ODPOWIEDŹ

Jedną z grup potrąceń z wynagrodzenia za pracę są te ustawowe, dokonywane bez zgody pracownika, wymienione w art. 87 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.), czyli:

  • sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
  • sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
  • zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
  • kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.
Podstawą do potrącenia jest wynagrodzenie netto. Jeżeli w danym miesiącu, oprócz periodycznego wynagrodzenia, dochodzi do wypłaty składników za okresy dłuższe niż jeden miesiąc (np. premia kwartalna, nagroda roczna), to potrąceń dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki.
Pod kodeksową ochroną znajdują się również inne świadczenia ze stosunku pracy niebędące typowym wynagrodzeniem, jak np. odprawa emerytalna, odprawa ekonomiczna z tytułu zwolnień grupowych, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy lub nagroda jubileuszowa (wyrok Sądu Najwyższego z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 217/03).
Nie podlegają egzekucji sumy i świadczenia w naturze wyasygnowane na pokrycie wydatków lub wyjazdów w sprawach służbowych. Tak stanowi kodeks postępowania cywilnego w zakresie ograniczeń w egzekucji. Zatem wszelkie należności, które mają charakter wyłącznie kompensacyjny, a więc mający na celu pokrycie wydatków, a nie przysporzenie kosztem drugiego podmiotu, są wyłączone spod zajęcia. Do takich należności zalicza się wymieniony ryczałt samochodowy. Również zgodnie z załącznikiem do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń, opracowanym dla potrzeb statystycznych, do wynagrodzeń nie zalicza się m.in. ryczałtów pieniężnych za używanie do celów służbowych samochodów lub innych środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy.
Ochrona wynagrodzenia
Nietykalność wynagrodzenia za pracę polega na ustanowieniu granic potrąceń, a więc dopuszczalnych kwot, o które w ogóle można zmniejszyć pracownikowi wypłatę. Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:
  • w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych ‒ do wysokości trzech piątych wynagrodzenia,
  • w razie egzekucji innych należności lub potrącenia zaliczek pieniężnych ‒ do wysokości połowy wynagrodzenia.
Niezależnie od tych potrąceń kary pieniężne odejmuje się w granicach określonych w art. 108 k.p., tj. w wysokości do jednodniowego wynagrodzenia za jeden występek lub dziesiątej jego części za więcej wykroczeń.
Stosowanie kwot wolnych od potrąceń to drugi rodzaj ochrony pracowniczej pensji. Jest to kwota, którą pracodawca musi zachować i wypłacić pracownikowi. Wyjątek stanowią alimenty. Tu nie obowiązuje kwota wolna, a jedynie ograniczenie do 3/5 wynagrodzenia.
Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:
  • minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i ewentualnej wpłaty na PPK ‒ przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
  • 75 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 ‒ przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
  • 90 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 ‒ przy potrącaniu kar porządkowych z art. 108 k.p.
Podstawą kwoty wolnej jest więc obowiązujące w danym roku minimalne wynagrodzenie za pracę, ale też po odliczeniu składek na ZUS, zaliczki podatkowej oraz wpłaty na PPK. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, to kwoty wolne ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wielkości etatu. To jedyna przesłanka do obniżenia kwoty wolnej. Nie stanowi jej np. nieobecność pracownika w danym miesiącu i uzyskanie niższego wynagrodzenia.
Zasady na czas epidemii
Ustawa z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 wprowadziła zasadę, że jeżeli z powodu działań służących zapobieganiu zarażeniom wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek jego rodziny utracił źródło dochodu, kwoty określone w art. 871 par. 1 k.p. ulegają zwiększeniu o 25 proc. na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ma na utrzymaniu. Członkiem rodziny jest tu małżonek, dziecko własne pracownika, dziecko współmałżonka, a także dziecko rodzica wspólnego dziecka.
Jeśli pracownik sam nie doznał obniżki pensji, ale przez sytuację spowodowaną COVID-19 jego członek rodziny stracił np. miejsce pracy, to powyższa zasada również może mieć zastosowanie. Podstawą do stosowania wyższych kwot wolnych powinno być jedynie oświadczenie pracownika, że warunki spełnia i ma na utrzymaniu wskazaną liczbę osób. Pracodawca powinien natomiast niezwłocznie zawiadomić organ egzekucyjny o tym, że pracownik złożył oświadczenie w sprawie podwyższenia kwoty wolnej na podstawie art. 52 ustawy z 14 maja 2020 r.
Nie wszystko oskładkowane
Pracownik opisany w pytaniu otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze, dodatek motywacyjny, nagrodę jubileuszową oraz zwrot kosztów jazd lokalnych w postaci ryczałtu. Wszystkie te pozycje są jego przychodem ze stosunku pracy.
Warto wyjaśnić, że przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku rekompensowania pracownikowi wydatków za służbowe lokalne przejazdy prywatnym autem, jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowych zgodnie z art. 775 k.p. W sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika on sam musiałby je ponieść z własnych środków. Przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, bo jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku, jaki musiałby ostatecznie pokryć, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu. Zwrot kosztów poniesionych przez pracowników w związku z wykorzystaniem samochodu prywatnego do celów służbowych stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.
Lista płac na maj 2021 roku
Wpłata na PPK pracownika wynosi 96,60 zł, a pracodawcy 72,45 zł.
Pracownikowi została potrącona kwota graniczna, przy jednoczesnym zachowaniu kwoty wolnej (2998,01 zł).
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 9732,45 4200 zł + 630 zł + 4830 zł + 72,45 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 662,20 zł Podstawa wymiaru: 4830 zł (4200 zł + 630 zł)• składka emerytalna: 4830 zł x 9,76 proc. = 471,41 zł• składka rentowa: 4830 zł x 1,5 proc. = 72,45 zł• składka chorobowa: 4830 zł x 2,45 proc. = 118,34 złŁączna kwota składek – 662,20 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne‒ do zapłaty do ZUS‒ odliczana od podatku 375,10 zł323 zł Podstawa wymiaru: 4167,80 zł (wynagrodzenie po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne – 662,20 zł)4167,80 zł x 9 proc. = 375,10 zł4167,80 zł x 7,75 proc. = 323 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 1133 zł + 71 zł = 1204 zł Przychód do opodatkowania: 9732,45 zł• podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 8820 zł [9732,45 zł (przychód) – 250 zł (koszty uzyskania przychodów) ‒ 662,20 zł (składki społeczne] = 8820,25 zł• zaliczka do urzędu skarbowego: 1133 zł (8820 zł x 17 proc.) – 43,76 zł = 1455,64 zł (zaliczka na podatek) – 323 zł (składka zdrowotna) = 1132,64 zł
Kwota netto 7393,10 zł (4200 zł + 630 zł + 4830 zł) ‒ (662,20 zł ‒ 375,10 zł ‒ 1133 zł ‒ 96,60 zł)
Potrącenie niealimentacyjne 3696,55 zł 7393,10 zł x 1/2
Kwota po potrąceniu 3696,55 zł 7393,10 zł ‒ 3696,55 zł
Doliczenie ryczałtu 346,90 zł 417,90 zł; 418 zł x 17 proc. = 71 zł (zaliczka na podatek)417,90 zł ‒ 71 zł = 346,90 zł
Kwota do wypłaty 4043,45 zł 3696,55 zł + 346,90 zł
Zwrot kosztów jest wolny od podatku dochodowego, ale tylko jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy (interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 marca 2021 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.23.2021.1.JM).
Reasumując, wszystkie należności pracownika podlegają opodatkowaniu.
Z kolei podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy poza wynagrodzeniem chorobowym od pracodawcy oraz wyłączeniami wymienionymi w par. 2 rozporządzenia składkowego, i z uwzględnieniem rocznego ograniczenia podstawy składki emerytalnej i rentowej. Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody:
  • nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które przysługują pracownikowi nie częściej niż co pięć lat;
  • zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy ‒ do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu ‒ określonych w odrębnych przepisach, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (tzw. kilometrówka).
Nagroda jubileuszowa i ryczałt pieniężny są zwolnione ze składek.
Pod ochroną w kontekście potrąceń pozostają: wynagrodzenie, nagroda jubileuszowa oraz dodatek motywacyjny. Natomiast ryczałt samochodowy w ogóle nie podlega egzekucji.
Kwota wolna przy podanych wskaźnikach podatkowych oraz w przypadku uczestniczenia w PPK w 2021 r. wynosi 1998,67 zł. Jednak należy ją odpowiednio podwyższyć na wniosek pracownika. Na dwoje członków rodziny pracownika kwota podwyższenia wynosi:
1998,67 zł x 50 proc. = 999,34 zł.
O tyle kwota wolna zostanie podniesiona i ostatecznie wynosi:
1998,67 zł + 999,34 zł = 2998,01 zł
Podstawa prawna
• art. 52 ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 875)
• art. 87, art. 871, art. 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 23a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 255)
• par. 1, par. 2 ust. 1 pkt 1, 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)