i. legitymacje studenckie
Zatrudnianie studentów na umowach cywilnoprawnych jest powszechną praktyką m.in. ze względu na to, że przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych zwalniają takie osoby z obowiązku podlegania tym ubezpieczeniom do ukończenia 26 lat. Co więcej, takie zatrudnienie stało się jeszcze bardziej atrakcyjne finansowo dla obydwu stron umowy w związku z wprowadzeniem od 1 sierpnia 2019 r. zwolnienia z PIT dla zatrudnionych w wieku do 26 lat.
W praktyce wątpliwości budzi sposób udokumentowania i weryfikacji, że dana osoba jest studentem i korzysta ze zwolnienia z obowiązku opłacania składek ZUS. Zleceniodawcy stosują dwie praktyki: odbierają oświadczenia do umowy zlecenia, w których poza danymi niezbędnymi do zawarcia umowy są również dane dotyczące statusu studenta, w tym niekiedy numer legitymacji studenckiej, albo kserują legitymacje i ich kopie przechowują w dokumentacji umowy zlecenia.
Zgodnie z wyjaśnieniami Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 12 stycznia 2021 r. ta druga praktyka została uznana za nieprawidłową, gdyż:
1) ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 266; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2320) nie warunkuje zwolnienia z podlegania ubezpieczeniom od posiadania przez zleceniodawcę kopii legitymacji, a tym samym nie daje zatrudniającym takich uprawnień;
2) legitymacja zawiera zdjęcie, a przetwarzanie danych dotyczących wizerunku nie jest uzasadnione w przypadku umowy zlecenia – nie ma na to żadnej podstawy prawnej;
3) ze względu na ustawę z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 725; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1517) powinno się zwracać szczególną uwagę na kopiowanie dokumentów, co ma na celu zapobieganie ich fałszerstwom; z uwagi na zasadę minimalizacji wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1);
4) można potwierdzić status studenta w sposób niewymagający kopiowania legitymacji, a mianowicie przez złożenie pisemnego oświadczenia przez studenta i okazanie legitymacji studenckiej do wglądu służbom kadrowym pracodawcy.

Przykład

Prawidłowa praktyka
Firma zatrudniająca sezonowo wielu studentów na praktyki lub do pracy sporządziła wzór oświadczenia do umowy zlecenia, w którym jest opisany status studenta. Pracownik działu HR potwierdza ten status na podstawie okazanej legitymacji studenckiej. Po wypełnieniu oświadczenia i podpisaniu go przez studenta pracownik HR dokonuje na dokumencie adnotacji: „Potwierdzono na podstawie okazanej legitymacji studenckiej nr…”, którą opatruje podpisem i datą. Takie działanie jest zgodne ze stanowiskiem UODO.
UODO pozwala więc przetwarzać dane z legitymacji, ale nie zezwala na ich kopiowanie. Możemy więc przyjąć, że mamy spójność poglądów urzędu, gdyż podobne stanowisko zajmował on już wcześniej m.in. w odniesieniu do dowodów osobistych, książeczek wojskowych (w przypadku zaliczania służby wojskowej do stażu pracy) czy legitymacji weteranów (którym przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy). Należy więc zapamiętać, że udokumentowanie danych osobowych nie oznacza ich kopiowania, a wystarczy okazanie danego dokumentu do wglądu w celu weryfikacji oświadczenia złożonego przez pracownika czy zleceniobiorcę. W wielu przypadkach konieczna będzie zatem zmiana przyzwyczajeń pracowników kadr, którzy przez lata kopiowali wszelakie dokumenty, czasem tylko na dowód prawidłowości swojego postępowania.

ii. dokumenty potwierdzające kwalifikacje

Specjaliści ds. kadr często pytają, czy w praktyce mogą mieć w aktach osobowych kserokopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje pracownika, np. prawo jazdy w przypadku kierowcy, uprawnienia na wózek widłowy, spawalnicze czy też, w przypadku prawników, zaświadczenie o wpisie na listę radców prawnych.
UODO w wyjaśnieniach z 30 grudnia 2020 r. niestety nie ułatwia pracodawcom oceny, czy dany dokument można włączyć do akt, czy też nie. Wprawdzie urząd stwierdza wprost, że możliwe jest żądanie takich dokumentów do wglądu zarówno od kandydata do pracy, jak i później od pracownika. Co do ich przechowywania w aktach osobowych odsyła już jednak do analizy przepisów o dokumentacji pracowniczej oraz przepisów szczególnych dotyczących danej kwestii, czyli np. ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2140; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1087) w przypadku kierowców.
Niestety w par. 3 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) jest mowa ogólnie o oświadczeniach lub dokumentach dotyczących danych osobowych, zgromadzonych albo w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A akt osobowych), albo gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy (część B akt osobowych). Zatem należy stwierdzić, że z przepisów samego tego aktu wykonawczego nie wynika wprost obowiązek przechowywania takich dokumentów w aktach osobowych. Zgodnie jednak z powszechnie przyjętym stanowiskiem katalogi dokumentów wymienionych w części A i B akt osobowych są katalogami otwartymi, a nie zamkniętymi, a więc możliwe jest przechowywanie w aktach także innych rodzajów dokumentów niż te wymienione wyraźnie w rozporządzeniu. Co więcej, już mamy z tym do czynienia w praktyce. Dokumentami przechowywanymi w aktach osobowych, które nie są wymienione w rozporządzeniu, są choćby zaświadczenia o ciąży, zaświadczenia o stopniu niepełnosprawności czy też wydawane wraz ze świadectwem pracy informacje o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej po ustaniu zatrudnienia. Zatem z punktu widzenia rozporządzenia można z pewnością stwierdzić, że dopuszcza ono włączenie do części A lub B akt osobowych dokumentów dotyczących posiadanych kwalifikacji zawodowych.
Natomiast oceniając przepisy szczególne dotyczące różnych uprawnień, również nie znajdziemy w nich raczej wyraźnego przepisu, pozwalającego pracodawcy na posiadanie kopii dokumentu potwierdzającego uprawnienia pracownika. Przepisy częściej bowiem wskazują na sam obowiązek posiadania uprawnienia – a więc ostatecznie to do pracodawcy należało będzie rozstrzygnięcie, czy wystarczające dla niego będzie okazanie dokumentów jedynie do wglądu oraz złożenie przez pracownika do akt oświadczenia o posiadanych kwalifikacjach. Nawet w przypadku kierowców zawodowych art. 39l ust. 1 pkt 3 ustawy o transporcie drogowym wskazuje jedynie na obowiązek przechowywania przez cały okres zatrudnienia kierowcy kopii świadectw kwalifikacji zawodowej oraz orzeczeń lekarskich i psychologicznych. Nie ma więc wprost przepisu, z którego wynikałby obowiązek przechowywania kopii prawa jazdy – co jednak jest powszechną praktyką w branży transportowej.
Wydaje się, że w przypadku uprawnień wynikających z przepisów bhp – ze względu na wypadki przy pracy i odpowiedzialność pracodawcy z tego tytułu – można uzasadniać posiadanie kopii dokumentów takich jak uprawnienia na wózek widłowy. Dodatkowym argumentem może być też to, że uprawnienia okresowe, takie jak powyższe, muszą być odnawiane, pracodawca zaś nie powinien dopuścić do wykonania pewnych rodzajów prac bez uzyskania aktualnego zaświadczenia. Niestety jednak po raz kolejny pozostaje dylemat, czy kopiować dokumenty, czy nie, gdyż ani przepisy, ani wypowiedź UODO nie są jasne i precyzyjne. ©℗
Wyjaśnienia UODO z 12 stycznia 2021 r. w sprawie kopiowania legitymacji studenckich wydane dla DGP
dgp: Czy zleceniodawca ze względu na zwolnienie przychodów z umowy zlecenia studenta może przechowywać w dokumentacji umowy zlecenia kopię jego legitymacji studenckiej, czy też powinien bazować na oświadczeniu studenta i ewentualnie może tylko poprosić o okazanie legitymacji do wglądu?
uodo: Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat (art. 6 ust. 1 pkt 4 i ust. 4).
Informacje dotyczące posiadania legitymacji studenckiej są więc niezbędne do korzystania przez zleceniodawcę z określonych uprawnień wynikających z przepisów prawa. Niemniej legitymacja ta oprócz danych w postaci imienia i nazwiska, numeru PESEL czy adresu zamieszkania zawiera również daną osobową w postaci wizerunku osoby, która ją posiada. Zatem należy stwierdzić, że nie istnieje obecnie przepis prawa, który zezwalałby zleceniodawcy na pozyskanie wizerunku studenta-zleceniobiorcy, tym bardziej poprzez sporządzenie kopii jego legitymacji studenckiej. Wskazać należy na przepisy ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. 2019 poz. 53), która ma na celu przeciwdziałanie fałszerstwom dokumentów oraz zwrócić uwagę na kopiowanie (i przetwarzanie) danych osobowych zawartych w dokumentach. Do przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentach zastosowanie znajdą ogólne zasady wynikające z rozporządzenia 2016/679 (RODO) oraz z ustawy o ochronie danych osobowych. Z uwagi na zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) zleceniodawca powinien przechowywać w dokumentacji umowy oświadczenie osoby zatrudnionej (studenta), który powinien okazać legitymację służbom kadrowym jedynie do wglądu (ewentualnie uzyskać dane poprzez pozyskanie informacji o numerze legitymacji, w oparciu o którą zweryfikowano status studenta).
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie zawiera przepisów, które uprawniałyby albo zobowiązywałyby pracodawcę/zleceniodawcę do pozyskiwania kopii legitymacji studenckiej w celu wykazania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych podstawy niepodlegania przez danego studenta obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Wyjaśnienia UODO z 30 grudnia 2020 r. w sprawie kopiowania dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji zawodowych wydane dla DGP
uodo: Czy w aktach osobowych pracowników można przechowywać kopie dokumentów potwierdzających specjalne uprawnienia pracownika, np. prawo jazdy w przypadku kierowcy zawodowego, zaświadczenie o wpisie na listę radców prawnych czy zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej, potwierdzające wpisanie do rejestru brokerów ubezpieczeniowych? Czy też dokumenty te powinny być okazywane służbom kadrowym jedynie do wglądu?
uodo: Informuję, że dokumenty dotyczące posiadania określonych uprawnień pracownika, np. prawo jazdy w przypadku kierowcy zawodowego, są związane z posiadaniem odpowiednich kwalifikacji zawodowych uprawniających do wykonywania pracy określonego rodzaju. Pracodawca ma więc prawo żądać okazania tych dokumentów zarówno od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i osoby będącej już jego pracownikiem (art. 221 § 1 pkt 5 oraz § 4 Kodeksu pracy), tym bardziej że w przypadku kierowców zawodowych to przepisy szczególne (ustawa o transporcie drogowym w art. 39a) wskazują warunki zatrudnienia kierowcy, m.in. dotyczące posiadania prawa jazdy.
Przedmiotową kwestię należy także rozstrzygać w oparciu o przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w szczególności należy dokonać oceny, czy przepisy te dopuszczają włączanie do akt określonych dokumentów. Uznać zatem należy, że jeżeli pracodawca – dla realizacji określonych przepisów regulujących wykonywanie określonych zawodów – ma obowiązek zweryfikować posiadanie odpowiednich kwalifikacji, a przepisy szczególne oraz przepisy prawa pracy nie dają podstawy prawnej do przechowywania w aktach osobowych kopii ww. dokumentów stwierdzających posiadanie tych kwalifikacji, wówczas pracodawca powinien w aktach załączyć oświadczenie pracownika z informacją, że otrzymał określone dokumenty do wglądu.