Elektroniczne dokumenty włączamy do papierowych akt pracowniczych w postaci wydruku. Z kolei oświadczenia pracownika co do podwyższonych kosztów lub otrzymania PIT elektronicznie mogą mieć dowolną formę
I WĄTPLIWE DRUKOWANIE DOKUMENTÓW Z PODPISAMI KWALIFIKOWANYMI
Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii w stanowisku z 25 lutego 2021 r. uznaje, że dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem należy „przekształcić na postać papierową” i bezwzględnie umieścić w tradycyjnych aktach osobowych. Po wykonaniu takiej operacji – w ocenie MRPiT – dokument elektroniczny nie musi już być dłużej przechowywany. Całość akt powinna mieć bowiem jedną postać – i ta zasada prawa pracy nie budzi wątpliwości. Problem jednak w tym, że z punktu widzenia prawa cywilnego dokumenty z podpisami kwalifikowanymi powinny być przechowywane elektronicznie i jako takie przedkładane przed sądem ze względu na domniemania dowodowe wynikające z unijnego rozporządzenia e-IDAS dotyczącego podpisów elektronicznych (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 910/2014 z 23 września 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE; Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73).
Dlatego, o ile można się zgodzić na wykonanie wydruku np. wypowiedzenia podpisanego kwalifikowanym podpisem, aby umieścić taki dokument w części C akt osobowych pracownika, to już przechowywanie go tylko w takiej formie jest nie do zaakceptowania. Zatem np. usunięcie takiego dokumentu elektronicznego – w ślad za stwierdzeniem MRPiT, że nie ma obowiązku równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej –naraża pracodawcę na ryzyko procesowe. Bez tej pierwotnej formy dokumentu nie będzie on bowiem w stanie wykazać prawidłowości złożonego oświadczenia woli. Z reguły w prawie pracy nadal – mimo dopuszczenia elektronizacji – przyjmuje się wyższość postaci papierowej. Tym razem jednak musi ona ustąpić pierwszeństwa nowym technologiom. I trzeba stwierdzić, że w omawianej sytuacji ważniejsze jest przechowywanie dokumentu elektronicznego niż jego papierowego wydruku.
II Oświadczenia dotyczące zagadnień podatkowych
Korzystne dla pracodawców rozwiązanie wynika z kolei z elastycznego stanowiska Ministerstwa Finansów z 26 lutego 2021 r. w sprawie dokumentowania zgody pracownika na otrzymanie elektronicznie PIT-11 oraz oświadczenia dotyczącego podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W obydwu przypadkach resort stanął na stanowisku, że skoro pracownik składa oświadczenie, którego forma nie jest uregulowana ustawowo, to może być ono pisemne, e-mailowe lub złożone elektronicznie w portalu pracowniczym udostępnionym przez pracodawcę.
Biorąc pod uwagę, że w firmach coraz częściej wdraża się elektroniczny obieg dokumentów, jest to duże uproszczenie, zwłaszcza gdy pracodawca decyduje się prowadzić e-teczki pracownicze. W takich przypadkach bowiem również oświadczenia podatkowe nie muszą mieć postaci papierowej, dzięki czemu w dziale kadr jesteśmy coraz bliżej biura bez papieru – a taka jest obecnie tendencja. ©℗
Stanowisko MRPiT z 25 lutego 2021 r. w sprawie dołączania dokumentów elektronicznych do papierowej dokumentacji pracowniczej wydane dla DGP
Pracodawca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą, tj. akta osobowe pracowników i pozostałą dokumentację w sprawach związanych z ich stosunkiem pracy, w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór postaci prowadzenia/przechowywania tej dokumentacji należy do pracodawcy.
Jeżeli, zgodnie ze swoim wyborem, pracodawca prowadzi np. całość dokumentacji pracownika w postaci papierowej, to w przypadku np. wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę dokonanego w formie elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego dokument zawierający oświadczenie woli pracodawcy w tym zakresie, po przekształceniu jego postaci na papierową, powinien zostać dołączony do pozostałej dokumentacji papierowej i w takiej postaci być przechowywany.
Przy czym przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej [Dz.U. poz. 2369 – przyp. red.] zawierają regulację odnoszącą się wprost jedynie do sytuacji, w której do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej. W takim przypadku, jak wynika z treści par. 11 tego rozporządzenia, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.
Takiej regulacji rozporządzenie nie zawiera w odniesieniu do sytuacji odwrotnej, tj. gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej ma być dołączony dokument w postaci elektronicznej.
Biorąc jednak pod uwagę wyrażoną w art. 9411 Kodeksu pracy zasadę równoważności dokumentacji elektronicznej i papierowej, a także regulację art. 948 par. 3 k.p. określającą sposób zmiany postaci prowadzonej dokumentacji z elektronicznej na papierową – przez sporządzenie wydruku konkretnego dokumentu i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym – należy przyjąć, że pracodawca ma możliwość dołączania dokumentów elektronicznych do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej poprzez zmianę ich postaci na papierową w przedstawiony wyżej sposób i umieszczenie ich oraz przechowywanie w dokumentacji pracowniczej, mając przy tym na uwadze konieczność zapewnienia czytelności, dostępu i spójności tej dokumentacji. W przypadku, gdy pracodawca, który prowadzi np. całość dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, dołączył do niej dokument papierowy wytworzony wskutek zmiany postaci dokumentu elektronicznego na papierową, przepisy nie zobowiązują go do dalszego, równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej, tj. elektronicznej.
Stanowisko MF z 26 lutego 2021 r. w sprawie formy oświadczeń podatkowych pracowników wydane dla DGP
(…) Przepisy ustawy PIT nie regulują (…) żadnej konkretnej formy przesłania informacji PIT-11 podatnikowi. Oznacza to, że możliwe jest zarówno przekazanie podatnikowi papierowej wersji informacji PIT-11, jak i przesłanie tej informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej lub udostępnienie tego dokumentu w portalu pracowniczym. Podobnie, przepisy ustawy PIT [ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 255 – przyp. red.] nie regulują kwestii dotyczącej wyrażania zgody podatnika na konkretną formę otrzymania od płatnika lub innego podmiotu informacji PIT-11. Należy zatem uznać, że każda z wymienionych form wyrażenia przez podatnika zgody na sposób przekazania mu informacji PIT-11 jest możliwa.
Aby płatnik zastosował podwyższone koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ustawie PIT, podatnik powinien złożyć płatnikowi oświadczenie, że spełnia warunki do ich stosowania. Przepisy ustawy PIT nie określają jednak, w jaki sposób należy to zrobić. Na gruncie ustawy PIT dopuszczalna jest zatem każda forma złożenia oświadczenia, w tym jego przesłanie drogą mailową bądź za pośrednictwem portalu pracowniczego. (…)
