Mamy mało czasu na implementowanie przepisów, które nakładają na pracodawców z sektora publicznego i prywatnego obowiązek zapewnienia kanału do informowania o naruszeniach i zapewnienia bezpieczeństwa zgłaszającemu nieprawidłowości. Autorką tekstu jest Marzena Rosler-Borakiwicz, radca prawny, Kancelaria Filipiak Babicz.

Rozpoczynamy cykl tekstów o ochronie sygnalistów w prawie polskim. Znajdą się w nim materiały dotyczące zarówno implementowanych przepisów dyrektywy AML (tj. dotyczącej zapobiegania praniu pieniędzy), które wchodzą w życie 31 października 2021 r., jak i dyrektywy o ochronie sygnalistów, które muszą być zaimplementowane do 17 grudnia 2021 r. W obu przypadkach na pracodawcach będą ciążyły obowiązki, które warto poznać już teraz.
Nie ma takich systemów zarządzania zgodnością, które całkowicie wyeliminowałyby nieprawidłowości w organizacji. Systemy mogą jednak skutecznie wspomagać sygnaliści (whistleblowerzy), a więc pracownicy informujący o występujących w organizacji nieprawidłowościach. Współczesne rozumienie whistleblowingu narodziło się w Stanach Zjednoczonych w latach 70. minionego wieku, samo zaś pojęcie ma swoje korzenie w kulturze anglosaskiej i oznacza „dmuchanie w gwizdek” nawiązujące do dawnego sposobu informowania o niebezpieczeństwie. Dziś przez to pojęcie rozumie się zgłaszanie działań niezgodnych z prawem lub zmierzających do ich zatajenia, ale także działań nieetycznych, korupcji lub innych działań o charakterze przestępczym, nadużyć władzy, nieprzestrzegania przepisów o ochronie środowiska, konfliktu interesów.
Wspólną cechą różnych umownych definicji sygnalisty jest jego dobra wiara, a więc uzasadnione przekonanie, że w momencie dokonywania zgłoszenia przekazywane przez niego informacje są prawdziwe. Dobrą wiarę sygnalisty należy domniemywać. Nawet jednak podejrzewając złą wiarę, nie należy ignorować przekazanych informacji.

przeciwdziałanie praniu pieniędzy

W polskim porządku prawnym nie ma ustawy, która kompleksowo reguluje ochronę sygnalistów. Pewne rozwiązania w tym zakresie przewidują ustawa z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1896; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 680), ustawa z 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 328), a także ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1132; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1535; dalej: ustawa AML). Istotne zmiany dla sygnalistów wprowadza nowelizacja z 30 marca 2021 r. tej ostatniej ustawy będąca wynikiem implementacji zapisów tzw. V dyrektywy AML do prawa krajowego. Nowe przepisy wchodzą w życie 31 października.
Nowelizacja rozszerza katalog osób objętych ochroną, której podlegać będą nie tylko pracownicy instytucji obowiązanej (do stosowania ustawy) dokonujący zgłoszeń, lecz także inne osoby wykonujące czynności na rzecz tej instytucji. Rozszerzony został także zakres ochrony sygnalistów – oprócz dotychczasowej ochrony przed działaniami o charakterze represyjnym zdefiniowana została ochrona przed działaniami wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej. Instytucje obowiązane ani ich pracownicy oraz inne osoby działające na ich rzecz nie mogą podejmować wobec sygnalistów działań represyjnych, w tym wpływających negatywnie na ich warunki zatrudnienia.
Dla instytucji obowiązanych dostosowanie się do zmian może wiązać się z licznymi wyzwaniami, związanymi choćby z udostępnieniem kanałów zgłaszania naruszeń osobom z zewnątrz organizacji oraz zapewnieniem im wymaganego przepisami poziomu ochrony danych osobowych. Niewykonanie obowiązków wynikających z ustawy może skutkować karami administracyjnymi lub pieniężnymi.

zobowiązane średnie i duże firmy

Wyzwaniem dla dużej grupy przedsiębiorców będzie wprowadzenie skutecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości na podstawie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE z 2019 r. L 305, s. 17; tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów). Akt ten podlega obowiązkowej implementacji do krajowego porządku prawnego każdego państwa członkowskiego. Termin na implementację dyrektywy to 17 grudnia 2021 r. Na podstawie zarządzenia prezesa Rady Ministrów z 1 grudnia 2020 r. w sprawie wyznaczenia ministra właściwego do przeprowadzenia prac legislacyjnych mających na celu implementację unijnej dyrektywy w sprawie ochrony sygnalistów prace nad projektem ustawy przejął minister rozwoju, pracy i technologii. Mimo że do transpozycji dyrektywy pozostało niewiele ponad cztery miesiące (na dzień przygotowywania artykułu), nie znamy projektu ustawy, co pozwala sądzić, iż polski ustawodawca przeniesie treść dyrektywy o ochronie sygnalistów do polskiej regulacji bez większych modyfikacji.
Wymogi dyrektywy mają objąć wszystkie podmioty prawne sektora publicznego, a także podmioty prawne sektora prywatnego zatrudniające od 250 pracowników – w terminie do 17 grudnia 2021 r. oraz dwa lata później podmioty prawne w sektorze prywatnym zatrudniające od 50 do 249 pracowników.
Jednym z najbardziej palących wyzwań, przed jakimi staną w ciągu najbliższych miesięcy przedsiębiorcy, jest wdrożenie skutecznych systemów zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Dyrektywę zakreśla standardy minimalne dla wszystkich krajów członkowskich, które już dzisiaj mogą stanowić bazę do rozpoczęcia prac nad budowaniem systemu zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów. Dyrektywa rozstrzyga fundamentalne kwestie dotyczące modelu dokonywania zgłoszeń i ochrony sygnalistów. Krajowy ustawodawca może więc wybrać minimalny standard ochrony określony w dyrektywie albo go rozszerzyć.

nie tylko pracownicy

Zgodnie z definicją sygnalisty zawartą w dyrektywie 2019/1937 sygnalistą może być każdy, kto pracuje w sektorze prywatnym lub publicznym i uzyskał informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą, w tym:
  • pracownicy (a także byli pracownicy, kandydaci do pracy),
  • wolontariusze, stażyści i inne osoby współpracujące z organizacją, nawet jeśli nie otrzymują wynagrodzenia,
  • osoby współpracujące z organizacją na podstawie np. umów B2B,
  • akcjonariusze, wspólnicy i osoby pełniące funkcje w organach jednostki organizacyjnej,
  • wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy i osoby działające pod ich nadzorem.
Ochronie przed negatywnymi skutkami podlegać będą sygnaliści, którzy dokonując zgłoszenia, mieli uzasadnione podstawy sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe i rzetelne, przedmiot zgłoszenia jest objęty zakresem przepisów dyrektywy lub polskiej ustawy, samo zaś zgłoszenie zostało dokonane zgodnie z obowiązującymi wymogami.
Co ważne, przyznanie statusu sygnalisty nie jest uzależnione od tego, czy naruszeniu udało się zapobiec, czy udało się zminimalizować skutki naruszenia. Nie jest to także przedmiotem negocjacji przy zawieraniu umów, bo statusu sygnalisty nie można się w drodze umowy zrzec.

jak zgłosić

Dyrektywa mówi o trzech kategoriach zgłoszeń:
  • wewnętrzne – z wykorzystaniem wewnętrznych kanałów komunikacji istniejących w danej organizacji,
  • zewnętrzne – do właściwych organów władzy publicznej,
  • ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej, co może nastąpić w dowolnej formie.
Preferowanym kanałem powinien być kanał wewnętrzny, o ile nieprawidłowościom można zaradzić wewnątrz organizacji. Celem pracodawcy powinno być wdrożenie skutecznego, a nie tylko pozornego systemu dla sygnalistów.
Wewnętrzne ścieżki do dokonywania zgłoszeń powinny być dostępne dla wszystkich osób, które mogą mieć status sygnalisty. Do najczęściej wybieranych kanałów komunikacji należą różnego rodzaju platformu, infolinie, elektroniczne skrzynki podawcze, poczta tradycyjna, skrzynki wrzutowe rozmieszczone na terenie zakładu pracy.
Bez względu na kanał komunikacji, na który zdecyduje się przedsiębiorca, będzie on zobowiązany do zapewnienia ochrony tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób trzecich wymienionych w zgłoszeniu. Poufność danych osoby zgłaszającej sprowadza się do tego, że chronione będą zarówno jej dane osobowe, jak i wszelkie informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość.
Budowanie skutecznego systemu do zgłaszania nieprawidłowości to proces, w trakcie którego przedsiębiorca będzie musiał m.in. opracować i przygotować dokumentację obowiązujących procedur oraz cyklicznie szkolić pracowników z wdrożonych procedur.
Dobrze skonstruowany system pozwala wyeliminować z organizacji osoby, które działając niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi w organizacji, wywołują szkody dla niej samej, jak i jej współpracowników. Co więcej, pozwala na utrzymanie motywacji i lojalności pracowników, którzy wiedząc o nieprawidłowościach a bojąc się o nich poinformować, bywają obciążeni psychicznie, a przez to bardziej narażeni na wypalenie zawodowe.

zakaz działań odwetowych

Dyrektywa zakazuje pracodawcy podejmowania wobec sygnalisty działań odwetowych, jak również nakazuje ochronę takiego pracownika przed odwetem ze strony jego współpracowników i przełożonych. Działania odwetowe zdefiniowane zostały jako bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania mające miejsce w kontekście związanym z pracą, spowodowane dokonanym zgłoszeniem (wewnętrznym, zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym), które wyrządzają lub mogą wyrządzić nieuzasadnioną szkodę osobie dokonującej zgłoszenia. Jako przykłady dyrektywa wskazuje m.in. zawieszenie, przymusowy urlop bezpłatny, zwolnienie lub zastosowanie równoważnych środków, degradację lub wstrzymanie awansu, ale także np. nieprzekształcenie umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie.
Dyrektywa wskazuje na środki wsparcia, do których sygnalista powinien mieć dostęp, m.in. bezpłatną pomoc prawną w celu uzyskania informacji o procedurach i środkach ochrony przed działaniami odwetowymi i pomoc w kontakcie z organami zewnętrznymi, które mają chronić sygnalistę przed działaniami odwetowymi.

sankcje

Warto zwrócić uwagę na podejście dyrektywy 2019/1937 do sankcji. Motyw 102 dyrektywy nakłada na państwa członkowskie obowiązek ustanowienia skutecznych, proporcjonalnych i odstraszających sankcji o charakterze karnym, cywilnym lub administracyjnyh dla osób:
  • podejmujących działania odwetowe lub inne niepożądane działania wobec sygnalistów;
  • dokonujących zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji na temat naruszeń, w przypadku których wykazano, że osoby te wiedziały, że są one nieprawdziwe.
Zgodnie zaś z art. 23 dyrektywy 2019/1937 państwa członkowskie UE mają za zadanie ustanowić skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje stosowane wobec osób fizycznych lub prawnych, które:
  • utrudniają lub usiłują utrudniać dokonywanie zgłoszeń,
  • podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów,
  • wszczynają uciążliwe postępowania przeciwko sygnalistom,
  • dopuszczają się naruszeń obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalistów.
Co ważne, jako działanie utrudniające dokonywanie zgłoszeń zakwalifikować można brak wprowadzenia przez przedsiębiorcę skutecznego systemu do zgłaszania nieprawidłowości.
Przyznanie statusu sygnalisty nie może być przedmiotem negocjacji przy zawieraniu umów o pracę, bo tego statusu nie można się zrzec.