e-skierowania

Pandemia przyspieszyła elektronizację procesów w działach kadr (czy szerzej – HR), gdyż klasyczny obieg dokumentów jest trudniejszy w warunkach masowo wykonywanej pracy zdalnej. Kolejnym ułatwieniem w tej sferze może być wydawanie skierowań na badania profilaktyczne pracowników w formie elektronicznej. Takie skierowanie można przesłać pracownikowi e-mailem i nie ma konieczności odebrania go fizycznie z działu kadr czy też angażowania do doręczenia tradycyjnej poczty lub kuriera. Co ważne, najwięksi dostawcy usług medycyny pracy, aby usprawnić proces obsługi klientów, wdrażają platformy elektroniczne służące do rejestracji na badania profilaktyczne, czym niejako wychodzą naprzeciw potrzebom kadrowym z tego obszaru. W związku z powyższym nasuwa się wątpliwość, czy na przeszkodzie nie stoją przepisy z zakresu bhp dotyczące badań lekarskich i czy skierowanie nie musi jednak być papierowe?
Na szczęście nie, gdyż przepisy nie narzucają formy (pisemnej lub elektronicznej) ani postaci (papierowej lub elektronicznej) takiego dokumentu. Na prośbę DGP potwierdziło to Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 5 marca b.r. Co ważne, resort ze względu na brak wymogu formy pisemnej zastrzeżonej w przepisach nie widzi również konieczności stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Czyli pracodawca może zdecydować się na postać elektroniczną bez kwalifikowanego certyfikatu, a w przypadku pracownika pracującego zdalnie MRPiT dopuszcza także możliwość przekazania mu skierowania w formie skanu dokumentu papierowego, co jest przejawem dużej elastyczności w podejściu i oczywiście ułatwieniem dla pracodawców. Należy jednak zadać sobie pytanie, czy wystawianie papierowego skierowania, jego skanowanie i następnie wysyłanie pracownikowi ma sens, skoro elektroniczny dokument można podpisać podpisem kwalifikowanym i wysłać e-mailem.
Stanowisko MRPiT jest ważne nie tylko dla pracodawców, lecz również dla dostawców usług medycyny pracy. Daje bowiem zielone światło dla elektronizacji i przyspieszenia procesów zapisywania na badania, które można połączyć z jednoczesnym przesłaniem e-skierowania, które nie musi być podpisane podpisem kwalifikowanym. W tym zakresie można wykorzystać inne, mniej zaawansowane technologicznie formy podpisów elektronicznych (podpis elektroniczny albo zaawansowany podpis elektroniczny), a automatyzacja takiego procesu z pewnością ułatwi współpracę na linii pracodawca – placówka medyczna. Wdrażając takie rozwiązania w firmach, należy jednak pamiętać o wymaganiach dotyczących ochrony danych osobowych, a zwłaszcza o wynikającej z RODO zasadzie „privacy by design” (zasada prywatności w fazie projektowania), która wymaga uwzględnienia aspektu ochrony danych przy projektowaniu każdego nowego rozwiązania dotyczącego tej sfery. Największe ryzyka w tym przypadku dotyczą objęcia taką platformą badań wstępnych, gdyż od kandydata do pracy można żądać ograniczonego katalogu danych osobowych. W tym przypadku problemem może być więc sposób uwierzytelniania na takiej platformie, co może wymagać uzyskania dostępu także do nowych kategorii danych, których pracodawca nie powinien przetwarzać. Zatem niewykluczone jest, że wdrożenie takiego rozwiązania będzie się wiązało z koniecznością uzyskania od kandydatów do pracy zgód na przetwarzanie danych innych niż przewidziane wprost w art. 221 par. 1 kodeksu pracy.

zawieszenie w praktyce

Na mocy art. 12a specustawy o COVID-19 (ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 180) na czas epidemii zawieszono obowiązek wykonywania badań okresowych, ale przepis ten nie do końca jest precyzyjny i od początku w odniesieniu do niego pojawiały się liczne pytania. Czy zawieszenie obowiązku wykonania badań oznacza również możliwość niewystawiania skierowań na badania? Czy jednak służby kadrowe lub bhp powinny skierowanie wydać, a tylko pracownik może nie wykonać badań? I jak traktować orzeczenie lekarskie z badań okresowych przeprowadzonych mimo zawieszenia obowiązku ich wykonywania w trakcie pandemii?
Odnosząc się do pierwszego problemu, należy zauważyć ewolucję poglądu, gdyż Państwowa Inspekcja Pracy i większość ekspertów najpierw twierdzili, że skierowania powinny być wystawiane i trafiać do części B akt osobowych, a tylko same badania mogą zostać niewykonane. Takie działania okazały się jednak nie tylko żmudne, ale i niepotrzebne – epidemia trwa już bowiem rok i nie widać perspektywy jej końca, a po jej zakończeniu wszystkie skierowania trzeba będzie wydać na nowo. Natomiast w stanowisku z 3 lutego br. MRPiT przyjęło, że do czasu odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego nie ma obowiązku wystawiania skierowań na badania okresowe. Skierowania należy jednak wystawić zaraz po zakończeniu epidemii, aby pracownicy zdążyli do upływu 180 dni od jej zakończenia zdobyć odpowiednie orzeczenie lekarskie potwierdzające ich zdolność do pracy.
Z kolei w odniesieniu do drugiej wątpliwości MRPiT w stanowisku z 7 stycznia br. przyjęło, że badania okresowe mogą być wykonane w trakcie trwania epidemii, a orzeczenia lekarskie wydane na ich podstawie będą ważne po jej zakończeniu. Kolejne badanie trzeba zaś będzie wykonać zgodnie z terminem upływu ważności orzeczenia uzyskanego w trakcie epidemii. Zawieszenie obowiązku wykonywania badań nie oznacza bowiem zakazu ich wykonywania. A więc jeśli mimo braku takiego obowiązku pracodawca uzgodni z pracownikiem, że ten chce odbyć badania i wyda mu skierowanie, to będą to zwykłe badania lekarskie, których ważność nie może być podważana.

informacja o niepełnosprawności

MRPiT w stanowisku z 18 lutego br. wskazało wyraźnie, że w skierowaniach na badania profilaktyczne pracodawcy nie powinni wskazywać, że kierowany na nie pracownik jest niepełnosprawny. Nie ma bowiem podstaw prawnych do takiego działania. Resort jednak zauważa, że taką informację lekarz powinien uzyskać od osoby badanej w trakcie badania profilaktycznego. Należy zatem przyjąć, że orzeczenie o zdolności do pracy wydane przez lekarza medycyny pracy osobie ze stopniem niepełnosprawności jest podstawą dopuszczenia do pracy na danym stanowisku mimo owej niepełnosprawności. Pracodawca nie ma bowiem podstaw do przyjęcia innego stanowiska i oceniania stanu zdrowia pracownika.
Stanowisko MRPiT z 5 marca 2021 r. w sprawie elektronicznych skierowań na badania profilaktyczne (znak: DPP-IV.055.14.2021) wydane dla DGP
Na podstawie art. 229 par. 4a Kodeksu pracy wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę.
Paragraf 4 ust. 2 rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. z 2016 r. poz. 2067 z późn. zm.) określa elementy przedmiotowo istotne skierowania. Dodatkowo w załączniku nr 3a do ww. rozporządzenia został określony wzór skierowania.
Przepisy kodeksu pracy oraz ww. rozporządzenia nie narzucają formy (pisemnej lub elektronicznej) ani postaci (papierowej lub elektronicznej) tego dokumentu.
Skierowanie powinno być opatrzone podpisem pracodawcy, na co wskazuje wzór skierowania. Nie ma przeciwwskazań, aby własnoręczny podpis został zastąpiony elektronicznym podpisem kwalifikowanym.
Spotykaną praktyką jest, zwłaszcza w okresie pandemii COVID-19, własnoręczne podpisywanie skierowania przez pracodawcę, a następnie przesyłanie go pracownikowi w formie zeskanowanego dokumentu. Dobrą praktyką byłoby więc także uzgodnienie przez pracodawcę z ośrodkiem medycyny pracy formy lub postaci skierowania.
Należy również dodać, że zgodnie z par. 4 ust. 1a ww. rozporządzenia skierowanie na badania lekarskie jest wydawane w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kierowana na badania. Przepisy nie wskazują jednoznacznie, że skierowanie na badania musi być wydane w formie pisemnej, wydaje się zatem, że pracodawca może wydać takie skierowanie także w postaci papierowej lub elektronicznej.
Warto jednak podkreślić, że skierowanie to w określonych przypadkach może stanowić dowód w sprawie (np. w związku z wypadkiem przy pracy pracownika), warto zatem zadbać, aby skierowanie nie budziło wątpliwości pod względem autentyczności. […]
Stanowisko MRPiT z 18 lutego 2021 r. w sprawie wpisywania na skierowaniach na badania informacji o niepełnosprawności
[…] Zgodnie z par 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy lekarze przeprowadzający badania profilaktyczne prowadzą dokumentację medyczną, która obejmuje kartę badania profilaktycznego. Natomiast karta ta powinna zawierać m.in. dane z wywiadu lekarskiego i badania przedmiotowego. Osoba odbywająca wstępne badanie lekarskie powinna poinformować lekarza medycyny pracy o posiadaniu orzeczenia o niepełnosprawności. Lekarz medycyny pracy przeprowadzający badanie prawdopodobnie uzyskał taką informację w trakcie wywiadu lekarskiego. Należy zatem domniemywać, że wydane orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie uwzględnia umiarkowany stopień niepełnosprawności badanego. Oznaczałoby to, że posiadana niepełnosprawność nie ma wpływu na zdolność do wykonywania pracy na tym stanowisku. Należy podkreślić, że pracodawca nie ocenia stanu zdrowia pracownika. Pracodawca nie ma uprawnień do informowania w skierowaniu na badania profilaktyczne lekarza medycyny pracy np. o stopniu niepełnosprawności pracownika. […]
Stanowisko MRPiT z 3 lutego 2021 r. w sprawie wystawiania skierowań na badania okresowe
[…] W opinii resortu nie ma konieczności wystawiania przez pracodawcę skierowań na badania okresowe przed odwołaniem stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Natomiast pracodawca jest zobowiązany skierować pracownika na te badania przed upływem 180 dni od dnia odwołania danego stanu. Wystawiając skierowanie na badania, pracodawca powinien uwzględnić czas niezbędny do wykonania tych badań przez pracownika umożliwiający uzyskanie orzeczenia lekarza medycyny pracy przed upływem terminu ważności poprzedniego orzeczenia.
Stanowisko MRPiT z 7 stycznia 2021 r. w sprawie ważności badań okresowych przeprowadzonych mimo zawieszenia obowiązku ich wykonywania
[…] W art. 12a specustawy zawieszono na czas trwania epidemii obowiązek przeprowadzania badań okresowych pracowników. Rozwiązanie to wprowadzono w związku z ograniczoną dostępnością lekarzy medycyny pracy oraz ograniczeniami wynikającymi z zapobiegania rozprzestrzenianiu się wirusa SARS-CoV-2, które znacznie utrudniły, bądź całkowicie uniemożliwiły, pracodawcom wykonanie obowiązku przeprowadzania badań profilaktycznych pracowników.
Jeśli pracodawca skieruje pracownika na badania okresowe, pracownik się takiemu badaniu podda, a lekarz medycyny pracy przeprowadzi badanie i wyda orzeczenie o braku przeciwwskazań do wykonywania przez danego pracownika pracy na stanowisku określonym w skierowaniu na badanie, wówczas należy to badanie traktować jak normalne badanie okresowe. Nie ma obowiązku powtarzania takiego badania po ustaniu epidemii. Kolejne badanie okresowe należy wykonać zgodnie z terminem wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy.
Jeśli stan epidemii będzie obowiązywał na tyle długo, że termin takiego kolejnego badania okresowego wypadnie ponownie w okresie epidemii, wówczas ponownie będzie możliwe skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku wykonania badania okresowego z godnie z art. 12a wspomnianej wyżej ustawy, albo wykonanie takiego badania. […]