Strony muszą zawrzeć umowę o używaniu do celów służbowych pojazdu niebędącego własnością firmy. Zwolnieniu podlega kwota do wysokości limitów wskazanych w rozporządzeniu ministra infrastruktury. Pracodawca może wskazać niższą rekompensatę, niż przewidują przepisy
Obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne wiąże się z przychodami. Za taki uznaje się wszelkie przysporzenia majątkowe o charakterze trwałym, powodujące wzrost aktywów albo zmniejszenie pasywów, pod warunkiem że zostały faktycznie otrzymane. Jest to ważne zastrzeżenie, gdyż zdarza się, że strony umówią się na określone wynagrodzenie, które z różnych przyczyn nie zostaje wypłacone. W takiej sytuacji nie trzeba odprowadzać składek do ZUS.
Reklama

Reklama
Zgodnie z art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem będą w szczególności otrzymane pieniądze, a także rzeczy, prawa i świadczenia (choćby nieodpłatne), umorzone lub przedawnione zobowiązania oraz odliczony albo zwrócony podatek. Ich wartość – wyrażona w kwocie pieniężnej – będzie podstawą, od której pracodawca wyliczy co miesiąc składki ubezpieczeniowe, stosując ustawowe stawki (19,52 proc. ubezpieczenie emerytalne, 8 proc. rentowe, 2,45 proc. chorobowe, od 0,67 proc. do 3,86 proc. wypadkowe, 9 proc. zdrowotne).
Nie wszystkie przychody wlicza się jednak do podstawy wymiaru składki. O wyłączeniach decyduje par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Należą do nich m.in. nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika. Ponadto ulga obejmuje koszty związane z używaniem przez pracowników prywatnych pojazdów do celów służbowych, o ile są one wykorzystywane w jazdach lokalnych.

Ile można odpisać

Do obowiązków pracodawcy należy ponoszenie wszelkich kosztów związanych z pracą, w tym zapewnienie niezbędnych sprzętów i narzędzi oraz środków transportu, które są konieczne załodze do wykonywania zadań. Przedsiębiorca może jednak wyrazić zgodę, aby pracownik do celów służbowych korzystał z własnego pojazdu. W takiej sytuacji zatrudnionemu przysługuje zwrot poniesionych w tym zakresie kosztów, natomiast pracodawca ma prawo pominąć tę kwotę przy obliczaniu podstawy wymiaru składek pracownika do ZUS. By do tego doszło, muszą najpierw zawrzeć umowę cywilnoprawną. Przy czym nie musi być ona na piśmie – może być ustna. Jeżeli była pisemna, to wszelkich zmian należy dokonywać w tej samej formie.
Najważniejsza część umowy dotyczy wskazania kwoty pieniężnej, do wysokości której pracodawca zobowiązuje się dokonywać zwrotu kosztów za przejazdy. Możliwe są tutaj dwa rozwiązania: ryczałt albo kilometrówka.
W pierwszym przypadku strony ustalają stałą miesięczną kwotę dla pracownika. W drugim zaś otrzyma on pieniądze za faktyczną długość przejechanej trasy. Przy obu rozwiązaniach obowiązują jednak limity kwotowe, które są wskazane w par. 2 i 3 rozporządzenia ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Stawki za 1 kilometr wynoszą:
● Dla samochodu osobowego:
– o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
– o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,
● Dla motocykla – 0,2302 zł,
● Dla motoroweru – 0,1382 zł.
Przewidziany rozporządzeniem limit odległości wynosi:
● 300 km – w przypadku gminy lub miasta do 100 tys. mieszkańców,
● 500 km – dla gmin lub miast od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
● 700 km – jeśli gmina lub miasto liczy ponad 500 tys. mieszkańców.
Pracodawca jednak sam ustala dokładną liczbę kilometrów, za które pokryje koszty przejazdów.
Kwota, której pracodawca nie wlicza do podstawy wymiaru składek, stanowi iloczyn stawki kilometrowej i limitu odległości z zastrzeżeniem, że może być to stała wartość lub zmienna (odpowiadająca długości pokonanej trasy). O wyborze metody decyduje również przedsiębiorca.
Zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o rodzaju środka transportu, którego używa w danym miesiącu. Dokument ten powinien zawierać informacje o pojemności silnika, marce pojazdu, a także numer rejestracyjny. Ponadto należy w nim podać liczbę dni w miesiącu, w których pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także okres, kiedy pracownik nie dysponował pojazdem.

Można zwrócić wszystko

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca zaoferował zatrudnionemu, że pokryje jego pełne koszty przejazdów. Jednak w takiej sytuacji kwota przekraczająca limity wskazane w rozporządzeniu będzie stanowiła przychód, który wejdzie do podstawy wymiaru składek do ZUS. Co więcej, jeżeli przedsiębiorca ma podpisaną umowę z pracownikiem dotyczącą wykorzystania do celów służbowych prywatnego pojazdu, to zatrudniony ma prawo żądać zwrotu realnie poniesionych wydatków. Roszczenie takie dopuścił Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2006 r., sygn. akt II PK 94/06.

UMOWA

Umowa o korzystanie do celów służbowych z pojazdu niebędącego własnością pracodawcy

Zawarta 15 czerwca 2014 r. w Toruniu pomiędzy Piotrem Jankowskim, zwanym dalej Pracodawcą, a Krzysztofem Kawą, zwanym dalej Pracownikiem.

Par. 1

Pracodawca upoważnia Pracownika do używania w celach służbowych wynikających ze stosunku pracy pojazdu marki VW Golf o pojemności silnika 1600 cm3, nr rejestracyjny CT 59143, a Pracownik oświadcza, że jest właścicielem ww. pojazdu.

Par. 2

W związku z § 1 pracownik będzie otrzymywał ryczałt pieniężny w wysokości 250,74 zł (słownie: ....). Kwota ryczałtu została obliczona jako iloczyn stawki za 1 kilometr w wysokości 0,8358 zł i przyjętej długości trasy 300 km. i jest zgodna z limitami wskazanymi w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Par. 3

Zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych następuje po złożeniu przez pracownika w ciągu 3 dni po zakńczeniu miesiąca kalendarzowego pisemnego oświadczenia o korzystaniu z pojazdu wskazanego w § 1. Pracownik podaje w nim także liczbę dni nieobecności w pracy z powodu choroby, urlopu lub podróży służbowej. Za ten okres ryczałtu nie wypłaca się.

Par. 4

Ryczałt wypłaca się w ciągu 7 dni od złożenia oświadczenia, o którym mowa w par. 3.

Par. 5

Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony z możliwością wypowiedzenia przez każdą ze stron z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

Par. 6

Zmiany umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Par. 7

Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Par. 8

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie lub ww. rozporządzeniu stosuje się przepisy kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121).

PRZYKŁADY

1. Przekroczenie limitu

Właściciel firmy kurierskiej zgodził się, aby jego pracownik przez miesiąc woził towary własnym samochodem. Zaproponował też, że zwróci mu pełne koszty przejazdów. Zawarli w związku z tym dwie umowy. Pierwsza z nich przewidywała wypłatę ryczałtu zgodnie z nakazanymi limitami. Z kolei w drugiej uzgodnili, że podwładny dostanie pieniądze za faktyczną liczbę przejechanych kilometrów. Przedsiębiorca nie wliczył do podstawy wymiaru składek kosztów wynikających z obu umów. Tym samym złamał przepisy i grozi mu grzywna do 5 tys. zł. Zgodnie z prawem pracodawca może zawrzeć dwie umowy, jednak ma obowiązek odprowadzić składki od kosztów przejazdów, które przekraczają limity wskazane w rozporządzeniu ministra infrastruktury.

2. Zmiana warunków umowy

Firma zawarła z pracownikiem umowę, na mocy której może on wykorzystywać prywatny samochód do przejazdów służbowych. Znalazło się w niej postanowienie, że zatrudniony otrzyma zwrot kosztów w postaci ryczałtu za przejechanie 80 kilometrów miesięcznie. Jednakże wypłata pieniędzy została uzależniona od efektów wyjazdów, tj. od liczby pozyskanych klientów. Pracownik zgodził się na takie warunki. Szybko jednak się okazało, że przyjęty limit jest niewystarczający. W związku z tym zatrudniony zaproponował jego zwiększenie do granic wskazanych w rozporządzeniu ministra infrastruktury. Właściciel firmy i tym razem uzależnił zgodę na takie rozwiązanie od poprawy efektywności pracy.

Przedsiębiorca co prawda sam określa wysokość ryczałtu, ale nie ma prawa uzależnić jego wypłaty od spełnienia jakichkolwiek warunków. Dlatego podwładny może żądać zwrotu wszystkich kosztów poniesionych w związku z wykorzystywaniem auta do celów firmowych, o ile faktycznie korzystał w pracy z własnego samochodu i jest w stanie udowodnić to przed sądem.

Natomiast co do zmiany umowy, zainteresowani mają tutaj kilka możliwości. Mogą zawrzeć kolejną umowę ryczałtową. Mogą też uzupełnić umowę aneksem, jednak pod warunkiem, że takie rozwiązanie zostało w niej zapisane. Niedopuszczalne jest natomiast łączenie dwóch umów, z których każda zakłada inny sposób rozliczenia. W opisanym przypadku strony mogą rozwiązać umowę ryczałtową, a dopiero potem podpisać kilometrówkę.

W przypadku rozbieżności zdań co do pozostałych elementów umowy (np. dotyczących terminu wypłacenia pieniędzy czy czasu trwania umowy), decydujący głos zawsze należy do pracodawcy.

Podstawa prawna

Art. 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307).
Par. 1–4 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Interpretacja indywidualna oddziału ZUS w Gdańsku z 12 kwietnia 2013 r. nr DI/100000/451/227/2013.