Od 16 grudnia 2020 r. przepisy pozwalają wyrównać świadczenie także tym ubezpieczonym, którzy nie mieli do tego prawa na podstawie wcześniejszej nowelizacji specustawy o COVID-19

Ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2275; dalej: specustawa o COVID-19) umożliwiła pracodawcom m.in. czasowe ograniczenie pracownikom wymiaru czasu pracy maksymalnie o 20 proc. na podstawie porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem załogi lub wtedy, gdy odnotowali odpowiedni spadek obrotów albo istotne obciążenie funduszu płac. Skróceniu czasu pracy towarzyszyło zwykle odpowiednie obniżenie wynagrodzeń. Pracownikom, którzy po tych zmianach nabywali prawo do zasiłków, płatnik (ZUS lub pracodawca) ustalał podstawę wymiaru z okresu po zmniejszeniu etatu, tj. z wynagrodzeń dla nowego wymiaru czasu pracy.
Podstawę ku temu stanowił art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa). Zgodnie z nim w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego (a także innych zasiłków) stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których jest ustalana podstawa.
Jak obliczyć minimalną podstawę zasiłku, gdy niezdolność do pracy wypadła na przełomie lat
Jak obliczyć minimalną podstawę zasiłku, gdy niezdolność do pracy wypadła na przełomie lat

Zobacz również
Niektórzy skorzystali już w październiku…
9 października 2020 r. weszła w życie ustawa z 7 października 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania społeczno-gospodarczym skutkom COVID-19 (Dz.U. poz. 1747), która wyłączyła stosowanie powyższego art. 40 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z jej przepisami przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa przysługujących osobom, którym obniżono wymiar czasu pracy na podstawie art. 15g specustawy o COVID-19 oraz osobom, którym na podstawie art. 15zf specustawy o COVID-19 wprowadzono mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę, nie stosuje się przepisu art. 40 ustawy zasiłkowej, jeżeli:
  • obniżenie wymiaru czasu pracy lub wprowadzenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia nastąpiło w okresie wcześniej pobieranego zasiłku oraz
  • między okresami pobierania wcześniejszego i kolejnego zasiłku nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż trzy miesiące kalendarzowe.
Oznacza to, że ustalanie podstawy z nowego okresu na podstawie art. 40 nie dotyczy osób, którym pracodawca:
  • obniżył wymiar czasu pracy na podstawie ustawy o COVID-19;
  • wprowadził na podstawie ustawy o COVID-19 mniej korzystne warunki zatrudnienia niż wynikające z umów o pracę.
Jeżeli więc zostały spełnione powyższe warunki, zmiana w zakresie wielkości etatu nie ma wpływu na wcześniej ustaloną podstawę. Innymi słowy, dla tych osób podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo. Przyjmuje się dla nich podstawę wymiaru obliczoną dla wcześniejszego zasiłku.
…inni dopiero w grudniu
Nie wszyscy zasiłkobiorcy spełniają obie przesłanki, przez co nie mają prawa ani do wyrównania za wsteczne okresy, ani korzystania z wyłączenia art. 40 ustawy zasiłkowej na bieżąco. Kolejną nowelizacją specustawy, tj. ustawą z 9 grudnia 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2255), która weszła w życie 16 grudnia 2020 r., ponownie uregulowano kwestię ustalania podstaw zasiłków, lecz tym razem za okresy przypadające w czasie ciąży oraz macierzyńskich. Pracownice, którym zmniejszono etaty w związku z COVID-19, nie powinny odczuć tej zmiany w swoich zasiłkach.
Tak więc przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przypadającego w okresie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego osobom, którym zmniejszono etat lub którym zmieniono warunki zatrudnienia na niekorzyść:
  • nie stosuje się art. 40 ustawy zasiłkowej;
  • nie uwzględnia się okresów obniżonego wymiaru czasu pracy lub mniej korzystnych warunków zatrudnienia.
Jak informuje ZUS, pominięcie art. 40 ustawy zasiłkowej oznacza, że do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku nie przyjmuje się wyłącznie wynagrodzenia po zmianie wymiaru czasu pracy. Zmiana etatu nie skraca okresu, z którego ustalana jest podstawa wymiaru zasiłków.
Natomiast nieuwzględnianie okresów obniżonego wymiaru czasu pracy oznacza, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku:
  • wyłącza się wynagrodzenie pracownika za miesiące, w których wykonywał pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy;
  • przyjmuje się wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące sprzed obniżenia etatu (lub ustalenia mniej korzystnych warunków zatrudnienia) z okresu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, ustalonych zgodnie z przepisami ustawy zasiłkowej.

Przykład 1

Niektóre miesiące pomijane
Pracownica urodziła dziecko w styczniu 2021 r. Od połowy sierpnia 2020 r. ma obniżony wymiar czasu pracy zgodnie z art. 15g specustawy o COVID-19. Do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego przyjmuje się wynagrodzenie tylko za okres od stycznia do lipca 2020 r., pomijając wynagrodzenia za wszystkie miesiące, w których wymiar czasu pracy był obniżony, także przez część miesiąca, tj. wynagrodzenia za okres od sierpnia do grudnia 2020 r.

Przykład 2

Kilka rodzajów świadczeń
Pracownica ma prawo do zasiłku macierzyńskiego od 10 stycznia 2021 r. Wcześniej pobierała:
• zasiłek chorobowy „ciążowy” – od 1 września do 9 stycznia 2021 r.,
• dodatkowy zasiłek opiekuńczy:
– od 24 kwietnia do 31 maja 2020 r.,
– od 27 czerwca do 15 lipca 2020 r.
Pracodawca na podstawie art. 15g specustawy o COVID-19 od 1 czerwca 2020 r. zmienił jej wymiar czasu pracy z 1/1 do 0,8 etatu. Podstawę wymiaru:
• pierwszego zasiłku opiekuńczego – stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy, czyli od kwietnia 2019 r. do marca 2020 r.;
• kolejnego zasiłku opiekuńczego – stanowiło wynagrodzenie po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. wynagrodzenie za czerwiec 2020 r. po uzupełnieniu;
• zasiłku chorobowego od 1 września 2020 r. do 9 stycznia 2021 r. przypadającego na okres ciąży i zasiłku macierzyńskiego od 10 stycznia 2021 r. – stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od kwietnia 2019 r. do marca 2020 r., tj. wynagrodzenie przyjęte do obliczenia pierwszego zasiłku opiekuńczego.
Krótki okres zatrudnienia
Z dalszych wyjaśnień ZUS wynika, że jeżeli:
  • obniżenie etatu miało miejsce w pierwszym niepełnym kalendarzowym miesiącu zatrudnienia, albo
  • obniżenie etatu miało miejsce od pierwszego dnia drugiego miesiąca zatrudnienia, jeśli pierwszy miesiąc jest niepełnym kalendarzowym miesiącem zatrudnienia, albo
  • cały okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy przypada na okres obniżonego na podstawie ustawy o COVID-19 wymiaru czasu pracy,
– do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przypadającego w czasie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego przyjmuje się wynagrodzenie za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Konieczne jest przy tym uzupełnienie wynagrodzenia do pełnej miesięcznej kwoty, którą osoba ubezpieczona otrzymałaby, gdyby pracowała w wymiarze czasu pracy przed obniżeniem.

Przykład 3

Po uzupełnieniu
Pracownica została zatrudniona od 23 marca 2020 r., a od 1 kwietnia 2020 r. obniżono jej wymiar czasu pracy zgodnie z art. 15g specustawy o COVID-19. W styczniu 2021 r. urodziła dziecko i ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Do obliczenia podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego przyjmuje się wynagrodzenie za styczeń 2021 r., po uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty, którą pracownica otrzymałaby, gdyby pracowała w wymiarze czasu pracy przed obniżeniem. Z podstawy należy więc wyłączyć okres obniżonego wymiaru czasu pracy, tj. kwiecień–grudzień 2020 r. Z kolei marzec 2020 r. nie jest uwzględniany jako niepełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia.
Jeżeli etat obniżono w drugim miesiącu pracy, gdy pierwszy miesiąc był niepełnym kalendarzowym miesiącem ubezpieczenia, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie za miesiąc, w którym doszło do obniżenia wymiaru czasu pracy, po uzupełnieniu do pełnej miesięcznej kwoty, którą pracownik otrzymałby, gdyby pracował w wymiarze czasu pracy przed obniżeniem.
Warto dodać, że ZUS wypłaca zasiłki pracownikom na podstawie zaświadczenia Z-3 złożonego przez pracodawcę – płatnika składek. W zaświadczeniu tym, w „Uwagach” płatnik powinien wpisać, że obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika nastąpiło na podstawie przepisów specustawy i wskazać odpowiednią podstawę prawną.
Przeliczenie podstawy
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego w trakcie ciąży oraz zasiłku macierzyńskiego osobom, którym pracodawca obniżył wymiar czasu pracy lub wprowadził mniej korzystne warunki zatrudnienia, wypłaconych przed 16 grudnia 2020 r. za okres:
  • po 30 marca 2020 r. do 15 grudnia 2020 r. – osobom, o których mowa w art. 15g lub art. 15zf;
  • po 23 czerwca 2020 r. do 15 grudnia 2020 r. – osobom, o których mowa w art. 15gb;
  • po 25 sierpnia 2020 r. do 15 grudnia 2020 r. – osobom, o których mowa w art. 15zzzzzo ust. 2
– ustala się ponownie, jeżeli świadczenie już wypłacone jest niższe niż to ustalone według nowych reguł.
Jeśli więc ktoś już pobrał wskazane zasiłki, lecz nie miał prawa do wyrównania na podstawie wcześniejszej ustawy z 7 października 2020 r., bo nie spełnił warunków, może upomnieć się o dopłatę na mocy najnowszej nowelizacji. Wniosek należy złożyć do pracodawcy lub ZUS w zależności od tego, który podmiot zasiłki wypłacał.
Można przygotować go samodzielnie lub – jeśli zasiłek wypłacał ZUS – skorzystać z druku ZAS-58 i przesłać przez PUE ZUS. Pracodawca musi potwierdzić, że obniżenie wymiaru czasu pracy lub wprowadzenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia nastąpiło na podstawie przepisów specustawy o COVID-19. Wniosek można złożyć do ZUS także za pośrednictwem pracodawcy, który przez PUE ZUS niezwłocznie przekaże go organowi rentowemu, dołączając informację, że obniżenie wymiaru czasu pracy lub wprowadzenie mniej korzystnych warunków zatrudnienia nastąpiło na podstawie przepisów specustawy o COVID-19 oraz skan wniosku pracownika.

Przykład 4

Zmiana po zakończeniu absencji
Pracownica pobrała w czasie ciąży zasiłek chorobowy za okres od 5 lipca do 29 września 2020 r. Od 20 grudnia 2020 r. ma prawo do zasiłku macierzyńskiego. Pracodawca od 1 października 2020 r. obniżył jej wymiar czasu pracy w związku z COVID-19.
Pracownica może wystąpić o przeliczenie podstawy zasiłku macierzyńskiego, którego podstawę będzie stanowiło wynagrodzenie za okres od lipca 2019 r. do czerwca 2020 r., tj. takie jak dla zasiłku chorobowego (a nie od października do listopada 2020 r. po zmianie etatu). Ponieważ spadek wymiaru czasu pracy miał miejsce po zakończeniu absencji, podstawa została ustalona z uwzględnieniem art. 40 ustawy zasiłkowej.

Przykład 5

Przerwa dłuższa niż trzy miesiące
Pracownica chorowała w okresie od 29 marca 2020 r. do 5 kwietnia 2020 r. W tym czasie od 1 kwietnia pracodawca, powołując się na art. 15g specustawy o COVID-19, obniżył jej wymiar czasu pracy. We wrześniu 2020 r. pracownica zaszła w ciążę, a zachorowała w październiku 2020 r. Pracodawca ustalił podstawę wymiaru zasiłku chorobowego z okresu od kwietnia 2020 r. do września 2020 r., po zmianie etatu. Ponieważ przerwa między okresami pobierania zasiłków była dłuższa niż trzy miesiące kalendarzowe, ustawa z 7 października 2020 r. nie miała zastosowania. Jednak obecnie pracownica może złożyć wniosek o przeliczenie zasiłku chorobowego za październik 2020 r. Tym razem pracodawca przyjmie wynagrodzenie za okres od października 2019 r. do marca 2020 r., pomijając okres od kwietnia do września 2020 r.