Informację ZUS IWA należy przekazać do końca stycznia danego roku za rok poprzedni. ZUS ustala stopę procentową dopiero wówczas, gdy płatnik złoży ZUS IWA za trzy kolejne ostatnie lata kalendarzowe.
Obowiązek przekazywania do ZUS informacji ZUS IWA spoczywa nie na wszystkich płatnikach, tylko na tych, którzy łącznie spełniają następujące warunki:
  • byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku;
  • w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób;
  • byli wpisani do rejestru REGON ostatniego dnia roku, za który jest składana informacja. Płatnicy składek, którzy:
  • podlegają wpisowi do rejestru REGON i zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych;
  • nie podlegają wpisowi do rejestru REGON niezależnie od liczby osób zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego
– nie są zobowiązani do przekazywania do ZUS informacji ZUS IWA.
Dla tych płatników stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest stała i nie zależy od rodzaju działalności, jaką prowadzą. W okresie od 1 kwietnia 2020 r. do 31 marca 2021 r. wynosi ona 1,67 proc. podstawy wymiaru, co stanowi 50 proc. najwyższej stopy procentowej ustalonej na ten rok składkowy dla grup działalności.
Korekta danych
W razie zaistnienia błędu płatnik składek zobowiązany jest przekazać do ZUS korektę informacji ZUS IWA w ciągu siedmiu dni od:
  • stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie,
  • otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.
Jeżeli nieprawidłowości wykrył ZUS:
  • w decyzji – płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji;
  • podczas kontroli – płatnik powinien złożyć korektę informacji ZUS IWA nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.
Ponadto płatnik jest zobowiązany przechowywać kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji przez okres 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Jaka stopa procentowa
Dla płatnika składek zgłaszającego do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, który nie miał obowiązku złożenia informacji ZUS IWA do ZUS przez trzy kolejne lata, stopa procentowa składki jest uzależniona od określonej grupy działalności (PKD), do której ten płatnik należy. Tym samym wszyscy płatnicy należący do określonej grupy działalności opłacają składkę w jednakowej wysokości.
Na podstawie zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON należy ustalić rodzaj przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), do której został zakwalifikowany płatnik, oznaczony pięcioznakowym kodem alfanumerycznym, np. 36.00.Z – pobór, uzdatnianie i dostarczanie wody.
Na podstawie dwóch pierwszych cyfr z kodu rodzaju przeważającej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) ustala się, do jakiego działu (na poziomie sekcji lub podsekcji) został zaklasyfikowany płatnik składek. Ustalony kod będzie jedno- lub dwuliterowy, co odpowiada grupowaniu rodzajów działalności na poziomie sekcji (podsekcji). W przypadku płatnika zaklasyfikowanego do rodzaju przeważającej działalności oznaczonego kodem 45.11.Z na podstawie dwóch pierwszych cyfr tego kodu – 45 (handel hurtowy i detaliczny pojazdami samochodowymi, naprawa pojazdów samochodowych) wynika, że został on zaklasyfikowany do sekcji G (handel hurtowy i detaliczny pojazdami samochodowymi, naprawa pojazdów samochodowych, nie wyłączając motocykli).
Stopy procentowe składki na ubezpieczenie wypadkowe dla grup działalności określa tabela stanowiąca załącznik nr 2 do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków. Właściwą dla danego płatnika stopę procentową składki ustala się poprzez odczytanie wysokości stopy procentowej składki odpowiadającej grupie działalności, do której został zaklasyfikowany dany płatnik składek, według kodu PKD na poziomie sekcji (podsekcji).
WAŻNE Inspektor pracy, który stwierdzi rażące naruszenie przepisów bhp w czasie dwóch kolejnych kontroli, może wystąpić do ZUS z wnioskiem o podwyższenie płatnikowi składek o 100 proc. stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe ustalonej na najbliższy rok składkowy.
Jeśli upływa termin opłacenia składki, a płatnik nie otrzymał jeszcze zaświadczenia o wpisie w rejestrze REGON, stopę procentową składki ustala się zaliczkowo w wysokości 50 proc. najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grup działalności (obecnie jest to 1,67 proc.). Po otrzymaniu zaświadczenia płatnik jest zobowiązany skorygować stopę procentową składki poprzez złożenie korekty dokumentów rozliczeniowych za cały okres od pierwszego miesiąca danego roku składkowego, za który była rozliczana składka na ubezpieczenie wypadkowe w nieprawidłowej wysokości.
Dla płatników składek niepodlegających wpisowi do rejestru REGON stopa procentowa składki wynosi 50 proc. najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grup działalności – obecnie wynosi ona 1,67 proc. podstawy jej wymiaru.
Zakwestionowanie wysokości
Inspektor pracy może wystąpić do ZUS z wnioskiem o podwyższenie płatnikowi składek o 100 proc. stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe ustalonej na najbliższy rok składkowy. Będzie tak, gdy stwierdzi rażące naruszenie przepisów bhp w czasie dwóch kolejnych kontroli. Na podstawie tego wniosku ZUS wydaje decyzję o podwyższeniu składki.
Płatnik składek, który nieprawidłowo ustalił liczbę ubezpieczonych lub grupę działalności, co powoduje:
  • zaniżenie stopy procentowej składek – po stwierdzeniu nieprawidłowości zobowiązany jest ponownie ustalić stopę procentową na cały rok składkowy w oparciu o prawidłowe dane oraz zapłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę;
  • zawyżenie stopy procentowej składek – po stwierdzeniu nieprawidłowości zobowiązany jest ponownie ustalić stopę procentową na cały rok składkowy na podstawie prawidłowych danych.
W każdym z tych przypadków płatnik składek ma obowiązek złożenia odpowiedniej korekty dokumentów.
Ilu ubezpieczonych
Ustalenia liczby ubezpieczonych dokonują wszyscy płatnicy składek podlegających wpisowi do REGON. Liczbę ubezpieczonych ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego i liczby miesięcy, w których płatnik był zgłoszony w ZUS w poprzednim roku kalendarzowym przez co najmniej jeden dzień.
W liczbie miesięcy uwzględnia się tylko te miesiące, w których płatnik co najmniej przez jeden dzień był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. w których co najmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych bierze się pod uwagę tylko te osoby, które w konkretnym miesiącu podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu co najmniej jeden dzień. Daną osobę zawsze wlicza się jako jednego ubezpieczonego – a więc bez znaczenia jest to, w jakim wymiarze czasu pracy dana osoba jest zatrudniona. Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności, w górę jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5 lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5 (np. 8,49 ≈ 8; 9,5 ≈ 10). [przykład 1 i 2]

przykład 1

Nieprzerwanie przez cały rok
Jesteśmy spółką z o.o. i byliśmy zgłoszeni w ZUS jako płatnik składek nieprzerwanie przez cały 2020 r. Wcześniej nie mieliśmy obowiązku składania ZUS IWA, tym samym nie ustalaliśmy liczby ubezpieczonych. W ciągu poszczególnych miesięcy tego roku spółka nasza zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego następującą liczbę ubezpieczonych:
Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII
Liczba ubezpieczonych 12 13 11 10 18 19 19 18 20 20 24 25
W lipcu, sierpniu i wrześniu część pracowników była zatrudniona w połowie wymiaru czasu pracy, ale w tabelce też ich uwzględniliśmy. W jaki sposób ustalić liczbę ubezpieczonych w naszym przypadku?
Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2020 r. wyniosła w tej firmie 209. W związku z tym liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi: 209 : 12 = 17,42 po zaokrągleniu do jedności wynosi 17. Taką też liczbę należy wpisać w informacji ZUS IWA jako liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego.

przykład 2

Kilka umów, jeden ubezpieczony
Od maja do września 2020 r. w naszej firmie byli zatrudniani zleceniobiorcy, którzy byli zgłaszani do ubezpieczenia wypadkowego kilkukrotnie, bo zawierali z nami umowy z pewnymi przerwami. I tak np. w maju dwóch zleceniobiorców zawarło umowy na okres od 2 do 10 maja, a następnie od 15 do 31 maja. W kolejnych miesiącach letnich było podobnie. Czy osobę, z którą firma zawiera w ciągu tego samego miesiąca dwie umowy, należy traktować jako jednego ubezpieczonego przy sporządzaniu ZUS IWA?
Ustalając liczbę ubezpieczonych w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku, należy uwzględnić wszystkich ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali przynajmniej jeden dzień ubezpieczeniu wypadkowemu. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu miesiąca daną osobę uwzględnia się jako jednego ubezpieczonego – nawet wtedy, gdyby w ciągu miesiąca zawarto z nim umowy różnego rodzaju, np. umowę zlecenia oraz umowę o pracę. Tym samym niezależnie od tego, ile umów zostało zawartych w danym miesiącu z tym samym ubezpieczonym, ubezpieczonego tego traktuje się jako jednego.

przykład 3

Tylko wypłacona trzynastka
31 grudnia 2019 r. nastąpiła likwidacja zakładu budżetowego. Byłym pracownikom tego zakładu wypłacono tzw. trzynastą pensję w marcu 2020 r. przez urząd, który przejął w użytkowanie mienie, należności i zobowiązania tego likwidowanego zakładu. Przedtem jednak urząd był zobowiązany zgłosić te osoby do ubezpieczenia na formularzu ZUS ZUA z kodem 50000XX. Jak obecnie, tj. w 2021 r., należy potraktować te osoby przy sprawozdaniu IWA? Czy powinny zostać wykazane, bo od wypłaconych trzynastek odprowadzono składkę wypadkową? Urząd tych osób nie brał pod uwagę przy sporządzaniu ZUS IWA, lecz teraz mamy wątpliwości, czy postąpiliśmy słusznie?
Osoby zgłoszone do ubezpieczeń z kodem tytułu ubezpieczenia 50000XX należy pominąć przy sporządzaniu dokumentu ZUS IWA. Składka wypadkowa co prawda została odprowadzona od przysługujących tym osobom trzynastych pensji, jednakże osoby te nie podlegały na bieżąco w 2020 r. ubezpieczeniu wypadkowemu u danego płatnika. Tym samym urząd, pomijając te osoby przy sporządzaniu ZUS IWA, postąpił słusznie.
Kto nieuwzględniany
Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób, które:
  • cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego oraz za które za dany miesiąc są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę, nie podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień, ale otrzymała świadczenia należne jeszcze za czas zatrudnienia);
  • podlegają z danego tytułu tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniobiorca, który w tym samym okresie z innym podmiotem pozostaje w stosunku pracy i otrzymuje co najmniej minimalne wynagrodzenie, z wykonywanej równocześnie umowy zlecenia obowiązkowo podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu;
  • nie podlegają ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, np. student, który nie ukończył 26 lat, zatrudniony na podstawie umowy zlecenia. [przykład 3]
Podstawa prawna:
• art. 27–36 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1205; ost.zm. M.P. z 2020 r. poz. 279)
• rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 757)