Przepisy dotyczące elektronizacji dokumentacji pracowniczej dają na to pracodawcy 30 dni od przekazania informacji o możliwości odbioru. Za opóźnienie nie grożą jednak sankcje.
Proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej, jaki wdrożono od 1 stycznia 2019 r., nadal w praktyce budzi wiele wątpliwości. Duża ich część dotyczy zasad informowania pracowników o dokonywanych zmianach i odbierania przez nich poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. Opisywaliśmy już stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 1 kwietnia br., w którym resort przyjął możliwość rozdzielenia obowiązku informacyjnego na dwa etapy – poinformowanie o zmianie postaci i potem oddzielnie poinformowanie o możliwości i terminie odebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej. W praktyce pojawiło się jednak zaraz pytanie, czy 30-dniowy termin na odebranie poprzedniej postaci dokumentacji jest terminem o charakterze instrukcyjnym, który mógłby ulec wydłużeniu. Dużemu pracodawcy zatrudniającemu kilkaset lub kilka tysięcy osób trudno będzie bowiem wydać całość dokumentacji w terminie 30 dni. Sparaliżowałoby to bowiem całkowicie pracę działu kadr.
W stanowisku z 16 kwietnia br. MRPiT przyjęło jednak rygorystyczny pogląd, że jest to ustawowy termin, który nie podlega wydłużeniu. Stanowisko to jest bardzo formalistyczne i odmienne od poglądów przedstawianych dotychczas w doktrynie, gdzie przyjmowano, że wydłużenie 30-dniowego terminu będzie w zgodzie z zasadą uprzywilejowania pracownika (por. M. Lekston [w:] „Kodeks pracy. Komentarz”, Tom I, art. 1‒113, red. nauk. K.W. Baran, s. 824). W praktyce korzystne dla pracowników wydaje się bowiem umożliwienie im odbierania dokumentacji pracowniczej przez dłuższy czas, np. trzy miesiące.
Jak zatem postępować w praktyce? Otóż wyjścia są dwa. Po pierwsze można rozbić wydawanie poprzedniej postaci dokumentacji na etapy i informować kolejne grupy pracowników o możliwości odebrania dokumentacji przy zachowaniu za każdym razem ustawowego 30-dniowego terminu. Po drugie można wydłużyć termin na odebranie dokumentacji, nie stosując się do opisywanego stanowiska MRPiT z 16 kwietnia br., bo przekroczenie terminu wydania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zatem pracodawcy, który przewidzi dłuższy termin na odebranie dokumentacji, nie grożą żadne sankcje.
Stanowisko MRPiT z 16 kwietnia 2021 r. dotyczące terminu na wydanie poprzedniej postaci dokumentacji w procesie jej elektronizacji wydane dla DGP
Zgodnie z art. 94[9] par. 1 i 2 kodeksu pracy pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, a także o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o tej zmianie. Ponadto pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
Oznacza to, że odbiór poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej powinien nastąpić w nieprzekraczalnym terminie 30 dni od dnia przekazania ww. informacji/dokonania wspomnianego wyżej zawiadomienia.
Innymi słowy, ustawowe terminy, o których mowa wyżej, nie podlegają wydłużeniu.
