Z osobami, które podejmują pierwsze zatrudnienie w służbie cywilnej, należy zawrzeć umowy na czas określony 12 miesięcy. Po uzyskaniu pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej co do zasady z pracownikiem powinna zostać zawarta umowa na czas nieokreślony. Jeżeli jednak istnieją obiektywne powody uniemożliwiające zawarcie umowy na taki czas, np. brak możliwości dalszego zatrudnienia w urzędzie po zakończeniu realizacji projektu, to dyrektor generalny urzędu może podjąć decyzję o zawarciu z pracownikiem kolejnej umowy na czas określony.
Ograniczona swoboda dyrektora
W przypadku osób podejmujących pierwsze zatrudnienie w służbie cywilnej ustawa o służbie cywilnej (dalej: u.s.c.) nie pozostawia dyrektorom generalnym urzędów swobody w wyborze rodzaju umowy o pracę ani okresu jej trwania. Z osobą taką zawierana jest umowa o pracę na czas określony 12 miesięcy.
Przez osobę podejmującą po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej rozumie się osobę, która:
  • nie była wcześniej zatrudniona w służbie cywilnej na czas nieokreślony, albo
  • nie była zatrudniona na czas określony 12 miesięcy i nie otrzymała pozytywnej oceny, albo
  • nie jest osobą zatrudnianą w służbie cywilnej na podstawie art. 34 ust. 1 u.s.c.
W przypadku przyznania pozytywnej pierwszej oceny w służbie cywilnej kierujący komórką organizacyjną występuje do dyrektora generalnego urzędu o zawarcie z ocenionym umowy o pracę na czas nieokreślony (art. 38 ust. 3 pkt 1 u.s.c.). Z tego przepisu jasno wynika, że w przypadku przyznania pracownikowi służby cywilnej pozytywnej pierwszej oceny nie ma możliwości niezawnioskowania o przedłużenie z nim umowy o pracę.
WAŻNE Niezłożenie przez kierującego komórką organizacyjną wniosku o zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony w sytuacji uzyskania przez podległego pracownika pozytywnej pierwszej oceny będzie naruszeniem przepisów ustawy o służbie cywilnej.
Co do zasady pozytywna pierwsza ocena prowadzi do zawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony. Jednak z uwagi na wynikającą z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy zasadę swobody nawiązywania stosunku pracy oraz kształtowania jego treści, należy uznać, że dyrektor generalny urzędu ma pewną swobodę w podjęciu decyzji o zatrudnieniu takiego pracownika na czas nieokreślony. Ewentualna decyzja o niezawieraniu z pracownikiem umowy na czas nieokreślony mimo uzyskania przez niego pozytywnej oceny powinna jednak wynikać z obiektywnych i uzasadnionych przyczyn uniemożliwiających zawarcie takiej umowy (np. reorganizacja urzędu, likwidacja stanowiska pracy lub konieczność redukcji zatrudnienia).
Zdaniem Sądu Najwyższego
W swoim orzecznictwie Sąd Najwyższy kilkakrotnie już potwierdzał, że spełnienie przez pracownika zatrudnionego po raz pierwszy w służbie cywilnej warunków do zawarcia z nim po zakończeniu tej umowy na czas określony nie stanowi dla pracownika roszczenia o nawiązanie stosunku pracy na czas nieokreślony. W swoim wcześniejszym orzecznictwie SN wskazywał, że dyrektor generalny mógł zawrzeć z osobą, która uzyskała pozytywną pierwszą ocenę, umowę na czas nieokreślony albo podjąć decyzję o niezawieraniu kolejnej umowy z danym pracownikiem.
W wyroku z 6 grudnia 2017 r., sygn. akt III PK 177/16, SN orzekł, że do decyzji dyrektora generalnego należy nie tylko dalsze zatrudnianie pracownika, lecz także, w uzasadnionych okolicznościach, wybór rodzaju umowy o pracę, jaka zostanie zawarta z pracownikiem po zakończeniu pierwszej umowy w służbie cywilnej. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem SN w uzasadnionych okolicznościach dyrektor generalny może również podjąć decyzję o zawarciu z pracownikiem kolejnej umowy na czas określony.
W wyroku tym SN stwierdził, że pracownik, który otrzymał pozytywną pierwszą ocenę w służbie cywilnej, nie ma roszczenia o zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony. Jak wskazał sąd w uzasadnieniu, przyznanie pracownikowi oceny pozytywnej obliguje kierownika komórki organizacyjnej do wystąpienia do dyrektora generalnego urzędu z wnioskiem o zawarcie z ocenionym pracownikiem umowy o pracę na czas nieokreślony. Z ustawy nie wynika jednak, że dyrektor generalny jest związany takim wnioskiem. Artykuł 35 ust. 2 u.s.c. stanowi jedynie o możliwości zawarcia takiej umowy. Podobnie art. 35 ust. 6 u.s.c. nie może być uznany za źródło takiego obowiązku. Są to normy kompetencyjne, a nie materialnoprawne dotyczące obowiązków dyrektora i odpowiadających im roszczeń pracownika. SN wskazał również, że „obiektywne powody” powinny być rozumiane jako okoliczności odnoszące się do precyzyjnych i konkretnych okoliczności charakteryzujących daną działalność. Może to być więc np. potrzeba zatrudnienia pracownika na czas realizacji określonego projektu realizowanego ze środków UE, przy braku możliwości dalszego zatrudnienia w urzędzie po zakończeniu tego projektu.
SN stwierdził także, że dyrektor generalny ma przyznany przepisami ustawy o służbie cywilnej luz decyzyjny w kwestii charakteru prawnego umowy o pracę zawieranej z osobą, która po raz pierwszy otrzymała pozytywną ocenę. Przepisy nie dają jednak podstaw do przyjęcia założenia, że swoboda w zawieraniu umów o pracę na czas określony jest nieograniczona i przez to niezgodna z prawem unijnym, bo na podstawie art. 9 ust. 1 u.s.c. zastosowanie ma art. 251 par.1 kodeksu pracy.
Maksymalnie trzy razy
Jeśli więc wystąpią obiektywne okoliczności uzasadniające zawarcie z pracownikiem umowy na czas określony po otrzymaniu pozytywnej pierwszej oceny, to dyrektor generalny może zawrzeć taką umowę. Należy jednak pamiętać, że z danym pracownikiem mogą być zawarte maksymalnie trzy umowy na czas określony, a łączna długość ich trwania nie może przekroczyć 33 miesięcy. Do limitu tego wlicza się również pierwsza umowa zawarta na czas określony 12 miesięcy. Dopuszczalne jest zawarcie przez te same strony większej liczby umów na czas określony niż trzy lub stosowanie dłuższego okresu zatrudnienia na podstawie umów na czas określony niż 33 miesiące, w sytuacji gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. Pracodawca, który zdecyduje się na zawarcie czwartej i kolejnej umowy o pracę na czas określony lub na zatrudnienie przekraczające łącznie okres 33 miesięcy z powodu obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie, ma obowiązek zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu takiej umowy o pracę, wraz ze wskazaniem przyczyn jej zawarcia, w terminie pięciu dni roboczych od dnia jej zawarcia.
Bez względu na okoliczności dyrektor generalny ma swobodę, ograniczoną jedynie limitami określonymi w art. 25 1 par. 1 k.p., w wyborze rodzaju umowy o pracę zawieranej z osobą, która jest zatrudniania w służbie cywilnej po raz kolejny i spełnia warunki do zatrudnienia na czas nieokreślony.
Podstawa prawna
art. 9 ust. 1, art. 34 ust. 1, art. 35 ust. 2 i 6, art. 38 ust. 3 pkt 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 265; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 285)
art. 251 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)