Przy udzielaniu obniżeń we wpłatach na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) decydujące znaczenie ma termin płatności wskazany na fakturze. Jeśli jest wcześniejszy niż ten z umowy z kontrahentem, można zrobić korektę faktury, ale zanim minie czas na wystawienie informacji z kwotą ulgi.
Tak wynika z odpowiedzi udzielonej przez PFRON na pytanie Ogólnopolskiej Bazy Pracodawców Osób Niepełnosprawnych (OBPON.org).
– Czasami zdarza się, że w umowie podpisywanej z klientem znajduje się zapis o terminie płatności przypadającym np. 14 dni po otrzymaniu faktury. Problem w tym, że niektóre programy księgowe wpisują do faktury określony termin płatności, który zwykle jest wcześniejszy, a pracodawcy mają wątpliwości, co z prawem do ulgi, gdy kontrahent zapłaci w terminie z umowy – mówi Edyta Sieradzka, wiceprezes OBPON.org. Dodaje, że najczęściej takie zapisy pojawiają się w umowach zawieranych po wygranym przetargu. Dlatego organizacja zwróciła się do PFRON o wyjaśnienie, jak mają postępować firmy w takich sytuacjach.
Fundusz tłumaczy, że terminem zapłaty za zakup produkcji lub usługi jest zawsze termin określony na fakturze, o czym przesądza art. 22 ust. 2 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 426 ze zm.). Może być on określony w dowolny sposób, np. poprzez podanie konkretnej daty, 14 dni od wystawienia faktury czy 14 dni od jej otrzymania. Ten ostatni jest jednak o tyle kłopotliwy, że pracodawca – sprzedający musi sprawdzić, kiedy jego klient otrzymał ten dokument i od tej daty liczyć termin – najlepiej jest wtedy ustalić zasady potwierdzania daty otrzymania faktury.
Termin płatności określa się też w umowie zawieranej między pracodawcami. Optymalnie byłoby, gdyby terminy z faktury i umowy były zgodne, ale niekiedy tak nie jest. Jednak, jak podkreśla PFRON, w procesie uzyskiwania prawa do obniżenia wpłat nadrzędne znaczenie ma termin płatności ustalony na fakturze. Jego niedotrzymanie oznacza brak możliwości skorzystania z ulgi, choćby termin z umowy został zachowany. Natomiast Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, w wyroku z 10 listopada 2016 r. (sygn. akt III SA/Wa 3488/15) dopuścił możliwość dokonywania korekt terminu wynikającego z faktury w celu zapewnienia zgodności z zapisami umownymi.
Jeżeli więc termin określony na fakturze jest późniejszy od tego z umowy i płatności dokonano w tym pierwszym, to można dla celu obniżenia wpłat na PFRON faktury nie korygować, bo firma, która kupiła produkty lub usługi, i tak nabędzie prawo do ulgi. Z kolei, gdy data płatności z faktury jest wcześniejsza od tej umownej, to można dokonać korekty faktury. Przy czym istotne jest, aby nastąpiło to w terminie, o którym mowa w art. 22 ust. 10 pkt 1 ustawy o rehabilitacji. W myśl tego przepisu pracodawca – sprzedający wystawia druk INF-U z kwotą ulgi nie później niż do ostatniego dnia miesiąca przypadającego po miesiącu, w którym przypadał czas płatności za zakup.
PFRON wyjaśnia, że termin z art. 22 ust. 10 pkt 1 jest terminem nieprzekraczalnym, a informacja o kwocie obniżenia wystawiona z jego naruszeniem nie wywołuje skutków prawnych. Dodatkowo może to skutkować koniecznością poniesienia przez sprzedającego sankcji finansowej w oparciu o art. 22b ust. 1 pkt 2 ustawy, w razie wszczęcia kontroli lub czynności sprawdzających przez PFRON. Negatywne konsekwencje poniesie też klient, który na podstawie wystawionego po terminie INF-U obniży swoją wpłatę – będzie zobowiązany do zapłaty brakującej kwoty z odsetkami.
