Co do zasady jest to wykluczone. Są jednak sytuacje, gdy wolno o to zapytać, np. z powodu ewentualnej kwarantanny lub wystąpienia awarii w zakładzie pracy.

Pytanie, czy pracodawca jest uprawniony do żądania od pracownika informacji o miejscu spędzania czasu wolnego, wywołuje wiele kontrowersji. Nic dziwnego, skoro prawo do czasu wolnego postrzegane jest współcześnie nie tylko jako uprawnienie przysługujące pracownikom na mocy przepisów krajowych, ale jako jedno z podstawowych praw człowieka. Po raz pierwszy w ten sposób wyrażone zostało w art. 24 Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, a następnie w art. 7 Międzynarodowego Paktu Praw Gospodarczych, Społecznych i Kulturalnych.
Ochrona sposobu spędzania czasu wolnego i wyłączenie go spod ingerencji pracodawcy wynika przy tym z samej jego definicji. O ile bowiem czas pracy – zgodnie z art. 2 dyrektywy 2003/88/WE i art. 128 kodeksu pracy – jest czasem, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, to czas wolny a contrario jest tym okresem, w którym pracownik pozostaje poza tą dyspozycją. Powinien mieć zatem pełną swobodę zarówno co do sposobu spożytkowania tego czasu, jak też miejsca, w którym to następuje. Jest to pozostająca pod ochroną sfera prywatna, a co za tym idzie, pracodawca nie powinien żądać od pracownika informacji o tym, gdzie on przebywa.
Ta zasada nie jest jednak bezwzględna. W praktyce bowiem wiedza o tym, gdzie pracownik przebywa lub ma zamiar przebywać w czasie wolnym, może być pracodawcy niezbędna dla wykonania nałożonych na niego obowiązków. W takich przypadkach nie powinno się kwestionować możliwości żądania od pracownika udzielenia stosownych informacji, gdyż pracodawca jest do tego upoważniony na podstawie art. 221 par. 4 k.p. Poniżej analizujemy kilka przypadków, w których naszym zdaniem jest to możliwe.
Organizacja pracy
Jednym z obowiązków, którego wykonanie może rodzić po stronie pracodawcy prawo do wiedzy o miejscu pobytu pracownika w czasie wolnym, jest zawarty w art. 94 pkt 2 i 21 k.p. obowiązek właściwej organizacji pracy. Po pierwsze wynika z niego, że praca powinna być tak zaplanowana, aby zapewnić pełne wykorzystanie czasu oraz wydajność przy jednoczesnej minimalizacji kosztów. Po drugie pracodawca jest zobowiązany tak organizować pracę, by zmniejszać jej uciążliwości. To ostatnie należy przy tym odnosić do każdego rodzaju pracy (a więc nie tylko prac monotonnych) i każdej uciążliwości związanej z pracą (nie tylko tej wynikającej z samego jej wykonywania, lecz z uwzględnieniem jej generalnego wpływu na życie pracownika).
Praktyczna realizacja tych obowiązków bez wiedzy o miejscu pobytu zatrudnianych osób może być niemożliwa, jeżeli pracodawca zmuszony jest w ramach właściwej organizacji pracy np. do polecenia pracownikom pracy w dni wolne lub w godzinach nadliczbowych. [przykład 1]

przykład 1

Zalanie magazynu
W związku z zalaniem pomieszczeń magazynowych, do którego doszło po godzinach pracy, konieczne jest zabezpieczenie towarów. Pracodawca ma zatem zamiar polecić niektórym pracownikom stawienie się w pracy i wykonanie niezbędnych czynności. W tym celu prosi ich o podanie, gdzie się znajdują.
Działanie pracodawcy powinno być uznane za prawidłowe. Chodzi tu bowiem o możliwie jak najsprawniejsze zorganizowanie prac związanych z zabezpieczeniem towarów, a pytanie o miejsce pobytu ma umożliwić wybór osób znajdujących się jak najbliżej zakładu pracy, by mogły one jak najszybciej do niego dotrzeć.

przykład 2

Wypadek w zakładzie i nowy klient
Przypadek 1: W związku z wypadkiem, jakiemu uległ pracownik utrzymania ruchu w zakładzie produkcyjnym, pracodawca musi odwołać z urlopu jednego z dwóch podwładnych mogących go zastąpić. W celu dokonania wyboru postanawia zasięgnąć informacji, gdzie każda z tych osób obecnie przebywa.
Przypadek 2: W związki z pozyskaniem nowego klienta pracodawca musi dokonać przesunięcia urlopu jednemu z dwóch montażystów, którzy mają zaplanowane urlopy. Aby podjąć decyzję, postanowił zapytać, gdzie każdy z nich się wybiera.
W każdym z powyższych przypadków działanie pracodawcy powinno być uznane za prawidłowe. Z odwołaniem lub przesunięciem urlopu wiąże się bowiem konieczność zwrotu wynikających z tego kosztów. Pracodawca musi mieć zatem możliwość ustalenia, w przypadku którego z pracowników koszty wcześniejszego stawienia się w pracy lub zmiany terminu rozpoczęcia wypoczynku będą mniejsze. Dodatkowo powinien także ocenić stopień uciążliwości, jaki podjęta decyzja będzie miała dla każdego z zatrudnionych i wybrać tego, dla którego uciążliwość obiektywnie będzie mniejsza.
Podobna sytuacja może mieć miejsce w razie konieczności odwołania pracownika z urlopu lub przesunięcia urlopów. [przykład 2]
Dodatkowo pytanie o plany urlopowe będzie także uzasadnione w odniesieniu do pewnych grup pracowników, np. kadry zarządzającej lub osób na innych kluczowych stanowiskach, których najczęściej dotyczą przypadki odwoływania z urlopów. Wiedząc, gdzie przebywają, pracodawca może założyć, jaki czas konieczny jest na powrót, gdy zajdzie taka konieczność.
Bardziej złożona jest ocena prewencyjnego pytania wszystkich pracowników, gdzie udają się na wypoczynek. Takie informacje, zbierane „na wszelki wypadek”, zasadniczo stanowią bardzo daleko idącą ingerencję w prywatność i taką praktykę trudno byłoby uzasadnić w normalnych warunkach. Sytuacja epidemiologiczna zmienia jednak optykę i naszym zdaniem takie pytanie obecnie może być stawiane pracownikom – i to także z uwagi na omawiany obowiązek prawidłowej organizacji pracy. Osoby przybywające do Polski są bowiem zobowiązane do odbycia kwarantanny. Zatrudniający powinien zatem mieć możliwość uzyskania informacji, czy po powrocie z urlopu dany pracownik stawi się od razu w zakładzie, czy też np. przejdzie na pracę zdalną. Wprawdzie istnieje obecnie możliwość zwolnienia z obowiązku odbycia kwarantanny z uwagi na negatywny wynik testu na COVID-19, jednak jego wykonanie wiąże się z kosztami i nie jest obowiązkowe, a więc pracownik nie musi się temu poddawać.
Argumentu za prewencyjnym pytaniem o miejsce spędzenia urlopu można poszukiwać również w wynikającym z art. 94 pkt 4 k.p. obowiązku zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Choć prawidłowy sposób rozumienia tej powinności pracodawcy po dziś dzień budzi wątpliwości, należy zwrócić uwagę na to, że orzecznictwo rozszerzająco traktuje to zagadnienie. Dla przykładu w ocenie Sądu Najwyższego pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi faktycznego bezpieczeństwa, a nie tylko do realizacji obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących zasad BHP (por. wyrok SN z 13 września 2016 r., sygn. akt III PK 146/15). Co za tym idzie, w naszej ocenie, realizacja tego obowiązku uprawnia pracodawcę do uzyskania od pracownika informacji o szerokości geograficznej, w której spędza bądź planuje spędzać czas wolny. [przykład 3]

przykład 3

Nierespektowanie kwarantanny
W związku ze stwierdzonymi przypadkami stawiennictwa do pracy osób, które ustawowo objęte są kwarantanną, co stwarza zagrożenie dla życia i zdrowia innych zatrudnionych, pracodawca chce mieć pewność, że takie przypadki nie będą już miały miejsca. Przed udaniem się pracownika na urlop zadaje mu więc pytanie, gdzie zamierza wyjechać, aby wiedzieć, czy tej osoby będzie dotyczył obowiązek kwarantanny.
Takie działanie naszym zdaniem uznać należy za zasadne. W bardzo wielu przypadkach ustawowy obowiązek poddania się kwarantannie nie jest bowiem odzwierciedlony nawet w informacjach posiadanych przez organy inspekcji sanitarnej. Dopuszczenie do pracy pracownika z pominięciem obowiązku odosobnienia stwarza z kolei zagrożenie dla pozostałych zatrudnionych. Wiedza pracodawcy o tym, czy pracownik przebywał w miejscu, z którego powrót wiąże się z kwarantanną, w tym przypadku powinna być uznana za niezbędną do zapewnienia bezpieczeństwa. Mając ją, pracodawca może zatem realnie to bezpieczeństwo zapewnić w czasach zagrożenia epidemicznego. Z kolei jej brak w połączeniu z nieodpowiedzialnością konkretnego pracownika może doprowadzić do narażenia innych osób. Podkreślenia przy tym wymaga, że o ile oczywiście każdy pracownik zobowiązany jest do współdziałania w zapewnieniu bezpiecznych warunków pracy, o tyle ostatecznie ww. obowiązek pracodawcy jest jego autonomicznym obowiązkiem i w istocie tylko on jest z niego rozliczany.

przykład 4

Opieka nad członkiem rodziny
Jeden z pracowników kilkakrotnie uchylał się od realizacji obowiązku świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych, motywując to koniecznością sprawowania jednogodzinnej opieki nad członkiem rodziny. Pracodawca taką sytuację akceptuje, ale przy kolejnej odmowie pyta o miejsce, w którym pracownik świadczy opiekę.
Postępowanie pracodawcy ocenić należy jako zasadne. W tym bowiem przypadku stara się on zweryfikować nie tyle sam podany przez pracownika powód odmowy, lecz miejsce, gdzie sprawowana jest opieka, aby stwierdzić, czy rzeczywiście odmowę pracy w nadgodzinach uzasadnia odległość, którą zatrudniony musi pokonać w to miejsce i z powrotem. Zauważmy przy tym, że brak ingerencji pracodawcy w sytuacji notorycznej odmowy świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych może prowadzić do wywołania lub potęgowania wzajemnie negatywnego stosunku współpracowników do siebie i do pracodawcy, a co za tym idzie, mogłoby to być przyczyną konfliktów w środowisku pracy.

przykład 5

Trudności komunikacyjne
W zakładzie pracy wprowadzono system zmianowy. Jeden z pracowników, powołując się na utrudnienia komunikacyjne, chciałby pracować wyłącznie podczas zmiany porannej. Pracodawca skłonny jest przystać na zaproponowane warunki, jednakże wskazane przez zatrudnionego miejsce zamieszkania nie znajduje się w miejscowości wykluczonej komunikacyjnie. Zadał więc pytanie, gdzie pracownik rzeczywiście rozpoczyna i kończy podróż do pracy.
Postępowanie pracodawcy ocenić należy jako zasadne. Praca zmianowa z uwagi na swą specyfikę zawsze bowiem wiąże się z pewną uciążliwością. Swoim postępowaniem pracodawca daje tu wyraz realizacji obowiązku dbałości o zasady współżycia społecznego w aspekcie zarówno indywidualnym, w odniesieniu do sytuacji konkretnego pracownika, jak i generalnym, zapobiegając zbyt pochopnemu podjęciu decyzji w oparciu o informację, która może okazać się nieprawdziwa, co z kolei względem pozostałych zatrudnionych oceniać należałoby jednoznacznie negatywnie.
Zasady współżycia społecznego
Innym obowiązkiem, którego realizacja może upoważniać pracodawcę do uzyskiwania od pracowników informacji o miejscu pobytu, jest wskazany w art. 94 pkt 10 k.p. nakaz wpływania na kształtowanie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy. Wynika z niego, że pracodawca powinien zapobiegać zachowaniom nieetycznym, a promować model relacji opartych na pomocy, życzliwości i koleżeństwie. [przykład 4, 5]
Wytyczne dla firm
Wskazane powyżej konkretne obowiązki, których realizacja może przyznawać pracodawcy prawo do pytania o miejsce pobytu w czasie wolnym, są jedynie przykładowe. W praktyce upoważniać do tego pracodawcę może – w określonych okolicznościach – także wykonanie innych powinności. Wcale nie muszą to być obowiązki z art. 94 k.p. Przepis ten wyznacza bowiem wyłącznie niezbędne minimum, którego wymaga się od pracodawcy, a w praktyce realizowanych przez niego obowiązków jest znacznie więcej. Dodatkowo niejednokrotnie jedno pytanie usprawiedliwione jest więcej niż jednym z nich.
Oczywiście trzeba przy tym pamiętać, że punkt wyjścia dla oceny postępowania pracodawcy każdorazowo musi stanowić wskazana na wstępie zasada ochrony czasu wolnego i postrzeganie miejsca jego spędzania jako elementu chronionej prywatności. Można przy tym wskazać kilka przesłanek, które pomagają w określeniu, czy w danym przypadku działanie pracodawcy będzie uzasadnione. Po pierwsze, pozyskanie konkretnych informacji od pracownika musi być niezbędne dla wykonania obowiązku. Oznacza to, że brak informacji powinien powodować niemożność lub bardzo istotne utrudnienie w jego wykonaniu. Po drugie, żądane informacje nie mogą być nadmierne i niezbędne jest ograniczanie ich tylko do takich, które są konieczne. Dodatkowo zawsze należy dokonać rzetelnej i indywidualnej gradacji dóbr poświęcanych (prawo pracownika do prywatności) i ratowanych (realizacja konkretnego obowiązku). Inaczej należy bowiem ocenić pozyskiwanie informacji z uwagi na ochronę życia, a inaczej ze względu na organizację pracy czy ograniczanie kosztów funkcjonowania zakładu pracy. Wbrew pojawiającym się głosom pytanie o miejsce spędzania czasu wolnego przez pracownika jest jednak w wielu przypadkach dopuszczane.