Nie ma odrębnych przepisów dotyczących osoby, która nie jest już tylko kandydatem do pracy, ale nie stała się jeszcze pracownikiem. Wśród pracodawców niejednokrotnie pojawiały się więc wątpliwości, na jakim etapie rekrutacji możliwe jest pozyskiwanie adresu zamieszkania kandydata do pracy, co do którego została podjęta decyzja o zatrudnienia, aby było to zgodne z RODO. Wątpliwości trafiły do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Postanowił on więc wypowiedzieć się w tej sprawie.
W majowym newsletterze kierowanym do inspektorów ochrony danych organ nadzorczy przypomniał, że katalog danych osobowych pracownika, które pracodawca może przetwarzać, znajduje się w art. 221 kodeksu pracy (dalej: k.p.) oraz przepisach szczególnych, do których odsyła tenże kodeks. Zgodnie z art. 221 k.p. pracodawca prowadzący rekrutację może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych: imienia (lub imion), nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych wskazanych przez kandydata, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz informacji na temat przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Zgodnie zaś z art. 221 par. 3 k.p. pracodawca może żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących: adres zamieszkania, numer ewidencyjny PESEL (lub w przypadku jego braku ‒ rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość), dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (jeżeli podanie tych danych jest konieczne z powodu korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (o ile nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie) oraz numer rachunku bankowego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych).
Jest jednak sytuacja, w której pracodawca musi poznać adres zamieszkania osób, które jeszcze nie są pracownikami, ale wobec których podjęto decyzję o zatrudnieniu – mianowicie konieczność skierowania ich na wstępne badania lekarskie. Taki obowiązek wynika z art. 229 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy. Należy zauważyć, że wzór skierowania na badania profilaktyczne, okresowe i kontrolne został określony w załączniku nr 3a do rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy. Wzór ten przewiduje przetwarzanie adresu zamieszkania podejmującego pracę lub zatrudnionego pracownika.
„Zatem przyjąć należy, że dopuszczalne jest pozyskiwanie adresu zamieszkania od osoby, która ma zostać zatrudniona, gdyż jest to niezbędne do wypełnienia ciążącego na pracodawcy (zgodnie z art. 229 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy) obowiązku skierowania takiej osoby na wstępne badania lekarskie” – konkluduje prezes UODO.
Podstawa prawna
• art. 221, art. 229 par. 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• załącznik nr 3a do rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 69, poz. 332)
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; RODO)