Zmiana, jaka miała miejsce w ostatnim czasie, polega na tym, że od 31 lipca 2021 r. także świadczeniobiorcy nie muszą występować do ZUS z osobnym wnioskiem o wydanie zaświadczenia o pobieraniu świadczeń. Mogą sobie samodzielnie wygenerować potwierdzenie żądanych danych z Platformy Usług Elektronicznych ZUS. Aby jednak było to możliwe, niezbędne jest założenie profilu na PUE, o ile świadczeniobiorca go jeszcze nie posiada.
Konieczny profil na PUE
W przypadku płatników składek, jak w opisywanej sytuacji, taka możliwość istniała już wcześniej. Także płatnik, aby bezproblemowo uzyskać potrzebne zaświadczenie, musi założyć profil na PUE. Jak wyjaśnia ZUS, potwierdzenie danych płatnika to dokument elektroniczny podpisany za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nie wymaga podpisu pracownika ZUS.
Pierwszym krokiem dla płatnika nieposiadającego jeszcze profilu jest jego założenie, co można zrobić na kilka różnych sposobów. Czynność ta może polegać na:
  • zarejestrowaniu i potwierdzeniu swojej tożsamości osobiście w jednej z placówek ZUS w ciągu siedmiu dni od rejestracji;
  • zarejestrowaniu i potwierdzeniu swojej tożsamości za pomocą profilu zaufanego/login.gov.pl – można skorzystać z profilu zaufanego lub e-dowodu;
  • zarejestrowaniu i potwierdzeniu tożsamości za pomocą podpisu kwalifikowanego;
  • zarejestrowaniu i potwierdzeniu tożsamości, korzystając z portalu biznes.gov.pl;
  • zarejestrowaniu i potwierdzeniu tożsamości za pomocą bankowości elektronicznej.
Natomiast posiadając już profil, można wybrać na nim odpowiednie informacje, które mają zostać potwierdzone elektronicznym zaświadczeniem. Mogą to być m.in.:
  • informacje o saldzie płatnika,
  • potwierdzenie, że wnioskodawca jest płatnikiem składek,
  • informacje o liczbie ubezpieczonych,
  • informacje o składce zdrowotnej.
Takie potwierdzenie można pobrać lub wysłać e-mailem na dowolny adres.
Jak podkreśla ZUS, jest to dokument elektroniczny, który jest podpisany kwalifikowaną pieczęcią ZUS i jest ważny wyłącznie z widoczną pieczęcią. Co ważne, wydruk takiego potwierdzenia dokumentem już nie jest.
Gdyby jednak instytucja, do której takie potwierdzenie jest składane, powzięła wątpliwość, czy jest prawdziwe, w każdej chwili może je sprawdzić, korzystając z udostępnionej przez ZUS usługi weryfikacji potwierdzeń – także drogą elektroniczną.
Zasady ogólne
Choć płatnicy mogą sami pobrać ze strony ZUS zaświadczenie, to wciąż obowiązują przepisy kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) w zakresie wydawania zwykłych zaświadczeń, o które zainteresowana osoba może wystąpić w tradycyjnej formie. Zgodnie bowiem z art. 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w sprawach uregulowanych ustawą stosuje się przepisy k.p.a., chyba że ustawa stanowi inaczej.
Zgodnie z art. 217 k.p.a. organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie osoby ubiegającej się o nie. Wydaje się je, jeśli:
  • urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;
  • osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.
Zgodnie z par. 3 tego artykułu zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. Wydaje się je w formie dokumentu elektronicznego, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie. W takim przypadku opatrzone jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym osoby upoważnionej do jego wydania albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Podstawa prawna
• art. 217 i nast. ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 735)
• art. 123 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619)