Jednym z fenomenów okresu pandemii jest praca zdalna. Według danych GUS[1], w końcu grudnia 2020 r., udział osób, które pracowały zdalnie w związku z sytuacją epidemiczną w ogólnej liczbie pracujących wyniósł 10,8%. Przy czym w obszarze informacji i komunikacji tą formą pracy zostało objętych ponad 60% pracujących. Oczywiście liczby te wprost związane są z pandemią. Wiele osób dostrzegło jednak korzyści pracy zdalnej. Czy zatem, po zakończeniu pandemii, zostanie ona z nami na dłużej? Obecnie Rząd pracuje nad wprowadzeniem pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy. Najnowszy projekt w tym zakresie opublikowany został 19 maja 2021 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji[2] („Projekt”). Przy obecnym kształcie proponowanych rozwiązań może się jednak okazać, że poza okazjonalną pracą zdalną wrócimy do pracy stacjonarnej.
Czy obecny Projekt uregulowania pracy zdalnej jest zły? Nie, ale bazuje na dużym formalizmie, który dla wielu pracodawców, zwłaszcza mniejszych może być barierą - formalizmie, od którego zaczęliśmy odchodzić, chociażby zmieniając progi wielkości zatrudnienia, od których uzależnione jest wprowadzanie regulaminów pracy i wynagradzania. W tym kontekście szczegółowe uregulowanie pracy zdalnej może ograniczyć stosowanie instytucji, która obecnie (przy szczątkowym uregulowaniu) z powodzeniem funkcjonuje. Docenić jednak należy dostrzeżenie w Projekcie tzw. okazjonalnej pracy zdalnej, przy której spełnienie szczegółowych wymogów nie będzie konieczne.
Poniżej przedstawiamy podsumowanie podstawowych uregulowań Projektu. Podkreślamy przy tym, że ostateczny ich kształt może ulec zmianie. O postępach prac legislacyjnych będziemy informować.
Uregulowania zawarte w Projekcie
Zgodnie z Projektem, pracę zdalną stanowić będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (np. miejscu zamieszkania) i uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Projekt przewiduje dwa podstawowe typy pracy zdalnej:
- pracę zdalną „okazjonalną”;
- pracę zdalną inna niż „okazjonalna”.
- Praca zdalna „okazjonalna”
Zgodnie z Projektem, praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na wniosek pracownika, a jej wymiar nie może przekraczać 12 dni w roku kalendarzowym (z założenia ma ona być wykonywana incydentalnie oraz ze względu na potrzeby pracownika). Do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się szczegółowych wymogów, które Projekt przewiduje dla pracy zdalnej, w tym m.in. pracodawca nie będzie zobowiązany do pokrywania kosztów energii elektrycznej, nie będzie też miał prawa do przeprowadzania kontroli wykonywania przez pracownika pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania.
W każdym przypadku, pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie potwierdzające, że stanowisko pracy zdalnej we wskazanym miejscu zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Co więcej, przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej, pracodawca będzie obowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego. Na podstawie jej wyników, pracodawca powinien opracować informację zawierającą m.in. zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej.
Omawiany tryb jest trybem uproszczonym dla pracy zdalnej „okazjonalnej” – w przypadku zamiaru wykonywania pracy zdalnej w większym wymiarze, zastosowanie znajdą dalsze obowiązki.
Praca zdalna inna niż okazjonalna
Zgodnie z Projektem, zasady wykonywania pracy zdalnej określane będą w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub w regulaminie (w razie braku osiągnięcia porozumienia lub jeżeli u danego pracodawcy nie działają organizacje związkowe - w tym ostatnim przypadku po konsultacji z przedstawicielami pracowników). W niektórych przypadkach zasady te będą mogły być określane w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym indywidualnie z pracownikiem. Porozumienie, regulamin czy polecenie, będą musiały określać m.in. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną, zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności, zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika i kontroli w zakresie BHP czy zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi.
Projekt przewiduje, że praca zdalna będzie wykonywana:
- przez uzgodnienie między stronami umowy o pracę;
- na polecenie pracodawcy (w sytuacjach wyjątkowych np. epidemia lub czasowa niemożliwość zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy).
Dodatkowo Projekt przewiduje obowiązek uwzględnienia przez pracodawców wniosków o wykonywanie pracy zdalnej, skierowanych przez pracowników, którzy:
- wychowują dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia;
- są rodzicami dziecka z niepełnosprawnościami,
- chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy wykonywanej przez pracownika.
Zgodnie z Projektem, pracodawca będzie zobowiązany:
- dostarczyć pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej (chyba, że w porozumieniu z pracownikiem zostanie to ustalone odmiennie, ale w takim przypadku pracownikowi przysługuje odpowiedni ekwiwalent);
- pokryć koszty związane m.in. z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych;
- zapewnić pracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia.
Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony ryczałtem (uwzględniającym normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału, a także normy zużycia dotyczące pozostałych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną w tym zużycia energii elektrycznej oraz dostępu do łączy telekomunikacyjnych). Warto zauważyć, ze dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, zgodnie z Projektem nie będzie stanowić przychodu pracownika.
Projekt zakłada jego wejście w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na obszarze kraju stanu epidemii/stanu zagrożenia epidemicznego.
Można mieć nadzieję, że w toku prac legislacyjnych niektóre propozycje zawarte w Projekcie zostaną złagodzone.
[2] https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12346911