Problemy może wywoływać m.in. przyjmowanie anonimowych zgłoszeń naruszeń prawa oraz niejasny zakres osób, które zyskają ochronę. Znaczącym ułatwieniem będzie brak obowiązku uzgadniania procedury zgłoszeń ze związkami zawodowymi (wystarczy konsultacja). Rząd ma jeszcze czas na dopracowanie projektu ustawy regulującego sygnalizowanie nieprawidłowości

Rozwiązanie przewidziane w projekcie ustawy Na co warto zwrócić uwagę i jakie ewentualne problemy może wywołać dane rozwiązanie
Ochrona będzie przysługiwać osobie fizycznej, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Ustawa (a więc także przepisy ochronne) nie będą obejmować przypadków, gdy zatrudniony poweźmie informacje o naruszeniu przepisów, ale nie w związku z wykonywaną pracą (czyli np. w wyniku przypadkowego wysłuchania rozmowy innych osób podczas przebywania w miejscu publicznym).
Zakaz podejmowania działań odwetowych obejmie nie tylko zgłaszającego nieprawidłowość, ale też osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązane ze zgłaszającym. Wątpliwości budzi niedoprecyzowane pojęcie „osoba powiązana ze zgłaszającym” (to bardzo szeroka przesłanka, która może obejmować wielu zatrudnionych). – Nie jest jasne, na jakim etapie sygnalista miałby ujawnić, kto jest taką osobą lub pomagającym w dokonaniu zgłoszenia. Kto miałby też ocenić, że taka osoba może doświadczyć działań odwetowych? Czy wystarczy subiektywne przekonanie zgłaszającego? – wskazuje dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner z kancelarii Raczkowski.
Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia prawa dotyczące m.in. zamówień publicznych, usług finansowych, ochrony środowiska, spraw konsumenckich. Pracodawca może dodatkowo ustanowić zgłaszanie innych naruszeń, w tym obowiązujących w firmie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Projekt nie przewiduje, że w ramach omawianej procedury można zgłaszać naruszenia dotyczące prawa pracy (np. mobbing, dyskryminację), ale firma będzie mogła samodzielnie rozszerzyć zakres zgłaszanych nieprawidłowości o tego typu sprawy. Na takiej samej zasadzie zatrudniający będzie mógł wskazywać np. czynniki ryzyka odpowiadające profilowi działalności firmy, które sprzyjają wystąpieniu określonych naruszeń prawa lub wiążą się z ryzykiem korupcji. Projekt dopuszcza też wyszczególnienie rodzajów nieprawidłowości, które – według pracodawcy – w pierwszej kolejności powinny być zgłaszane w ramach procedury wewnętrznej (a nie zewnętrznej, czyli do organu publicznego).
Regulamin zgłoszeń wewnętrznych pracodawca ustala po konsultacji z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami pracowników (jeżeli nie działa u niego związek zawodowy). Korzystne rozwiązanie z punktu widzenia pracodawców, bo regulamin trzeba będzie jedynie skonsultować, a nie uzgadniać ze związkiem zawodowym (co mogłoby wydłużyć proces przyjmowania regulacji wewnętrznych). Niemniej jednak firma musi zadbać o rzetelność konsultacji, aby uniknąć zarzutów niespełnienia tego warunku. Omawiane rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla dużych przedsiębiorstw (zatrudniających co najmniej 250 pracowników), które będą mieć mniej czasu na wdrożenie wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości (projekt przewiduje krótkie, dwutygodniowe vacatio legis). Niewdrożenie takich rozwiązań w odpowiednim czasie będzie zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat trzech.
Pracodawca określi w regulaminie, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych. Rozwiązanie korzystne dla pracodawcy, ale może wywoływać też problemy, jeśli firma zdecyduje się na dopuszczenie źródeł anonimowych. – Załóżmy, że wpłynie zgłoszenie dotyczące ważnego naruszenia i w rezultacie postępowania wyjaśniającego pracę straci też anonimowy sygnalista, bo okaże się, że cały dział był zamieszany np. w fałszowanie faktur i zgłaszający początkowo też brał w tym nieświadomie udział – zauważa dr Beata Baran, radca prawny i partner w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj. Może to wywoływać wiele wątpliwości, np. dotyczące ustalenia, komu przysługuje ochrona przed zwolnieniem.
Regulamin musi określać sposoby przekazywania zgłoszeń, przy czym ma zapewnić możliwość przedstawiania informacji na piśmie lub ustnie (w tym telefonicznie). Brakuje bardziej formalnego doprecyzowania sposobów sygnalizowania. – W przypadku procedury wewnętrznej, czyli obowiązującej u pracodawcy, nie wskazano wprost możliwości dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości w formie elektronicznej – podkreśla Honorata Skibicka, radca prawny z kancelarii Wojewódka i Wspólnicy. W przypadku procedury zewnętrznej (zgłoszenia do organu publicznego) kwestie te są doprecyzowane. W takim przypadku informacja może być przekazywana w formie ustnej lub w postaci papierowej albo elektronicznej (pod adres poczty elektronicznej wskazany przez organ przyjmujący zgłoszenie).
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia są przechowywane przez pracodawcę, organ publiczny lub organ centralny nie dłużej niż przez pięć lat od przyjęcia informacji od sygnalisty. W praktyce przepis ten może wywołać liczne wątpliwości. – Nie uwzględnia on faktu, że dane postępowania wyjaśniające mogą ewoluować i trwać przez długi czas. Zabrakło też regulacji, która przewidywałaby, że w razie gdy informacja ze zgłoszenia jest przedmiotem postępowania, np. sądowego, należy ją przechowywać dłużej, do prawomocnego zakończenia. Takie rozwiązanie obowiązuje np. w przypadku danych pozyskiwanych z monitoringu w miejscu pracy – wskazuje mec. Dörre-Kolasa.
Organizacja przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom (trzeba posiadać pisemne upoważnienie od pracodawcy). Należy zapewnić ochronę poufności tożsamości zgłaszającego i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Przepis nie przewiduje ochrony tożsamości np. świadków, którzy będą składać wyjaśnienia w ramach procedury wewnętrznej. Wątpliwości w tym przypadku jest jednak więcej. – Problematyczny będzie wymóg niezwłocznego usunięcia danych zgłaszającego z dokumentu, w którym przedstawia on informację o naruszeniu. Przepisy powinny raczej wskazywać konieczność „pseudoanonimizacji” danych, bo w przeciwnym razie pracodawca nie będzie ich posiadał, czyli nie będzie wiedział, komu ma np. przekazać informację zwrotną o podjętych po zgłoszeniu działaniach następczych, do czego zobowiązuje projekt ustawy – wskazuje mec. Dörre-Kolasa. Krytykuje też wymóg wydawania pisemnych upoważnień osobom upoważnionym przez pracodawcę do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń. – Łącznie tego typu wymogi wywołają liczne problemy organizacyjne po stronie zatrudniającego – dodaje.
Zakazane będzie podejmowanie działań odwetowych wobec pracownika zgłaszającego naruszenie (np. nie można go zwolnić, nie przedłużyć mu umowy terminowej, obniżać mu pensji, wstrzymywać jego awansu, przenosić na niższe stanowisko, pomijać przy premiowaniu, niekorzystnie zmieniać miejsce pracy). Zatrudnionemu będzie przysługiwać odszkodowanie w razie podjęcia przez pracodawcę wspomnianych działań odwetowych. W razie sporu ten ostatni będzie musiał wykazać, że podejmując np. decyzję o zwolnieniu lub obniżce pensji, kierował się obiektywnymi powodami (odwrócony ciężar dowodu). Oznacza to jednak, że jeśli zatrudniający np. zmienia wynagrodzenia w całej firmie z powodu złej sytuacji ekonomicznej, może też objąć takimi modyfikacjami pensję sygnalisty (lub osoby pomagającej w zgłoszeniu, powiązanej z nim). Eksperci wskazują na pewne mankamenty omawianych regulacji. – Katalog niedopuszczalnych działań odwetowych ma charakter otwarty, ale brakuje przepisów, które jednocześnie zapewniałyby wsparcie sygnalistom ze strony organów publicznych, np. pomoc prawną na etapie postępowań sądowych – wskazuje mec. Baran.
Rozwiązanie umowy sygnalisty, który jest zatrudniony na innej podstawie niż etat, będzie bezskuteczne (jeśli jest dokonane z powodu zgłoszenia). Ustawodawca najwidoczniej bierze pod uwagę, że umowy cywilnoprawne są zawierane na krótsze okresy niż te o pracę, więc przez cały czas ich trwania firma nie będzie mogła rozwiązać takiego kontraktu (z osobą, która zgłosiła naruszenie prawa). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zatrudniający będzie w stanie wykazać, że zdecydował się na wcześniejsze zakończenie współpracy z obiektywnych przyczyn, czyli np. w związku z szerszą redukcją zatrudnienia w przedsiębiorstwie z powodu problemów ekonomicznych.
W celu weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych firma może zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody. Nie stosuje się przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO), chyba że zgłaszający działał z naruszeniem art. 6 (zgłoszenie bez uzasadnionych podstaw, że doszło do naruszenia prawa). W ramach sprawdzania, czy doszło do naruszenia prawa, firma może zbierać i przetwarzać informacje o osobie, której dotyczy zgłoszenie sygnalisty. Nie musi pozyskiwać zgody na to, ale – jak wszystko wskazuje – powinna poinformować o tym wspomnianą osobę (czyli np. potencjalnego sprawcę nieprawidłowości). Zatrudniający zostanie jednak zwolniony z obowiązku ujawniania źródła pochodzenia danych osobowych, czyli wskazywania sygnalisty (pod tym względem ten ostatni będzie chroniony, ale obowiązek informacyjny z RODO i tak w praktyce utrudni prowadzenie postępowań wyjaśniających, bo osoba podejrzana o naruszenia prawa będzie wiedzieć, że firma dokonuje weryfikacji).
Zgłoszenie nieprawdziwych informacji będzie podlegało grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech. Może to w oczywisty sposób zniechęcić do sygnalizowania naruszeń prawa, ale wywołuje też jeszcze inne skutki. – Ochrona będzie przysługiwać także osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanym ze zgłaszającym. Im nie będzie grozić odpowiedzialność karna, nawet jeśli działali w złej wierze, tzn. wiedzieli, że informacja jest nieprawdziwa, ale przekonali kogoś innego do dokonania zgłoszenia. To sugeruje, że lepiej być np. pomocnikiem niż sygnalistą – wskazuje mec. Baran.
Opracował Łukasz Guza