Jednym z obowiązków pracodawcy jest ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jednak nie oznacza to, że każdy pracodawca zawsze musi aprobować wszystkie formy i kierunki dokształcania, jakie wybrał pracownik, a tym bardziej za nie płacić.

Nasz pracownik chce rozpocząć studia podyplomowe na kierunku bezpieczeństwo i higiena pracy. Studia są związane z powierzeniem pracownikowi w przyszłości dodatkowych zadań z zakresu bhp. W związku z tym zamierzamy przyznać mu dodatkowe świadczenia na podniesienie kwalifikacji zawodowych, tj. pokryć opłaty za kształcenie (czesne) i przejazdy. Zakres wzajemnych praw i obowiązków stron będzie wynikać z podpisanej umowy. Czy wartość tych świadczeń może być zwolniona z podatku dochodowego oraz składek ubezpieczeniowych? Jak obliczyć dla niego wynagrodzenie – dotychczas otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 4800 zł oraz zmienną miesięczną premię regulaminową w wysokości od 10 do 40 proc. podstawowej stawki?

odpowiedź

Wartość świadczeń ponoszonych na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika podlega zwolnieniu zarówno z podatku dochodowego, jak i składek na ZUS. [ramka] Ścieżka edukacyjna przebiega bowiem zgodnie z przepisami kodeksu pracy (dalej: k.p.).
Kilka godzin zwolnienia
Pracownik z inicjatywy pracodawcy podejmie od 1 października studia podyplomowe z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy. Załóżmy, że zajęcia będą się odbywały dwa razy w miesiącu, w piątek, sobotę i niedzielę, przy czym w piątek konieczne będą zwolnienia na dojazdy. W październiku pracownik skorzysta łącznie z 6 godzin zwolnienia od pracy. Jest on wynagradzany stawką 4800 zł oraz zmienną miesięczną premią regulaminową w wysokości od 10 do 40 proc. podstawowej stawki.
Załóżmy, że w październiku premia wyniesie 576 zł, a faktycznie pracownik przepracuje 162 godz. z obowiązujących 168. Wynagrodzenie za 6 godzin zwolnienia w październiku wyniesie:
576 zł : 162 godz. = 3,56 zł (wynagrodzenie za jedną godzinę pracy)
3,56 zł x 6 godz. = 21,36 zł (wynagrodzenie za czas zwolnienia)
Za październik przysługuje: wynagrodzenie stałe 4800 zł, premia 576 zł oraz wynagrodzenie za czas zwolnienia szkoleniowego 21,36 zł. ©℗
Nie zawsze trzeba się dokształcać
Jednym z obowiązków pracodawcy jest ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jednak nie oznacza to, że każdy pracodawca zawsze musi aprobować wszystkie formy i kierunki dokształcania, jakie wybrał pracownik, a tym bardziej za nie płacić. Nie zawsze dana praca wymaga od pracownika wykazywania się specjalistyczną wiedzą. Kwalifikacje zawodowe pracowników wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku mogą być ustalane w przepisach prawa pracy takich jak układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania (art. 102 k.p.).
Podnoszeniu kwalifikacji zawodowych poświęcony jest rozdział III działu IV kodeksu pracy. Definiuje on samo pojęcie „podnoszenia kwalifikacji zawodowych”. Jest to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, a więc gdy propozycję nauki wysunie pracownik. Takie rozumienie podnoszenia kwalifikacji odnosi się do pracy aktualnie wykonywanej przez pracownika, ale także do sytuacji, gdy planowany jest jego awans lub zaproponowanie mu innych warunków pracy, np. innego stanowiska, ze względu na przebranżowienie się firmy.
Wymagana zgoda
Ze względu na brak kodeksowej definicji określenia „za zgodą pracodawcy” należy odwołać się do przepisów prawa cywilnego (art. 300 k.p.). Zgodnie z nim wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Pracodawca nie musi zatem np. wprost podpisać pisemnej zgody na naukę. Może swą aprobatę wyrazić odpowiednim zachowaniem, np. poprzez zawarcie umowy szkoleniowej lub udzielanie zwolnień od pracy na udział w zajęciach.
Jeśli nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej, to pracodawca w inny sposób wyraża swoją wolę. Może się to ujawnić m.in. poprzez przyznanie pracownikowi świadczenia w postaci udzielenia urlopu szkoleniowego lub pokrycia opłat za przejazdy. W praktyce pracodawca może zgodzić się na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika także w sytuacji, gdy już podjął on naukę we własnym zakresie, ale dopiero w jej trakcie ujawni to pracodawcy i wystąpi o zgodę. Po jej uzyskaniu pracownik będzie kontynuował dokształcanie, oficjalnie jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych na podstawie przepisów kodeksu pracy, ze wszystkimi tego konsekwencjami.
Zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika powinna obejmować cały, zamknięty proces kształcenia, po zakończeniu którego można uznać, że pracownik podniósł swoje kwalifikacje zawodowe.
Umowa szkoleniowa
W umowie szkoleniowej określa się wzajemne prawa i obowiązki stron, związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Zawarcie umowy jest szczególnie uzasadnione w przypadku dłuższej nauki finansowanej lub współfinansowanej przez pracodawcę, a przede wszystkim wtedy, gdy pracodawca zamierza związać pracownika z firmą jeszcze przez określony czas po jej zakończeniu (tzw. okres odpracowania). Umowę szkoleniową zawiera się zwykle przed rozpoczęciem przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a najpóźniej – przed rozpoczęciem przez niego korzystania ze świadczeń przewidzianych dla pracowników, którzy się edukują. Umowa szkoleniowa powinna być zawarta na piśmie, przede wszystkim dla celów dowodowych.
Pracodawca nie ma obowiązku zawierać umowy szkoleniowej jedynie wtedy, gdy nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 1034 par. 3 k.p.)
W umowie powinny być uregulowane takie kwestie, jak wymiar zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, wymiar urlopu szkoleniowego, okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, przyznanie dodatkowych świadczeń, np. pokrycie opłat za kształcenie.
Umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przewiduje to kodeks pracy. Strony nie mogą zatem zastrzec w umowie szkoleniowej, że pracodawca nie będzie udzielał pracownikowi zwolnień na obowiązkowe zajęcia, obniży mu wymiar urlopu szkoleniowego lub też wydłuży, na ponad trzy lata, okres odpracowania.
Zwolnienia obowiązkowe, czesne dobrowolne
Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe, przysługują obowiązkowo dwa uprawnienia:
  • zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania ‒ pracodawca udziela go zawsze w dni, w których pracownik ma obowiązek uczestniczyć w zajęciach i potrzebuje czasu, by dotrzeć na nie punktualnie;
  • urlop szkoleniowy – przysługuje w dwóch wymiarach, tj. 6 lub 21 dni, w zależności od rodzaju egzaminu, który pracownik zalicza, przy czym 21 dni przysługuje na ostatnim roku studiów na napisanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.
Urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie na egzaminy kończące niektóre formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych (maturalny, eksternistyczny, dyplomowy, potwierdzający kwalifikacje zawodowe), a nie na egzaminy kończące kolejny rok nauki (sesja na studiach). Urlop szkoleniowy nie przysługuje natomiast, jeżeli dana forma kształcenia, zgodnie z przepisami, nie kończy się egzaminem.
Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 1031 par. 3 k.p.). Przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień od pracy stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy (urlop szkoleniowy). Przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego sposób postępowania zależy od rodzaju składników płacowych. Jeśli pracownik jest wynagradzany wyłącznie składnikami określonymi w stawce miesięcznej w stałej wysokości, to za miesiąc ze zwolnieniem szkoleniowym otrzymuje swoje normalne wynagrodzenie, bez konieczności odrębnego obliczania wynagrodzenia urlopowego. Natomiast jeśli oprócz składnika w stałej miesięcznej stawce pracownikowi przysługują również zmienne, za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, to wówczas należy obliczyć wynagrodzenie za czas zwolnienia:
1) dzieląc podstawę wymiaru ze zmiennych składników przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie tego miesiąca, w którym był np. urlop, a następnie
2) mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie tego urlopu, w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą pracodawca może dobrowolnie przyznać dodatkowe świadczenia, np. opłacić kurs, szkolenie, przejazd, materiały czy zakwaterowanie, jeśli zajęcia odbywają się poza miejscem zamieszkania pracownika (art. 1033 k.p.).
Podatki i składki
Wartość świadczeń otrzymanych przez pracownika na dokształcanie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych stanowi przychód ze stosunku pracy. Z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika jednak, że wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Zwolnienie to koresponduje z przepisami innymi niż przepisy prawa podatkowego, tj. w tym przypadku z przepisami kodeksu pracy. Jeżeli więc firma skieruje pracownika na studia albo na wniosek pracownika wyrazi zgodę na taką formę podnoszenia kwalifikacji, to ma to związek z podnoszeniem kwalifikacji zgodnie z przepisami kodeksu pracy.
Otrzymane przez pracownika świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji w rozumieniu kodeksu pracy stanowią przychód podatkowy, korzystający ze zwolnienia (opłata za czesne oraz za przejazdy). Ulga podatkowa nie dotyczy wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy na punktualny udział w zajęciach. To wynagrodzenie podlega opodatkowaniu.
Podobnie jest ze składkami na ZUS. Z podstawy wymiaru wyłączona jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. Świadczenia dodatkowe przyznane zgodnie z kodeksem pracy nie są zatem oskładkowane, a wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy ‒ tak.
!Zawarcie umowy szkoleniowej jest uzasadnione przede wszystkim w przypadku dłuższej nauki finansowanej lub współfinansowanej przez pracodawcę, a szczególnie wtedy, gdy pracodawca zamierza związać pracownika z firmą jeszcze przez określony czas po jej zakończeniu.
Podstawa prawna
• art. 102‒1034 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1622)
• art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1243)
• par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)