Ekwiwalent dla pracujących poza firmą obejmie koszty dostępu do internetu i podwyższone rachunki za prąd. Miejsce wykonywania obowiązków trzeba będzie zawsze ustalać z pracodawcą.
Tak wynika z ostatniej wersji projektu nowelizacji kodeksu pracy, który ma wprowadzić na stałe możliwość pracy zdalnej (przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii). Zatrudnieni będą mieć mniej swobody w określaniu miejsca świadczenia zadań. Przepisy jednoznacznie wskażą, że ma być ono każdorazowo ustalane z pracodawcą.
Ten ostatni zostanie zobowiązany do zapewnienia narzędzi umożliwiających zdalne świadczenie zadań i pokrycia bezpośrednich kosztów, jakie pracownik ponosi w związku z taką formułą świadczenia pracy (np. w formie ryczałtu, którego wysokość ustala się z pracownikiem).
Pracę zdalną – co do zasady – będzie można stosować tylko za zgodą zatrudnionego. Firma będzie mogła ją samodzielnie polecać tylko w razie np. epidemii, klęski żywiołowej lub gdy nie jest w stanie zapewnić bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie (nie z własnej winy, np. po pożarze lub awarii).
Ile zapłacą?
W porównaniu z poprzednią wersją projektu (z września 2020 r.) największe modyfikacje dotyczą rekompensaty kosztów, jakie ponoszą zatrudnieni w związku z pracą zdalną. Przepisy jednoznacznie wskażą, że jeśli zatrudniony będzie wykorzystywał swoje materiały lub narzędzia do pracy (np. prywatny dostęp do internetu), firma musi wypłacać mu ekwiwalent. Nie będzie miał on z góry określonej wysokości dla wszystkich pracowników (np. 100 zł). Zasady ustalania kwoty świadczenia (i kwalifikowania poszczególnych kosztów) firma ustali w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub w wydawanym przez siebie regulaminie (jeśli w firmie nie ma związków). Ostateczna wysokość świadczenia ma być uzgadniana z pracownikiem, który świadczy obowiązki zdalnie.
– Pamiętajmy, że mamy do czynienia z sytuacją, gdy dom zatrudnionego staje się jego miejscem pracy. W takiej sytuacji pracodawcy powinni starać się zapewnić warunki jak najbardziej zbliżone do firmowych, również w zakresie ponoszenia kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych – tłumaczy Piotr Wojciechowski, adwokat z Kancelarii Adwokackiej Piotr Wojciechowski.
Zgodnie z projektem zatrudniający na pewno będzie musiał zrekompensować podwładnemu koszty dostępu do internetu i podwyższone rachunki za energię elektryczną. Przepisy nie zobowiążą go wprost do płacenia np. także za zwiększone zużycie wody lub środków czystości, partycypowania w podwyższonych kosztach wywozu śmieci itp.
– Nie da się jednak wykluczyć, że w np. w razie sporu z pracownikiem o wysokość rekompensaty sądy mogłyby uznawać, że również takie koszty bezpośrednio wynikają z pracy zdalnej i powinny być uwzględniane w ryczałcie – tłumaczy Małgorzata Lorenc z firmy Lorenc – Doradztwo Kadrowe.
Co ważne, wspomniany ekwiwalent ma być nieopodatkowany. Dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej nie będzie stanowić przychodu (w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych).
O takie rozwiązanie wspólnie wnioskowały związki zawodowe i organizacje pracodawców reprezentowane w Radzie Dialogu Społecznego. Zmodyfikowane przepisy o ryczałcie odzwierciedlają postulaty i argumenty przedstawiane przez nich w trakcie negocjacji projektu nowelizacji. Ale nieoficjalnie partnerzy społeczni przyznają, że przyjęte w projekcie kompromisowe rozwiązania nie do końca ich satysfakcjonują. Związkom zależało na jednoznacznym przesądzeniu, że firma ma płacić za tzw. media, a nie tylko za energię czy internet. Z kolei pracodawcy obawiają się, że bezpośrednie koszty, które mają rekompensować, będą interpretowane zbyt szeroko.
Definicja i bhp
W nowej wersji projektu zmieniono też samą definicję pracy zdalnej. Ma być to praca całkowicie lub częściowo wykonywana w miejscu zamieszkania zatrudnionego lub w innym miejscu ustalonym przez niego i pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W porównaniu z poprzednią wersją zaakcentowano, że miejsce świadczenia zadań ma być zawsze ustalane z firmą.
– W praktyce ograniczeniem była jednak odpowiedzialność bhp. Pracodawca chce, aby zdalna praca była świadczona w jednym, konkretnym miejscu, z ograniczonymi ryzykiem wypadków przy pracy. Ta nowa definicja ma znaczenie dla firm. Skoro podkreśla, że ustala się z nimi zawsze miejsce pracy zdalnej, to znaczy, że jednoznacznie odpowiadają oni za bezpieczeństwo w tym miejscu – tłumaczy Małgorzata Lorenc.
W zakresie bhp projekt przewiduje też inne zmiany. Usunięto przepis, który przewidywał, że jeśli w razie wypadku zatrudniony np. nie zgodzi się na oględziny w swoim domu, to pracodawca ma prawo uznać, że zdarzenie nie było wypadkiem przy pracy.
– W projekcie pozostał jednak przepis, zgodnie z którym „oględzin dokonuje się niezwłocznie po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej w terminie uzgodnionym przez pracownika i pracodawcę”. Żeby stwierdzić wypadek, konieczne jest przeprowadzenie oględzin. Bez weryfikacji takie stwierdzenie jest niemożliwe. Usunięcie z projektu przepisu, który wprost to wskazywał, nie ma tu przesądzającego znaczenia – podkreśla Piotr Wojciechowski.
Warto przypomnieć, że za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, będzie odpowiadał pracownik. Ten przepis nie został usunięty. Budził on wątpliwości związków zawodowych. Obawiają się one, że w ten sposób pracodawca lub ZUS będą mogli starać się ograniczyć własną odpowiedzialność w razie wypadków.
Projekt nie określa kwoty ekwiwalentu. Zatrudniający ustali ją w porozumieniu ze związkami zawodowymi
PROJEKTOWANE REGUŁY WDRAŻANIA PRACY ZDALNEJ