Wycofanie się którejkolwiek ze stron na zaawansowanym etapie rozmów może wpłynąć negatywnie na sytuację drugiej strony – pracodawca sukcesywnie odrzuca bowiem kandydatury innych zainteresowanych, a kandydat rezygnuje z alternatywnych ofert zatrudnienia bądź podejmuje działania zmierzające do rozwiązania stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą. W praktyce wypracowane zostały dwa podstawowe sposoby zabezpieczenia interesów stron zmierzających do zawarcia umowy o pracę: list intencyjny oraz promesa zatrudnienia.
List intencyjny
Ten rodzaj dokumentu nie został dotychczas uregulowany w przepisach, ale wyraźnie dominuje stanowisko, zgodnie z którym jego zasadnicza funkcja polega na wyrażeniu przez strony woli zawarcia w przyszłości określonej, definitywnej umowy, z reguły po odpowiednim okresie negocjacyjnym. Taka interpretacja została przedstawiona przez Sąd Najwyższy już w 2011 r. (sygn. akt V CSK 425/10) i wciąż pozostaje aktualna.
Treść listu intencyjnego obejmuje najczęściej podstawowe dane stron, informację o zamiarze zawarcia umowy o pracę i dążeniu przez strony do uzgodnienia postanowień tej umowy, a także wskazanie warunków, które zostały już przez strony zaakceptowane. Funkcją tego dokumentu ma być zapewnienie drugiej strony o rzeczywistej intencji zawarcia umowy i podejmowaniu w tym celu wszelkich niezbędnych starań.
W większości przypadków list intencyjny jest honorowany zarówno przez pracodawców, jak i kandydatów do pracy. Jego zerwanie może prowadzić do utraty renomy pracodawcy i osłabić jego pozycję na rynku w zakresie przyszłych rekrutacji. Podobnie jest w przypadku kandydata, który nie dotrzyma warunków listu intencyjnego mimo ich uprzedniej akceptacji – w zasadzie pozbawia go to na zawsze możliwości otrzymania posady w danym miejscu, a niekiedy zmniejsza jego szanse na zatrudnienie również u innych pracodawców działających w danej branży.
List intencyjny nie daje jednak gwarancji zawarcia umowy i nie prowadzi do powstania roszczenia o nawiązanie stosunku pracy. W przypadku odstąpienia od negocjacji i rezygnacji z zawarcia umowy przez którąkolwiek ze stron możliwe będzie wyłącznie wystąpienie z żądaniem naprawienia powstałej z tego tytułu szkody, i to jedynie w granicach ujemnego interesu prawnego.
Promesa zatrudnienia
Odmienny charakter od listu intencyjnego ma promesa zatrudnienia. Jest to w rzeczywistości umowa przedwstępna w rozumieniu prawa cywilnego, określająca wszystkie niezbędne elementy stosunku pracy i zawierająca zobowiązanie stron do zawarcia umowy o pracę. Tym samym w promesie zatrudnienia powinny znaleźć się między innymi: zapisy dotyczące rodzaju pracy i miejsca jej wykonywania, wynagrodzenia ze wskazaniem jego składników, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia zatrudnienia.
Podstawową różnicą względem listu intencyjnego jest uprawnienie do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej w sytuacji, gdy druga strona uchyla się od tego obowiązku. Kluczową kwestią jest wówczas prawidłowe zredagowanie treści promesy, co podkreślił Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 10 września 1997 r. (sygn. akt I PKN 243/97): „jeżeli nie doszło do zawarcia umowy przedwstępnej, bo rokowania stron nie czynią zadość wymaganiom art. 389 kodeksu cywilnego i nie ustalają istotnych postanowień, o których mowa w art. 29 par. 1 kodeksu pracy, a w szczególności nie określają rodzaju pracy, terminu jej rozpoczęcia i wynagrodzenia odpowiadającego rodzajowi pracy, to żadna ze stron pertraktacji nie jest uprawniona do dochodzenia zawarcia umowy o pracę na podstawie art. 390 par. 2 k.c. w związku z art. 300 k.p.”.
Uwaga na szczegóły
Nieznajomość podstawowych różnic między promesą zatrudnienia a listem intencyjnym może prowadzić do niepożądanych skutków. Jak wskazuje Sąd Apelacyjny w Gdańsku: „Ze względu na brak uregulowań prawnych w każdym przypadku konieczne jest ustalenie istoty wypowiedzi nazwanej listem intencyjnym, a przede wszystkim ustalenie, czy wyraża ona tylko zamiar, chęć zawarcia umowy (jak w klasycznym liście intencyjnym), czy też zawiera oświadczenie woli” (sygn. akt V AGa 121/19). Odpowiednie zredagowanie dokumentu będzie więc miało wpływ na zakwalifikowanie go jako listu intencyjnego bądź umowy przedwstępnej, a tym samym na uprawnienia przysługujące stronom, w tym w szczególności możliwość żądania zawarcia umowy o pracę, której treść była przedmiotem negocjacji.
Z promesą zatrudnienia wiąże się dodatkowa wątpliwość, czy zawarcie przedwstępnej umowy o pracę może prowadzić do negatywnych konsekwencji po stronie osoby, która wciąż pozostaje w stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą lub jest z nim związana umową o zakazie konkurencji. Należy podkreślić, że promesa zatrudnienia nie jest równoznaczna z nawiązaniem stosunku pracy z nowym pracodawcą, a tym samym nie prowadzi do odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika względem dotychczasowego bądź byłego pracodawcy. Jak wynika z orzecznictwa: „Poszukiwanie pracodawcy, a nawet zawarcie umowy przedwstępnej, zobowiązującej do zawarcia umowy o pracę, nie jest objęte zakazem, o ile nie prowadzi do rozpoczęcia rzeczywistych działań na rzecz nowego pracodawcy (…) Sam fakt zawarcia umowy przedwstępnej, dopuszczalnej zarówno na gruncie prawa pracy, jak i prawa cywilnego, nie może być interpretowany jako złamanie zakazu konkurencji. Nie można bowiem wymagać od pracownika, aby w okresie jego obowiązywania nie dbał o swoje istotne interesy i powstrzymywał się od poszukiwania nowego zatrudnienia, o ile tylko zatrudnienia takiego faktycznie nie podejmie czy też nie podejmie działań o charakterze konkurencyjnym względem byłego pracodawcy, które mogłyby stanowić zagrożenie dla jego działalności” (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku, sygn. akt III APa 2/18).
W przypadku umowy przedwstępnej kandydat na stanowisko powinien jednak zachować szczególną ostrożność i dokładnie zweryfikować, czy zobowiązanie się do zawarcia w przyszłości umowy o pracę nie prowadzi do potencjalnego naruszenia przez niego umowy o zakazie konkurencji, łączącej go z dotychczasowym bądź byłym pracodawcą.