W naszej firmie kilku pracowników choruje na COVID-19, inni trafiają na kwarantannę. Jesteśmy zmuszeni do zmiany rozkładu czasu pracy wręcz z dnia na dzień. Powiedziano mi, że to złamanie przepisów kodeksu pracy. Czy rzeczywiście nie mogę zmienić rozkładu czasu pracy pracowników, nawet gdy jeden z pracowników zachoruje lub zostanie objęty kwarantanną? Czy mogę to zrobić na wniosek pracownika?
Przez pojęcie rozkładu czasu pracy należy rozumieć sposób rozplanowania czasu, w którym pracownik jest zobowiązany pozostawać w dyspozycji pracodawcy w poszczególnych dniach i tygodniach okresu rozliczeniowego, z uwzględnieniem ograniczeń właściwych dla organizacji czasu pracy, w ramach której pracownik jest zatrudniony. Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej jeden miesiąc. Należy go przekazać pracownikowi co najmniej na jeden tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład. Pracodawca nie ma natomiast, zgodnie z art. 129 par. 4 kodeksu pracy (dalej: k.p.), obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:
- rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 kodeksu pracy, albo z umowy o pracę;
- w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań (uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 par. 1 k.p.);
- na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 1401 k.p. (tzw. ruchomy czas pracy);
- na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustalił mu indywidualny rozkład czasu pracy.
Sporządzenie i przekazanie pracownikowi jego rozkładu czasu pracy stanowi obowiązek pracodawcy, jednak w okolicznościach określonych w art. 129 par. 4 k.p. pracodawca będzie z tego obowiązku zwolniony (postanowienie Sądu Najwyższego z 15 lipca 2020 r., sygn. akt III PK 56/19).
Zdaniem PIP i ministerstwa
Kodeks pracy nie zawiera zapisów regulujących kwestię zmian rozkładu czasu pracy. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r., GPP-417-4560-19/09/PE/RP, „Rzeczpospolita” z 22 kwietnia 2009 r.) zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (np. w razie konieczności udzielenia czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych ‒ zgodnie z art. 1513 lub konieczności udzielenia dnia wolnego w zamian za pracę w niedzielę lub święto ‒ zgodnie z art. 15111). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna.
Podobne stanowisko zajęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 18 października 2013 r. „Modyfikacja rozkładów czasu pracy pracowników”, w którym czytamy, że: „Z przepisu tego nie wynika wprost, że dopuszczalne jest dokonywanie zmian w rozkładzie czasu pracy pracownika, jednak jest to praktykowane. Należy uznać, że zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników są dopuszczalne z przyczyn obiektywnych”.
Zdaniem departamentu prawa pracy MPiPS z art. 129 par. 3 k.p. nie wynika też, z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy. Z kolei w orzecznictwie Sądu Najwyższego wyrażony jest pogląd, że zmiana rozkładu czasu nie wymaga dokonania przez pracodawcę wypowiedzenia warunków pracy lub płacy (wyr. SN z 25 marca 1977 r., sygn. akt I PRN 5/77, OSPiKA 1978/12/218; uchwała siedmiu sędziów SN z 30 października 1979 r., sygn. akt V PZP 4/79, OSN 1980/2/19).
Konieczne uzasadnienie
Zmiana rozkładu czasu pracy to nie tylko uprawnienia o charakterze władczym, które kodeks pracy przewiduje dla pracodawcy. Przykładem jest choćby regulacja zawarta w art. 151 par. 2 pkt 2 k.p. – polecenie pracy w godzinach nadliczbowych ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy dopuszczalne jest przesunięcie terminu urlopu pracownika, a także odwołanie pracownika z urlopu, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Uzasadnione potrzeby pracodawcy pozwalają na powierzenie pracownikowi innej pracy niż ta, która została określona w umowie o pracę, na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Ponadto w razie przestoju pracodawca może na ten czas powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę.
Powstaje więc pytanie – dlaczego pracodawca nie mógłby zmienić rozkładów czasu pracy, skoro kodeks pracy pozwala mu na wprowadzenie tak istotnych zmian do stosunku pracy, jak zmiana rodzaju pracy (czasowa), odwołanie urlopu lub polecenie pracy w godzinach nadliczbowych. Należy pamiętać, że stosunek pracy, co wynika wprost z art. 22 par. 1 k.p., charakteryzuje się podporządkowaniem pracownika, a co za tym idzie koniecznością wykonywania poleceń pracodawcy. Pracownik musi je – co do zasady – wykonywać i zawierając umowę o pracę, godzi się na to. Nie zmienia to jednak faktu, że zachowanie pracodawców zmieniających często rozkład czasu pracy, którzy zarazem nie potrafią w sposób racjonalny i spójny uzasadniać konieczności tego typu zmian, należy ocenić negatywnie, podobnie jak zmiany rozkładu czasu pracy dokonywane w sposób sprzeczny z zapisami regulaminu pracy. Moim zdaniem w takiej sytuacji pracodawca narusza obowiązujące prawo, na dodatek takie, które sam ustanowił.
Biorąc pod uwagę stanowiska PIP i ministerstwa, wydaje się, że pracodawca może dokonywać zmian rozkładów czasu pracy. Jednak podstawą prawną jego działań powinny być regulacje wewnątrzzakładowe, w szczególności regulamin pracy (nawet pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może je wprowadzić). W przeciwnym razie naraża się na odpowiedzialność wykroczeniową na podstawie art. 281 pkt k.p. ©℗
Pracodawca powinien uregulować zasady zmiany rozkładu czasy pracy np. w regulaminie pracy. Ponadto nie może ich dokonywać bez uzasadnienia.
Podstawa prawna
• art. 129 par. 4, art. 140, art. 150 i art. 151 par. 2 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)