Pracodawca może obniżyć wpłatę na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) na podstawie duplikatu wysłanej e-mailem informacji o kwocie ulgi, która trafiła do spamu, jeśli nie minęło sześć miesięcy od dnia wpływu pierwotnego druku na jego serwer pocztowy.
Tak wynika z odpowiedzi udzielonej przez PFRON dla Ogólnopolskiej Bazy Pracodawców Osób Niepełnosprawnych (OBPON.org). Organizacja zadała pytanie dotyczące firmy udzielającej ulg we wpłatach na fundusz, która jednemu ze swoich klientów przesyłała druk INF-u z kwotą obniżenia na wskazanego przez niego e-maila. Niektóre z informacji przekazanych w 2020 r. trafiały jednak do spamu i zostały automatycznie usunięte ze skrzynki. Pracodawca nie wie, czy w takiej sytuacji może wysłać oryginał INF-u czy raczej duplikat oraz czy jego kontrahent będzie mógł dzięki temu skorzystać z obniżenia wpłaty na PFRON.
Fundusz wyjaśnia, że forma przekazania wystawionej (czyli z podpisem) informacji o kwocie ulgi może być papierowa, elektroniczna lub dokumentowa. Ta ostatnia polega np. na przesłaniu druku INF-u e-mailem. Wtedy podpisane pismo jest skanowane i w formacie PDF wysyłane klientowi. Strony, czyli sprzedający i nabywca, powinny wcześniej ustalić oraz udostępnić adres e-mailowy, na który będzie można przesyłać tak sporządzone informacje. Zapobiegnie to ewentualnym problemom związanym z otrzymywaniem druku INF-u, co jest o tyle istotne, że data otrzymania tej informacji jest równocześnie datą nabycia prawa do obniżenia wpłat.
PFRON dodaje, że z opisanej przez OBPON sytuacji wynika, że e-maile zawierające INF-u wpływały na serwis pocztowy klienta, nie może więc twierdzić, że ich nie otrzymywał, choć były one traktowane jako spam. Za podjęte działania antyspamowe odpowiada nabywca i on także ponosi ich konsekwencje – przypomniał fundusz. W takim przypadku sprzedający może przesłać klientowi duplikaty tych INF-U, które trafiły do spamu, gdy nie upłynęło więcej niż sześć miesięcy od ich wpływu na serwer pocztowy. Wówczas datą uzyskania INF-u jest data wpływu e-maila potraktowanego jako spam. Na podstawie takiego duplikatu nabywca może dokonać obniżenia we wpłacie na PFRON w okresie do sześciu miesięcy od dnia wpływu e-maila uznanego za spam.
Jeśli od przesłania pierwotnego e-maila upłynęło już pół roku, sprzedający nie przesyła klientowi żadnych duplikatów, a tym bardziej oryginałów wystawionych INF-u. Jeśli mimo to je wysłał, nabywca nie może ich wykorzystać do obniżenia wpłaty. Wspomniany sześciomiesięczny okres wynika wprost z art. 22 ust. 4 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 573). Zgodnie z tym przepisem przysługująca, ale niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na PFRON przez okres nie dłuższy niż sześć miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji z wysokością ulgi.
– Przesyłanie INF-u drogą e-mailową staje się coraz popularniejsze, dlatego dobrze, aby sprzedający i nabywca umawiali się na jakiś sposób potwierdzania tego, że informacja wpłynęła. Dzięki temu mogą uniknąć problemów, gdy brak INF-u jest ujawniany po jakimś czasie – radzi Edyta Sieradzka, wiceprezes OBPON.org