Nieco ponad tydzień dzieli najmniejszych pracodawców od wdrożenia pracowniczych planów kapitałowych. Termin mimo pandemii nie został przedłużony. Umowy o zarządzanie trzeba zawrzeć do 23 kwietnia, a o prowadzenie PPK – do 10 maja
Obecnie trwa wdrażanie pracowniczych planów kapitałowych (PPK) przez podmioty z czwartej, ostatniej grupy pracodawców nienależących do sektora finansów publicznych. Chodzi o tych, którzy 31 grudnia 2019 r. zatrudniali mniej niż 20 osób. Już 23 kwietnia 2021 r. upływa dla nich termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK, która określa podstawowe prawa i obowiązki zarówno pracodawcy jako podmiotu zapewniającego program dla osób zatrudnionych, jak i instytucji finansowej zarządzającej gromadzonymi środkami, a także pracowników – uczestników. Zawarcie takiej umowy nie kończy jednak samego procesu wdrożenia – wręcz przeciwnie. Kolejne etapy to zawarcie umów o prowadzenie PPK, zarządzanie deklaracjami o nieoszczędzaniu, a także kalkulacja oraz przelew pierwszych wpłat. I tak:
1. Do 10 maja pracodawca zawiera z tą samą instytucją finansowa, z którą zawarł umowę o zarządzanie, umowę o prowadzenie PPK dla każdego z pracowników spełniającego wymóg stażu pracy uprawniający do przystąpienia do PPK; załącznikiem do takiej umowy jest aktualna lista uczestników programu.
2. Do 15 czerwca albo do 15 lipca pracodawca jest zobowiązany odprowadzić pierwsze składki uczestników do programu; konkretny termin uzależniony jest od momentu wypłaty wynagrodzeń u danego pracodawcy.
Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane na koniec miesiąca kalendarzowego, np. 31 maja, to pierwsze wpłaty zostaną naliczone i potrącone w dniu wypłaty i przekazane do instytucji finansowej do 15 czerwca. Z kolei jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane do 10. danego miesiąca, to termin pierwszej wpłaty do instytucji finansowej będzie zależał od momentu zawarcia umowy o prowadzenie PPK. I tak, jeżeli umowa zostanie zawarta przed wypłatą, która powinna mieć miejsce najpóźniej 10 maja, to wówczas już to wynagrodzenie będzie objęte obowiązkiem naliczenia i odprowadzenia wpłat do PPK. Pracodawca przekaże te wpłaty do instytucji finansowej najpóźniej 15 czerwca 2021 r. Aby uniknąć odprowadzania tej wpłaty, należy zawrzeć umowy o prowadzeniu PPK po fizycznej wypłacie wynagrodzenia za kwiecień, a wynagrodzenie zamiast np. 10 maja wypłacić 5 maja. W takim przypadku pierwsza wpłata zostanie naliczona dopiero od wynagrodzenia wypłacanego 10 czerwca. Powyższe oznacza jednak konieczność wcześniejszego przygotowania listy płac i przesunięcia fizycznego terminu wypłaty.
czy wybór instytucji finansowej to wyłączna decyzja pracodawcy?
Przy wyborze instytucji finansowej, która ma zarządzać środkami gromadzonymi w ramach PPK, pracodawca współdziała z reprezentacją pracowników. Ze względu na to, że PPK obecnie wdrażają najmniejsi pracodawcy, w większości przypadków funkcję reprezentacji będą pełniły osoby wybrane wśród osób zatrudnionych, a nie związki zawodowe, które najczęściej w tak małych podmiotach nie działają.
To, że przedsiębiorstwo wdrażające PPK jest niewielkich rozmiarów, nie wyłącza współdziałania z reprezentacją pracowników przy wyborze instytucji finansowej. Co prawda, termin na to już minął, ale jeśli pracodawca nie zorganizował wyborów do reprezentacji z odpowiednim wyprzedzeniem i w praktyce do konsultacji z przedstawicielami pracowników nie doszło, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby jeszcze skonsultować wybór danej instytucji finansowej ze wszystkimi pracownikami. U małych pracodawców jest to jak najbardziej możliwe ze względu na niewielką liczbę osób zatrudnionych. Takie konsultacje mogą odbywać się online, np. za pośrednictwem komunikatorów wideo. Warto to zrobić, bo w końcu taka instytucja finansowa będzie zarządzała również środkami finansowanymi przez samych pracowników. Wszystkim powinno zatem zależeć na wyborze takiej instytucji, która daje wysokie prawdopodobieństwo dobrego zarządzania środkami. Co prawda wyniki oszczędzania powinniśmy oceniać w dłuższej perspektywie, ale jako że wdrożenie PPK trwa już od 2019 r., to dodatkowym kryterium naszego wyboru może być obecnie ocena instytucji finansowych po osiągniętych już wynikach.
czy trwająca pandemia pozwala przesunąć wdrożenie ppk?
Niestety nie. Obecnie przepisy nie przewidują przesunięcia terminów wdrożenia PPK przez podmioty z ostatniej grupy podmiotów zatrudniających. Nadal zatem obowiązują terminy ustawowe, o których mowa powyżej, czyli umowę o zarządzanie PPK trzeba zawrzeć najpóźniej 23 kwietnia, a umowę o prowadzenie planów – do 10 maja. Co prawda, w przypadku podmiotów z grupy średnich firm (tj. zatrudniających od 50 do 249 osób) ustawodawca zdecydował się przesunąć termin wdrożenia aż o siedem miesięcy (z końca kwietnia do końca listopada 2020 r.), odwołując się do rozpoczynającej się pandemii. Analogiczna decyzja nie została jednak podjęta ani w odniesieniu do małych pracodawców, tj. zatrudniających od 20 do 49 osób, ani też względem grupy najmniejszych pracodawców.
Najwyraźniej ustawodawca uznał, że koronawirus jest zjawiskiem znanym, które obecnie nie wpływa już na funkcjonowanie przedsiębiorstw tak, jak na początku pandemii.
jak prowadzić rozmowy z instytucjami finansowymi?
Niewątpliwie wyzwaniem dla pracodawców jest prowadzenie ewentualnych rozmów z wybranymi instytucjami finansowymi co do warunków PPK. Obecnie epidemia nie sprzyja takim kontaktom. Instytucje finansowe nie są też chętne do jakichkolwiek zmian w prezentowanych umowach (m.in. z uwagi na liczbę podmiotów, które obecnie wdrażają PPK). W konsekwencji dzisiaj relacje z instytucją finansową sprowadzają się do wyboru danej instytucji i zaakceptowania przedstawionych dokumentów.
dlaczego należy liczyć się z wyższymi kosztami obsługi kadrowo-płacowej?
PPK wiąże się z koniecznością naliczania wpłat przekazywanych do wybranej instytucji finansowej, potrąceń, korekt, liczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych czy rozliczania kosztów. Powyższe może oznaczać dla przedsiębiorców wyższe koszty obsługi kadrowo-płacowej. Warto te kwestie uregulować w aneksie do umowy o świadczenie takich usług. W zależności od stosowanych systemów rozliczanie PPK może oznaczać również konieczność zakupu dodatkowego modułu do oprogramowania kadrowo-płacowego. Warto te działania podjąć jak najszybciej, aby być gotowym do pierwszego rozliczenia już w maju 2021 r.
jakie konsekwencje może ponieść podmiot, który nie wprowadzi ppk w ustawowym terminie?
Niezawarcie umowy o zarządzanie PPK w terminie nie zwalnia oczywiście z tego obowiązku. Polski Fundusz Rozwoju, jako organ kontrolny, zwróci się do takiego podmiotu z żądaniem zawarcia umowy o zarządzanie PPK z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez wyznaczoną instytucję finansową w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania albo do przekazania do PFR informacji o zawarciu takiej umowy z inną instytucją finansową.
Dalsza zwłoka pracodawcy we wdrożeniu PPK zwiększa ryzyko ukarania osoby odpowiedzialnej. Zgodnie bowiem z art. 106 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342, dalej: ustawa o PPK), kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w jego imieniu, nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie podlega karze grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń tego podmiotu z roku 2020. Zatem w przypadku przedsiębiorcy zatrudniającego 15 pracowników za średnią krajową kara może wynosić do 15 tys. zł.
Warto podkreślić, że wykonanie wezwania PFR nie zwalnia z powyższej odpowiedzialności, ponieważ w takim przypadku termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK został już naruszony.
co w sytuacji, gdy uczestnik wypisze się z programu?
Podstawową konsekwencją jest nienaliczanie wpłat od wynagrodzenia w danym miesiącu, o ile deklaracja została złożona przed terminem wypłaty wynagrodzenia w danym miesiącu. Wpłaty, które zostały pobrane w miesiącu złożenia deklaracji, należy natomiast zwrócić.
Trzeba przy tym pamiętać, że w zakresie skutków podatkowych zwrotowi będzie podlegała tylko wpłata pracownika, a nie zaliczka na podatek naliczona od wcześniejszych wpłat (z poprzedniego miesiąca lub miesięcy).
Aby uniknąć konieczności zwracania wpłat na wypadek złożenia deklaracji o nieoszczędzaniu, można wskazać pracownikom określony przedział czasowy na składanie takich deklaracji. Jednocześnie należy zaznaczyć, że złożenie deklaracji w innym terminie będzie wiązało się z dodatkową pracą administracyjną i dłuższym okresem oczekiwania na zwrot pieniędzy. Takie wskazanie stanowi jednak tylko dobrą praktykę i prośbę skierowaną do pracowników, nie ustanawia zaś obowiązku dla zatrudnionych.
przykład 1
Brak jednej deklaracji
Jestem mikroprzedsiębiorcą i jeden z pracowników nie złożył deklaracji o nieoszczędzaniu. Czy muszę tworzyć PPK?
Tak. Zgodnie bowiem z art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK zwolnienie z obowiązku tworzenia PPK obejmuje jedynie tych mikroprzedsiębiorców, u których wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację o nieoszczędzaniu i to w terminie poprzedzającym termin zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Brak takiej deklaracji od jednego z pracowników oznacza, że przedsiębiorca jest zobowiązany utworzyć PPK w ustawowym terminie.
Należy podkreślić, że powyższe zwolnienie ma charakter czasowy i trwa do momentu zatrudnienia pracownika, który nie złoży takiej deklaracji albo do chwili odwołania deklaracji złożonej przez innego pracownika.
przykład 2
Przy pracy zdalnej
Osoby u nas zatrudnione obecnie pracują zdalnie. Czy deklaracje o nieoszczędzaniu muszą przekazać w formie pisemnej?
Z formalnego punktu widzenia deklaracje o nieoszczędzaniu powinny zostać sporządzone na piśmie i podpisane przez pracownika tzw. mokrym podpisem (odręcznym), ewentualnie podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Ustawa nie zastrzegła jednak formy pisemnej deklaracji pod rygorem nieważności. Można zatem podnosić, że wystarczy zachowanie również innej formy (np. tzw. dokumentowej – w postaci e-maila czy podpisanego skanu), aby deklaracja o nieoszczędzaniu odniosła swój skutek. Konieczne jest przy tym jedynie, aby treść składanej deklaracji odpowiadała wzorowi wynikającemu z rozporządzania ministra finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (Dz.U. poz. 1102).
Należy jednak podkreślić, że w ocenie Polskiego Funduszu Rozwoju, aby taka deklaracja o nieoszczędzaniu wywołała skutek, musi ona mieć formę pisemną.
przykład 3
Zmiana decyzji
Jestem mikroprzedsiębiorcą. Wszyscy moi pracownicy złożyli deklaracje o nieoszczędzaniu. Czy mogą się rozmyślić i zmienić zdanie?
Tak, każda osoba zatrudniona może w dowolnym momencie podjąć decyzję o przystąpieniu do PPK (o ile tylko – co do zasady – spełnia wymóg trzymiesięcznego stażu pracy u danego pracodawcy). Dla podmiotu, który ją zatrudnia, oznacza to konieczność założenia PPK – nawet jeżeli dany pracownik za jakiś czas znowu zmieni zdanie i wypisze się z PPK.
przykład 4
Kwestia likwidacji
Założyłem PPK, ale wszyscy pracownicy się z niego wypisali po jakimś czasie. Czy mogę zlikwidować PPK?
Niestety nie. PPK będzie nadal funkcjonowało i zarządzało zgromadzonymi środkami. Ustawodawca nie przewidział likwidacji raz założonego PPK, wychodząc z założenia, że dany pracodawca musi być gotowy na przyjęcie pracowników do programu w każdej chwili.
