W firmie, którą obsługuje moje biuro, wielu pracowników nie wykorzystało jeszcze zaległych urlopów. Część zamierza skorzystać z nich pod koniec września. Czy zaległy urlop wypoczynkowy za 2020 r. rozpoczęty 30 września 2021 r., a kończący się w październiku 2021 r., uważa się za udzielony w terminie? W jakich przypadkach pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania urlopu? Czy zasady wykorzystania zaległego wypoczynku dotyczą również 4 dni urlopu na żądanie?
Zgodnie z art. 161 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli w tym terminie urlop nie zostanie wykorzystany, to staje się zaległym, a pracodawca zobowiązany jest udzielić go do końca III kwartału następnego roku, czyli do 30 września (art. 168 k.p.). Z brzmienia tej regulacji wynika, że pracodawca jest zobowiązany udzielić urlopu. Pracownik, składając wniosek o jego udzielenie, musi zatem rozpocząć urlop tak, aby nie przekroczyć terminu 30 września. Mogą się jednak zdarzyć wyjątkowe sytuacje powodujące, że wykorzystanie urlopu będzie niemożliwe i nastąpi jego przesunięcie, np. długotrwała choroba pracownika, urlopy związane z rodzicielstwem. Zaległy urlop może być wówczas udzielony w terminie późniejszym – jednak możliwie najbliższym po ustaniu wymienionych przeszkód.
Nawet bez zgody pracownika
W odpowiedzi na drugie pytanie należy wskazać, że Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) podał, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Niewykorzystanie przez pracownika zaległego urlopu wypoczynkowego do końca września kolejnego roku kalendarzowego nie powoduje utraty przysługujących mu uprawnień urlopowych. Do urlopu wypoczynkowego stosuje się bowiem trzyletni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy przewidziany w art. 291 par. 1 k.p. W uzasadnieniu SN zwrócił też uwagę, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie według ustalonych zasad, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 par. 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.
Dodać należy, że w 2020 r. uprawnienie do jednostronnego udzielania urlopu zaległego potwierdzone zostało w art. 15gc specustawy o COVID-19, zgodnie z którym w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. Przepis ten nadal obowiązuje. Może być więc zastosowany także w 2021 r.
Co ważne, zaległy wypoczynek nie musi być łączony z urlopem bieżącym. Dlatego nie jest błędem zaplanowanie go w innym terminie niż urlop bieżący, np. urlop bieżący za 2021 r. w sierpniu, a zaległy za 2020 r. we wrześniu. Istotne jest jednak, aby urlop zaległy z 2020 r. został rozpoczęty w terminie nie późniejszym niż 30 września 2021 r.
W okresie wypowiedzenia
Ponadto w okresie wypowiedzenia pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli (art. 1671 k.p.). Obowiązek ten dotyczy zarówno urlopu bieżącego (w wymiarze proporcjonalnym do dnia ustania stosunku pracy), jak i zaległego.
Należy pamiętać, że skutki niewykorzystania przez pracownika urlopu we właściwym terminie obciążają wyłącznie pracodawcę. Zgodnie z art. 282 par. 1 pkt 2 k.p. nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, podlegającym karze grzywny. Inspektor pracy ma prawo nałożyć grzywnę niezależnie od tego, czy nieudzielenie urlopu wynikało wyłącznie z zaniedbania pracodawcy, czy także z powodu sprzeciwu pracownika. Z powodu uporu pracownika pracodawcy grozi więc realna szkoda majątkowa wynikająca z konieczności zapłacenia grzywny. Dlatego w sytuacji, gdy nie jest możliwe uzgodnienie z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego, pracodawca ma prawo jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin urlopu i w wyznaczonym przez siebie terminie odmówić dopuszczenia pracownika do świadczenia pracy.
Dni na żądanie
Do urlopu na żądanie nie stosuje się wspomnianych zasad dotyczących wykorzystania urlopu zaległego. Wskazuje na to art. 161 k.p., gdzie znajduje się zastrzeżenie, że przepis ten nie dotyczy czterech dni urlopu na żądanie. Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym dni urlopu na żądanie przechodzą na następny rok, ale jako zwykłe dni urlopowe. Oznacza to, że urlop na żądanie nie zwiększa puli urlopowej, jest on wliczany do liczby dni urlopu przysługujących pracownikowi w ciągu roku (26 dni lub 20 dni). Ponadto urlop na żądanie nie jest uwzględniany w planie urlopów. Jest on przeznaczony do realizacji nagłych, nieplanowanych potrzeb pracownika, z którymi wiąże się potrzeba nieobecności w pracy. Jeśli jednak takie potrzeby nie wystąpią w ciągu roku i pracownikowi pozostaną te dni urlop do końca roku, to w kolejnym roku dni te zmieniają charakter na zwykły urlop, przy czym nie obejmuje ich obowiązek wykorzystania do końca września kolejnego roku. Jeżeli więc w 2020 r. pracownik nie wykorzystał żadnego dnia urlopu na żądanie, to w 2021 r. wszystkie cztery dni urlopu na żądanie zwiększą ogólną pulę przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Przepisy nie przewidują obowiązku wykorzystania ich do końca września 2021 r. Jednocześnie pracownik będzie miał prawo do czterech dni urlopu na żądanie przysługujących za 2021 r. Zatem w przypadku przysługiwania pracownikowi 26 dni urlopu pracodawca w planie urlopów na 2021 r. powinien uwzględnić 22 dni urlopu za 2021 r., cztery dni urlopu za 2020 r. (niewykorzystane dni urlopu na żądanie). Oprócz tego w 2021 r. pracownikowi będą przysługiwać cztery dni urlopu na żądanie za 2021 r., których nie należy uwzględniać w planie urlopów. ©℗
Podstawa prawna
art. 152 par. 2, art. 161, art. 1671, art. 168, art. 291 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
art. 15gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. poz. 1842, ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535)
