O co kadrowe pytają na szkoleniach
Świadectwo pracy także dla zmarłego
problem Czy powinniśmy wystawić zmarłemu pracownikowi świadectwo pracy? Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca zobowiązany jest wydać takie świadectwo pracownikowi niezwłocznie po rozwiązaniu stosunku pracy. Czy w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy zobowiązani jesteśmy wydać świadectwo osobom uprawnionym do renty rodzinnej po zmarłym?
odpowiedź W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Świadectwo pracy zawsze sporządza się w dwóch egzemplarzach: jeden egzemplarz przeznaczony jest dla pracownika, drugi pozostaje w części C akt osobowych pracownika u pracodawcy. W tym przypadku w części C akt osobowych powinny znaleźć się oba egzemplarze tego dokumentu. Małżonek lub inna osoba uprawniona do ubiegania się o rentę rodzinną po pracowniku w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika, mają prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy. Wniosek może być złożony zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, a pracodawca ma na wydanie świadectwa 7 dni od dnia złożenia wniosku przez uprawnioną osobę. Jeśli żadna z osób uprawnionych nie zwróci się o wydanie świadectwa pracy po zmarłym pracowniku, to oba egzemplarze przechowywane są w aktach osobowych tego pracownika.
Wypłaty dla członków rodziny nieopodatkowane
problem Nasza pracownica zmarła 6 maja 2021 r. Była wdową, a jej jedyny dorosły już syn mieszka i pracuje w Wielkiej Brytanii. W kwestionariuszu osobowym znajdującym się w aktach osobowych wskazała swoją matkę jako osobę, z którą może się kontaktować pracodawca. Czy należne za maj 2021 r. wynagrodzenie za pracę oraz ekwiwalent za urlop należy wypłacić synowi czy może matce pracownicy?
odpowiedź Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Dorosły syn pracownicy spełnia ten warunek tylko wtedy, gdy jest osobą całkowicie niezdolną do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolną do pracy, a jego niezdolność powstała w okresie do 16. roku życia albo po ukończeniu 16. roku życia, ale przed 25. urodzinami, o ile w tym okresie pobierał naukę w szkole. Do renty rodzinnej po zmarłej może też być uprawniona matka pracownicy, ale tylko wówczas, gdy pracownica bezpośrednio przed śmiercią przyczyniała się do jej utrzymania oraz matka pracownicy osiągnęła 50. rok życia lub jest niezdolna do pracy albo wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnione do renty rodzinnej po zmarłej, które nie osiągnęło 16 lat, a jeżeli kształci się w szkole – 18 lat życia, lub jeżeli sprawuje pieczę nad dzieckiem całkowicie niezdolnym do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolnym do pracy, uprawnionym do renty rodzinnej.
Wynagrodzenie za maj 2021 r. oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy wypłacić tej osobie, która spełnia wymienione kryteria, nie zapominając przy tym o odprowadzeniu od tych świadczeń zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wystawieniu jej PIT-11 (przychód z praw majątkowych). Jeśli do renty rodzinnej nie są uprawnieni ani matka, ani syn zmarłej pracownicy, to wynagrodzenie za pracę oraz ekwiwalent za urlop wypoczynkowy będą należały się spadkobiercom zmarłej. Do ich wypłacenia potrzebny będzie jednak dokument potwierdzający status spadkobiercy: sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza. Kwoty wypłacone spadkobiercom nie są opodatkowane, lecz w ciągu 14 dni od dokonania wypłaty należy o tym fakcie poinformować właściwe dla spadkobierców urzędy skarbowe.
Trudno odzyskać sprzęt bez umowy o powierzeniu mienia
problem W ubiegłym roku powierzyliśmy pracownikowi wykonywanie pracy w formie zdalnej. Zgodnie z art. 3 ust. 4 specustawy o COVID-19 jako pracodawca zapewniliśmy mu niezbędny do pracy zdalnej sprzęt, w tym laptop, skaner, router do wifi oraz słuchawki bezprzewodowe i mikrofon. W kwietniu 2021 r. pracownik zmarł, a powierzony mu sprzęt pozostał w jego mieszkaniu. W jaki sposób możemy odzyskać należące do nas mienie?
odpowiedź Chociaż ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (specustawa) zobowiązuje pracodawcę do zaopatrzenia pracownika wykonującego pracę zdalną w niezbędny do tej pracy sprzęt i narzędzia, to jednak nie reguluje ani sposobu jego powierzenia, ani też zwrotu. W praktyce stosuje się umowy o powierzeniu pracownikowi mienia należącego do pracodawcy z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Po śmierci pracownika prawo do użytkowania powierzonego sprzętu nie przechodzi na spadkobierców, należy więc założyć, że faktycznie posiadają przedmioty, do których nie mają prawa. Jeśli nie zwrócą sprzętu dobrowolnie, to pracodawca zmarłego może wysunąć roszczenie windykacyjne wobec osoby, która weszła w posiadanie tych przedmiotów. Zgodnie z art. 222 kodeksu cywilnego „właściciel może żądać od osoby, która włada faktycznie jego rzeczą, ażeby rzecz została mu wydana, chyba że osobie tej przysługuje skuteczne względem właściciela uprawnienie do władania rzeczą”. Uzyskanie zwrotu sprzętu do pracy zdalnej będzie jednak znacznie utrudnione, jeśli pracodawca nie będzie w stanie wykazać, że sprzęt pozostały w mieszkaniu pracownika po jego śmierci faktycznie należy do pracodawcy. Jeśli nie zawarto umowy związanej z powierzeniem mienia, to pomocne może się okazać oznaczenie sprzętu numerami inwentaryzacyjnymi pracodawcy.
Potrącenia komornicze nieuregulowane
problem Zatrudniony pracownik miał zobowiązania finansowe, których nie spłacał, w związku z czym jego wynagrodzenie za pracę zostało zajęte przez komornika. Po śmierci pracownika są jeszcze do wypłaty jego wynagrodzenie za pracę za niepełny miesiąc, ekwiwalent za niewykorzystany urlop oraz odprawa pośmiertna. Pracownik pozostawił wdowę oraz uprawnioną do renty rodzinnej po nim córkę. Czy należy dokonać potrącenia komorniczego od wymienionych należności, czy może wypłacić je uprawnionym w całości?
odpowiedź Ani kodeks pracy, ani kodeks postępowania cywilnego nie regulują kwestii egzekucji komorniczej z praw majątkowych pozostałych po śmierci pracownika. W piśmiennictwie dominuje teza, że prawa majątkowe podlegają takiej samej ochronie przed potrąceniami komorniczymi jak wynagrodzenie za pracę, a więc że można dokonać potrąceń zgodnie z art. 87 i 871 kodeksu pracy. Prawem majątkowym nie jest jednak odprawa pośmiertna, którą powinno się wypłacić w całości, dzieląc równo między wszystkie osoby uprawnione. Przy wypłacie wynagrodzenia za pracę oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy ‒ przed potrąceniami ‒ pomniejszyć je o sumę zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych obliczonych jako suma zaliczek przypadająca na wdowę oraz córkę zmarłego. Następnie dokonać potrącenia z zachowaniem kwoty wolnej zależnej od rodzaju zobowiązania zmarłego, a następnie dokonać wypłaty: 1/2 wdowie i 1/2 córce zmarłego. Istnieje jednak pogląd, że kodeks pracy nie daje możliwości egzekucji świadczeń od osób, które nabywają prawa majątkowe po zmarłym pracowniku, bo egzekucja powinna być zawieszona z urzędu w razie śmierci dłużnika, a wszczęta ponownie z udziałem jego spadkobierców.
Dla kogo odprawa pośmiertna
problem Pracownikowi 31 marca 2021 r. upłynął czas zawartej na czas określony umowy o pracę. Od 21 marca 2021 r. przebywał w kwarantannie, podczas której zakaził się COVID-19 i w efekcie tej choroby 12 kwietnia 2021 r. zmarł. W okresie kwarantanny nie wykonywał pracy i pobierał zasiłek chorobowy. Intencją stron było kontynuowanie zatrudnienia: ustaliliśmy z pracownikiem, że kolejną umowę zawrzemy 1 kwietnia 2021 r. po jego powrocie do pracy. W tym okresie pracownik był już jednak poważnie chory i ostatecznie nie doszło do zawarcia kolejnej umowy o pracę. Pod koniec kwietnia zwróciła się do nas wdowa po pracowniku z wnioskiem o wypłatę odprawy pośmiertnej. Czy ma do tego prawo?
odpowiedź Obowiązek wypłaty odprawy pośmiertnej dotyczy nie tylko śmierci pracownika w trakcie trwania stosunku pracy, lecz także w czasie pobierania zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, nawet w sytuacji gdy zasiłek ten był pobierany w okresie po ustaniu zatrudnienia.
Odprawę pośmiertną dzieli się w równych częściach na wszystkich uprawnionych, a więc małżonka oraz innych członków rodziny uprawnionych do pobierania po zmarłym renty rodzinnej. Jeśli zmarły pracownik pozostawił po sobie tylko jedną osobę uprawnioną do otrzymania odprawy pośmiertnej, to otrzyma ona jedynie 50 proc. należnej kwoty.
Podstawa prawna
• rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U z 2020 r. poz. 1862)
• art. 67‒71 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 291; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 353)
• art 3 ust. 4 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 694)
• art. 19 ust. 1 ustawy z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (t.j. Dz.U z 2019 r. poz. 1813; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1761)
• art. 63, art. 87 i 871, art. 93 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• art. 222 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740)
O czym warto pamiętać
!Jeśli żadna z osób uprawnionych nie wystąpi o wydanie świadectwa pracy po zmarłym pracowniku, to oba egzemplarze wystawionego świadectwa zostają w aktach.
!Jeśli należne zmarłemu wynagrodzenie za pracę i ekwiwalent za urlop otrzymują jego spadkobiercy, pracodawca powinien zawiadomić o wypłacie urząd skarbowy.
!Powierzając sprzęt do pracy zdalnej, warto zadbać o zawarcie umowy związanej z użytkowaniem tego sprzętu.
!Odprawa pośmiertna nie podlega zajęciu komorniczemu.
!Jest obowiązek wypłaty odprawy pośmiertnej także wtedy, gdy zmarły chorował po ustaniu stosunku pracy.