespondencji drogą elektroniczną. Podpisanie dokumentu za pomocą QES ma taki sam skutek prawny jak podpisanie dokumentu własnoręcznie na kartce papieru. Oznacza to, że w zasadzie wszystkie dokumenty w relacjach pracowniczych, np. umowa o pracę oraz wypowiedzenie umowy o pracę, mogą zostać podpisane elektronicznie, a ich wymiana między stronami może odbywać się również w ten sposób. Co istotne, wiele dokumentów z obszaru prawa pracy nie wymaga dla swej ważności użycia QES. Wystarczające jest bowiem użycie zwykłego podpisu elektronicznego lub po prostu zawarcie oświadczeń woli pracodawcy i pracownika w wiadomości e-mailowej. Dotyczy to np. wniosku urlopowego, oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z regulaminami lub tzw. NDA (non-disclosure agreement), czyli umów o zachowanie poufności, o ile nie zawierają one zakazu konkurencji.
Pracodawcy, używając QES, mogą liczyć jednak na kilka dodatkowych korzyści.
Kilka oryginałów
Przede wszystkim QES zapewnia integralność dokumentu. Każdy może zatem zweryfikować, czy dany dokument podlegał zmianom po jego podpisaniu, gdyż wszelkie modyfikacje będą widoczne. Co jeszcze ważniejsze, użycie QES daje pewność co do tożsamości podpisującego dokument, a także daty (i godziny), w jakiej został on podpisany. Dlatego też w dokumencie podpisywanym elektronicznie nie jest konieczne wskazywanie daty jego utworzenia lub podpisania. QES dostarczy informacji o dacie (i godzinie) podpisu dokumentu, co z prawnego punktu widzenia jest bardziej doniosłą informacją niż sama data jego sporządzenia. Kwestie daty złożenia podpisu na dokumencie elektronicznym będą szczególnie istotne w przypadku zamiaru zwolnienia np. członka zarządu. Dla prawidłowo przeprowadzonej procedury zwolnieniowej kluczowe znaczenie ma bowiem sekwencja zdarzeń – najpierw odwołanie z funkcji członka zarządu, a później złożenie wypowiedzenia albo odwrotnie. Ponadto dokument można powielać niezliczoną ilość razy, a każda taka „kopia” będzie miała charakter oryginału. W dobie zdalnej komunikacji jest to zaleta nie do przecenienia. Coraz częściej bowiem dokumenty podpisane odręcznie są digitalizowane (a więc po prostu skanowane) i umieszczane w przestrzeni cyfrowej (np. w chmurze). Po to tylko, aby w łatwy i szybki sposób mieć do nich dostęp w dowolnie wybranym momencie. Problem jednak w tym, że de facto są to wciąż tylko skany, a nie dokumenty w ich oryginalnej postaci. Tego problemu nie ma w przypadku dokumentu elektronicznego podpisanego QES, gdyż jego oryginalna postać zawsze jest elektroniczna. Z tego też powodu przy dokumentach podpisywanych elektronicznie warto wykreślić postanowienia, w których strony określają liczbę egzemplarzy dokumentu (zwykle jeden dla każdej ze stron), gdyż są one zbędne, a wręcz nieprawdziwe. Na końcu dokumentu warto też dopisać (przy miejscu na podpis), że dokument został podpisany elektronicznie. Zabieg ten ma jednak bardziej walor praktyczny i informacyjny dla odbiorców (stron – w przypadku umów) niż prawny.
Sytuacja będzie nieco inna w razie zawierania umów w formie hybrydowej (mieszanej), w której jedna strona podpisuje dokument elektronicznie, a druga własnoręcznie. W tym przypadku umowa powinna tę kwestię precyzować, przy czym należy pamiętać, że archiwizacji powinien podlegać zarówno dokument podpisany elektronicznie, jak i papierowo (oba są „oryginałem”). W praktyce hybrydowe zawarcie umowy najczęściej dotyczy umów o zakazie konkurencji, które dla swej ważności wymagają bezwzględnie formy pisemnej zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. W takim przypadku pracodawca podpisuje umowę elektronicznie przy użyciu QES, a pracownik składa podpis własnoręcznie.
Uwagi praktyczne
Nie ma istotnego znaczenia prawnego umiejscowienie na dokumencie podpisu elektronicznego. O ile w przypadku tradycyjnych dokumentów papierowych podpis własnoręczny powinien znajdować się na końcu dokumentu, co oznacza, że podpisujący obejmuje podpisem całe swoje oświadczenie (tj. wszystko powyżej), o tyle w przypadku dokumentu elektronicznego argument ten traci znaczenie. Co do zasady QES jest bowiem zawarty w samym pliku (z pewnymi zastrzeżeniami, o czym poniżej). Sama wizualizacja podpisu elektronicznego jest wyłącznie estetycznym dodatkiem, nie stanowi jednak podpisu w znaczeniu prawnym. Stąd QES może zostać złożony na początku dokumentu, pośrodku czy na końcu.
Decydując się na użycie QES, warto również zwrócić uwagę na jeszcze inne praktyczne szczegóły. Po pierwsze, dokumenty najlepiej podpisywać w formacie PDF. Niewątpliwą zaletą tego formatu jest możliwość zweryfikowania poprawności podpisu, którym został opatrzony dokument, ponieważ oprogramowanie do odczytywania takich plików (np. Acrobat Reader) bardzo często ma zawarte rozwiązania pozwalające na weryfikację podpisu. Przy czym zdarza się, że weryfikacja za pomocą oprogramowania może nie dać pełnej informacji o podpisie, a wówczas dokument warto sprawdzić przy pomocy dedykowanej aplikacji (u dostawców podpisów kwalifikowanych lub na stronie Komisji Europejskiej https://ec.europa.eu/cefdigital/DSS/webapp-demo/validation). Po drugie, pliki PDF zaleca się opatrywać podpisem PAdES, który jest przyjaznym formatem z punktu widzenia użytkownika. W przeciwieństwie do podpisu XAdES, który jest wykorzystywany głównie przez administrację publiczną do podpisywania dokumentów opartych na języku XML. Nie decydujmy się natomiast na podpisywanie dokumentu tzw. podpisem zewnętrznym, w szczególności w odniesieniu do plików w formacie DOC. Powód? Podpis stanowi wówczas odrębny plik (nie jest zawarty wewnątrz podpisywanego dokumentu). Przykładowo w przypadku wysłania do pracownika e-mailem wypowiedzenia umowy o pracę, które jest podpisane podpisem zewnętrznym, pracodawca powinien oprócz samego dokumentu wypowiedzenia załączyć do e-maila także plik z podpisem (zewnętrznym). Zwiększa to ryzyko pomyłki po stronie pracodawcy, a dla samego pracownika może być dość niezrozumiałe. Z kolei brak załączenia pliku z podpisem będzie poważnym błędem pracodawcy i może narazić go na odpowiedzialność odszkodowawczą za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę ze względu na naruszenie zasady pisemności wypowiedzenia, choć samo wypowiedzenie będzie skuteczne i umowa o pracę w efekcie się rozwiąże.
Ważna weryfikacja
Warto również zadbać o prawidłową weryfikację podpisów QES na przyszłość. Dotyczy to zwłaszcza tych sytuacji, kiedy dokument podpisany QES będzie weryfikowany po okresie ważności certyfikatu, co zdarza się np. w pracowniczych sprawach sądowych. QES wydawane są bowiem na określony czas, zwykle trzech lat. Po tym czasie dokument podpisany QES, którego certyfikat wygasł, może nie dawać się prawidłowo i kompletnie zweryfikować, choć jest on nadal ważny. Podpisując dokument QES, najlepiej jest więc oznaczyć go tzw. znacznikiem czasu, co pozwala prawidłowo go zweryfikować nawet po okresie ważności certyfikatu. Przepisy prawa nie wskazują jednak, aby dla uznania ważności QES był on oznaczony znacznikiem czasu, ale wymagają, aby podpis był złożony w okresie ważności certyfikatu, który służy do jego walidacji.
Na koniec warto jeszcze dodać, że podpisanego podpisem kwalifikowanym pliku PDF nie powinno się opatrywać hasłem. Nałożenie na podpisany QES plik PDF zabezpieczenia w postaci hasła do otwarcia za pomocą aplikacji firmy trzeciej (PDFILL) skutkuje naruszeniem struktury pliku. Podpis będzie widoczny, lecz wyświetli się na czerwono, a więc niepoprawnie.
Inna natomiast sytuacja będzie w przypadku, gdy podpisany wcześniej plik spakujemy (skompresujemy) i nałożymy dodatkowe zabezpieczenie w postaci hasła do otwarcia (rozkompresowania) paczki. Po wypakowaniu podpisany plik nie traci nic ze swoich właściwości.
WAŻNEPracodawcy powinni opatrywać QES dokumenty w formacie PDF za pomocą podpisu wewnętrznego, najlepiej w formacie PAdES, ponieważ łączy on treść dokumentu z podpisem w jednym pliku.
