Jako ostatnie do PPK przystępują m.in. jednostki sektora finansów publicznych. Od 1 stycznia 2021 r. zostały one objęte przepisami ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK), niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników. Te podmioty muszą zawrzeć umowę o prowadzenie PPK najpóźniej do 10 kwietnia 2021 r., ale oczywiście dany pracodawca może zrobić to wcześniej.
Strony umowy i podstawa
Przypomnijmy najpierw, że podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Przy czym osobami zatrudnionymi są nie tylko pracownicy w rozumieniu kodeksu pracy (poza młodocianymi, pracownikami przebywającymi na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla), lecz także osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia, pełnoletnie osoby fizyczne, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, członkowie rad nadzorczych wynagradzani z tytułu pełnienia tych funkcji, osoby przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tych tytułów. Zatem pracodawca zawiera jedną zbiorową umowę o prowadzenie PPK, do której załącznikiem jest lista osób, które nie złożyły deklaracji rezygnacji z PPK. Osoby takie są automatycznie zapisywane do PPK.
Z punktu widzenia możliwości uczestnictwa w PPK ważny jest wiek osoby zatrudnionej. Podmiot zatrudniający ma obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz tych osób, które ukończyły 18 lat i nie ukończyły 55 lat. Z kolei w odniesieniu do osób zatrudnionych, które ukończyły 55 lat, ale nie ukończyły 70 lat, umowę tę zawiera się wyłącznie na ich wniosek. Do obowiązków podmiotu zatrudniającego należy poinformowanie tych osób, że mogą taki wniosek złożyć. Nie zawiera się natomiast umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych, które ukończyły 70 lat.
Podstawą naliczania wpłat jest wynagrodzenie, za które uważa się za przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracownika u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:
  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  • zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
  • przychodów wymienionych w par. 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
  • podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Nie stosuje się tu rocznego ograniczenia podstawy wymiaru tych składek (tzw. limitu trzydziestokrotności).
Rodzaje należności i ich wysokość
Są dwa rodzaje wpłat:
1) podstawowe
2) dodatkowe
– finansowane przez podmiot zatrudniający i uczestnika PPK, z ich własnych środków.
Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5 proc. wynagrodzenia, a wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK – 2 proc. wynagrodzenia, ale z pewnym wyjątkiem. Mianowicie ta ostatnia może wynosić mniej niż 2 proc. wynagrodzenia, lecz nie mniej niż 0,5 proc. wynagrodzenia, jeżeli wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (w 2021 r. – 3360 zł).
Kluczowe jest tu więc określenie „wynagrodzenie z różnych źródeł”. Oznacza to, że liczy się tu suma wszystkich wynagrodzeń będących podstawami składek emerytalno-rentowych osiąganych w danym miesiącu, a więc ze wszystkich źródeł, np. dodatkowo zawartych umów o pracę czy zleceń. Nie ma jednak podstawy prawnej do tego, by pracodawca weryfikował posiadanie przez pracownika innych źródeł i ich wysokość. To sam uczestnik musi pilnować limitu i składając deklarację, mieć na uwadze ewentualne pozostałe wynagrodzenia z innych stosunków prawnych. Pracodawca może jedynie monitorować poziom wynagrodzeń u niego osiąganych.
Ze względu na wysokość wskazanego limitu, tj. 1,2-krotność minimalnej pensji, obniżenie wpłaty oczywiście nie dotyczy tylko pracowników niepełnoetatowych. Natomiast, co istotne, pracownik – uczestnik PPK ma prawo do obniżenia wpłaty, jeśli:
1) uzyskuje oskładkowane wynagrodzenia z różnych miejsc nieprzekraczające limitu 3360 zł;
2) złoży deklarację, w której poprosi o obniżenie wpłaty podstawowej;
3) obniżenie nie będzie niższe niż 0,5 proc. podstawy.
Wysokość niższej wpłaty podstawowej uczestnik PPK określa w deklaracji, którą składa podmiotowi zatrudniającemu w miesiącu, w którym jego wynagrodzenie osiągane z różnych miejsc nie przewyższyło powyższego limitu.
Pracodawca obniża wpłatę pod stawową do zadeklarowanej wysokości począwszy od miesiąca następującego po miesiącu złożenia uwzględnionej deklaracji – w każdym miesiącu, w którym wynagrodzenie uczestnika nie przekracza kwoty limitu (1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia). Oznacza to, że deklaracji o obniżeniu wpłaty podstawowej (albo zmiany takiej deklaracji) nie uwzględnia się w każdym miesiącu, w którym wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane w danym podmiocie przekracza kwotę limitu. Czyli w miesiącach, w których uczestnik otrzymuje wynagrodzenie wyższe od kwoty 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, pracodawca nalicza wpłatę podstawową do PPK w wysokości 2 proc.
Jeżeli uczestnik PPK z usprawiedliwionych przyczyn (absencja chorobowa, urlop bezpłatny) przepracował tylko część miesiąca, ale podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (osiągana z tytułu umowy o pracę w przeliczeniu na pełny miesiąc) będzie wyższa niż kwota 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia (w umowie o pracę zagwarantowano kwotę wyższą niż 1,2-krotność minimalnego wynagrodzenia), należy przyjąć, że osoba zatrudniona w danym miesiącu nie ma prawa do złożenia deklaracji obniżenia wpłaty podstawowej na zasadach określonych w art. 27 ustawy o PPK.
Podobnie też będzie w przypadku zleceniobiorców, dla których odpłatność w umowie zlecenia określono miesięcznie kwotowo – w odniesieniu do miesiąca, w którym wystąpiła niezdolność do pracy skutkująca uzyskaniem niższego przychodu, uwzględnia się kwotę określoną w umowie zlecenia. Zasada ta nie ma jednak zastosowania do osób, dla których odpłatność w umowie została określona w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie.
Uprawnienie do obniżenia wpłaty do PPK finansowanej przez uczestnika jest uzależnione wyłącznie od wysokości osiąganego wynagrodzenia. U osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, których wynagrodzenie nie przekracza ustawowego pułapu, nie dokonuje się przeliczenia wynagrodzenia do pełnego etatu.
Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są potrącane z wynagrodzenia, po jego opodatkowaniu.

przykład 1

Efekt nagrody
Pracownik w maju 2021 r. składa deklarację obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5 proc. Jego wynagrodzenie wynosi 2800 zł i jest to jego jedyny przychód. Pracodawca przyjął deklarację, gdyż w maju pensja pracownika nie przewyższyła 3360 zł. Pierwszą niższą wpłatę pracodawca naliczy od wynagrodzenia wypłaconego w czerwcu. Załóżmy, że we wrześniu pracownik otrzyma dodatkowo nagrodę w wysokości 1500 zł. Od wynagrodzenia wypłaconego we wrześniu pracodawca naliczy mu wpłatę podstawową w wysokości 2 proc. wynagrodzenia, ponieważ suma wynagrodzeń przekroczy limit 3360 zł.

przykład 2

Z dwóch cząstek etatu
Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu w kwietniu złożył deklarację o obniżenie wpłat do 0,5 proc. U obecnego pracodawcy zarabia 2100 zł, ale jest jeszcze zatrudniony na umowę o pracę w innej jednostce na 1/4 etatu z pensją 1000 zł. Jego łączny przychód wynosi 3100 zł i mieści się w limicie uprawniającym do obniżenia.
Od maja pracodawca zastosuje się do wniosku i pobierze niższą wpłatę – 10,50 zł. Wynagrodzenie za maj pracownik otrzyma 31 maja. Pracodawca dokona wpłat do instytucji finansowej 8 czerwca.
Lista płac na czerwiec 2021 r.
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 2131,50 zł 2100 zł + 31,50 zł (wpłata pracodawcy w wysokości 1,5 proc.)
Składki na ubezpieczenia społeczne 287,91 zł • podstawa wymiaru – 2100 zł• składka emerytalna – 2100 zł x 9,76 proc. = 204,96 zł• składka rentowa – 2100 zł x 1,5 proc. = 31,50 zł• składka chorobowa – 2100 zł x 2,45 proc. = 51,45 zł• łączna kwota składek – 287,91 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne– do zapłaty do ZUS– odliczana od podatku 163,09 zł140,44 zł • podstawa wymiaru – 1812,09 zł (2100 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, tj. 287,91 zł)1812,09 zł x 9 proc. = 163,09 zł1812,09 zł x 7,75 proc. = 140,44 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 87 zł • przychód do opodatkowania – 2131,50 zł• podstawa opodatkowania po zaokrągleniu – 1594 zł [2131,50 zł (przychód) – 250 zł (koszty uzyskania przychodu) – 287,91 zł (składki ZUS)]• zaliczka do US – 87 zł [(1594 zł x 17 proc.) – 43,76 zł (kwota zmniejszająca) = 227,22 zł (zaliczka na podatek) – 140,44 zł (składka zdrowotna) = 86,78 zł]
Kwota do wypłaty 1551,50 zł 2100 zł – (287,91 zł + 163,09 zł + 87 zł + 10,50 zł wpłata pracownika)
©℗
Terminy dokonywania
Wpłaty do PPK trzeba naliczyć i pobrać już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK (nie ma znaczenia, za jaki okres przysługuje wynagrodzenie). Powinno to nastąpić w terminie jego wypłaty pracownikowi. Chwila przekazania wpłat do instytucji finansowej zależy natomiast od tego, czy są to pierwsze wpłaty do PPK za tego uczestnika, czy kolejne.
Pierwszych wpłat należy dokonywać od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Kolejne wpłaty do PPK mogą być dokonywane już w dniu ich obliczenia i pobrania. Przy czym wpłaty powinny być przekazywane instytucji finansowej nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (dotyczy to również pierwszej wpłaty). Przykładowo: pierwszą wpłatę dokonaną pod koniec kwietnia należy wpłacić w terminie od 1 do 15 maja. Natomiast kolejne mogą być wpłacane już w dniu wypłaty wynagrodzenia i tym samym pobrania wpłaty.
Przychód uczestnika
Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający nie są wliczane do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia wysokości obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że wpłata, którą ponosi pracodawca, nie podlega oskładkowaniu.
Inaczej jest z podatkiem dochodowym. Wpłata na PPK finansowana przez podmiot zatrudniający jest przychodem podlegającym opodatkowaniu na zasadach ogólnych, czyli tak jak wszystkie inne wynagrodzenia i świadczenia przekazywane pracownikowi ze stosunku pracy. Przychód z tego tytułu powstaje w miesiącu, w którym wpłata do PPK faktycznie została przekazana do wybranej instytucji finansowej. Wtedy powstaje też obowiązek w zakresie poboru zaliczki na podatek.
Podstawa prawna:
• art. 2 ust. 1 pkt 40, art. 26-28 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342)