Firma, która przejęła inny zakład pracy, ma na to zaledwie niecały miesiąc. A przez to nie jest w stanie dochować terminów ustawowych, np. dla konsultacji ze związkami zawodowymi

To, że ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342) nie jest idealna, to truizm. W jej przypadku praktyka co jakiś czas bezlitośnie obnaża niedoskonałości techniki legislacyjnej, które przysparzają kolejnych trudności interpretacyjnych. Okazuje się, że szczególną słabością są przepisy wyznaczające terminy realizacji obowiązków związanych z założeniem PPK. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów powstałych po 1 stycznia 2021 r., które w przypadku przejęcia pracowników i wstąpienia w prawa i obowiązki poprzednich pracodawców na założenie PPK mają niecały miesiąc. Wiele firm, planując przejście zakładu pracy lub jego części do nowo tworzonych podmiotów, nie ma tego świadomości. A niestety niewiedza może słono kosztować – za niezałożenie PPK w terminie grozi kara grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń.
Problemy nowo powstałych
Podmioty, które na 31 grudnia 2019 r. zatrudniały mniej niż 20 osób, zostały objęte ustawą o PPK od 1 stycznia 2021 r. (IV etap). Na zawarcie umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową mają czas do 23 kwietnia 2021 r. Z kolei zapis do PPK, czyli zawarcie umów o prowadzenie PPK, powinien nastąpić do 10 maja 2021 r. Terminy te nie mają jednak zastosowania do podmiotów, które 1 stycznia 2021 r. jeszcze nie istniały i powstały dopiero po tej dacie. Takie podmioty zakładają PPK na zasadach ogólnych. W konsekwencji umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej dany podmiot ma obowiązek zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Aby wyznaczyć termin zawarcia umowy o zarządzanie, najpierw trzeba więc ustalić termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK, która chronologicznie jest zawierana później, i cofnąć się na osi czasu. Umowę o prowadzenie PPK zawiera się po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w danym podmiocie, nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął ów trzymiesięczny okres. Do tego ostatniego wlicza się zaś okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w danym podmiocie zatrudniającym. Co jednak szczególnie istotne, wlicza się również okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy w innych podmiotach, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. Nie ma więc wątpliwości, że należy tu uwzględnić okres zatrudnienia u pracodawcy przed transferem pracownika w ramach przejścia zakładu pracy (art. 231 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320).
Zatem gdy nowo powstały po 1 stycznia 2021 r. podmiot zacznie zatrudniać załogę właśnie w wyniku przejęcia pracowników w ramach przejścia zakładu pracy, to będzie zobowiązany założyć PPK na zasadach ogólnych, jednak z uwzględnieniem stażu pracy przejmowanych pracowników nabytego przed przejściem. Jeśli więc pracownicy w momencie transferu będą mieli wypracowany minimum trzymiesięczny okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, to nowy pracodawca będzie obowiązany niemal natychmiast zapisać ich do PPK – umowę o prowadzenie PPK trzeba będzie zawrzeć już do 10. dnia kolejnego miesiąca. To z kolei przekłada się na termin zawarcia umowy o zarządzanie, który mija 10 dni roboczych przed upływem terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Łatwo więc obliczyć, że w tej szczególnej sytuacji na założenie PPK pracodawca będzie miał mniej niż miesiąc.

Przykład 1

Tylko 24 dni
Spółka ABC istnieje od 1 lutego 2021 r. Z tym dniem zaczyna zatrudniać pracowników w związku z przejściem części zakładu pracy. Pracownicy objęci transferem mają wypracowany trzymiesięczny okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy i podlegają zapisowi automatycznemu do PPK (nie ukończyli 55. roku życia). Spółka ABC powinna zapisać ich do PPK (zawrzeć umowy o prowadzenie PPK) do 10 marca 2021 r. Natomiast umowę o zarządzanie musi zawrzeć nie później niż 24 lutego 2021 r.
Powyższe terminy oczywiście same w sobie rodzą wiele problemów natury organizacyjnej. Niestety poważnie komplikują też proces wyboru instytucji zarządzającej PPK. Podmiot zatrudniający dokonuje bowiem jej wyboru w porozumieniu ze stroną społeczną (zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie działa w danym podmiocie – z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym u danego pracodawcy). Ustawa o PPK nie określa wprost terminu zawarcia takiego porozumienia. Jednak w razie braku konsensusu na miesiąc przed upływem terminu na zawarcie umowy o zarządzanie prawo wyboru instytucji finansowej przechodzi na zatrudniającego.
W sytuacji transferu terminy na założenie PPK są tak krótkie, że nie ma możliwości zachowania miesięcznego terminu dotyczącego porozumienia ze stroną społeczną. Dzieje się tak dlatego, że już sam okres od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika do terminu zawarcia umowy o zarządzanie PPK jest krótszy niż miesiąc. Czy zwalnia to pracodawcę z obowiązku współdziałania ze stroną społeczną i w konsekwencji może on samodzielnie dokonać wyboru instytucji finansowej? Ustawa o PPK niestety nie daje odpowiedzi na to pytanie. Nie ma jednak wątpliwości, że nie taki był cel ustawodawcy i występuje po prostu luka w prawie. W tym przypadku literalna wykładnia przepisów prowadzi do trudnych do zaakceptowania wniosków. Wydaje się więc, że co najmniej ze względów słusznościowych pracodawca powinien przynajmniej podjąć próbę współdziałania ze stroną społeczną. Choć w praktyce może się to okazać trudne lub wręcz niemożliwe do zrealizowania. Oznaczałoby to, że pracodawcy, u których nie działa organizacja związkowa, w czasie krótszym niż miesiąc muszą wyłonić reprezentację osób zatrudnionych (co z kolei oznacza przygotowanie i ogłoszenie regulaminu wyborów oraz samo ich przeprowadzenie), a następnie wybrać instytucję zarządzającą PPK (m.in. zgromadzić i przeanalizować oferty instytucji finansowych, których obecnie dostępnych jest 20, i wypracować porozumienie ze stroną społeczną) i wreszcie zawrzeć umowę o zarządzanie PPK z wybraną instytucją (takie umowy z reguły są obszerne i mają po kilkadziesiąt stron). Zrealizowanie takiej sekwencji działań w czasie raptem trzech tygodni może okazać się po prostu niewykonalne, zwłaszcza bez wsparcia ze strony fachowych doradców. A zachowanie tych terminów jest jeszcze trudniejsze w dobie koronawirusa i panującej od roku pandemii.

Przykład 2

Wiele działań w pośpiechu
Spółka ABC istniejąca od 1 lutego 2021 r., która tego dnia przejęła pracowników, powinna zawrzeć umowę o zarządzanie nie później niż 24 lutego 2021 r. Teoretycznie więc do 24 stycznia 2021 r. mogły trwać konsultacje ze stroną społeczną co do wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK. Problem w tym, że w tej dacie spółka jeszcze nie istniała. Jeśli pracodawca zdecyduje się współdziałać w tej kwestii z przedstawicielami pracowników, to między 1 a 24 lutego 2021 r. będzie musiał wyłonić reprezentację osób zatrudnionych, dokonać wyboru instytucji finansowej oraz zawrzeć umowę o zarządzanie PPK.
Pora na ruch ustawodawcy
Trzeba podkreślić, że opisane wyżej problemy dotyczą również tych podmiotów, które istniały, co prawda, 1 stycznia 2021 r., ale wtedy nie zatrudniały pracowników. W myśl ustawy o PPK nie są one bowiem „podmiotami zatrudniającymi”, dlatego nie można do nich stosować regulacji przejściowych. Status „podmiotu zatrudniającego” przysługuje dopiero z momentem zatrudnienia pierwszej osoby zatrudnionej.
Co więcej, proces ten znajduje zastosowanie niezależnie od tego, że przed transferem, w poprzednim zakładzie pracy, pracownicy złożyli deklaracje rezygnacji z oszczędzania w PPK. Takie deklaracje nie wiążą pracodawcy, który przejmuje pracowników. Wynika to z odrębności programów prowadzonych przez poszczególnych zatrudniających. Jednocześnie nie ma przepisów, które regulowałyby ewentualne przekazywanie takich deklaracji między pracodawcami. Jeśli więc pracownicy po transferze nie zamierzają oszczędzać w PPK, to muszą złożyć deklaracje rezygnacji nowemu pracodawcy.
Czy nowo powstały pracodawca ma zatem jakiekolwiek możliwości uniknięcia negatywnych skutków tak radykalnego skrócenia terminów na założenie PPK? Przy odpowiednio pokierowanym procesie przejścia zakładu pracy lub jego części jest to możliwe. Wymaga to jednak uwzględnienia konsekwencji w sferze PPK już na etapie samego planowania transferu.
Wydaje się, że problem powinien zauważyć również ustawodawca. W ostatnich dniach trafił do Sejmu senacki projekt nowelizacji ustawy o PPK, który zakłada odroczenie terminów na założenie PPK dla pracodawców z IV etapu i abolicję dla tych z II i III etapu, którzy z powodu pandemii nie założyli PPK w obowiązujących ich terminach. Być może jest to dobry moment na analizę i ewentualne uporządkowanie sytuacji również nowo powstałych podmiotów, które zaczynają zatrudniać pracowników w wyniku transferów.