Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U z 2021 r. poz. 180) nie zmieniła dotychczasowych zasad związanych z zawieraniem umów o pracę na czas określony między tymi samymi stronami stosunku pracy. W tym względzie należy zatem stosować regulacje kodeksu pracy i zastanowić się, czy epidemia COVID-19 oraz wynikające z niej skutki gospodarcze mogą mieć wpływ na stosowanie wynikających z k.p. ograniczeń w zawieraniu terminowych umów o pracę.
Obowiązujące ograniczenia
Zgodnie z art. 251 par. 1 k.p. okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Ponadto uzgodnienie między stronami dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie takiej umowy uważa się za zawarcie, od dnia następującego po dniu, w którym miało nastąpić jej rozwiązanie, nowej umowy na czas określony. Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony przekracza ustawowy limit 33 miesięcy lub strony stosunku pracy zawierają między sobą więcej niż trzy takie umowy, uważa się, że pracownik – odpowiednio od upływu okresu 33 miesięcy lub od dnia zawarcia czwartej umowy na czas określony – jest w rzeczywistości zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony.
Przepisy wprowadzają zatem dwa niezależne od siebie limity zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony, które obowiązują między tymi samymi stronami stosunku pracy przez czas nieoznaczony. Limit czasu trwania umowy o pracę wynoszący 33 miesiące może być wykorzystany zarówno jednorazowo, jak i w częściach, jednak takich części nie może być więcej niż trzy. W takim przypadku długość trwania poszczególnych umów oraz czas ewentualnych przerw pomiędzy nimi pozostają bez znaczenia. Warto podkreślić, że przedłużenie obowiązywania danej umowy w trakcie jej trwania jest uznawane przez ustawodawcę za zawarcie między stronami kolejnej, nowej umowy (art. 251 par. 2 k.p.).
Dopuszczalne wyjątki
Niestosowanie przez pracodawcę wskazanych limitów jest możliwe w czterech rodzajach sytuacji: jeśli umowa na czas określony jest zawierana w celu (1) zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, (2) wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, (3) wykonywania pracy przez okres kadencji, jak również (4) w przypadku gdy pracodawca wskaże inne obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, które uzasadniają zawarcie umowy terminowej z przekroczeniem limitów. Ponadto, w przypadku zaistnienia któregokolwiek z ww. wyjątków, pracodawca powinien być w stanie wykazać, że zawarcie umowy terminowej w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.
Skorzystanie z ww. wyjątków powoduje powstanie po stronie pracodawcy obowiązków informacyjnych. I tak w odniesieniu do każdej z umów określonych w art. 251 par. 4 pkt 1–4 k.p. pracodawca ma obowiązek zamieścić w umowie o pracę informację o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie umowy na czas określony. Wobec braku szczegółowych uregulowań należy przyjąć, że informacja ta powinna być zwięzła i jednocześnie się odwoływać do rzeczywistych okoliczności istniejących przy zawieraniu umowy. Kolejny obowiązek informacyjny dotyczy już jedynie umowy zawieranej z powołaniem się na obiektywne przyczyny leżące po stronie pracodawcy (art. 251 par. 4 pkt 4 k.p.). W takim przypadku pracodawca musi zawiadomić o umowie i przyczynach jej podpisania właściwego okręgowego inspektora pracy w terminie pięciu dni roboczych od dnia zawarcia umowy. Sankcją za brak takiego powiadomienia może być kara grzywny od 1000 do 30 000 zł.
Należy podkreślić, że umowa obiektywnie uzasadniona, zawarta w okolicznościach przewidzianych w art. 251 par. 4 k.p., nie podlega ustawowym limitom co do czasu trwania czy liczby umów zawieranych między tymi samymi stronami. Warto jednak mieć na względzie to, że jeśli przyczyny uzasadniające zawarcie takiej umowy okażą się pozorne czy nieprawdziwe, wówczas znajdą zastosowanie ogólne zasady dotyczące limitów zawierania umów na czas określony. Zatem w takiej sytuacji możliwa będzie sankcja w postaci uznania danej umowy za zawartą na czas nieokreślony.
Skutki obostrzeń
Biorąc pod uwagę obecną sytuację epidemiologiczną, należy uznać, że niektórzy pracodawcy mogą zawierać umowy o pracę na czas określony z pominięciem ustawowych limitów, powołując się przy tym na obiektywne przyczyny leżące po ich stronie, o których mowa w art. 251 par. 4 pkt 4 k.p. Określenie „obiektywne przyczyny” nie zostało jednak nigdzie szczegółowo zdefiniowane. Z pewnością każdy przypadek należy oceniać indywidualnie, mając na względzie wszystkie okoliczności sprawy, w tym m.in. rzeczywiste okresowe zapotrzebowanie pracodawcy na danych pracowników.
Należy jednak podkreślić, że samo obowiązywanie stanu epidemii w Polsce nie może stanowić wystarczającej przyczyny uzasadniającej zawieranie umów na czas określony wbrew ustawowym limitom. Takimi przyczynami mogą być jednak konsekwencje, jakie dla konkretnego pracodawcy wiążą się ze stanem epidemii oraz obostrzeniami obowiązującymi w danym sektorze gospodarki. Warto bowiem zauważyć, że epidemia nie miała wpływu na wszystkich pracodawców, a w niektórych branżach mogła ona nawet przynieść określone zyski. Zatem powołanie się na obiektywne przyczyny uzasadniające zawarcie umowy z naruszeniem istniejących ograniczeń może znaleźć zastosowanie u pracodawców szczególnie dotkniętych obowiązującymi obostrzeniami, np. z branż restauracyjnej, fitness, turystycznej czy kulturalnej. Pracodawcy działający w takich obszarach nie mają pewności co do tego, kiedy wrócą do prowadzonej działalności, ani też na jakich konkretnie zasadach będą mogli ją realizować. W związku z tym nie są również w stanie precyzyjnie określić rzeczywistego zapotrzebowania na pracowników w dłuższej perspektywie czasowej, co może uzasadniać zawieranie z pracownikami kolejnych umów na czas określony. Wydaje się, że z takim przypadkiem mamy do czynienia w sytuacji opisanej na wstępie. A zatem pracodawca, o którym tam mowa, w opisanych okolicznościach może zawrzeć z pracownikiem kolejną, czwartą już umowę o pracę na czas określony.
Uwaga! Co prawda inspektor pracy na podstawie obowiązujących przepisów nie ma możliwości dokonania oceny czy podważenia podanych przez pracodawcę przyczyn uzasadniających zawarcie umowy z pominięciem limitu, jednak powoływanie się na takie okoliczności powinno być dokonywane z należytą ostrożnością. W przypadku sporów z pracownikami sąd pracy w konkretnych przypadkach może uznać, że dana umowa o pracę została zawarta w sposób nieuzasadniony z naruszeniem limitów ustawowych, co może wiązać się z uznaniem jej za zawartą na czas nieokreślony, z wszelkimi tego konsekwencjami.
Podstawa prawna
• art. 251 par. 1, art. 251 par. 2, art. 251 par. 4 pkt 1–4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)