Specyfika działania rynku finansowego, w którym za bezpieczeństwo pieniądza lub innych składników majątkowych w dużej mierze odpowiada człowiek, powoduje, że jest to obszar szczególnie podatny na występowanie zjawiska prania pieniędzy. Aby mu przeciwdziałać, ustawodawca już jakiś czas temu wprowadził do polskiego porządku prawnego regulacje, w których szczególną uwagę poświęcił funkcjonowaniu i ochronie sygnalistów jako źródle informacji dotyczących przestępstw tego rodzaju. Ochronę sygnalistów zgłaszających nieprawidłowości na rynku finansowym przewidziana w przepisach ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: ustawa AML). Przepisy te nakładają na instytucje obowiązane opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. A jeszcze więcej obowiązków zostanie nałożonych na instytucje (pracodawców) 30 października 2021 r., kiedy wejdzie w życie nowelizacja ustawy AML, implementująca przepisy tzw. V Dyrektywy AML.
Źródłem także kodeks pracy
Źródła pracowniczego obowiązku sygnalizowania nieprawidłowości, które zachodzą lub mogą się wydarzyć w miejscu pracy, można też się doszukiwać w kodeksie pracy w art. 100 par. 2 pkt 4. Nakłada on na pracownika obowiązek dbania o dobro zakładu pracy, chronienia jego mienia oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Także w doktrynie prawa pracy wielokrotnie podkreślano, że na pracowniczy obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy składają się zarówno zachowania polegające na powstrzymaniu się od określonych działań, jak i podejmowanie pewnych pozytywnych działań i przejawianie niezbędnej inicjatywy. To ostatnie jest w główniej mierze ważne z perspektywy funkcjonowania wewnętrznych procedur anonimowego zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
W odniesieniu do podstawowych obowiązków pracowniczych należy podkreślić, że pracownik, który zaobserwuje nieprawidłowość w miejscu pracy, powinien zareagować, zawiadomić pracodawcę, wykorzystując w tym celu chociażby wdrożony kanał do zgłaszania tego typu incydentów. Dodatkowym motywatorem dla pracowników powinno być ryzyko, że brak reakcji z ich strony (w tym niezawiadomienie pracodawcy) w sytuacji, gdy posiadają wiedzę o działaniu na szkodę swojego pracodawcy, może być uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych stanowiących podstawę do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Co się zmieni

Efektywny system zgłaszania nieprawidłowości to także właściwa procedura umożliwiająca funkcjonowanie wdrożonego w organizacji rozwiązania. W przyszłości to ona będzie stanowić podstawowe narzędzie informacyjne dla pracowników. W art. 53 ustawy AML określono konieczne elementy, jakie muszą zostać zawarte w procedurze anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zgodnie z obecnym brzmieniem tej regulacji wdrożona procedura powinna określać w szczególności:
  • osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;
  • sposób odbierania zgłoszeń;
  • sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;
  • sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
  • zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, którym zarzuca się naruszenie lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;
  • rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;
  • termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.
Po wejściu w życie nowelizacji obowiązki instytucji zobowiązanych do stosowania ustawy zostaną rozszerzone. Będą one musiały wdrożyć taką procedurę, która zapewni ochronę sygnalistów przed czynnikami mogącymi pogorszyć ich sytuację prawną lub faktyczną, w tym wpływających negatywnie na warunki zatrudnienia sygnalisty. Budowa przepisu, w tym użycie sformułowania „w szczególności”, pozwala instytucjom obowiązanym na uszczegóławianie, rozbudowanie wewnętrznych procedur, w taki sposób, by odpowiadały jak najbardziej realiom prowadzenia biznesu przez podmiot obowiązany.

Konieczne szkolenia

Ochrona na poziomie, jakiego wymaga ustawa AML, zostanie zapewniona, gdy sygnalista będzie mógł pozostać anonimowy. Innymi słowy wewnętrzny system służący do zgłaszania naruszeń przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu musi być anonimowy. Zapewnienie sygnaliście możliwości dokonania zgłoszenia bez podawania swoich danych stanowi element jego ochrony i jest jedną z gwarancji zapobiegania działaniom odwetowym. Z punktu widzenia sygnalisty zapewnienie anonimowości może też przesądzić o podjęciu przez niego decyzji o dokonaniu zgłoszenia. Z licznych badań bowiem wynika, że z jednej strony pracownicy są źródłem informacji o wielu niepożądanych zachowaniach czy działaniach innych pracowników organizacji, z drugiej strony wciąż się obawiają wykluczenia z zespołu i martwią się, jak po ewentualnym zgłoszeniu będzie przebiegać ich dalsza kariera. Nie chcą też mieć przypiętej łatki „donosiciela, kapusia”. Boją się również szeroko pojętych działań o charakterze odwetowym, a także tego, że zgłoszenie nie wywoła żadnej reakcji. Problemem czasami okazuje się także to, że osoba lub zespół odpowiedzialny za odbieranie zgłoszeń i prowadzenie postępowania wyjaśniającego, zamiast skupić się na rozpoznaniu dokonanego zgłoszenia, w pierwszej kolejności podejmie się „śledztwa” zmierzającego do ustalenia danych sygnalisty.
W tej sytuacji warto się przede wszystkim zastanowić nad przeprowadzeniem kampanii informacyjnej oraz systematycznych szkoleń na temat zgłaszania nieprawidłowości w firmie, które powinny być adresowane do pracowników wszystkich szczebli. Jeżeli ich nie będzie, to jest duże ryzyko, że system nie spełni swojej roli, którą w wymiarze organizacyjnym jest pełnienie funkcji prewencyjnej (dąży do zmniejszenia liczby nieprawidłowości) i gwarancyjnej (chroni organizację i pracowników przed negatywnymi konsekwencjami nieprawidłowości). Jakby nie patrzeć, dla organizacji każda wykryta wewnętrznie nieprawidłowość to szansa na zbadanie sprawy, usunięcie stanu niezgodności bez uszczerbku na reputacji, a także możliwość podniesienia efektywności jej funkcjonowania.©℗
Kontynuujemy cykl tekstów o ochronie sygnalistów w prawie polskim. Znajdą się w nim materiały na temat zarówno przepisów ustawy AML wraz z jej nowelizacją (dotyczącą zapobieganiu praniu pieniędzy), które wchodzą w życie 31 października 2021 r., jak i dyrektywy o ochronie sygnalistów, które muszą być zaimplementowane do 17 grudnia 2021 r. W obu przypadkach na pracodawcach będą ciążyły obowiązki, które warto poznać już teraz.
Dotychczas w cyklu ukazał się tekst:
• „Już niedługo sygnalista powinien być lepiej chroniony nie tylko w UE, lecz także w Polsce”, DGP nr 165 z 26 sierpnia 2021 r.
Podstawa prawna
• art. 100 par. 2 pkt 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• art. 53 z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1132; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535)