Z końcem listopada 2020 r. z pracownikiem została rozwiązana umowa o pracę. Obecnie wypłacamy dodatkowe wynagrodzenia roczne za 2020 r., w tym byłemu pracownikowi. Świadczenie wyniosło 3506,25 zł brutto. W okresie zatrudnienia jego wynagrodzenie było zajęte przez komornika (nie alimenty) na dość sporą sumę. Jak postąpić w tej sytuacji – czy wypłacić pełną trzynastkę, czy po potrąceniu? Jak konkretnie rozliczyć tę wypłatę (podstawowe koszty uzysku, bez kwoty ulgi, brak wcześniej złożonego PIT-2)? Pracownicze plany kapitałowe będziemy dopiero wdrażać, gdyż jesteśmy jednostką budżetową. Mamy informację, że osoba ta na razie nigdzie nie pracuje.
ODPOWIEDŹ
Jeśli zajęcie komornicze nie wygasło, to należy wypłacić trzynastkę po potrąceniu na rzecz zadłużenia, pamiętając jednak, że jako przychód ze stosunku pracy trzynastka podlega ochronie wynikającej z kodeksu pracy. Taka dodatkowa roczna premia jest opodatkowana i oskładkowana w taki sam sposób, jak każdy inny dochód uzyskiwany w czasie trwania stosunku pracy.
Czas na wypłatę dodatkowych pensji
Po Nowym Roku, najczęściej w styczniu, zaczyna się okres wypłacania w budżetówce dodatkowego wynagrodzenia rocznego zwanego trzynastką. Prawo do trzynastej pensji wynika z ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej. Jednak pracodawcy prywatni również mogą ustanowić wypłatę takich rocznych premii, np. w układzie zbiorowym pracy czy regulaminie wynagradzania.
Pracownik sfery budżetowej nabywa prawo do wynagrodzenia rocznego w pełnej wysokości po przepracowaniu u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, tj. od pierwszego do ostatniego dnia roboczego tego roku. Pracownik, który nie przepracował u danego pracodawcy całego roku kalendarzowego, nabywa zaś prawo do wynagrodzenia rocznego w wysokości proporcjonalnej do okresu przepracowanego, pod warunkiem że okres ten wynosi co najmniej sześć miesięcy (180 dni; 6 m-cy x 30 dni). Przy ustalaniu uprawnień nie ma znaczenia wymiar czasu pracy ani rodzaj umowy o pracę (terminowa, bezterminowa, na zastępstwo).
Ustawa o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym przewiduje też określone okoliczności, które uprawniają do trzynastki, mimo nieprzepracowania sześciu miesięcy (np. korzystanie z urlopów związanych z rodzicielstwem).
Należy wyjaśnić, że „okres przepracowany” to czas tylko rzeczywistej pracy, a więc realizowania przydzielonych obowiązków. Przy czym ustawa wymienia rodzaje absencji, które traktuje się na równi z okresem pracy i jest to katalog zamknięty. Pozostałe usprawiedliwione nieobecności nie są wliczane do minimalnego sześciomiesięcznego okresu (por. uchwały Sądu Najwyższego: z 25 lipca 2003 r., sygn. II PZP 7/03, OSNP 2004/2/26, oraz z 7 lipca 2011 r., sygn. III PZP 3/11, OSNP 2012/1–2/3).
Po ustaleniu prawa do trzynastki należy przystąpić do jej obliczenia. Zasada jest taka, że podstawę dodatkowej rocznej pensji oblicza się z wynagrodzenia za pracę otrzymanego przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który trzynastka przysługuje, uwzględniając:
- wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.
Zatem pierwszym krokiem do wyliczenia konkretnej wysokości trzynastki jest zweryfikowanie, jakie składniki przychodu pracownik uzyskał w poprzednim, czyli 2020 r. U pracowników jednostek sfery budżetowej, do których ma zastosowanie rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, należy więc wyłączyć pozycje wymienione w par. 6, co oznacza, że do podstawy trzynastki nie wejdą m.in.:
– jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
– wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
– gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
– wynagrodzenie za czas innej niż urlop wypoczynkowy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w tym wynagrodzenie chorobowe,
– wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
– kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
– nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne (czyli trzynastka wypłacona na początku roku za rok poprzedni).
Prawa do wynagrodzenia rocznego pracownik nie nabywa w ogóle w przypadku:
1) nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy trwającej dłużej niż dwa dni,
2) stawienia się do pracy lub przebywania w pracy w stanie nietrzeźwości,
3) wymierzenia pracownikowi kary dyscyplinarnej wydalenia z pracy lub ze służby,
4) rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.
Wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który ono przysługuje. Pracownikowi, z którym rozwiązano stosunek pracy w związku z likwidacją pracodawcy, wynagrodzenie roczne wypłaca się w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Trzynastka jest przychodem ze stosunku pracy, podlega opodatkowaniu PIT oraz składkom na ZUS, niezależnie od tego, czy przysługuje w okresie trwania stosunku pracy, czy po jego ustaniu.
Egzekucja po ustaniu zatrudnienia
Do egzekucji z wynagrodzenia za pracę komornik przystępuje przez jego zajęcie. Zawiadamia dłużnika, że do wysokości egzekwowanego świadczenia i aż do pełnego pokrycia długu nie wolno mu odbierać wynagrodzenia poza częścią wolną od zajęcia ani rozporządzać nim w żaden inny sposób. Dotyczy to w szczególności periodycznego wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia za prace zlecone oraz nagród i premii przysługujących dłużnikowi za okres jego zatrudnienia, jak również związanego ze stosunkiem pracy zysku lub udziału w funduszu zakładowym oraz wszelkich innych funduszach, pozostających w związku ze stosunkiem pracy.
Zajęcie obowiązuje nadal, choćby po jego dokonaniu nawiązano z dłużnikiem nowy stosunek pracy lub zlecenia albo choćby zakład pracy przeszedł na inną osobę, o ile osoba ta o zajęciu wiedziała. Zatem mimo ustania stosunku pracy były pracodawca wypłacający należności z tytułu trzynastki musi dokonać potrącenia – przestrzegając przy tym nadal kodeksowych zasad ochrony ‒ jeżeli zajęcie nie wygasło i nadal egzekucja się toczy. Zasadne jest, by były pracodawca skontaktował się z komornikiem i dowiedział, czy zajęcie nie zostało odwołane. Jeśli nie, to powinien powiadomić go o wypłacie trzynastki i potrąceniu dopuszczalnej kwoty.
Lista na styczeń 2021 roku
| Elementy | Kwota | Sposób wyliczenia |
| Przychód | 3506,25 zł | 3506,25 zł |
| Składki na ubezpieczenia społeczne | 480,70 zł | Podstawa wymiaru: 3506,25 zł3506,25 zł x 9,76 proc. = 342,21 zł3506,25 zł x 1,5 proc. = 52,59 zł3506,25 zł x 2,45 proc. = 85,90 zł |
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne– należna– odliczana od podatku | 272,30 zł234,48 zł | Podstawa wymiaru: 3025,55 zł (3506,25 zł – 480,70 zł)3025,55 zł x 9 proc. = 272,30 zł3025,55 zł x 7,75 proc. = 234,48 zł |
| Zaliczka na podatek dochodowy | 237 zł | Przychód do opodatkowania: 3506,25 złPodstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 2776 zł[3506,25 zł (przychód) – 250 zł – 480,70 zł (składki społeczne) = 2775,55 złZaliczka do urzędu skarbowego: 237 zł[(2776 zł x 17 proc.) = 471,92 zł (zaliczka na podatek) – 234,48 zł (składka zdrowotna) = 237,44 zł] |
| Kwota netto | 2516,25 zł | 3506,25 zł – (480,70 zł + 272,30 zł + 237 zł) |
| Potrącenia przymusowe:1) kwota graniczna2) kwota wolna3) kwota potrącenia | 1258,13 zł2017,67 zł498,58 zł | 2516,25 zł x 1/22516,25 zł – 2017,67 zł |
| Kwota do wypłaty | 2017,67 zł | 2516,25 zł – 498,58 zł |
Ochrona kodeksowa
Trzynastka podlega ochronie przed potrąceniami na ogólnych zasadach, tak jak normalne wynagrodzenie za pracę. Zastosowanie w tym zakresie ma kodeks pracy. Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat do PPK (jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania) ‒ podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
4) kary pieniężne (dyscyplinarne).
W razie egzekucji innych należności niż alimenty potrąceń dokonuje się do wysokości połowy wynagrodzenia. Ponadto konieczne jest zachowanie kwoty wolnej gwarantowanej pracownikowi do wypłaty. Jest nią minimalne wynagrodzenie za pracę, po odliczeniu wszystkich wymienionych wyżej obciążeń podatkowo-składkowych. W 2021 r. kwota wolna dla pełnego etatu wynosi 2017,67 zł (podstawowe koszty uzysku, bez kwoty zmniejszającej podatek, wiek powyżej 26 lat, brak PPK).
Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. Z powyższego wynika, że trzynastka może być zajęta w całości tylko w razie konieczności zaspokojenia należności alimentacyjnej. Natomiast jeśli zajęcie dotyczy należności innych niż alimenty, to podlega ochronie w pełnym zakresie, tak jak normalne wynagrodzenie za pracę.
Jeśli obliczona kwota należnego dodatkowego wynagrodzenia okaże się niższa od kwoty wolnej, to uszczuplenie na poczet zadłużenia w ogóle nie będzie możliwe.
Co z PIT i ZUS
Po naliczeniu wysokości przysługującej trzynastki za 2020 r. należy przystąpić do ustalenia jej w wartości netto, czyli odliczyć składki na ZUS i zaliczkę na podatek. Mamy do czynienia z byłym już pracownikiem, ale otrzymującym przychód ze stosunku pracy. Z tego źródła dodatkowe pieniądze się wywodzą i tak też muszą być opodatkowane.
Obliczając zaliczkę na PIT, należy pamiętać, by zastosować koszty uzyskania przychodów oraz ewentualnie kwotę zmniejszającą podatek, jeśli jako pracownik osoba ta złożyła PIT-2 i stan faktyczny wynikający z tego oświadczenia nie uległ zmianie. Istotne jest, by się upewnić, czy były pracownik nadal spełnia warunki do odliczenia ulgi (np. czy nie podjął nowego zatrudnienia). Jeśli nie jest możliwe uzyskanie od pracownika takiej informacji, to lepiej tej kwoty nie uwzględniać.
Następnym krokiem po dojściu do kwoty netto jest przystąpienie do potrąceń i ustalenie kwoty granicznej, tj. połowy rocznej premii, a następnie dokonanie potrącenia z uwzględnieniem kwoty wolnej, właściwej dla pracownika (bez kwoty zmniejszającej kwota wolna wynosi 2017,67 zł). Mimo że do wypłaty trzynastki dochodzi po ustaniu zatrudnienia, to kwota wolna powinna być przyjęta dla parametrów podatkowych stosowanych jeszcze w trakcie zatrudnienia.
Warto też zaznaczyć, że jeśli były pracownik znalazłby nowe zatrudnienie i jego obecny pracodawca kontynuowałby dokonywanie potrąceń, zachowując kwotę wolną, to przy wypłacie trzynastki nie miałaby zastosowania druga kwota wolna.
Podstawa prawna
• art. 87–871 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• art. 2 oraz 4 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872)
• art. 12 ust. 1, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2255)
• art. 881 par. 1, art. 884 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1575; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 11)
