Bierność firmy może utwierdzać pracowników w przekonaniu, że tak naprawdę nie zależy jej na wyeliminowaniu nieprawidłowości. A to zniechęci załogę do informowania o kolejnych naruszeniach.
Mimo że do terminu implentacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17; tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów) pozostały trzy miesiące, nie jest jeszcze znany projekt ustawy implementującej. Jak sygnalizowaliśmy w tekście „Już niedługo sygnalista powinien być lepiej chroniony nie tylko w UE, lecz także w Polsce” (DGP nr 165 z 26 sierpnia 2021 r.), można podejrzewać, że ustawodawca przeniesie treść dyrektywy o ochronie sygnalistów do polskiego porządku prawnego bez większych zmian. Tymczasem jednym z ważnych, wprowadzonych dyrektywą, elementów ochrony sygnalisty jest zapewnienie efektywnego systemu weryfikacji zgłoszeń. Badania, w tym Światowe Badanie Uczciwości w Biznesie 2020 EY, potwierdziły, że brak wiary w skuteczność zgłaszania naruszeń i bierność organizacji w odpowiedzi na zawiadomienie o zachodzących w organizacji nieprawidłowościach (według 50 proc. respondentów) są głównymi powodami zniechęcającymi pracowników do ich dokonywania. By walczyć z tym przekonaniem, ważne jest zbadanie każdego zgłoszenia. I chociaż prawdopodobnie nie każde będzie dotyczyło naruszeń objętych zakresem dyrektywy o ochronie sygnalistów, to jednak w interesie pracodawcy jest sumienne zweryfikowanie każdego z nich. Być może okaże się, że zgłaszający w ten sposób jedynie artykułuje swoje potrzeby, a to z kolei może być dla pracodawcy barometrem nastrojów panujących w organizacji. Dodatkowo wysłanie do pracowników komunikatu, że „żadnego zgłoszenia nie pozostawiamy bez rozpoznania”, jest najskuteczniejszym sposobem budowania zaufania do systemu.
Etapy postępowania wyjaśniającego
Rozpatrzenie zgłoszenia powinno nastąpić w ramach wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. Można je podzielić na trzy zasadnicze etapy:
- pierwszy, w którym następuje przyjęcie zgłoszenia oraz jego kwalifikacja;
- drugi to postępowanie sprawdzające, którego celem jest uzyskanie odpowiedzi na pytanie, czy istnieje prawdopodobieństwo, że zgłoszona nieprawidłowość miała miejsce, oraz
- trzeci dotyczący właściwego postępowania wyjaśniającego. Podczas tego etapu przeprowadzane są wszystkie czynności dowodowe, o ile zgłoszenie o nieprawidłowości nie będzie zgłoszeniem anonimowym. Na tym etapie najczęściej dochodzi do nawiązania kontaktu z sygnalistą, dokonywana jest także merytoryczna ocena dokonanego zgłoszenia.
Po przyjęciu zgłoszenia konieczne staje się uzyskanie odpowiedzi na pytanie – czy możliwe i celowe jest wszczęcie postępowania wyjaśniającego. Może być ono niecelowe; zgłoszenie dotyczy nieprawidłowości znanej pracodawcy, co do której toczyło się już postępowanie, a zawiadomienie nie zawiera żadnych nowych faktów lub informacji. Postępowania nie wszczyna się także wówczas, gdy z treści zgłoszenia wynika, że zostało ono dokonane w złej wierze – np. jako sprawca naruszenia wskazany został współpracownik, który w czasie rzekomego zdarzenia przebywał na urlopie.
Przy anonimowym systemie zgłaszania nieprawidłowości nie można również wykluczyć sytuacji, gdy zainicjowanie postępowania wyjaśniającego nie będzie możliwe z uwagi na lakoniczność zawiadomienia przy jednoczesnym braku możliwości nawiązania kontaktu z sygnalistą. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy pracodawca jako kanał do zgłaszania nieprawidłowości wybierze np. skrzynkę wrzutową lub inne narzędzie niegwarantujące komunikacji zwrotnej z sygnalistą.
Merytoryczna weryfikacja
Z uwagi na to, że zgłoszenia dotyczą różnych dziedzin, w postępowanie wyjaśniające należy zaangażować zespoły lub komisje, w skład których powinni wchodzić specjaliści z różnych dziedzin oraz pracownicy o zróżnicowanych kompetencjach, w tym także miękkich. To jest szczególnie istotne np. przy zawiadomieniach dotyczących mobbingu. Na tym etapie najczęściej są także podejmowane decyzje o zaangażowaniu podmiotów zewnętrznych – np. kancelarii prawnych lub psychologów – które będą wspierać proces weryfikacji zgłoszenia.
Każda weryfikacja powinna opierać się na przemyślanym harmonogramie działania. Zgodnie z dyrektywą o ochronie sygnalistów takie postępowanie powinno zakończyć się w ciągu trzech miesięcy od otrzymania zgłoszenia o nieprawidłowości.
Na początku harmonogram działania powinien uwzględniać takie czynności jak zapoznanie się z przepisami prawa, a także regulacjami wewnętrznymi, kodeksami, procedurami i innymi dokumentami (zarządzeniami) obowiązującymi w organizacji dotyczącymi obszaru objętego zgłoszeniem. Kolejnym ważnym etapem jest dokonanie czynności niecierpiących zwłoki, a uzasadnionych treścią zgłoszenia, np. zabezpieczenie sprzętu służbowego czy monitoringu wizyjnego.
Jeśli pracodawca stosuje monitoring poczty pracowników, może również skorzystać ze służbowej korespondencji jako dowodu w sprawie, pamiętając jednak o ograniczeniach w tym zakresie wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Pozwala ono pracodawcy na przetwarzanie danych osobowych pracownika i jego rozmówców m.in. ze względu na konieczność wypełniania obowiązków i wykonywania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy oraz w razie niezbędności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Korzystając zaś z monitoringu wizyjnego, pracodawca powinien pamiętać, że zasady stosowania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy reguluje kodeks pracy.
Istotnym elementem postępowania wyjaśniającego są także czynności dowodowe, które obejmują zarówno rozmowy wyjaśniające z sygnalistą (o ile nie jest anonimowy), jak i pracownikami podejrzanymi o naruszenie czy innymi pracownikami. Dokonując weryfikacji zgłoszenia i zabezpieczenia dowodów, na uwadze należy mieć dochowanie przez osoby zaangażowane w proces najwyższych standardów poufności i bezpieczeństwa informacji.
Raport końcowy
Rezultatem przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego powinien być raport końcowy. Nie ma tu wytycznych dotyczących metodologii sporządzania takiego dokumentu. Z praktycznego punktu widzenia powinien on zawierać opis sprawy, streszczenie, podsumowanie czynności dowodowych podjętych w sprawie, wnioski wynikające z przeprowadzonych czynności dowodowych, ocenę prawną zgłoszenia i zalecenia.
Z punktu widzenia pracodawcy bardzo istotne będą wynikające z raportu rekomendacje dotyczące działań o charakterze krótko- i długoterminowym. Działania krótkoterminowe będą sprowadzały się do ukarania sprawcy, co może oznaczać rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem z przyczyn dotyczących pracownika lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Możliwa jest jednak sytuacja, gdy pracodawca będzie musiał podjąć działania wobec samego zgłaszającego, jeżeli po raz kolejny dokonał zgłoszenia w złej wierze, aby zdezorganizować pracę, albo zgłoszenie w inny sposób stanowiło naruszenie zasad współżycia społecznego w miejscu pracy. Rekomendacje mogą sprowadzić się także do obowiązku zawiadomienia przez pracodawcę właściwych organów – co może wynikać z przepisów sektorowych. Długofalowe rekomendacje obejmują zaś z zasady audyt działalności przedsiębiorcy lub jego części, audyt obowiązujących procedur, regulacji i kodeksów, szkolenia dla pracowników z wybranego obszaru.
Raport końcowy jest dokumentem stanowiącym tajemnicę przedsiębiorstwa. Trafia on do compliance oficera, członka zarządu czy organu nadzorczego.
Kontynuujemy cykl o ochronie sygnalistów w polskim prawie. Poruszamy w nim zarówno kwestie związane z implementacją przepisów dyrektywy AML (tj. dotyczącej zapobiegania praniu pieniędzy), które wchodzą w życie 31 października 2021 r., jak i z dyrektywą o ochronie sygnalistów, które muszą być zaimplementowane do 17 grudnia 2021 r. W obu przypadkach na pracodawcach będą ciążyły obowiązki, które warto poznać już teraz.
Dotychczas w cyklu ukazały się teksty:
• „Już niedługo sygnalista powinien być lepiej chroniony nie tylko w UE, lecz także w Polsce”, DGP nr 165 z 26 sierpnia 2021 r.
• „Sygnalista zgłaszający pranie brudnych pieniędzy według ustawy AML musi pozostać anonimowy”, DGP nr 170 z 2 września 2021 r.