Uwzględniony w niej wymiar absencji pracownika może być określany w godzinach lub dniach. A jej uproszczona wersja nie musi zawierać informacji o godzinach nocnych i pracy na dyżurze. Tak uznał resort w stanowisku wydanym dla DGP.
Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy, które znacznie uszczegółowiono w 2019 r., nadal nie są do końca jasne. Dodatkowe wątpliwości pojawiły się po połączeniu treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej z art. 149 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; dalej: k.p.), z którego wynika wyjątek umożliwiający nieewidencjonowanie godzin pracy w przypadku pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, zatrudnionych w systemie zadaniowym oraz otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy.
Wymiar nieobecności
Jedną ze zmian, jakie wprowadzono w wyglądzie kart ewidencji czasu pracy, jest wymóg określania w przypadku wszystkich absencji ujętych w ewidencji nie tylko ich rodzaju, ale również wymiaru. Zgodnie bowiem z par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369, dalej: rozporządzenie) obowiązek taki dotyczy zarówno zwolnień od pracy, jak i usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Początkowo większość ekspertów twierdziła, że wymiar wszystkich absencji powinien być określany w ewidencji w godzinach, ale nie wszystkie systemy kadrowo-płacowe dają taką techniczną możliwość. W praktyce czasem inaczej traktowane są choroby, przy których często wymiar absencji jest określany liczbą jeden, czyli jako wymiar dzienny. W swoim ostatnim stanowisku z 17 sierpnia 2021 r. MRiT potwierdziło prawidłowość takich działań, wskazując, że przy nieobecnościach obejmujących dzień lub wielokrotność dni w takich jednostkach powinien być także wykazywany ich wymiar w ewidencji. Powyższe stanowisko wskazuje zatem, że nieobecności musimy podzielić na dwie kategorie:
- godzinowe – urlopy wypoczynkowe, czas wolny za nadgodziny, wyjścia prywatne;
- dzienne – zwolnienia lekarskie, wszystkie urlopy związane z rodzicielstwem, tzw. urlopy okolicznościowe.
Wątpliwości praktyczne pojawią się jednak w przypadku nieobecności, które mogą być i godzinowe, i dzienne, czego najlepszym przykładem będzie wynikające z art. 188 k.p. zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14, które w ciągu roku może wynosić albo dwa dni, albo 16 godzin. W tym zakresie – w zależności od decyzji pracownika – w danym roku kalendarzowym zwolnienie jest wykorzystywane w jeden sposób. Zatem forma określenia wymiaru absencji w ewidencji może być w tym przypadku dwojaka.
Przykład
Wolne na opiekę nad dzieckiem
Dwóch pracowników wykorzystało zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem 1 września, aby wziąć udział w rozpoczęciu roku szkolnego. Jeden pracownik złożył wniosek o cały dzień wolny, a drugi o dwie godziny czasu wolnego za nadgodziny oraz dwie godziny opieki nad dzieckiem i pracował od godz. 13 do 17. W kartach ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się następujące informacje:
• pracownik 1: czas pracy 0 godzin; absencje – opieka nad dzieckiem – wymiar 1 dzień,
• pracownik 2: czas pracy: 4 godziny, rozpoczęcie pracy o godz. 13, zakończenie pracy o godz. 17; w rubrykach dotyczących absencji powinny być wykazane dwie absencje: czas wolny za nadgodziny – wymiar 2 godziny oraz opieka nad dzieckiem – wymiar 2 godziny.
MRiT jednak podkreśliło, że jednostka, w jakiej jest ewidencjonowany wymiar danej absencji, pozostaje bez wpływu na sposób jej rozliczenia w praktyce, gdyż w tym obszarze obowiązuje ogólna zasada z art. 130 par. 3 k.p. Zgodnie z tym przepisem każda absencja jest rozliczana godzinowo, a obniżenie wymiaru czasu pracy do przepracowania następuje o liczbę godzin wynikającą z rozkładu (harmonogramu) pracownika zaplanowaną do przepracowania w danym dniu.
Problematyczne
W zakresie ewidencji dyżurów wątpliwości pojawiają się zwłaszcza w przypadku zadaniowego czasu pracy, bo wówczas obowiązuje kodeksowy wyjątek pozwalający na nieewidencjonowanie godzin pracy z art. 149 par. 2 k.p. W tym zakresie pojawia się pytanie, jak ujmować czas dyżuru w ewidencji.
W stanowisku z 17 sierpnia br. MRiT przyjęło inne zasady w zakresie dyżuru, w trakcie którego pracownik wykonywał pracę, a inne w przypadku dyżuru bez świadczenia pracy. W ocenie resortu praca na dyżurze nie musi być ewidencjonowana, bo będą to godziny pracy, a więc zadziała wyjątek z kodeksu pracy. Jeśli jednak w trakcie dyżuru nic się nie działo i pracownik pozostawał jedynie w gotowości, to cały czas dyżuru musi zostać ujęty w ewidencji. Czasu dyżuru w takim przypadku nie zalicza się bowiem do czasu pracy.
Skutki powyższego stanowiska będą w praktyce dziwne, bo podjęcie aktywności na dyżurze spowoduje nieujęcie go w ewidencji czasu pracy, podczas gdy części dyżuru bez aktywności pracownika nadal będą ewidencjonowane. Na szczęście MRiT podkreślił, że wyjątek z art. 149 par. 2 k.p. nie ma charakteru bezwzględnego, a jest jedynie uprawnieniem pracodawcy, który może podjąć decyzję o ewidencjonowaniu godzin pracy.
Dodatek nocny
Żaden przepis kodeksu pracy nie pozbawia pracowników zatrudnionych w zadaniowym czasie pracy wynagrodzenia za pracę w nocy, lecz w praktyce większość pracodawców tego nie robi, bo nie prowadzą ewidencji godzin pracy zgodnie z art. 149 par. 2 k.p. MRiT we ww. stanowisku potwierdziło, że powyższy wyjątek obejmuje także pracę w nocy, a więc nie ma obowiązku zarejestrowania godzin nocnych. Czy to rozstrzyga podstawowy spór o wypłatę dodatku nocnego? Wydaje się, że nie. W tym zakresie należy się zgodzić z pomysłem prezentowanym w doktrynie prawa pracy, a mianowicie że dodatek nie powinien być wypłacany, jeśli praca w nocy jest wynikiem tylko i wyłącznie decyzji pracownika, któremu tak było wygodniej wykonywać zadania ze względów osobistych. Gdyby jednak wykonywanie pracy w nocy wynikało z charakteru zadań lub polecenia pracodawcy, to wynagrodzenie za pracę w nocy powinno być naliczane. Wtedy dobrą praktyką byłoby zaewidencjonowanie takich godzin w karcie czasu pracy, co byłoby podstawą do naliczenia odpowiedniego wynagrodzenia z tego tytułu.©℗
Stanowisko MRiT z 17 sierpnia 2021 r. w sprawie ewidencji czasu pracy (wydane dla DGP)
1) Zgodnie z art. 149 par. 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Przedmiotem ewidencji czasu pracy jest czas pracy mieszczący się zarówno w ustalonym rozkładzie czasu pracy, jak i w godzinach nadliczbowych.
Szczegółowo zakres informacji, które powinna zawierać ewidencja czasu pracy, określa par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W myśl tego przepisu pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą m.in. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi ewidencja czasu pracy zawierająca informacje o:
– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
– liczbie godzin nadliczbowych,
– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
W związku z powyższym, jeżeli określona usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy obejmuje cały dzień lub dni (tak jak ma to miejsce w przypadku zwolnień lekarskich od pracy – vide: art. 92 Kodeksu pracy), to w takich samych jednostkach, tj. dniach powinien być odzwierciedlony wymiar tej nieobecności w jego ewidencji czasu pracy.
Przy czym należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 130 par. 3 k.p. wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym ulega w tym okresie obniżeniu zawsze o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy (w tym spowodowanej chorobą pracownika), przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności (dniu lub dniach), zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
2) Należy podkreślić, że w stosunku do pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Dotyczy to także godzin ich pracy przypadających w porze nocnej.
Nie podlegają również ewidencjonowaniu godziny dyżuru pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy, w czasie których pracownicy ci wykonywali pracę; godziny takie są bowiem zaliczane do ich czasu pracy/godzin pracy. Ewidencjonowaniu podlegają natomiast godziny dyżuru takich pracowników, w czasie których nie wykonywali oni pracy (por. treść art. 1515 par. 2 k.p., w myśl którego czasu dyżuru nie wlicza się do czasu pracy, jeżeli podczas dyżuru pracownik nie wykonywał pracy).
Jeżeli zatem np. pracownik objęty zadaniowym systemem czasu pracy wykonywał pracę w trakcie połowy czasu trwania dyżuru, to te godziny dyżuru są zaliczane do jego czasu pracy i jako takie nie podlegają ewidencjonowaniu. Natomiast pozostały czas/godziny dyżuru, w których pracownik nie wykonywał pracy, nie są czasem pracy i ich liczba podlega ewidencjonowaniu na zasadach ogólnych określonych w par. 6 ust. 1 pkt lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Przedstawiając powyższe, warto również zauważyć, że fakt, iż treść art. 149 par. 2 k.p. nie zobowiązuje pracodawcy do ewidencjonowania godzin pracy pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy, nie wyklucza możliwości ewidencjonowania godzin pracy takich pracowników (decyzja w tym zakresie należy jednak do pracodawcy).
