Czy obecny Projekt uregulowania pracy zdalnej jest zły? Nie, ale bazuje na dużym formalizmie, który dla wielu pracodawców, zwłaszcza mniejszych może być barierą - formalizmie, od którego zaczęliśmy odchodzić, chociażby zmieniając progi wielkości zatrudnienia, od których uzależnione jest wprowadzanie regulaminów pracy i wynagradzania. W tym kontekście szczegółowe uregulowanie pracy zdalnej może ograniczyć stosowanie instytucji, która obecnie (przy szczątkowym uregulowaniu) z powodzeniem funkcjonuje. Docenić jednak należy dostrzeżenie w Projekcie tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, przy której spełnienie szczegółowych wymogów nie będzie konieczne.

Poniżej przedstawiamy podsumowanie podstawowych uregulowań Projektu. Podkreślamy przy tym, że ostateczny ich kształt może ulec zmianie. O postępach prac legislacyjnych będziemy informować.

Uregulowania zawarte w Projekcie

Reklama

Zgodnie z Projektem, pracę zdalną stanowić będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (np. miejscu zamieszkania) i uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Projekt przewiduje dwa podstawowe typy pracy zdalnej:

Reklama
  • pracę zdalną „okazjonalną”;
  • pracę zdalną inna niż „okazjonalna”.
  • Praca zdalna „okazjonalna”

Zgodnie z Projektem, praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na wniosek pracownika, a jej wymiar nie może przekraczać 12 dni w roku kalendarzowym (z założenia ma ona być wykonywana incydentalnie oraz ze względu na potrzeby pracownika). Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się szczegółowych wymogów, które Projekt przewiduje dla pracy zdalnej, w tym m.in. pracodawca nie będzie zobowiązany do pokrywania kosztów energii elektrycznej, nie będzie też miał prawa do przeprowadzania kontroli wykonywania przez pracownika pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania.

W każdym przypadku, pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie potwierdzające, że stanowisko pracy zdalnej we wskazanym miejscu zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Co więcej, przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej, pracodawca będzie obowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego. Na podstawie jej wyników, pracodawca powinien opracować informację zawierającą m.in. zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej.

Omawiany tryb jest trybem uproszczonym dla pracy zdalnej „okazjonalnej” – w przypadku zamiaru wykonywania pracy zdalnej w większym wymiarze, zastosowanie znajdą dalsze obowiązki.

Praca zdalna inna niż okazjonalna

Zgodnie z Projektem, zasady wykonywania pracy zdalnej określane będą w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub w regulaminie (w razie braku osiągnięcia porozumienia lub jeżeli u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe - w tym ostatnim przypadku po konsultacji z przedstawicielami pracowników). W niektórych przypadkach zasady te będą mogły być określane w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym indywidualnie z pracownikiem. Porozumienie, regulamin czy polecenie, będą musiały określać m.in. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną, zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności, zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika i kontroli w zakresie BHP czy zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi.

Projekt przewiduje, że praca zdalna będzie wykonywana:

  • przez uzgodnienie między stronami umowy o pracę;
  • na polecenie pracodawcy (w sytuacjach wyjątkowych np. epidemia lub czasowa niemożliwość zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy).

Dodatkowo Projekt przewiduje obowiązek uwzględnienia przez pracodawców wniosków o wykonywanie pracy zdalnej, skierowanych przez pracowników, którzy:

  • wychowują dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia;
  • są rodzicami dziecka z niepełnosprawnościami,
  • chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy wykonywanej przez pracownika.

Zgodnie z Projektem, pracodawca będzie zobowiązany:

  • dostarczyć pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (chyba, że w porozumieniu z pracownikiem zostanie to ustalone odmiennie, ale w takim przypadku pracownikowi przysługuje odpowiedni ekwiwalent);
  • pokryć koszty związane m.in. z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych;
  • zapewnić pracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia.

Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony ryczałtem (uwzględniającym normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału, a także normy zużycia dotyczące pozostałych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną w tym zużycia energii elektrycznej oraz dostępu do łączy telekomunikacyjnych). Warto zauważyć, ze dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, zgodnie z Projektem nie będzie stanowić przychodu pracownika.

Projekt zakłada jego wejście w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na obszarze kraju stanu epidemii/stanu zagrożenia epidemicznego.

Można mieć nadzieję, że w toku prac legislacyjnych niektóre propozycje zawarte w Projekcie zostaną złagodzone.

[1] https://stat.gov.pl/download/gfx/portalinformacyjny/pl/defaultaktualnosci/5820/4/4/1/wplyw_epidemii_covid-19_na_wybrane_elementy_rynku_pracy_w_polsce_w_iv_kw....pdf

[2] https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12346911

Adam Kraszewski partner, radca prawny Kancelaria Gessel
Agnieszka Nowacka starszy prawnik, radca prawny Kancelaria Gessel
Aleksandra Głuszek prawnik Kancelaria Gessel