Wniosek o zezwolenie na pracę powinien być złożony do urzędu wojewódzkiego właściwego dla jednostki zatrudniającej. Jeśli tak się nie stanie albo zezwolenie zostanie wydane na główną spółkę, to PIP może nawet podważyć legalność wykonywania pracy

Wydaje się, że jeżeli oddział ma status pracodawcy i zatrudnia pracowników polskiego pochodzenia, to powinien móc po uzyskaniu wymaganych zezwoleń zatrudniać cudzoziemców. W praktyce jednak w takiej sytuacji pojawia się wiele pytań. Na przykład: kto powinien ubiegać się o zezwolenie na pracę – oddział czy spółka? A co w sytuacji, gdy pracę powierza odrębna jednostka organizacyjna zarejestrowanego w Polsce oddziału zagranicznego przedsiębiorcy? Nie jest też oczywiste, jak ustalić właściwość urzędu w tego rodzaju sprawach.
Odrębność finansowa i organizacyjna
Zgodnie z art. 88a par. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1100) zezwolenie na pracę jest wydawane na wniosek podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Ustawa definiuje, co kryje się pod tym pojęciem, w ten sam sposób co kodeks pracy. I tak zgodnie z tą definicją podmiotem takim może być jednostka organizacyjna, chociażby nie posiadała osobowości prawnej, lub osoba fizyczna, która na podstawie stosunku prawnego powierza wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Takimi jednostkami będącymi pracodawcami mimo braku osobowości prawnej są m.in. oddziały spółek. Jednak zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego mogą one być uznawane za pracodawców wyłącznie wtedy, gdy są odrębne finansowo i organizacyjnie oraz mają zdolność samodzielnego zatrudniania pracowników, przy czym oba te warunki powinny zostać spełnione równocześnie.
Patrząc na omawiane przepisy, należałoby uznać, że każdy oddział polskiej spółki oraz każda inna odrębna jednostka organizacyjna krajowego lub zarejestrowanego w Polsce zagranicznego przedsiębiorcy może być samodzielnym pracodawcą i podmiotem powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Ma to zastosowanie, nawet jeśli jednostka ta nie jest wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, ale posiada odrębność organizacyjną (REGON, NIP, rejestrację w ZUS jako płatnik, zatrudnia pracowników). W mojej ocenie to, że taka jednostka powinna mieć możliwość samodzielnego występowania m.in. o wydanie zezwoleń na pracę, nie budzi wątpliwości i znajduje potwierdzenie w omawianych przepisach.
Gdzie złożyć
Powstaje pytanie, który wojewoda będzie właściwy do wydania zezwolenia na pracę na podstawie wniosku odrębnej jednostki organizacyjnej. Zgodnie z art. 88b par. 1 pkt 1 ustawy o promocji zatrudnienia zezwolenie w przypadku zatrudnienia cudzoziemca przez podmiot krajowy wydaje wojewoda właściwy ze względu na siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Rzeczywiste miejsce wykonywania pracy nie ma w tym wypadku znaczenia, dlatego dla pracownika wykonującego pracę np. w Gdańsku konieczne będzie wystapienie z wnioskiem o zezwolenie na pracę np. w Rzeszowie, jeśli to tam znajduje się siedziba pracodawcy.
Ustawa o promocji zatrudnienia nie definiuje jednak, co jest uznawane za taką „siedzibę”. Z pomocą przychodzą tu jednak przepisy kodeksu cywilnego, z których wynika, że siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę organ zarządzający (jeżeli ustawa lub statut nie stanowią inaczej). Z kolei przez organ zarządzający rozumie się organ (w praktyce najczęściej jest to zarząd) lub osobę, do których kompetencji należy prowadzenie spraw i reprezentacja osoby prawnej. Z orzecznictwa SN wynika przy tym, że siedzibą jest nie tyle miejsce wskazane jako takie w dokumentach spółki, ile miejsce rzeczywistego działania organu zarządzającego.
Do jednostek organizacyjnych niebędących osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, stosuje się odpowiednio przepisy o osobach prawnych. Oddziały inne niż zarejestrowany polski oddział zagranicznego przedsiębiorstwa nie mają osobowości prawnej. Mają natomiast zdolność prawną chociażby w zakresie zatrudniania pracowników. Co do zasady nie posiadają one także odrębnego zarządu, jednak jest możliwe umocowanie wybranej osoby lub osób do reprezentowania konkretnej takiej jednostki. Jeżeli ten reprezentant wykonuje na co dzień swoje obowiązki w danej placówce, to właśnie tę placówkę należy uznać za rzeczywistą siedzibę podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. W konsekwencji właściwym do rozpoznania wniosku o zezwolenie na pracę złożonego w imieniu tej jednostki będzie wojewoda właściwy dla tego podmiotu, a nie właściwy z uwagi na adres siedziby spółki.
Jakie dane uwzględnić
Z omawianą kwestią wiąże się także kolejny problem praktyczny. Wypełniając wniosek o zezwolenie na pracę, należy bowiem wskazać dane pozwalające na identyfikację podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Jednak w przeciwieństwie do polskiej spółki lub oddziału zagranicznego przedsiębiorstwa omawiane odrębne jednostki organizacyjne nie posiadają np. osobnego numeru KRS. Mimo to, aby uniknąć wątpliwości co do tego, czy pracodawcą jest w danym wypadku spółka, czy jej odrębna jednostka organizacyjna, należy konsekwentnie posługiwać się we wniosku danymi rejestrowymi tego konlkretnego podmiotu.
W przypadku składania wniosku papierowego nie powinno to sprawiać problemu. Większych trudności może przysporzyć wypełnienie wniosku elektronicznego przez portal praca.gov, gdzie częściowo wniosek uzupełnia się na zasadzie wyboru spośród dostępnych opcji. W takim przypadku w rubryce „typ podmiotu” należy jednak zaznaczyć opcję „jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej”, a w rubryce „nazwa rejestru i numer, pod którym jest zarejestrowany podmiot powierzający wykonywanie pracy” – o ile taka jednostka go posiada – wskazać rejestr REGON i pełny numer REGON z dodatkową końcówką. Pozwoli to prawidłowo zidentyfikować rzeczywistego pracodawcę, a w konsekwencji – podmiot, który ubiega się o zezwolenie.
Urzędnicy mają wątpliwości
Niestety dla urzędów wojewódzkich, które wydają zezwolenia na pracę, powyższe wnioski też nie są oczywiste. W praktyce można np. spotkać się z sytuacją, że urząd przekazuje wniosek złożony przez podmiot, który ma odrębność organizacyjną (zgodnie z uchwałą wspólników jest odrębnym pracodawcą, posiada własny REGON, NIP i jest zarejestrowany w ZUS jako płatnik) do wojewody właściwego ze względu na główną siedzibę spółki. Dzieje się tak m.in. dlatego, że urzędnicy rozpoznający sprawę często w pierwszej kolejności sięgają do systemu e-KRS, w którym nie zawsze ujawnione są informacje o odrębnych jednostkach organizacyjnych.
W takiej sytuacji pracodawca nie powinien biernie akceptować stanowiska urzędu, tylko złożyć pismo wyjaśniające i dodatkowe dokumenty w celu wykazania swojego statusu. W przeciwnym razie wojewoda, do którego zostanie przekazany wniosek, najprawdopodobniej wyda zezwolenie na główną spółkę, co w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy może się zakończyć nawet stwierdzeniem, że cudzoziemiec jest nielegalnie zatrudniony, gdyż rzeczywisty pracodawca nie uzyskał wymaganego zezwolenia. Potencjalne skutki związane z omawianym zagadnieniem mogą więc być niebagatelne – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Tym bardziej istotne jest, aby pracodawcy stosowali konsekwentnie prawidłową praktykę, nawet jeżeli napotykają na trudności lub brak zrozumienia ze strony urzędu. W ostatecznym rozrachunku to oni mogą bowiem ponieść odpowiedzialność błędnego przekazania wniosku do niewłaściwego wojewody.

przykład

Odrębny NIP i REGON
Spółka z siedzibą w Krakowie posiada oddział we Wrocławiu, który zatrudnia swoich pracowników samodzielnie, niezależnie od spółki. Oddział jest zarejestrowany w ZUS jako odrębny płatnik, sam opłaca składki za swoich pracowników, posiada także odrębny NIP i REGON. Do reprezentowania oddziału został upoważniony jednoosobowo dyrektor oddziału, który na co dzień urzęduje we wrocławskim biurze. W oddziale ma zostać zatrudniony pracownik pochodzący z RPA, w stosunku do którego nie znajduje zastosowania żadne ze zwolnień z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę. Pracownik ten będzie wykonywał pracę na hali produkcyjnej znajdującej się w Świdnicy, która w strukturze organizacyjnej podlega pod oddział we Wrocławiu.
Kto powinien złożyć wniosek o zezwolenie na pracę? Oddział spółki.
Gdzie należy go złożyć? W Dolnośląskim Urzędzie Wojewódzkim we Wrocławiu.
Jakie dane identyfikacyjne należy wskazać? NIP lub REGON oddziału.
Kto powinien go podpisać? Dyrektor oddziału lub odpowiednio umocowany przez niego pełnomocnik.