Sprawa dotyczyła 47 tys. zł ryczałtów za noclegi w podróży służbowej zagranicznej, której wypłacenia domagał się od swojego pracodawcy – spółki transportowej – jej były pracownik. Mężczyzna był zatrudniony w firmie jako kierowca samochodów ciężarowych i wykonywał na jej rzecz przewozy zagraniczne, głównie w sąsiednich krajach UE. Regulamin wynagradzania spółki przewidywał zwrot kosztów noclegów dla kierowców odbywających podróże służbowe zagraniczne – jeśli pracodawca nie zapewnił ich w trasie przejazdu.
Kierowcy mogli w trakcie podróży korzystać z bezpłatnych noclegów w bazach transportowych (na koszt pracodawcy). Problem w tym, że – jak ustalono w późniejszym procesie – warunki w tych miejscach były, delikatnie mówiąc, nie najlepsze (zły stan sanitariatów, małe pomieszczenia, fatalne warunki wypoczynku itp.). W efekcie kierowcy zamiast kwaterować w wyznaczonych miejscach, często decydowali się na noclegi w kabinach swoich ciężarówek, korzystając jedynie z łazienek i sanitariatów w bazach. Pracodawca uznał więc, że takiej sytuacji, czyli wobec nieskorzystania z propozycji noclegów, ryczałty nie muszą być wypłacane.
Sądy miały na ten temat inne zdanie, gdyż już w I instancji kierowca uzyskał korzystny wyrok, zasądzający należność. Sąd apelacyjny jedynie nieznacznie zmodyfikował orzeczenie w zakresie odsetek, a co do zasady utrzymał wyrok zasądzający ryczałty. Również Sąd Najwyższy oddalił skargę kasacyjną spółki.
– Podstawowe zasady prawa pracy przewidują, że koszty zatrudnienia ponosi pracodawca. Nie może on przerzucać ich na pracowników. Dotyczy to także wydatków na noclegi w podróży służbowej. Należy też pamiętać, że pracodawca powinien poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia obowiązujących w firmie. Jeżeli warunki te określają także zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych, pracodawca powinien pracownika o nich poinformować – w szczególności o tym, w jakiej walucie tego typu świadczenia mają być spełnione – powiedziała sędzia Halina Kiryło.
SN wskazał również, że w takich wypadkach dopuszczalne jest spełnienie świadczenia z tytułu ryczałtów za noclegi w ramach zagranicznej podróży służbowej w walucie polskiej, oczywiście w kwotach ustalonych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Istotne jest, aby pracodawca poinformował o tym pracownika, a pracownik wyraził zgodę na taką formułę wypłaty.
orzecznictwo
Wyrok Sądu Najwyższego z 26 maja 2021 r., sygn. akt II PSKP 65/21. www.serwisy.gazetaprawna.pl/orzeczenia