W jaki sposób zapewnić prawidłowe funkcjonowanie komisji bhp w sezonie urlopowym?
W naszej firmie zatrudniającej ponad 250 pracowników utworzono komisję bhp. Komisja powinna spotykać się nie rzadziej niż raz na kwartał. Dotychczas nie było to problemem, lecz rozpoczął się sezon urlopowy. W jaki sposób zapewnić prawidłowe funkcjonowanie komisji w tym okresie? Czy posiedzenie komisji uzasadnia przesunięcie urlopu wypoczynkowego albo odwołanie pracownika z urlopu?
Nie ulega wątpliwości, że im większy pracodawca, tym problematyka z zakresu bhp staje się coraz bardziej złożona. Jednym z ważnych progów zatrudnienia jest 250 pracowników. Jego przekroczenie obliguje pracodawcę do powołania komisji bezpieczeństwa i higieny pracy – jako swojego organu opiniodawczego i doradczego. Zatrudnienie każdego dodatkowego pracownika powodujące wzrost ogólnej liczby pracowników powyżej 250 rodzi konieczność powołania takiej komisji. Obowiązek ten jest niezależny od tego, w jakim wymiarze czasu pracy pracownicy są zatrudnieni.
Zadaniem komisji jest dokonywanie przeglądu warunków pracy, okresowej oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, opiniowanie podejmowanych przez pracodawcę środków zapobiegających wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym, formułowanie wniosków dotyczących poprawy warunków pracy oraz współdziałanie z pracodawcą w realizacji jego obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pełny skład
Zasadą jest, że w skład komisji wchodzą w równej liczbie przedstawiciele pracodawcy, w tym pracownicy służby bhp i lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, oraz przedstawiciele pracowników, w tym społeczny inspektor pracy. Przewodniczącym komisji jest pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, a wiceprzewodniczącym społeczny inspektor pracy lub przedstawiciel pracowników. Skoro w skład komisji wchodzą pracownicy, to oznacza, że każda z tych osób ma prawo do corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego – w typowych przypadkach odpowiednio w wymiarze 20 lub 26 dni.
W celu uniknięcia chaosu organizacyjnego oraz zapewnienia normalnego toku pracy urlopy wypoczynkowe muszą podlegać planowaniu w ramach planu urlopów lub w indywidualnych porozumieniach między pracodawcą a pracownikami. Właściwe planowanie urlopów musi dotyczyć także pracowników zasiadających w komisji bhp – tak, aby posiedzenia komisji mogły odbywać się w pełnym składzie.
Przepisy nie regulują
Pracodawca nie może organizować posiedzeń komisji bhp z dowolną częstotliwością. Z przepisów kodeksu pracy wynika, że odbywają się one w godzinach pracy, nie rzadziej niż raz na kwartał. Za czas nieprzepracowany w związku z udziałem w posiedzeniach komisji pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Jak już wspomniano wcześniej, właściwe planowanie urlopu jest szczególnie istotne w kontekście pracy komisji bhp. Mimo że przepisy tego bezpośrednio nie regulują, trudno przyjąć, aby prawidłowym postępowaniem była sytuacja, gdy komisja przystępuje do pracy w bardzo okrojonym składzie, bo pracownicy korzystają z prawa do urlopu wypoczynkowego. W żadnym razie przywilej zasiadania w komisji bhp nie jest ograniczeniem prawa do urlopu co do jego wymiaru. Niezbędne jest więc wypracowanie kompromisu, który z jednej strony będzie gwarantował organizowanie posiedzeń komisji w pełnym składzie, a z drugiej uwzględniał preferencje urlopowe pracowników. Jak już wskazano, posiedzenia komisji bhp odbywają się przynajmniej raz na kwartał. Jeśli u pracodawcy praktyką są częstsze posiedzenia komisji – np. raz w miesiącu – nic nie stoi na przeszkodzie, aby ograniczyć częstotliwość posiedzeń komisji w okresie letnim – pamiętając jednak o minimalnej częstotliwości posiedzeń.
Przepisy kodeksu pracy regulują formalny skład komisji, nie przewidują jednak konsekwencji na wypadek, gdyby posiedzenie komisji miałoby się odbyć w niepełnym składzie. Kwestia ważności posiedzenia może być zatem dyskusyjna, szczególnie uwzględniając możliwość kontroli ze strony inspektorów pracy, którzy mają prawo badać funkcjonowanie zakładowej komisji bhp. Uwzględniając te zasady oraz rangę w komisji bhp, należy przyjąć, że planując urlopy wypoczynkowe, niezbędne jest uwzględnienie w indywidualnych terminach urlopu wypoczynkowego faktu zasiadania w komisji bhp.
Nie można odwołać
W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, że ustalając plan urlopów oraz plan pracy komisji, dojdzie do nieporozumienia i pracownik zgodnie z planem będzie miał urlop zbieżny z terminem posiedzenia komisji. W takim przypadku można uznać, że uzasadnione jest przesunięcie urlopu na termin późniejszy, chyba że można zorganizować zastępstwo pracownika, który ma korzystać z urlopu wypoczynkowego.
Bardziej problematyczną będzie sytuacja, gdy pracownik zasiadający w komisji zgodnie z planem rozpoczął korzystanie urlopu w czasie, w którym wcześniej zostało zaplanowane posiedzenie komisji. Powstaje pytanie, czy w takim przypadku pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu, chcąc zapewnić pełny skład na posiedzeniu komisji? W przypadku gdy termin posiedzenia komisji bhp był znany przed udzieleniem pracownikowi urlopu wypoczynkowego, nie ma podstaw do odwołania pracownika. Należy bowiem pamiętać, że podstawą odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego są okoliczności wymagające jego obecności w zakładzie pracy, które jednak nie były wiadome przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.
Podsumowując, można stwierdzić, że przepisy regulujące funkcjonowanie komisji bhp są ogólne i nie uwzględniają tak istotnych kwestii jak możliwość pracy komisji w niepełnym składzie, np. w sezonie urlopowym. Nie normują również kwestii ewentualnych zastępstw w sytuacji, gdy urlop wypoczynkowy ma zostać lub został udzielony w terminie, w którym komisja ma zaplanowane posiedzenie. Należy tym samym przyjąć, że w omawianej materii wiele zależy od przepisów zakładowych normujących funkcjonowanie komisji bhp, które powinny być maksymalnie precyzyjne.
WAŻNE Jeśli posiedzenia komisji bhp odbywają się częściej, niż wymaga tego ustawa, nic nie stoi na przeszkodzie, aby w okresie letnim zmniejszyć ich częstotliwość do ustawowego minimum.
Podstawa prawna:
• art. 152–167, art. 207–237 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
